Raspoređivanje projekata u upravljanju projektima: 5 koraka do uspjeha

Ako ste poput većine profesionalnih voditelja projekata, glavni pokazatelj uspješnosti projekata koje vodite je ispunjavanje njihovih izvornih ciljeva. Ipak, 70% projekata ne uspije na ovaj ili onaj način unatoč njihovim najvećim naporima. Kako to možemo promijeniti?

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

20/8/2022

Raspoređivanje projekata u upravljanju projektima

Tablica sadržaja

Uz solidno planiranje i tehnike zakazivanja projekata. Čak je i Abe Lincoln prepoznao važnost planiranja. Čak je i slavno rekao: "Kad bih posjekao drvo za 4 sata, proveo bih 3 sata oštreći sjekiru". U našem slučaju, pravilno zakazivanje projekata je poput izoštravanja sjekire - ostatak će ići mnogo glađe ako to napravimo kako treba. Da vidimo kako to točno učiniti.

Kako definirati zakazivanje projekata? 

Zakazivanje projekata može se definirati kao izrada popisa ciljeva, rezultata i ključnih etapa za projekt te njihovo korištenje za pripremu sveobuhvatnog plana projekta s detaljnim vremenskim okvirom projekta i pregledom kritičnog puta za projekt. 

Koje su vrste rasporeda u upravljanju projektima? 

Zakazivanje u upravljanju projektima može biti vrlo granulirano ovisno o njegovoj namjeni. Slijedom toga, takve planove možemo podijeliti u tri kategorije: 

  1. Opće planiranje projekata koje djeluje kao pregled svih aktivnosti potrebnih za dovršetak projekta. 
  2. Raspored projekata ključnih etapa usmjeren je na glavne ciljeve za svaku fazu ili razdoblje projekta. 
  3. Detaljno zakazivanje projekata koje se bavi detaljima svakog dijela rada, prikazujući uzastopne zadatke i ljude odgovorne za svaki od njih. 
Zakazivanje projekata s aktivnim, nacrtima i namirenim dodijeljenim sredstvima
Raspored projekata s dodjelama i fazama prikazanim u Primetricu

5 koraka za stvaranje savršenog postupka zakazivanja projekata

Zakazivanje projekata ne mora biti kaotično iskustvo potaknuto nedosljednim protokom informacija i željnim razmišljanjem. Zapravo, cijeli proces može se organizirati u samo nekoliko koraka - baš kao i u nastavku. 

1. Utvrditi opseg projekta

Prije nego što započnete zakazivanje projekata, morate znati za što zakazujete svoje resurse. Za to morate identificirati opseg projekta. 

Mnogi izvori definiraju opseg projekta kao popis ciljeva koje projekt treba ispuniti. Međutim, to nije tako jednostavno - to je samo pusta želja. 

Kako stvoriti detaljan opis projekta?

Da biste pravilno izvršili projekt, morate imati vrlo detaljan opis operacije. Potrebno je identificirati kritični put za projekt. Struktura bi trebala uključivati: 

  • popis specifičnih ciljeva i rezultata za cijeli projekt i njegove naknadne faze, 
  • pregled zadataka i vještina potrebnih za njihovo dovršetak, 
  • procijenjeni trošak svake operacije uključene u projekt, 
  • preferirani rokovi za cijeli projekt i njegove faze, 
  • kriteriji prihvaćanja, 
  • ograničenja projekta. 

Opseg projekta - kako poboljšati njegovu točnost?

Da bismo tome dodali, da bi svi ti zaključci bili točni (i da bi i raspored projekta bio točan), identifikacija opsega projekta zahtijeva stalnu komunikaciju s dionicima, izvrsnu dokumentaciju i pristup otvorenog uma. Stoga ne čudi da mnogi voditelji projekata smatraju da je ovaj dio projekta zakazivanja projekta vrlo opterećujući. 

Međutim, metoda kritičnog puta i struktura raščlambe rada ključna je za utvrđivanje ključnog cilja rasporeda projekta i jedan je od glavnih čimbenika uspjeha projekta. Stoga toplo preporučujemo da se usredotočite na taj dio procesa zbog članova vašeg tima! 

2. Pripremite procjene

Koristeći informacije koje ste prikupili u prethodnim koracima metodom kritičnog puta i strukturom raščlambe rada, sada možete staviti ključne etape i glavne ciljeve na vremensku traku, stvarajući prvi nacrt rasporeda projekta.  

Određivanje prave vremenske trake

Ipak, stvaranje rasporeda projekta zahtijeva još neke analize. Da biste ga dovršili, prvo pogledajte postojeće operacije i:

  • odrediti kada projekt može započeti i završiti, ako je to moguće. To je uglavnom slučaj s projektima Vodopada koji su završeni nakon određenog razdoblja. Ako se borite s tim, pročitajte naš članak o planiranju kapaciteta
  • odredite koliko će sati mjesečno vaši stručnjaci provesti radeći na projektu kupca. Ovaj pristup je popularniji u IT industriji, jer je uobičajen za Agile projekte, kao što su razvoj ili održavanje softvera. 

Istodobno, pokušajte definirati prekretnice i za projekt i za njegove financije, jer su one ključ za stvaranje točnih procjena za planiranje projekata. 

Prelazak na predviđanje

Nakon što to učinite, izradite prognozu troškova svih operacija s vaše strane i usporedite ih s procijenjenim prihodom od projekta. Ne zaboravite pratiti profitnu maržu - inače možete završiti bez dodatnih prihoda! 

Na temelju prognoze točno ćete znati koji su resursi i vještine potrebni za dovršetak projekta ili njegovog dijela. Stoga će vam biti lakše dovršiti proces upravljanja resursima. 

Procjene se mogu koristiti kao osnova za zakazivanje projekata
Procijenjeno radno vrijeme s troškovima, prosječnim stopama i predviđenim prihodom prikazanim u Primetricu

3. Upravljanje resursima 

Nakon što ste odredili vrijeme potrebno za dovršetak dijela projekta, također možete vidjeti koje su vještine i, posljedično, koji su stručnjaci potrebni za oživljavanje ideje i kada su potrebne. To znači da možete početi alocirati resurse. 

Upravljanje resursima: ključni čimbenici

Međutim, planiranje resursa nije lak zadatak. Da biste ga uspješno dovršili, morate uzeti u obzir brojne varijable. To uključuje: 

  • državni praznici, 
  • pojedinačni izostanci, 
  • već postojeća dodijeljena sredstva u drugim projektima, 
  • kapacitet i iskorištenost stručnjaka, 

i još mnogo toga. 

Praznici u Primetricovom kalendaru omogućuju realistično zakazivanje projekata
Planiranje resursa u Primetricu je lakše jer vam već pokazuje datume državnih praznika

Raspodjela resursa

Nakon dobivanja informacija, članove tima možete dodijeliti uzastopnim fazama projekta. Toplo vam preporučujemo da za to koristite Ganttove grafikone ili kalendare jer su savršeni za prikaz ovisnosti i veza između projekata - čak i uz neke složenije podatke, poput dodjele skraćenog radnog vremena i praćenih sati. Softver za zakazivanje projekata kao što je Primetric može vam pomoći u tome!

Osim toga, Primetric također koristi alokacije za predviđanje ukupnih troškova rada u projektu. Kako mu se dodaju novi ljudi, sustav koristi svoje satnice ili mjesečne plaće za stvaranje grafikona u stvarnom vremenu s izračunima troškova. Zatim ih možete usporediti s procjenama i djelovati kada je to potrebno.

4. Stvorite konačnu vremensku traku

Ako ste uspješno dodijelili resurse našim tehnikama zakazivanja projekata i niste pogriješili, konačno možete pogledati konačnu vremensku traku svog projekta. 

Ako koristite alat za zakazivanje projekata kao što je Primetric, vremenska traka automatski će se generirati u kalendaru projekta. Ako ne koristite takve alate, možete ih testirati sada ili to učiniti ručno u Excelu ili u drugom alatu po vašem izboru. 

Raspored projekta prikazan u Primetricu
Ogledni prikaz kalendara projekta u Primetricu

5. Pratite napredak i napravite potrebne promjene

Naravno, stvari ne idu uvijek po planui ne možemo to izbjeći čak ni uz najbolje tehnike zakazivanja. Srećom po vas, s rasporedom projekata uključenim u vaš rad, lako možete upravljati promjenom rasporeda projekta i iskoristiti je u svoju korist. 

Vrijeme praćenja

Prvi korak za to je praćenje vremena. Koliko god to jednostavno zvučalo, praćenje vremena omogućuje voditeljima projekata da ostanu na vrhu planiranog rada i vide radi li sve kako je predviđeno. 

Kada se u sustavu pojavi radno vrijeme, moći ćete identificirati značajne probleme, kao što su prekovremeni rad ili nedostatak resursa za posao. Naravno, da bi ta značajka ispravno funkcionirala u odnosu na vašu strukturu kvara na radu, trebat će vam vrhunski softver za zakazivanje projekata - preporučujemo korištenje Primetrica u tu svrhu.

Praćenje napretka

Zatim, na općenitijoj razini, možete pratiti napredak projekta i usporediti ga s rasporedom projekta. To možete učiniti analizom praćenih i zakazanih sati. Osim toga, također vam preporučujemo da učinite isto za proračun uključen u raspored projekta - koji vam može pomoći da izbjegnete minimalnu dobit u slučaju bilo kakvih nezgoda. 

Napredak projekta može se pratiti s izvješćima
Napredno izvješće o napretku projekta dostupno je u Primetricu. Izvješće koristi procjenu za dovršetak i praćene sate za vizualizaciju napretka projekta.

Pomoću informacija prikupljenih tijekom analize sada možete ažurirati raspored projekata. Počnite s proračunom - svi problemi na terenu trebali bi zahtijevati vašu trenutnu pozornost. 

Zatim, kada ste sigurni da financije zadovoljavaju vaše poslovne zahtjeve, možete analizirati i stanje projekta za druge probleme. Najpopularniji uključuju: preklapanje rezervacija, neaktivne zaposlenike ili neočekivane izostanke koji mogu uzrokovati kašnjenja u projektu. 

Raspoređivanje projekata - praktični primjeri 

U redu, znate teoriju - sada je vrijeme za primjere koje možete odmah koristiti u upravljanju projektima. 

Primjeri zakazivanja projekata prema metodologiji

Raspored projekta može se, naravno, razlikovati ovisno o različitim okolnostima. Vrsta metodologije koja se koristi za projekt je jedna od njih. Pogledajmo ga izbliza. 

Raspoređivanje projekata za projekte vodopada 

Projekti vodopada imaju datum početka i datum završetka koji su odredili voditelji projekata čak i prije nego što počnu. Stoga se mogu planirati od početka do kraja u cjelini. 

Da biste uspješno završili upravljanje projektom za projekt Waterfall, morate započeti s detaljnim opsegom projekta. Zatim procijenite vrijeme potrebno za dovršetak svake faze projekta tijekom cijelog trajanja, od početka do kraja - Ganttove karte savršen su alat za to. 

Nakon što to učinite, dodijelite članove tima i izračunajte njihove troškove (uključite i režijske troškove tvrtke i projekata). 

Procjene za raspoređivanje projekata vodopada
Procjene troškova za ogledni projekt vodopada

To će rezultirati sveobuhvatnim rasporedom projekata s proračunom. Uz to, možete provjeriti je li profitabilnost projekta dovoljno dobra za vaše poslovanje i u skladu s tim napraviti promjene. 

Raspoređivanje projekata za agilne projekte 

Agilni projekti podijeljeni su na sprinteve koji obilježavaju njegov završetak razvojem novih značajki ili drugih koraka. Stoga upravljanje projektima za njih izgleda malo drugačije nego za projekte Vodopada. 

Opseg projekta u odnosu na Agile projekt

Baš kao iu bilo kojoj drugoj vrsti zakazivanja projekata, vaša tvrtka mora započeti s opsegom projekta. Zatim se opseg dijeli na razdoblja koja odgovaraju razvoju novih značajki ili bilo koje druge prekretnice koje bi kupci mogli smatrati ključnima. Oni se obično određuju kritičnim putem. 

Nakon toga, proces zakazivanja projekta usredotočuje se na zadana razdoblja umjesto na cjelokupne operacije. Stoga, ako koristite softver za zakazivanje projekata, kalendar projekta morate podijeliti na razdoblja koja ćete koristiti za procjenu i pregled programa. Za to preporučujemo korištenje Ganttovih grafikona. 

Zatim možete dodijeliti članove tima određenim sprintevima i izračunati proračun za svaku fazu zaredom, stvarajući brojne manje rasporede projekata. Nakon toga te podatke možete koristiti za procjenu financija i vremenske crte cijelog projekta. 

Primjeri zakazivanja projekata prema vrsti naplate 

Ali što ako metodologija nije jedini problem? Što ako se i proračun ispriječi? 

Raspored projekta može se prilagoditi i takvom slučaju. Pogledajmo neke primjere. 

Raspoređivanje projekata za T&M projekte 

Vremenski i materijalni projekti mogu zvučati jednostavno: izračunavamo broj odrađenih sati i naplaćujemo kupcu za njih. Međutim, kako taj pristup utječe na zakazivanje projekata? 

Za takve projekte postupak zakazivanja projekata isti je kao i uobičajeni koji smo vam gore predstavili. Postoji samo jedna razlika: raspored projekta stvara se jednom u svakom ciklusu naplate, kakav god on bio. 

Upravljanje projektima za T&M projekt

Na primjer, za projekt Vrijeme i materijal koji se plaća za svaki mjesec, zakazivanje projekta započinje prije početka mjeseca. Baš kao iu prethodnim slučajevima, započinje određivanjem kritičnog puta za projekt i odabirom njegovih ključnih ciljeva. To rezultira pregledom posla koji je potrebno obaviti u tom razdoblju, uključujući ljude i njihove troškove, u toj fazi projekta. Oni se obično prikazuju u Ganttovim grafikonima u alatu za zakazivanje po izboru. 

Zatim se informacije kombiniraju s režijskim troškovima kako bi se stvorila sveobuhvatna vremenska crta s proračunom koja se može koristiti kao raspored projekta.

Raspoređivanje projekata za projekte s fiksnom cijenom 

Projekti s fiksnim cijenama imaju ograničen proračun koji mora biti dovoljan da pokrije rad i ostavi tvrtku s pristojnom dobiti. Ipak, to je lakše reći nego učiniti. 

Tipično raspoređivanje projekata za projekt s fiksnom cijenom započinje opsegom projekta. Međutim, u ovom slučaju voditelji projekata moraju tome posvetiti još više pozornosti. 

To je zato što cijena projekta mora pokriti sve troškove uključene u opseg. Preporučujemo detaljan opis operacija u tu svrhu! 

Procjene i proces planiranja resursa još su važniji za planiranje projekata u projektima s fiksnim cijenama. To je zato što kako su ljudi dodijeljeni projektu, troškovi rastu, dovodeći u opasnost profitnu maržu. 

Osim toga, mnogi voditelji projekata ugrožavaju svoje poslovanje jer ne uključuju režijske troškove u svoj proračun projekta. To također treba učiniti tijekom zakazivanja projekata! 

Stoga, kako bi se izbjegli troškovi koji prolaze kroz krov, procjene treba obaviti s izvješćima u stvarnom vremenu. Oni su najbolji način za prepoznavanje bilo kakvih prepreka, ili još gore, podcijenjenih operacija! 

Proračun projekta na temelju planiranih i praćenih sati
Primetric nudi izvješće o proračunu projekta koje prikazuje troškove rada, kao i maržu. Također uključuje režijske troškove tvrtke.

Raspoređivanje projekata za projekte držača 

Projekti zadržavanja obično uključuju održavanje sporog razvoja. Što se tiče financija, one su poput pretplate: kupac plaća iznos novca svaki mjesec kako bi dobio niz usluga uključenih u njegov paket. 

No, kako se taj paket odražava u vremenskoj crti projekta? 

Na vrlo općoj razini, zakazivanje projekata za zadržane projekte funkcionira baš kao i zakazivanje za T&M projekte. Međutim, umjesto izračunavanja podataka za cijeli projekt, voditelji projekata samo se trebaju usredotočiti na procjene za jedno razdoblje naplate. 

Tehnike zakazivanja projekata: što učiniti da biste uspjeli? 

Osnova zakazivanja projekata u upravljanju projektima uvijek je ista. Ali što ako želite biti još sigurniji da će sve ispasti dobro? 

Evo nekoliko tehnika koje možete koristiti za daljnje poboljšanje procesa upravljanja rasporedom i izbjegavanje dodatnih problema. 

  1. Od samog početka oslanjajte se na relevantne dionike. Ne pregovarajte s desecima ljudi nejasno zainteresiranih za suradnju; pronađite jednu osobu odgovornu za projekt na strani kupca kako biste poboljšali komunikaciju. 
  2. Koristite povijesne podatke za poboljšanje planova i procjena. Prikupite informacije u alatima za planiranje i zakazivanje u hodu i izvucite zaključke kako biste se poboljšali u budućnosti. 
  3. Uključite sve faze, zadatke i prekretnice u plan. Nemojte pretpostavljati da neki dijelovi projekta mogu zastarjeti! Koristite Kanbanove ploče ili Ganttove grafikone za stvaranje transparentnih ovisnosti zadataka i planova projekta.
  4. Nemojte pretpostavljati da stvari idu 100% prema planu. Rezervirajte 80% kapaciteta stručnjaka, dodajte malo vremena svakoj fazi projekta i ostavite još malo prostora za neočekivane događaje. 
  5. Definirajte kritične ciljeve. Neki su zadaci jednostavno mnogo važniji od drugih. Prepoznajte ih i usredotočite se na njih dok idete kako biste postigli bolje rezultate. 
  6. Uključite režijske troškove organizacije u izračune profitabilnosti. Troškovi tehnologija, uredske opreme i pomoćnog osoblja utječu i na vaše marže! 
  7. Uzmite u obzir troškove ljudi i resursa. Na kraju, dobit su stvari koje tražite, a da biste ih postigli, morate uzeti u obzir financije dok pripremate plan upravljanja resursima
  8. Koristite alate koji mogu vizualizirati podatke kao što su vremenske trake, radno opterećenje i napredak. Možete testirati Primetric, ako nemate ništa drugo na umu!

Mogu li mi alati za planiranje projekata pomoći u svemu tome? 

Odgovor je da, naravno!

Alati za raspoređivanje projekata nude desetke značajki koje savršeno odgovaraju potrebama voditelja projekata. To uključuje: 

... i još mnogo toga. 

Ali ne morate nam vjerovati na riječ. Na našem smo blogu pripremili sveobuhvatan pregled alata za zakazivanje projekata kako biste mogli odabrati svoj savršeni softver za upravljanje.

Alternativno, ako još uvijek imate problema s razmišljanjem, možete pročitati i naš vodič o tome kako odabrati pravi alat za zakazivanje projekata

Prednosti zakazivanja projekata u upravljanju projektima 

Raspoređivanje projekata nudi brojne prednosti koje se mogu koristiti ne samo za dovršetak projekta, već i za poboljšanje kvalitete rada u cijeloj tvrtki. Te pogodnosti uključuju: 

  1. Poboljšano upravljanje portfeljem projekata. Bolje planiranje, bolja raspodjela resursa i bolja pouzdanost za svaki projekt je zajamčena! 
  2. Jednostavno praćenje napretka projekta. Ako usporedba stvarnosti s rasporedom projekta pokaže neke promjene, možete reagirati na njih i pronaći problem prije nego što utječe na projekt. 
  3. Transparentna komunikacija za sve uključene strane. Raspored projekata pomaže svim dionicima da budu na istoj stranici s pružateljem usluga. 
  4. Bolje upravljanje rizicima. Pomoću softvera za raspoređivanje projekata koji se temelji na kritičnom putu lako možete primijetiti sve nedosljednosti, kašnjenja, nedostatak resursa i riješiti ih prije nego što postanu prijetnja poslovanju tvrtke. 
  5. Jednostavnija dodjela projekata. Dostupnost resursa više nije enigma kada možete vidjeti sve informacije u jednom planu. 
  6. Jasno definirana profitabilnost. Budžetiranje je uvijek izazov, ali s rasporedom projekta mnogo je predvidljivije - i korisnije. 

Još uvijek imate neka pitanja? 

Ovdje smo da vam pomognemo - ili bolje, ovdje smo da vam pokažemo rješenje vaših problema. 

Započnite besplatno probno razdoblje, rezervirajte demo ili nas jednostavno kontaktirajte kako biste razgovarali s jednim od naših savjetnika i istražili druge mogućnosti u zakazivanju projekata i još mnogo toga. 

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije