Project Timeline Explained with Templates and Examples: 5 Steps to Success

Koja je vremenska crta projekta? Definicija

Vremenska crta projekta vizualni je prikaz svih zadataka i aktivnosti koje bi trebale biti dovršene u projektu, kao i njihovog trajanja te datuma početka i završetka. Takav pregled pruža upravitelju ključne informacije o svim zadacima i povezanim dodjelama, pomažući im u upravljanju projektima na općim i detaljnijim razinama. 

Vrste vremenskih crta projekta

Ne postoje dva identična projekta - iako mogu dijeliti neke sličnosti, nikada nisu točne kopije jedna druge. Zato vremenske crte projekta dijelimo na nekoliko različitih vrsta na temelju njihovih značajki. 

Vremenska crta projekta prema vrstama grafikona

Najpopularnije vrste rokova projekta uključuju: 

1. Povijesna vremenska crta koja jednostavno ocrtava kronološki poredak zadataka, 
2. Vremenska crta okomitog grafikona koja se uglavnom koristi za praćenje podataka povezanih s projektima, kao što su naplativi sati, proračun projekta i još mnogo toga. 
3. Ganttov grafikon koji kombinira zadatke s alokacijama i njihove detalje kako bi menadžerima pružio sveobuhvatan pregled svih aktivnosti u projektu. 

U ovom ćemo se tekstu usredotočiti na vrstu vremenske trake projekta koja najviše privlači tvrtke za profesionalne usluge - Ganttov kalendar grafikona s kapacitetom zaposlenika.

Koji bi projekti trebali imati vremensku crtu projekta? 

Odgovor na ovo pitanje je jednostavan: svaki projekt koji se oslanja na fleksibilan pristup njegovom izvršenju treba vremenski okvir projekta. 

Na primjer, ako predstavljate IT tvrtku, sigurno ste imali priliku raditi s Agile projektima koji zahtijevaju stalne prilagodbe i promjene. Vremenska crta projekta može im pomoći da ih smjeste.

Međutim, imajte na umu da su rokovi upravljanja projektima korisni ne samo u IT tvrtkama - druge tvrtke za profesionalne usluge također ih mogu uspješno koristiti. Takvi se planovi mogu prilagoditi potrebama marketinških agencija, odvjetničkih društava ili bilo koje druge tvrtke koja planira pravodobno isporučiti svoje usluge. 

Kako stvoriti vremensku traku projekta? 

Ako ste još uvijek ovdje s nama, vjerojatno znate da vam je potrebna vremenska crta projekta u vašem poslovanju. Dakle, prijeđimo na stvar: kako stvoriti vremensku crtu projekta?

Koje su stvari od kojih se sastoji vremenska crta projekta? 

Prvo, počnimo sa stvarima koje bi vremenska crta vašeg projekta trebala imati do kraja vašeg putovanja. 

U idealnom slučaju, trebao bi sadržavati: 

• faze projekta ili zadaci (ovisno o tome što najbolje odgovara vašem projektu), 
• njihovo trajanje, datume početka i datume završetka, 
• ovisnosti - na primjer, kada jedan zadatak treba dovršiti da bi drugi započeo, 
• članovi tima, njihov kapacitet i raspodjela. 

Čini se kao previše za podnijeti? Možda ste u pravu. Srećom, budući da je vremenska crta projekta vizualni prikaz svih ovih čimbenika, izgledat će mnogo bolje kada se prevode u grafikon. 

Sada ćemo vidjeti kako to funkcionira u praksi. 

Pet koraka za stvaranje vremenske trake za upravljanje projektima

Proces stvaranja vremenske crte upravljanja projektima obično traje samo nekoliko koraka. Oni uključuju: 

1. Definirajte opseg vašeg projekta

To je najjednostavniji korak puta - morate shvatiti što treba učiniti da bi projekt bio uspješan. 

Navedite preduvjete

Prvo, morate razgovarati sa svojim kupcem kako biste razgovarali o osnovnim detaljima operacije. Do kraja ovog razgovora trebali biste imati: 

• opis projekta i pozadinske informacije potrebne za njegovo dovršetak, 
• glavni ciljevi i/ili ključne etape projekata, 
• ciljevi projekta, uključujući ciljanu publiku, željene značajke, opće ishode. 

Uđite u više detalja o projektu

Međutim, ti čimbenici nisu dovoljni za vremenski okvir projekta - moraju biti mnogo specifičniji. Zato, nakon što prikupite sve gore navedene informacije, sada možete prijeći na organizaciju opsega projekta. 

U ovom trenutku trebali biste: 

• napisati izjavu o projektu u kojoj se navodi što je cilj projekta, 
• stvoriti popis faza i zadataka u projektu, kao i njihove ovisnosti, 
• izvršiti osnovno predviđanje resursa kako biste utvrdili koji su resursi potrebni za projekt i imate li projektni tim za posao, 
• navesti željeni datum početka i završetka projekta i njegove faze, 
• u skladu s tim odredite prioritete zadataka, 
• konzultirajte se s drugim voditeljima projekata koji mogu imati iskustva u sličnim projektima. 

Nakon što ste to učinili, sada možete još više organizirati informacije - vrijeme je da podijelite svoje projekte na manje dijelove i uključite svoj tim u samu jednadžbu i vremenske crte. 

2. Podijelite projekt na dijelove

Jednom kada znate što morate učiniti da biste uspjeli, vrijeme je da pobliže pogledate sve potrebne operacije, njihov opseg i prekretnice koje označavaju njihov napredak.

Dijeljenje projekta korak po korak 

Prvo, podijelite projekt u faze koje označavaju značajan razvoj projekta. Za svaku od njih odaberite prekretnicu koja će vam pokazati točan cilj koji trebate postići da bi se projekt nastavio. Ne zaboravite odrediti ovisnosti i datume zadataka, ako su oni kritični za zadatke! 

Odatle podijelite faze na male, upravljive zadatke i stavite ih u kronološki poredak. Još jednom uključite ovisnosti o zadacima kada je to potrebno. Toplo preporučujemo korištenje alata za raspored projekata u tom koraku - oni znatno olakšavaju rad. 

Nakon što to učinite, imat ćete nacrt verzije vremenske trake projekta. 

3. Odredite vrijeme i resurse potrebne za dovršetak svake faze ili zadatka

Ako ste obratili pozornost na prethodni korak, već imate popis zadataka koje treba obaviti. Sada je vrijeme da pravovremeno provjerite što ih treba dovršiti - i to prema svim kompliciranim zahtjevima. 

Uspješan projekt ukratko

Da biste to učinili, analizirajte svaki zadatak ili fazu i odredite: 

• koje će radnje zadatak uključivati, 
• koliko će vremena trebati da se dovrši svaki od njih, 
• koje će vještine ili skupovi vještina biti potrebni za dovršetak zadatka, 
• koliko će vremena za svaku vještinu biti potrebno, 
• koliko će novca koštati svaki zadatak, 
• kako se troškovi uspoređuju s proračunom. 

Nakon što dovršite sve gore navedene korake, moći ćete vidjeti koliko će trajati faza i koji su resursi potrebni. 

4. Dodijelite zadatke stručnjaku

Konačno, ako ste već raščlanili svaki zadatak na komade, možete koristiti svoje novostečeno znanje za početak zakazivanja projekata. 

Započnite postupak s planiranjem kapaciteta - provjerite dostupnost resursa i drugih dužnosti kojima trebaju prisustvovati i utvrdite broj sati koje imaju na raspolaganju. 

Zatim usporedite željeni plan projekta s dostupnošću resursa koje želite uključiti u projekt. U ovom trenutku možete započeti planiranje resursa - počnite s dodjelom stručnjaka čiji se rasporedi ne sudaraju s vašim savršenim rasporedom projekta. Zatim prijeđite na zaposlenike koje želite dodati svom projektu, ali iz nekog razloga to ne možete učiniti. Razmislite o tome da ih dodijelite na nepuno radno vrijeme ili ih zamijenite drugim zaposlenicima. 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, provjerite ima li vaš projekt slobodna radna mjesta koja je potrebno popuniti. Iako se ovaj korak može činiti trivijalnim, to može biti razlika između uspjeha i neuspjeha! 

5. Stavite sve zadatke na vremensku traku i usavršite svoj plan

Ako imate alat za planiranje projekata i već ste dodijelili resurse, vjerojatno već imate vremensku traku projekta u kalendaru ili Ganttovom grafikonu. Međutim, ako Excel koristite za plan upravljanja resursima (ili ako više volite Jira upravljanje resursima), ipak morate još jednom pogledati vremensku traku projekta. 

Upravljanje projektom i njegovim zadacima

U ovom trenutku treba obratiti posebnu pozornost na probleme kao što su: 

• slobodna radna mjesta ili zadaci koji nisu dodijeljeni nijednom stručnjaku i članovima tima, 
• klupe ili prekovremeni sati uključeni u plan - treba ih izbjegavati što je više moguće, 
• ovisnosti kojima prijeti neuspjeh, 
• sve druge rizike koji mogu utjecati na projekt. 

Uklonite sve gore navedene probleme kad god je to moguće - ako se akumuliraju, mogu ugroziti vaš projekt. 

Međutim, ako ste to već učinili i niste pronašli nikakve prijestupe, spremni ste - vaša vremenska crta projekta je spremna! 

Predložak vremenske trake projekta u programu Excel – kako bi trebao izgledati? 

Općenito, vremensku traku projekta teško je stvoriti u Excelu, jer alat ima ograničene mogućnosti vizualizacije. Da bi se stvari pogoršale, Excelovi grafikoni temelje se na tablicama, što otežava njihovo uređivanje. Stoga predložak vremenske trake projekta u ovom programu možda neće odgovarati vašim potrebama. 

Ali to su samo prazne riječi - da vidimo kako zapravo izgleda vremenska crta upravljanja excel projektima. 

Predložak vremenske trake projekta programa Excel - tablica 

Baš kao i u svakom drugom slučaju s Excelom, u predlošku vremenske trake projekta sve počinje tablicom. U tom bi slučaju trebao sadržavati naziv prekretnice, njezin datum početka i prioritet (na ljestvici od 1 do 5). 

Evo primjera takve tablice: 

Stvaranje raspršenog grafikona iscrtavanja za predložak vremenske trake projekta

Sada je vrijeme da odemo korak dalje s našim predloškom vremenske trake projekta i pretvorimo tablicu u raspršeni grafikon parcele. 

Da biste to učinili, odaberite tablicu podataka, idite na izbornik Umetanje i odaberite Raspršeni grafikon. Naravno, možete ga urediti i na ovom panelu. Rezultat promjene predloška vremenske trake projekta trebao bi izgledati ovako, pri čemu svaka točka predstavlja prekretnicu projekta. Međutim, cijeli plan projekta ostaje nevidljiv - ne postoji način da se pokažu zadaci, njihov datum završetka i drugi detalji. 

Naravno, grafikon možete i malo proširiti na ovoj ploči pomoću istog predloška vremenske trake projekta. Na primjer, možete dodati naslov grafikonu, dodati elemente grafikona i natpise nad podacima. Međutim, kao što možete vidjeti iz ovog primjera, vremenska traka projekta programa Excel ima značajne probleme s vidljivošću - i neće se promijeniti bez obzira na broj naljepnica koje koristite za opisivanje podataka. Ovaj predložak vremenske trake projekta također nije sposoban prikazati druge podatke koje bi voditelji projekata mogli smatrati korisnima. 

Da biste tome dodali, to nisu jedina ograničenja u vremenskoj traci projekta programa Excel i predlošku vremenske trake projekta općenito.

Predložak vremenske trake projekta u programu Excel – ograničenja 

Vremenska crta excel projekta nije savršen alat - posebno za uslužne tvrtke koje upravljaju s nekoliko stručnjaka i projekata odjednom. To je zato što tablice nisu namijenjene djelovanju kao softver za vremensku crtu projekta i nedostaje im šira slika potrebna za posao, a da ne spominjemo prekretnice i predloške vremenskih crta općenito. 

Što je nemoguće u predlošcima vremenske trake projekta programa Excel? 

Na primjer, u predlošku vremenske trake projekta programa Excel ne možete: 

• pogledajte svaku od faza, prekretnica i zadataka, kao i njihove detalje, zasebno, 
• izradite popis alokacija i odgovornosti za svakog člana tima (za to vam je potrebna dodatna proračunska tablica!) i projektni tim u cjelini od početka do kraja, 
• praćenje napretka rada za svaku fazu, zadatak ili zaposlenika, 
• fleksibilna dodjela i faze uređivanja kad god je to potrebno, 
• pratiti proračune i potrošnje - opet, potrebna vam je druga proračunska tablica za tu svrhu,
• surađivati sa svojim zaposlenicima ili suigračima i razmjenjivati informacije s njima u stvarnom vremenu, 
• pratiti napredak u svim važnim ključnim etapama. 

Samo gledajući gornji popis, ne čudi što su brojne uslužne tvrtke odlučile potražiti svoje alate za vremensku crtu projekta negdje drugdje - a mi imamo primjer savršenog alata za upravljanje projektima za njih. 

Primjer vremenske trake projekta

Kao što možete vidjeti gore, vremenska crta projekta u Excelu ne izgleda uvijek intuitivno i nesumnjivo zahtijevaju puno dodatnog rada. Međutim, stvaranje vremenske crte u Primetricu mnogo je manje dugotrajno, jer je uopće dizajnirano kao softver za vremensku crtu projekta. 

Pogledajmo kako to funkcionira u primjeru vremenske trake projekta! 

Stvaranje novog projekta u primetriju

Svaki novi projekt u Primetricu započinje s nekoliko osnovnih informacija koje moramo imati kako bismo prilagodili pogled vašim potrebama. Stoga, prije nego što počnete, morate stvoriti novi projekt i dodati mu neke detalje - baš kao u primjeru vremenske trake projekta u nastavku. 

Stvaranje faza i procjena 

Nakon što potvrdite podatke koje ste ispunili u prozoru Stvaranje novog projekta, bit ćete preusmjereni na ploču projekta. Ovdje ćete imati mogućnost dodavanja faza projektu (gumb s lijeve strane) i stvaranja procjena za svaku fazu - baš kao što to zahtijeva vremenska crta projekta. 

Osim toga, u Primetricu također možete pratiti svoj proračun od samog početka - naše procjene mogu uključivati vaše troškove, cijene i izračune uživo - baš kao na donjoj snimci zaslona. 

Stvaranje vremenske trake projekta u Primetricu 

Nakon što ste projektu dodali neke detalje, sada možete otići u kalendar projekta i planirati projekt od početka do kraja. Jednostavno kliknite karticu Kalendar da biste došli do nje. 

Nakon što to učinite, vidjet ćete prazan kalendar koji označava samo trajanje projekta. Sada ćete imati priliku da ga ispunite. Jednostavno kliknite na dan kada želite da se dodjela pojavi i odaberite osobu koju želite dodati projektu. Ako imate bilo kakvih nedoumica, softver za vremensku traku projekta pomoći će vam u tome! 

Dodavanje alokacija za članove tima 

Zatim možete ponoviti postupak i ispuniti sve alokacije u projektu. To možete učiniti na istom Ganttovom grafikonu. Ne morate brinuti o preklapanju rezervacija, slobodnim danima i državnim praznicima - sustav će vas obavijestiti kad god naiđe na takav događaj. Osim toga, vremensku traku možete jednostavno stvoriti klikom na dane u kojima želite ispuniti članove tima, bez klikanja na desetke kartica i traženja zadataka. Datum završetka alokacije možete promijeniti i povlačenjem ulijevo ili udesno.  

Kao rezultat toga, do kraja ovog postupka planiranja resursa imat ćete kalendar ispunjen raznim alokacijama (i povezanim informacijama: fazama, pozicijama i još mnogo toga). Evo kako to izgleda: 

Osim toga, kasnije možete koristiti raspored s datumima za praćenje napretka u određenim ključnim etapama i projektu u cjelini. Kada zaposlenik odluči pratiti vrijeme u alatu, njegov status i sati koji su uključeni pojavit će se u kalendaru. Sposobnost praćenja napretka automatski će utjecati i na druge dijelove projekta - promjene će se pojaviti i u procjenama, rezultatima i izvješćima, a kasnije se po potrebi mogu podijeliti s dionicima. 

Ako želite vidjeti može li Primetric primiti i vaš projekt, slobodno rezervirajte demo s našim savjetnicima ili odmah započnite probno razdoblje . 

Prednosti vremenske crte projekta

U redu, ali zašto biste uopće trebali razmisliti o trošenju dragocjenog vremena na stvaranje vremenske crte? 

Postoji nekoliko dobrih razloga za to.

Prednosti za prekretnice projekta i... svi uključeni

1. Jasan pregled cijelog projekta. Nitko ne želi biti u mraku, bilo da se radi o menadžerima ili zaposlenicima. S vremenskom crtom projekta točno znate što vas čeka - i to znanje možete podijeliti sa stručnjacima i rukovoditeljima. 
2. Greške se ne mogu sakriti! Ne može se poreći da je planiranje kompliciran proces sklon ljudskoj pogrešci. Međutim, stvaranje vremenske trake može ga pojednostaviti i pomoći vam da ispravite sve pogreške. 
3. Mnogo ljudi, jedan cilj. Ponekad se čovjek može izgubiti u zadacima i odgovornostima. Vremenska crta projekta pomaže vam da pazite na cilj bez obzira na to što se u međuvremenu dogodi. 
4. Praćenje napretka je lakše. Vremenska crta projekta pokazuje vam sve što bi se trebalo dogoditi u projektu - a kasnije ga možete koristiti da biste vidjeli što se zapravo događa u njemu. 
5. Nema uskih grla u projektu. Bez vremenske crte projekta, rad se nastoji nagomilati i stvara kaos s kojim se nitko ne želi nositi. Bolje je riješiti ova pitanja prije nego što izlože cijelu operaciju riziku! 

Želite li saznati više o vremenskoj traci projekta ili upravljanju projektima? 

Došli ste na pravo mjesto! 

Posjetite naš blog i pročitajte o: 

• učinkovito upravljanje radnim opterećenjem, 
• kritične čimbenike uspjeha projekta koje morate imati na umu tijekom pripreme vremenskog okvira projekta, 
• stvaranje savršenog plana upravljanja resursima, 
• planiranje resursa u Jira - ako koristite alat, naravno, 

Ili kontaktirajte naše savjetnike i odmah rezervirajte demo . 

‍