How to Define and Create a Project Scope? Examples & Tips 

Upravljanje opsegom projekta – ključna odvoza

Nakon što pročitate ovaj članak, trebali biste moći: 

• definirati opseg projekta i sve njegove elemente, 
• slijedite sve uzastopne korake u procesu stvaranja opsega projekta i stvorite takav dokument za vlastite projekte, 
• upravljati procesom dok se kasnije razvija. 

Što je opseg projekta? Definicija

Opseg projekta pregled je svih aktivnosti koje je potrebno učiniti kako bi se dovršio projekt. Obično uključuje sve zadatke, resurse, vremenske rokove projekta, rezultate i opće granice. Također se navode glavni dionici i druge osobe odgovorne za njegove uzastopne dijelove. Datoteka koja sadrži sve informacije naziva se izjava dosega ili dokument dosega projekta.

Što je uključeno u izjavu o opsegu? 

Općenito, izjava o opsegu trebala bi uključivati: 

• ciljeve projekta, uključujući glavne zahtjeve i kriterije prihvaćanja, 
• rezultati projekata i ključne etape glavnih projekata, 
• sva isključenja i ograničenja koja se primjenjuju na projekt ili njegove dijelove. To uključuje stvari koje se ne mogu učiniti s strane pružatelja usluga - kupac nije jedina osoba koja može ograničiti projekt! 
• početne ideje - opće pretpostavke koje se koriste kao osnova za projekt. Projektnom timu trebali bi pružiti bolje razumijevanje njihovih ciljeva. 

Kao rezultat toga, opseg pomaže organizirati proces upravljanja i njegove elemente, kao što su prekretnice, resursi i planiranje projekata.

Zašto je izjava o opsegu projekta toliko važna? 

Lako je pretpostaviti da je izjava o opsegu projekta još jedan besmisleni dokument koji pretrpava stol voditelja projekta. Međutim, ova izjava ne može biti dalje od istine. 

Izjava o opsegu okosnica je uspjeha projekta i osigurava da tvrtka zaista ima ono što je potrebno da impresionira kupca. Na primjer, voditeljima projekata daje ideju: 

• može li se projekt dovršiti u određenom poduzeću općenito, 
• kako bi izgledao plan projekta i koji su resursi potrebni za pravodobno dovršenje, 
• koji su zahtjevi i ograničenja kupca, 
• što ne bi trebalo biti uključeno u projekt, bez obzira na to kako će napredovati, 
• koji su dionici s obje strane nastojanja. 

Kao rezultat toga, dokument opsega projekta pomaže vam stvoriti bolji raspored projekta, izbjeći neograničeno širenje odgovornosti i jasno komunicirati s kupcem od 1. dana. 

Kako definirati opseg projekta? Vodič korak po korak

Iako cijela ideja opsega projekta može zvučati jednostavno, ona sadrži brojne ključne čimbenike koji se jednostavno ne mogu propustiti - posebno u upravljanju projektima. Zato definiranje opsega rada, ciljeva projekta, zahtjeva projekta i ciljeva projekta možda nije najjednostavniji zadatak. Pogledajmo kako stvoriti izjavu o opsegu projekta bez izostavljanja. 

1. Definirajte glavni cilj projekta

Cilj projekta u upravljanju projektom trebao bi ukratko sažeti konačni rezultat projekta. Obično se može opisati u samo jednoj rečenici, na primjer: Cilj ovog projekta je stvoriti web stranicu za X tvrtku. Taj će cilj ostati nepromijenjen bez obzira na okolnosti. 

2. Definirati zahtjeve i ograničenja projekta

Nakon odabira glavnog cilja, pokušajte podijeliti projekt na manje dijelove - faze, zadatke ili prekretnice projekta osiguravajući uspjeh cijele operacije. Ako je moguće, procijenite koliko je vremena potrebno za dovršetak svakog od tih koraka - ta će procjena kasnije biti korisna za proces planiranja resursa. 

Zatim razgovarajte o predloženom životnom ciklusu projekta s dionicima na web mjestu tvrtke i definirajte njihove zahtjeve za svaki od manjih dijelova. Usredotočite se i na opće ideje i na male detalje koji mogu utjecati na vaš projekt. Na primjer, razgovarajte o značajkama koje bi trebale biti uključene u rješenje, sigurnosne mjere, tehnologije i proračun. 

Nakon što ste to učinili, prijeđite na dio projekta koji kupac ne želi vidjeti ili doživjeti u svom životnom ciklusu projekta. To obično uključuje: premašeni proračun, vremenska ograničenja, tehnologije ili suvišne značajke. 

3. Definirajte glavne rezultate

Nakon što odredite što učiniti i što izbjegavati, možete pokušati staviti sve operacije u projektu na vremensku crtu i identificirati njihove ovisnosti - sve imajući na umu trajanje uzastopnih faza projekta. 

U ovom trenutku također biste trebali pokušati predvidjeti sve rizike kašnjenja u različitim rezultatima. Ako je moguće, pokušajte zakazati još malo vremena za zadatke koje će možda biti teško dovršiti - uštedjet ćete svojim kupcima puno razočaranja. 

4. Pripremite plan resursa 

Koristeći informacije koje ste prikupili u prethodnom koraku, sada možete dodijeliti osobe projektu. Na taj ćete način osigurati da vaša tvrtka zaista ima ono što je potrebno za dovršetak operacije na vrijeme, a vašem projektnom timu pomoći ćete u upravljanju njihovim dijelom projekta predstavljajući im izjavu o radu koju treba obaviti.

Međutim, ne preporučujemo planiranje resursa u Jira-i, jer alat ne pruža širu sliku ni voditeljima projekata ni članovima tima. Najbolji način predviđanja resursa je stvaranje alokacija u Ganttovom grafikonu koji omogućuje povlačenje i odustajanje od svakog zadatka - baš kao što je prikazano na primetrijskoj snimci zaslona u nastavku. 

5. Potvrdite opseg projekta i stvorite kriterije prihvaćanja

Nakon što završite s analizom projekta u interne svrhe, sada se možete vratiti kupcu sa svojim nalazima kako biste prihvatili obris koji ste stvorili. Potvrdite da opseg projekta uključuje sve zahtjeve i detalje koje kupci žele uključiti u projekt. Konačno, odredite što mu je stvarno potrebno za prihvaćanje rada do kraja projekta i uključite te informacije u konačni stavak dokumenta.

Primjer dosega projekta i predložak

Dovoljno teorije - vrijeme je da prijeđete na praktično mjesto upravljanja opsegom. 

Općenito, opseg projekta je Microsoft Wordov dokument koji usko podsjeća na tipičan esej. Podijeljen je u nekoliko odjeljaka koji opisuju ključne čimbenike potrebne za uspjeh tog nastojanja. Evo primjera definiranja opsega projekta koji kasnije možete koristiti kao predložak za vlastite operacije i upravljanje projektima.

Uvod

Projekt X koji je naručio The Customer Company Name predstavljen Imenom upravitelja poduzima se u svrhu stvaranja namjenske web stranice s trgovinom za Internetsku trgovinu kupca. 

Opseg glavnog projekta

Glavni cilj ovog projekta je stvoriti potpuno funkcionalnu web stranicu s internetskom trgovinom koja može podržati opsežan promet. Operacija će uključivati: 

• istraživanje web stranica konkurenta i predstavljanje nalaza kupcu,
• stvaranje prednjeg i stražnjeg kraja za web stranicu, 
• dizajniranje web stranice pomoću najboljih praksi UX/UI, 
• provedba najnovijih sigurnosnih protokola na web stranici, 
• priprema potrebnih tehničkih sredstava i pokretanje web stranice. 

Sve ove aktivnosti nadzirat će naš menadžer koji predstavlja najbolju tvrtku. 

Projekt ne bi trebao trajati dulje od 6 mjeseci, a trebao bi biti dovršen do kraja prosinca 2023. godine. 

Rezultati projekta 

Na temelju opsega projekta utvrdili smo da će glavni projektni rezultati uključivati: 

• izvješće koje predstavlja rezultate analize konkurenata dostavljene nazivu tvrtke kupca u roku od 7 dana od početka projekta, 
• pozadinski zahtjev za web stranicu, stvorenu u roku od 3 mjeseca nakon prihvaćanja rezultata izvješća, 
• frontend za web stranicu, stvoren 3 mjeseca nakon prihvaćanja rezultata izvješća ...

Izuzimanja projekta 

Projekt neće uključivati daljnje održavanje web stranica ili daljnja ažuriranja njegovog koda. 

Ograničenja projekta

Projekt može uključivati neke promjene opsega, pod uvjetom da to neće utjecati na njegov glavni cilj. Projekt ni u kojem slučaju ne smije premašiti proračun projekta.

Kriteriji prihvaćanja projekta 

Ime upravitelja koje predstavlja ime tvrtke kupca pregledat će i prihvatiti projekt samo ako će mu biti dostavljeno: 

• pristupne podatke za web stranicu, 
• potpuno funkcionalna web stranica sa svim gore navedenim značajkama, 
• sigurnosni certifikati, 
• informacije o održavanju i pretplatama potrebnima za ispravan rad web stranice. 

Može li se opseg projekta kasnije promijeniti? 

Upravljanje opsegom projekta ne završava kada se opseg projekta pošalje svim članovima tima i drugim ključnim dionicima koji su uključeni u projekt. Iako bi opseg projekta trebao biti što bliže konačnom vremenskom okviru projekta, ne može se poreći da se u nekim slučajevima može promijeniti - tada dolazi do puzanja opsega. 

Što je puzanje opsega? 

Puzanje opsega događa se kada se rezultati, zadaci ili zahtjevi promijene kada je projekt u tijeku Na primjer, kad god dionik objavi da je zaboravio dodati značajku projektu, vaš opseg se malo puzi u pogrešnom smjeru. To je često neizbježan dio upravljanja projektima i upravljanja opsegom projekata u cjelini.

Nažalost, puzanje opsega može biti vrlo štetno za projekt, jer obično uzrokuje njegova kašnjenja i neorganizira rad u cjelini. Stoga ga treba izbjegavati pod svaku cijenu - uglavnom intervjuiranjem relevantnih dionika što je više moguće i raspravom o svakom najsitnijem detalju projekta s njima. 

Međutim, ako smatrate da nešto nedostaje u opsegu vašeg projekta, pokušajte ostaviti malo prostora za pogrešku tijekom dodjele - to je također dio upravljanja opsegom. Na taj ćete način osigurati da vaš tim ima dovoljno vremena za djelovanje kad god se pojavi novi problem. 

Kako uspjeti u upravljanju opsegom projekta? 

Opseg projekta ključan je dokument koji ima značajan utjecaj na cijeli projekt. Sve pogreške napravljene tijekom njegovog stvaranja mogu uzeti danak u uspjehu vašeg poslovanja. Evo kako ih izbjeći. 

1. Identificirajte rezultate i ovisnosti koje mogu ugroziti vaš projekt. To se odnosi i na operacije koje mogu jednostavno trajati duže, kao i na one koje se mogu proširiti dok vaš tim ulazi u svoje podatke. 
2. Usredotočite se na kupca. Pokušajte izvući što više informacija od dionika; postavljati pitanja i detaljno raspravljati o zadacima kad god je to moguće. Pokušajte ne izostaviti bilo koju stvar dok to radite! 
3. Zatražite odobrenje za svoje ideje. Prije nego što počnete raditi, prođite kroz opseg projekta s kupcem i pobrinite se da razumije njegove implikacije. Svako oklijevanje treba naići na dodatna pitanja! 
4. Odredite kako će promjene utjecati na projekt. Ako smatrate da će stvari vjerojatno ići po zlu, provjerite kako će promjene utjecati na stanje projekta. Pokušajte se pripremiti za ovaj scenarij - napravite sobu za pogrešku ili pronađite nekoga tko može pomoći članovima vašeg tima da na vrijeme završe svoje rezultate. 

Želite li saznati više o upravljanju projektima? 

Ne tražite dalje! 

Posjetite naš blog i saznajte više o: 

• najbolji alati za planiranje kapaciteta koji vam mogu pomoći da provjerite je li opseg projekta točan, 
• učinkovit proces upravljanja radnim opterećenjem sposoban pretvoriti te informacije u dobit, 
• faktore uspjeha projekta koje morate imati na umu cijelo vrijeme, 
• softver za raspoređivanje projekata, još jedan alat koji jednostavno trebate imati. 

Ili, ako smatrate da vam je potreban profesionalni alat za rješavanje cijelog postupka, jednostavno rezervirajte demo s našim savjetnicima ili započnite probno razdoblje odmah!