Creating a Project Schedule in Project Management: How to Do It?

Rok dolazi, ali radovi su daleko od završetka. Usred projekta shvatili ste da nemate dovoljno stručnjaka da ga završite. Neki od zahtjeva kupaca uspješno su izbjegli vašu pažnju i sada se nadvijaju nad vama i vašim timom. Da li vam bilo koja od ovih situacija izgleda poznato? Ako ste odgovorili potvrdno na ovo pitanje, definitivno vam je potreban raspored projekata - ili jednostavno trebate poboljšati postojeći. Evo nekoliko savjeta kako to učiniti.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

31/10/2022

Raspored projekata u upravljanju projektima: što je to i kako ga stvoriti?

Tablica sadržaja

Dobijte provjerene savjete o optimizaciji radnog opterećenja, isporuke projekta i financija - mjesečno.

Profesionalni raspored projekata: ključni odvozi

Nakon što pročitate ovaj članak, trebali biste moći:

  • definirati raspored projekta, njegove vrste i odabrati onaj koji najbolje odgovara vašoj tvrtki i stilu upravljanja projektima, 
  • stvoriti raspored projekta od nule, 
  • koristite najbolje prakse za poboljšanje rasporeda projekata i pronalaženje pogrešaka u prethodnim. 

Kakav je raspored projekta? Definicija 

Raspored projekata u upravljanju projektima detaljan je raspored koji pokazuje kako su svi dijelovi projekata međusobno povezani na vremenskoj traci projekta u kojoj je navedena cjelokupna duljina projekta, od početka do kraja. 

Koje elemente treba uključiti u zakazivanje projekata?

Da bi se stvari stavile u perspektivu, raspored projekata sadrži i prikazuje veze između različitih elemenata projekata za koje bi voditelji projekata trebali znati, kao što su: 

  • trajanje projekta i njegove uzastopne faze ili čak zadaci, 
  • resurse potrebne za dovršetak zadataka i faza projekata, zajedno s njihovim vještinama i kapacitetom, 
  • odnosi između faza i njihovih rezultata, 
  • zahtjevi kupaca i za cijeli projekt i za njegove uzastopne faze, 
  • ključne etape projekata
  • plaće i troškovi povezani s uzastopnim fazama projekta. 
Project schedule

Vrste rasporeda projekata 

Naravno, rasporedi projekata mogu se razlikovati ovisno o svrhama kojima služe. Zato ih možemo podijeliti u nekoliko kategorija. 

Rasporedi projekata po granularnosti

Neki su rasporedi projekata detaljniji od drugih - i za to postoji dobar razlog. Ovisno o ciljnoj publici, takve se vremenske crte mogu prikazati kupcima, menadžerima ili koristiti u interne svrhe tvrtke. 

Zato se rasporedi projekata obično dijele na: 

  • glavni raspored projekata - vrlo općenit pregled operacija uključenih u projekt. Sažima ključne zadatke s njihovim trajanjem i vještinama potrebnim za njihovo dovršetak. Obično se rasporedi glavnih projekata isporučuju rukovoditeljima ili kupcima. 
  • raspored ključnih etapa - vremenska crta koja se usredotočuje na ključne prekretnice projekta potrebne za uspjeh operacije. Pokazuje opći napredak projekta višim rukovoditeljima i omogućuje im da djeluju ako nešto pođe po zlu. 
  • detaljan raspored projekta - detaljan raspored koji pojedinom stručnjaku pokazuje na čemu bi trebali raditi i kada. Također pomaže njihovim menadžerima da ostanu u toku s napretkom projekta. 

Rasporedi projekata prema vrsti dizajna

Ipak, čak i najopćenitiji raspored projekata može zavarati kada se ne tumači ispravno. Zato se rasporedi projekata mogu podijeliti i prema vrstama dizajna koje se obično koriste u upravljanju projektima. 

Najpopularniji rasporedi projekata prikazani su u obliku: 

  • popis zadataka - popis svake pojedine akcije koju treba dovršiti u projektu. Karakteristična je značajka u upravljanju portfeljem Jira projekata
  • Ganttovi grafikoni - vremenske crte s alokacijama dodijeljenim određenom projektu, 
  • kalendari - klasične tablice s datumima i fazama koje bi trebale biti dovršene određenog dana. 

Naravno, taj popis ovdje ne završava - mnogi alati za raspoređivanje projekata, kao što je Primetric, nude naprednije vizualizacije rasporeda projekata. Na primjer, Primetric je kombinirao Ganttove grafikone s kalendarom kako bi menadžerima pružio sveobuhvatan pregled planiranih alokacija, njihovog napretka i ključnih rokova, zajedno s informacijama o praznicima, slobodnim danima i još mnogo toga. 

Kalendar se koristi u Primetricu za stvaranje rasporeda projekta
Kalendar projekta u kombinaciji s Ganttovim grafikonom u Primetricu prikazuje i alokacije, faze i njihovo trajanje

Koja je razlika između planiranja projekata i zakazivanja projekata? 

U ovom trenutku naših promišljanja vjerojatno imate vrlo jednostavno, ali bitno pitanje na umu: nije li zakazivanje projekata i planiranje projekata ista stvar?

Odgovor na ovo pitanje je ne, oni nisu.

Što je planiranje projekta? 

Planiranje projekta usmjereno je na teorijske elemente projekta. Tijekom procesa biraju se glavna načela koja stoje iza određene operacije. To uključuje: metodologije, politike, postupke, zahtjeve i vrlo općenite procjene koje će utjecati na rad članova tima, ali ne navode njihove odgovornosti. Ne definira ni opseg projekta, ni ovisnosti o zadacima ni dostupnost resursa. 

Što je zakazivanje projekata? 

Zakazivanje projekata, međutim, karakterizira praktičniji pristup. U tom procesu planovi se pretvaraju u stvarnost. U ovom trenutku voditelji projekata detaljno definiraju opseg projekta, dijele projekt na faze i zadatke, dodjeljuju im projektne timove i stvaraju detaljan raspored koji se može odmah staviti na posao. 

Tko bi trebao koristiti raspored projekata u svom radu? 

Odgovor na ovo pitanje je vrlo jednostavan: svaka tvrtka koja profitira od zakazivanja vremena svojih zaposlenika uvijek bi trebala imati pri ruci raspored projekata

Projektni plan omogućuje menadžerima da podijele projekt u faze, odrede zahtjeve za svaku od njih i što točnije dovrše predviđanje resursa (a time i alokaciju resursa). Zatim im također pomaže u praćenju napretka projekta. Kao rezultat toga, nikakvi resursi se ne troše i projekt se isporučuje prema optimalnom rasporedu. 

Iz gore navedenih razloga, stvaranje upravljanja rasporedom posebno se preporučuje IT tvrtkama, marketinškim agencijama, odvjetničkim društvima ili bilo kojim drugim tvrtkama koje se svakodnevno bave dugoročnim poslovanjem. 

Koje su prednosti izrade rasporeda projekta? 

U redu, ali zašto bi ove vrste tvrtki uopće trebale razmišljati o stvaranju rasporeda projekata? 

Odgovor na ovo pitanje je jednostavan: jer raspored projekta može biti koristan i za projekt i za tvrtku. 

Kako vam plan projekta može pomoći? 

S njim pri ruci možete: 

  • poboljšati komunikaciju između projektnog tima i kupca i upravljati njihovim očekivanjima, 
  • točno odrediti dostupnost resursa, procijeniti vrijeme i resurse potrebne za dovršetak projekta, 
  • stvoriti realnu vremensku crtu za sve faze, projektne zadatke i pojedinačne alokacije te optimizirati worforce,
  • pružiti stručnjacima pouzdane informacije o radu koji se od njih očekuje da završe u određenom vremenskom razdoblju, 
  • izbjegavati preklapanje rezervacija, slobodna radna mjesta ili druge pogreške koje bi mogle naštetiti projektu i osigurati da se sve operacije završe na vrijeme,
  • pokazati projektnom timu kako su zadatak i faze međusobno povezani i kako ti odnosi utječu na njihov rad, 
  • pronaći pogreške u planiranju ili izvršenju plana i reagirati na njih kada je to potrebno. 

Zvuči dobro? Slažemo se. 

Ali prijeđimo na posao: kako uopće stvoriti raspored projekata? 

Kako stvoriti raspored projekata? Vodič korak po korak

1. Planirajte projekt

Već znate koja je razlika između planiranja projekata i planiranja projekata - a sada to novostečeno znanje možete provesti u praksi. 

U fazi planiranja projekta voditelj projekta trebao bi pripremiti sve procese i osnovne informacije za projekt. To uključuje: metodologije, politike, postupke, zahtjeve i vrlo općenite procjene koje će djelovati kao osnova za kritični put vašeg projekta. Izradite dokument koji prikuplja sve te informacije i dijeli ih s drugim zainteresiranim stranama, uključujući suigrače, druge voditelje projekata (ako je potrebno) i kritične dionike. 

2. Stvaranje hijerarhije projektnih aktivnosti

Već znate glavni cilj svog projekta i imate obris kritičnog puta koji vodi do njega. Sada je vrijeme da shvatite koja vam operacija može pomoći da postignete taj cilj i smislite strukturu kvara na radu. 

Kako bi trebala izgledati hijerarhija? 

Da biste to učinili, podijelite projekt na manje jedinice s vrha grada. Trebali biste: 

  • podijeliti projekt u faze i definirati njihove prekretnice, 
  • podijeliti faze na operacije ili zadatke (ovisno o razini granularnosti kojoj ciljate), 
  • podijeliti zadatke ili operacije na pojedinačne alokacije. 

Nakon što ste to učinili, točno ćete znati što treba učiniti i tko bi to trebao učiniti - drugim riječima, vaš kritični put sada će biti mnogo detaljniji. Obratite veliku pozornost na proces - struktura kvara na radu na kraju će utjecati na cijeli plan! 

3. Definirajte ovisnosti 

Nijedan se projekt ne može smatrati dovršenim ako je samo njegov posljednji element pravilno isporučen. Zato, prije nego što svoju hijerarhiju pretvorite u raspored, morate saznati gdje su zavisni zadaci - i kako možete upravljati takvim ovisnostima o zadacima bez uništavanja kritičnog puta. 

Zavisnosti zadataka korak po korak

Analizirajte strukturu raščlambe rada, popis zadataka i sve veze između različitih aktivnosti i procijenite uključen rizik. Ako je moguće, razmislite o rješenjima koja možete uvesti u projekt kako biste spriječili da se dogode najgori scenariji. Također možete pokušati odvojiti zadatke što je više moguće - to će smanjiti šanse da stvari idu postrance. 

Osim toga, upotrijebite Ganttove grafikone ili softver za zakazivanje kako biste olakšali stvari ili pitajte druge voditelje projekata za savjet, ako imate bilo kakvih problema. 

Do kraja ovog koraka, sekvencirajte zadatke na temelju njihovih ovisnosti i stvorite prvi nacrt vremenske trake projekta - trebao bi vam pokazati redoslijed kojim uzastopne radnje treba učiniti. 

4. Procijenite resurse potrebne za raspoređivanje projekata

Sada znate što bi se trebalo dogoditi i kojim redoslijedom. Ako ste o rokovima razgovarali sa svojim kupcem, trebali biste otprilike znati i kada bi projekt trebao započeti i završiti. Stoga imate sve informacije koje su vam potrebne za početak procesa planiranja resursa

Kako upravljati procesom zakazivanja? 

Za svaki zadatak ili fazu u vašem projektu procijenite broj sati koje će svaka vrsta stručnjaka morati provesti kako bi dovršila operaciju. Zatim provjerite dostupnost zaposlenika u svojoj tvrtki i izračunajte njihov kapacitet (koristite alate za planiranje kapaciteta ili softver za planiranje projekata kako biste izbjegli pogreške). Nakon što to učinite, izradite nacrte alokacija. 

Kalendar zaposlenika s alokacijama i planiranim korištenjem može se koristiti za planiranje resursa za raspored projekta

5. Potvrdite i proširite raspored projekta 

Nakon izrade nacrta rasporeda projekta, morate vidjeti kako se podudara sa stvarnošću. Također biste trebali pripaziti na sve probleme koji mogu utjecati na vaše specifične zadatke i vremensku crtu u cjelini - uštedjet ćete svakom članu tima puno problema. 

Kako poboljšati zakazivanje projekta? 

Da biste to učinili: 

  • provjerite mogu li se vaše skice alokacija dovršiti. Pobrinite se da stručnjaci koje ste odabrali za posao imaju kapacitet za to (i da ne planiraju otići na praznike usred projekta!), 
  • dodijeliti konačne datume početka i završetka svakoj fazi ili zadatku, 
  • uključiti državne praznike i druge događaje koji utječu na kapacitet u vašim planovima, 
  • pobrinite se da nema slobodnih radnih mjesta koja bi mogla ometati vaš projekt, 
  • poravnajte svoje resurse kada je to potrebno. 

Nakon što ste to dovršili, trebali biste imati točan raspored projekata koji sada možete staviti na posao. 

6. Nadzor i prilagodba rasporeda projekata

Naravno, rad se ne završava kada je raspored projekta dostupan u sustavu. Sve dok se projekt nastavlja, trebali biste pratiti njegov napredak i riješiti sve probleme koji se mogu pojaviti. 

Kako pratiti vremensku traku projekta i upravljati rasporedom?

Naravno, to ne morate učiniti pitajući svakog stručnjaka o njihovom napretku. Ako vaše poduzeće već prati svoje radno vrijeme za određene zadatke, možete ih koristiti za provjeru statusa projekta i izračunavanje troškova koje radno vrijeme generira. Evo kako to izgleda u Primetricu: 

Izvješće o napretku projekta u primetričkom programu
Izvješće o napretku projekta u primetričkom programu

Može li mi softver za raspoređivanje projekata pomoći u svemu tome? 

Odgovor je: naravno da može!

Budimo iskreni: tvrtke za profesionalne usluge rijetko imaju samo jedan projekt u svojim rukama. Svakodnevno se bave Ganttovim grafikonom, projektnim planom i ovisnostima o zadacima. Ipak, upravljanje svima njima u Excelu jednostavno je nemoguće bez ozbiljnih pogrešaka u upravljanju projektima - zato većina IT tvrtki koristi napredne alate za upravljanje portfeljem projekata, kao što je Primetric

Što Primetric može učiniti za vas?

Uz Primetric možete: 

  • skicirati, urediti i potvrditi kritični put vašeg projekta pomoću softvera za zakazivanje, 
  • izraditi procjene vremena i proračuna za cijeli projekt i sve njegove faze, 
  • pronađite pravog člana zadatka za svoj projekt pomoću modula za upravljanje vještinama (možete ga integrirati i s Jira upravljanje resursima!), 
  • izračunati kapacitet resursa koje planirate koristiti za projekt u našim alatima za planiranje rasporeda, 
  • izraditi okvirne dodjele i provjeriti jesu li vaše pretpostavke točne bez stvarnog utjecaja na druge aktivne projekte, 
  • pregledajte sve slobodne dane i praznike koji mogu utjecati na vaš raspored projekata, 
  • stvoriti točan raspored projekata s alokacijama, proračunima i još mnogo toga. 
Raspored projekata u Primetricu
Upravljanje rasporedom u Primetricu kombinira dodjelu, nacrt i planiranje kapaciteta kako bi vam pružio širu sliku vašeg poslovanja

Osim toga, Primetric nudi i niz drugih alata koji bi vam mogli pomoći u samom procesu zakazivanja, kao i vašem projektnom timu. To uključuje: upravljanje vještinama i resursima, računovodstvo projekata, vremenske tablice i praćenje vremena i još mnogo toga. 

Stvaranje rasporeda projekata: najbolji primjeri iz prakse

Što ako već imate raspored projekata, ali još uvijek se pitate što biste mogli učiniti da ga poboljšate? Ili možda samo želite poboljšati upravljanje projektima u cjelini? 

Evo nekoliko savjeta koji će vam u tome pomoći!

Usavršavanje rasporeda projekata: praktični savjeti

  1. Dobijte maksimalnu količinu informacija od kupaca. Definirajte ne samo opći opseg projekta, već i sve detalje koji mogu utjecati na njegov konačni izgled. Upravljanje projektima bit će puno lakše ako to učinite! 
  2. Oslonite se na iskustvo stručnjaka. Ako niste sigurni koliko će trajati projekt svih njegovih dijelova ili koje resurse zahtijeva, nemojte se bojati pitati druge ljude u vašoj organizaciji za njihovo mišljenje. 
  3. Usredotočite se na identificiranje zadataka. Analizirajte opseg projekta, pitajte druge stručnjake za njihov doprinos i pobrinite se da nijedna operacija ne nestane - kasnije, to može biti štetno za cijeli projekt. Ne zaboravite i na zavisne zadatke! 
  4. Napravite realne planove. U upravljanju projektima svi volimo misliti da bi određeni zadatak mogao biti dovršen za nekoliko sati. Međutim, to nije nužno istina. Posavjetujte se s organizacijskim stručnjacima ili osobama odgovornim za zadatak kako biste održali svoje prognoze stvarnima. 
  5. Uzmite u obzir rizike. Svaki projekt ima neka kritična pitanja koja imaju ogromne šanse da pođu po zlu. Ne podcjenjujte ih; umjesto toga, pripremite se za sve probleme koje mogu uzrokovati i dodajte malo dodatnog vremena u svoj raspored projekta - za svaki slučaj. 
  6. Pratite projekt i njegov opseg. Raspored projekta nije nešto što ostaje nepromijenjeno tijekom cijelog trajanja projekta. Ponekad se kupci predomisle; ponekad se manji zadaci pretvaraju u velike izazove. Ako se pojave bilo kakvi problemi, budite spremni odmah ih uočiti i djelovati prema informacijama. 
  7. Dopusti plutanje na aktivnostima. Neki će zadaci biti završeni ranije, dok će drugi biti odgođeni. Ostavite malo prostora za takve situacije - one su neizbježne! Ako to ne možete učiniti u Excelu, preporučujemo da u tu svrhu koristite Ganttov grafikon. 

Želite li postati majstor zakazivanja projekata i upravljanja projektima? 

Dobro - imamo nekoliko izvora koji će vam pomoći da dublje zaronite u temu. 

Slobodno pročitajte naše članke o: 

Ili, ako ste se već odlučili, rezervirajte demo ili započnite probnu verziju s Primetricom! 

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.