Product Champion vs a New Tool: How not to Fail at the Implementation Stage?

Tko je prvak u proizvodima?

Prema najjednostavnijoj definiciji, Product Champion je osoba iz tvrtke zainteresirana za određeno rješenje koje je odgovorno za odabir i uspješnu implementaciju alata. 

Općenito, on djeluje kao predstavnik tvrtke i bavi se svim komunikacijama, odlukama i procesima vezanim uz proizvod. Po definiciji, on bi trebao definirati bitne zahtjeve, ostati u kontaktu sa zainteresiranim stranama i potaknuti promjenu donošenjem odluka i prilagodbom procesa. 

Ali što to zapravo znači? 

Koje su odgovornosti prvaka proizvoda? 

Ukratko, prvak proizvoda sudjeluje u svim aktivnostima koje rezultiraju izborom i implementacijom novog alata. U većini slučajeva oni se formiraju u glatki proces koji uključuje sve aktivnosti: od početne analize do provedbe novog alata. 

Tko bi trebao postati prvak proizvoda za vaše poslovanje? 

Product Champion acts as a connection between company and provider; as a result, he is responsible for the success of a new tool. Therefore, his actions cannot be left to chance - he needs to have specific characteristics that will help him succeed. Those include: 

Ugledna pozicija u tvrtki. Prvak proizvoda ne može biti pripravnik ili novozaposleni stručnjak. Po mogućnosti, on bi trebao biti menadžer ili izvršni direktor na razini C sa značajnim iskustvom u poslovanju. Također bi trebao znati kako komunicirati s drugim menadžerima i zainteresiranim stranama kako bi uspješno utvrdio njihove potrebe. Drugim riječima, trebao bi znati kako riješiti ili znati kome ići sa svakim pitanjem koje otkrije na svom putu. 

Pristup podacima u tvrtki. Implementacija novog alata zahtijeva veliki protok podataka. Međutim, nemaju svi u tvrtki pristup njima i mogućnost da ih podijele s trećom stranom. Prvak proizvoda trebao bi imati takvu opciju u svakom trenutku! 

Razumijevanje procesa. Tvrtka ima desetke procesa - a prvak proizvoda trebao bi ih sve biti svjestan. To je zato što je on odgovoran za prepoznavanje ključnih pitanja i mogućnosti koje bi se trebale odraziti u novom alatu. 

Identificiranje strana zainteresiranih za alat unutar organizacije, odnosno upravljanje, uprava i zaposlenici te prepoznavanje njihovih potreba. Njegovo poznavanje njihove perspektive omogućit će mu da provjeri mogu li se procesi točno odraziti u Primetricu. 

Volja da potakne promjenu. Neki se ljudi drže starih načina jer ih samo smatraju poznatima, a ne zato što razumiju procese koji stoje iza njih. Ako osoba razumije podrijetlo podataka, otvorena je za poboljšanja i nove mogućnosti koje nudi novi alat i ima koristi od novih, boljih pokazatelja. 

Meke vještine. Budući da je prvak proizvoda odgovoran i za unutarnju i za vanjsku komunikaciju, mora se pozabaviti slučajevima upotrebe i istovremeno razumjeti stajalište pružatelja usluga. Također mora biti fleksibilan i uvjerljiv kako bi zadovoljio potrebe obiju strana uključenih u provedbu. Osim toga, tečnost na engleskom jeziku je neophodna u slučaju međunarodne provedbe. 

Položaj prvaka projekta - tko bi to trebao postati? 

Općenito, projektni prvak trebao bi biti ili menadžer ili - još bolji - izvršni direktor C razine. Općenito, projektni prvak može biti: 

• dostavljač, 
• izvršni direktor, 
• COO, 
• Internal Project Manager,
• CFO,
• još jedan menadžer na visokoj razini.

Međutim, popis je još uvijek dug - kako onda napraviti izbor? 

To ovisi o tvrtki i njezinim slučajevima primarne uporabe koje je potrebno definirati prije nego što se odabere prvak proizvoda. 

Na primjer, ako se dotična tvrtka bori s financijama i želi poboljšati profitabilnost i kontrolirati naplate i plaće, trebala bi odabrati nekoga s iskustvom u financijama za prvaka proizvoda - na primjer, financijskog direktora. 

Ako se tvrtka usredotoči na dodjelu, rastuće klupe i povećanje broja stručnjaka s različitim specijalizacijama, njezin COO treba smatrati kandidatom za prvaka proizvoda. Međutim, ako tvrtka želi učinkovito upravljati svojim projektom s novim alatom, trebala bi nominirati internog voditelja projekta za tu ulogu. 

U nekim slučajevima - obično u velikim tvrtkama - postoje ljudi zaposleni kao profesionalni voditelji programa. Njihova je zadaća uvesti nove proizvode i ključne organizacijske promjene i poboljšati njegove procese. Ako postoji takva osoba u vašoj organizaciji, ona bi prirodno trebala postati prvak proizvoda. 

Što je potrebno da biste postali prvak u proizvodima? 

Biti prvak proizvoda ne odnosi se samo na vještine i karakteristike - uglavnom se radi o znanju i resursima. Ovdje nema mjesta za informacije koje nedostaju - Product Champion mora imati sve sljedeće stvari:

• vrijeme koje treba potrošiti na odabir alata. Rukovoditelji i menadžeri na razini C obično su zaokupljeni brojnim dužnostima. Međutim, prvak proizvoda trebao bi imati vremena djelovati kao takav; osoba koja se bori sa svojim trenutnim odgovornostima neće provesti detaljnu analizu, neće razumjeti ključne procese i, kao rezultat toga, neće odabrati alat prilagođen potrebama tvrtke. 
• poznavanje unutarnje strukture i procesa (planiranje, financije itd.). Prvak proizvoda trebao bi razumjeti kako njegova tvrtka radi. Ako to ne učini, neće moći odražavati te procese u alatu koji će odabrati, što će otežati posao svim zaposlenicima u tvrtki. 
• sposobnost identificiranja korisnika sustava i potrebnih razina pristupa. Alat može biti koristan za programere, testere, menadžere, HR, rukovoditelje, marketing i desetke drugih skupina od interesa. Prvak proizvoda trebao bi odrediti tko stvarno može imati koristi od softvera i koje značajke to uključuje.

Ključni koraci za uspješnu evaluaciju i provedbu

Faza 1. Određivanje ključnih ciljeva za potencijalni alat. 

Slijepi odabir nije opcija za odabir alata za vašu tvrtku. Prije nego što prvak proizvoda nastavi s izborom, prvo bi trebao provesti istraživačku analizu značajki koje njegova tvrtka stvarno treba imati u svom potencijalnom alatu. 

Da bi to učinio, trebao bi: 

• analizirati procese u tvrtki, 
• odrediti ključna pitanja i uska grla u procesima, 
• intervjuirati sve strane zainteresirane za korištenje alata u budućnosti, 
• pregledajte dostupne podatke da biste otkrili sve druge probleme koji su možda ranije izostavljeni. 

Ove radnje imaju samo jedan cilj - stvoriti popis slučajeva upotrebe koje će pružatelj koristiti tijekom implementacije. 

Slučaj upotrebe je specifična situacija u kojoj bi se proizvod ili usluga potencijalno mogli koristiti. Drugim riječima, popis slučajeva upotrebe sadrži sve probleme, procese, scenarije i trenutke u kojima će vam novi alat dobro doći. To bi trebalo uključivati perspektivu svih dionika - tek tada može pomoći pružatelju usluga da ukloni uska grla u ključnim procesima. 

Važno je napomenuti da popis slučajeva uporabe ne mora uključivati samo najvažnije scenarije. Zapravo, preporučljivo je podijeliti popis u nekoliko kategorija s različitim razinama značaja. Na primjer, neke značajke možete označiti kao obavezne, lijepe za imati ili jednostavno izostavljene.

Na temelju popisa slučajeva upotrebe možete jednostavno postaviti prioritete za implementaciju i odabrati alat prilagođen vašim potrebama. 

Ovaj dio procesa detaljno analiziramo u našem članku o tome kako odabrati alat za raspoređivanje projekata - slobodno pregledajte naše savjete tamo! 

Faza 2. Testiranje ograničenog broja potencijalno korisnih rješenja. 

Na tržištu su dostupni deseci alata, ali postoji samo nekoliko onih koji bi odabranoj tvrtki mogli biti korisni. 

Na temelju analize provedene u fazi 1, prvak proizvoda trebao bi moći stvoriti popis rješenja koja zadovoljavaju zahtjeve njegove tvrtke. Međutim, on se ne bi trebao ograničiti na teorijski pristup; u ovom dijelu procesa trebao bi isprobati alate ili, još bolje, rezervirati demo kako bi vidio njegov puni potencijal koji su predstavili njegovi tvorci. 

Zahvaljujući takvom proaktivnom pristupu, Product Champion će moći odabrati rješenje koje najbolje odgovara njegovoj tvrtki i isključiti one koje nekako nedostaju. 

Međutim, ako u tvrtki postoji više od nekoliko ljudi uključenih u proces donošenja odluka, prvak proizvoda također je odgovoran za prikupljanje njihovih mišljenja i njihovo pretvaranje u jedan izbor. To je možda njegov najveći izazov u poslu - sastanak s pružateljem usluga samo je početak u takvom slučaju! 

Faza 3. Rasprava o detaljima s pružateljem usluga. 

Ako su vaš prvak proizvoda i sve ostale zainteresirane strane već donijeli odluku u vezi s pravim alatom, vrijeme je da uskočite u akciju i pripremite se za njegovu implementaciju s pružateljem usluga. 

U ovom trenutku, prvak proizvoda ne bi trebao zadržavati nikakve informacije od pružatelja usluga. Trebao bi jasno komunicirati potrebe svoje tvrtke, objasniti sva nastala pitanja i ukazati na sva pitanja koja smatraju zabrinjavajućim ili potrebnim. 

Općenito, Product Champion trebao bi kreatorima alata pružiti: 

1. Zahtjevi različitih ciljnih publika.
2. Popis slučajeva upotrebe - kasnije se mogu koristiti za testne scenarije. 
3. Upoznavanje ključnih menadžera i dionika. 
4. Ključni podaci koji djeluju kao osnova za slučajeve upotrebe. 
5. Sve relevantne povratne informacije. 

Međutim, to ne bi trebao biti jednostrani razgovor. Prvak proizvoda trebao bi biti otvoren za prilagodbu procesa unutar tvrtke alatu, kao i za sve promjene koje bi mogle biti potrebne tijekom implementacije. Također bi trebao voditi svu komunikaciju između stranaka kako bi se osiguralo da se sva ključna pitanja učinkovito prenesu na drugu stranu. 

Faza 4. Implementacija. 

Faza provedbe može se razlikovati ovisno o vrsti alata i opsegu posla. Međutim, razlike i dalje zahtijevaju opsežnu pomoć tvrtke Product Champion. 

U ovom trenutku, prvak proizvoda trebao bi: 

• redovito se sastaju s pružateljem usluga kako bi pratili napredak rada, 
• razmjenjuju potrebne podatke s pružateljem usluga i nadziru njihov uvoz u novi sustav, 
• prikupiti slučajeve upotrebe, probleme i probleme koji bi se trebali riješiti u alatu, 
• analizirati druge potrebe organizacije koje bi trebale biti uključene u novi alat (tj. uloge, pristupi, odgovornosti itd.).

Koje su posljedice odabira pogrešnog prvaka proizvoda? 

Trenutno već znate tko bi trebao biti prvak proizvoda. Ali što ako ne ispunjava gore navedene zahtjeve ili ga tvrtka jednostavno ne želi odabrati iz svojih redova?

Pa, u tom slučaju takva se tvrtka može suočiti s neugodnim posljedicama - i financijskim i organizacijskim. To uključuje: 

1. Napuštena ili odgođena provedba. Product Champion mora biti pokretačka snaga implementacije alata; bez njegove volje i angažmana, nijedna od faza procesa ne može biti dovršena. Odgovornosti se neće dodijeliti jednoj osobi i, kao rezultat toga, neće se rješavati, zbog čega se projekt odgađa ili napušta. 
2. Ograničena komunikacija. Implementacija zahtijeva dvosmjerni protok informacija između kupca i davatelja usluga. Bez njega se alat neće prilagoditi potrebama organizacije, a nastala pitanja neće se rješavati. 
3. Nedostaju slučajevi upotrebe u alatu. Softver je odabran kao odgovor na određene probleme i situacije. Bez prvaka proizvoda ne mogu se identificirati i stoga se točno odražavaju u alatu. Slijedom toga, alat jednostavno neće ispuniti očekivanja korisnika. 
4. Neispravni procesi. Svaka tvrtka ima svoje načine koje treba uključiti u novi alat. Njihova identifikacija i opis odgovornost je prvaka proizvoda. Njegova odsutnost može izazvati kaos u brojnim istraživanjima u različitim timovima i odjelima, a time i netočnim zaključcima i neiskrenim procesima u alatu. 
5. Izostavljene potrebe jedne ili više zainteresiranih strana. Jedan alat mogu koristiti različiti timovi, odjeli i stručnjaci - a Product Champion ih mora sve pronaći i identificirati njihove potrebe. Bez njega se alat jednostavno ne može koristiti u najvećoj mjeri, gubeći vrijeme i resurse. 

Besprijekorna implementacija? Odaberite Primetric! 

Uloga Projektnog prvaka nije laka - ali može se olakšati odabirom pravog pružatelja usluga. 

Naša metodologija brze implementacije omogućuje našim kupcima da završe implementaciju u samo nekoliko tjedana, a svi slučajevi upotrebe uključeni su u alat. Također možete računati na našu stalnu podršku i izvrsnu komunikaciju koju hvale mnogi naši kupci, uključujući itCraft. 

I to je samo početak našeg putovanja. Zahvaljujući kvaliteti našeg alata, više od 95% naših kupaca odlučilo je ostati s nama dugi niz godina. Zašto možete saznati u našim studijama slučaja. 

Zvuči dobro? Onda nemojte više čekati - rezervirajte demo i pogledajte snagu Primetrica na djelu!