.JPG)
Što je plan poboljšanja procesa? Definicija
Plan poboljšanja procesa sustavan je i strateški pristup identificiranju, analizi i optimizaciji bilo kojeg postojećeg procesa za postizanje boljih rezultata u smislu učinkovitosti, učinkovitosti, kvalitete i zadovoljstva kupaca.
Što je uključeno u plan poboljšanja procesa?
Plan poboljšanja procesa zahtijeva strukturirani pristup temeljen na podacima kako bi se utvrdila područja poboljšanja, postavili ciljevi i ciljevi, provele promjene te pratila i mjerila učinkovitost poboljšanja tijekom vremena. Zahvaljujući dubinskoj analizi koja uključuje sve ove čimbenike, može pomoći timu za upravljanje projektima da identificira neučinkovite procese i stvori planove poboljšanja procesa za konkurentsku prednost tvrtke.
Koji se procesi mogu poboljšati zahvaljujući planu poboljšanja procesa?
I postojeći poslovni procesi i nove operacije mogu imati koristi od poboljšanja procesa. Međutim, u slučaju novog procesa, potrebno je stvoriti plan kontinuiranog poboljšanja prije nego što operacija uopće počne osiguravati maksimalne performanse procesa.
Zašto je plan poboljšanja procesa toliko važan?
Efikasnost
Planovi poboljšanja procesa ključni su za IT tvrtke jer pomažu pojednostaviti poslovanje, povećati učinkovitost resursa i optimizirati produktivnost. Brzim tempom tehnološkog napretka, IT tvrtke moraju se stalno prilagođavati kako bi bile ispred konkurencije i osigurale da su trenutni procesi i dalje relevantni i profitabilni. Učinkovit plan poboljšanja procesa može pomoći u utvrđivanju područja poboljšanja i osiguravanju učinkovitosti resursa kako u sadašnjem procesu tako i u njihovim novim kolegama.
Osim toga, planovi poboljšanja procesa također su u velikoj mjeri popularni među zaposlenicima, jer također poboljšavaju zadovoljstvo zaposlenika, transparentan tijek rada i angažman zaposlenika te omogućuju voditelju projekta da prikupi povratne informacije i koristi ih za upravljanje određenim zadacima i operacijama, kao i slabe točke i prednosti bilo kojeg tekućeg procesa.
Fleksibilnost
Štoviše, mnoge se organizacije bave širokim rasponom složenih poslovnih procesa koji zahtijevaju više timova i odjela za besprijekornu suradnju. Tim za poboljšanje procesa može dodati još veću vrijednost mješavini. Bez njihove pomoći može biti teško osigurati da su svi na istoj stranici i rade na istim ciljevima, istovremeno osiguravajući učinkovitost procesa u novim i postojećim procesima.
Minimiziranje rizika
Plan poboljšanja procesa također pomaže IT tvrtkama da identificiraju i riješe potencijalne rizike i probleme prije nego što postanu veliki problemi. Implementacijom redovitih i tekućih procesa i pregleda, IT tvrtke mogu rano otkriti i ispraviti probleme, minimizirajući zastoje i osiguravajući optimalan rad sustava i procesa.
Poboljšano zadovoljstvo kupaca
U konačnici, plan poboljšanja procesa može pomoći IT tvrtkama da povećaju zadovoljstvo kupaca usavršavanjem faze izvršenja bilo kojeg tekućeg procesa i isporukom proizvoda i usluga koji ispunjavaju ili premašuju očekivanja kupaca. To može dovesti do učinkovitijeg poslovanja, povećane učinkovitosti resursa, povećane lojalnosti relevantnih dionika i kupaca, poboljšanog ugleda robne marke i većeg uspjeha na tržištu.
Plan poboljšanja procesa korak po korak
Sveobuhvatan plan poboljšanja procesa obično uključuje sljedeće komponente:
1. Procjena i analiza
Ovaj korak uključuje procjenu trenutnog stanja procesa izbora, identificiranje uskih grla, neučinkovitosti i područja za poboljšanje.
Obično ovaj dio procesa uključuje:
- provođenje analize podataka na temelju statistike i dokumenta koji definiraju stanje projekta,
- mapiranje procesa,
- mapiranje toka vrijednosti,
i druge alate za prikupljanje kvantitativnih i kvalitativnih podataka o procesu.
Ukratko, cilj ove faze procesa je jednostavan: steći dovoljno informacija o poslovnom procesu kako bi se pronašao temeljni uzrok njegovih problema.
2. Odabir ciljeva
Nakon što se utvrde područja za poboljšanje, postavljaju se posebni i mjerljivi ciljevi i ciljevi poslovnog procesa. Ti bi ciljevi trebali biti:
- usklađen s općim strateškim ciljevima organizacije,
- ostvarivo u određenom vremenu za poboljšanje,
- relevantno za dio poduzeća ili društva u cjelini,
- vremenski ograničeno kako bi se osiguralo da rad traje samo kratko vrijeme.
Što ako su ciljevi za moje poslovne procese nejasni?
Ako u ovoj fazi imate bilo kakvih problema s određivanjem svojih ciljeva, toplo preporučujemo upotrebu SMART metode za postavljanje ciljeva i ciljeva plana poboljšanja.
Do kraja ove faze trebali biste imati popis do 5 ciljeva koje želite postići poboljšanjem poslovnog procesa izbora.
3. Akcijsko planiranje
U ovom koraku razvijen je detaljan plan za provedbu poboljšanja. To može uključivati:
- definiranje zadataka,
- dodjeljivanje odgovornosti,
- određivanje rokova,
- alociranje resursa.
U planu bi se također trebali uzeti u obzir potencijalni rizici i izazovi te uspostaviti planovi za nepredviđene situacije.
4. Implementacija
Tijekom ove faze poboljšanja procesa, izmjene utvrđene u akcijskom planu provode se u praksi kako bi se postigla značajna poboljšanja procesa. To može uključivati:
- mijenjanje procesa,
- postupci ažuriranja,
- osposobljavanje zaposlenika,
- uvođenje novih tehnologija ili alata.
Proces provedbe trebalo bi pomno pratiti kako bi se osiguralo da se promjene učinkovito provode i da se poslovni proces odvija neometano.
5. Praćenje i mjerenje
Nakon provedbe promjena, plan poboljšanja procesa uključuje praćenje i mjerenje performansi poboljšanog procesa. To može uključivati prikupljanje podataka, upotrebu ključnih pokazatelja uspješnosti i usporedbu stvarnih rezultata s postavljenim ciljevima. Potrebno je analizirati sve varijance i po potrebi poduzeti odgovarajuće korektivne mjere.
6. Kontinuirano poboljšanje
Plan poboljšanja procesa je kontinuirani i iterativni proces. U ovoj fazi, lekcije naučene iz faze praćenja i mjerenja koriste se za daljnje usavršavanje i optimizaciju procesa. Plan se kontinuirano preispituje i ažurira kako bi potaknuo kulturu kontinuiranog poboljšanja unutar organizacije.
7. Dokumentacija i komunikacija
Tijekom cijelog puta planiranja poboljšanja procesa ključna je dokumentacija o promjenama, rezultatima i naučenim lekcijama. Te se informacije priopćavaju dionicima, uključujući zaposlenike, rukovodstvo i druge relevantne strane, kako bi se osigurala transparentnost i olakšalo organizacijsko učenje.
Kako poboljšati ključne procese u IT industriji?
Iako se gore opisani plan poboljšanja procesa može koristiti za usavršavanje gotovo svih operacija u bilo kojoj IT tvrtki, postoje neki procesi koji ne zahtijevaju poboljšanje dodatnih misli - njihova poboljšanja jednostavno su ovladali stručnjaci iz industrije koji su svoje znanje podijelili na našem blogu.
Evo nekoliko primjera takvih procesa!
Planiranje resursa i kapaciteta
Glavni poslovni procesi koje biste mogli poboljšati u ovoj kategoriji su:
- upravljanje korištenjem tima,
- rješavanje sukoba u rasporedu,
- upravljanje resursima u Jiri,
- optimizacija radne snage,
- predviđanje resursa,
- upravljanje radnim opterećenjem,
- proces planiranja resursa,
- upravljanje kapacitetima,
- Alokacija resursa u upravljanju projektima.
Upravljanje financijama
Što se tiče upravljanja financijama, postoji nekoliko poslovnih procesa koje biste trebali razmotriti poboljšanjem u svojoj organizaciji. To uključuje:
- projekcija prihoda,
- upravljanje klupom zaposlenika,
- financijska analiza projekta,
- raspodjela troškova,
- procjena troškova.
Projektni menadžment
Posljednje, ali ne najmanje važno, postoji nekoliko stvari koje biste možda željeli preoblikovati u svojim operacijama upravljanja projektima. To obično uključuje:
- definiranje opsega projekta,
- stvaranje vremenske trake projekta ili rasporeda projekta,
- odabir ključnih etapa projekta,
- upravljanje životnim ciklusom projekta,
- predviđanje upravljanja projektima.
Trebate li alat koji vam može pomoći u svim tim procesima?
Nema problema - mi smo tu da vam pomognemo!
Jednostavno upotrijebite naše rješenje za automatizaciju upravljanja resursima, praćenja vremena i upravljanja projektima. Možete vidjeti kako vam možemo odmah pomoći - započnite probno razdoblje s Primetricom ili rezervirajte demo s jednim od naših savjetnika!
