Schedule Conflict: How to Face Them and Benefit from the Challenge?

Što je sukob rasporeda? Definicija

Zakazivanje sukoba uključuje sve situacije kada je vrijeme zaposlenika zakazano na način koji im onemogućuje obavljanje svojih dužnosti na produktivan način - ili ih uopće obavljati. 

Važno je napomenuti da se izraz "zakazivanje sukoba" odnosi ne samo na preklapajuće dodjele - iako je to najpopularniji slučaj za uslužne tvrtke. Raspored se također može sukobiti s ravnotežom zaposlenika između poslovnog i privatnog života, na primjer, kada bi trebali doći na posao na slobodan dan. 

Primjeri sukoba u rasporedu

Naravno, popis primjera sukoba u rasporedu ovdje ne završava. Najpopularniji problemi s radnim planovima uključuju: 

• preklapanje dodijeljenih sredstava - na primjer, rad na dva projekta u istom ili rad na dvije različite lokacije u istoj smjeni, bez vremena za putovanje na posao uključeno u plan, 
• prekovremeni rad - može biti uzrokovan nekoliko različitih razloga, uključujući nedostatak osoblja, zamjenu smjena, nedostatak drugih ljudi s određenim vještinama ili jedan od zaposlenika koji uzima bolovanje, 
• dodjelu rada zaposleniku na slobodan dan koji je zatražio ili na državni praznik. 

Vrste sukoba u rasporedu i kako postupati s njima

Sukob rasporeda može doći u različitim oblicima i veličinama. Evo kako se najpopularniji od njih može definirati i naknadno riješiti. 

Preklapajuće dodjele 

Najpopularnija vrsta sukoba u rasporedu uključuje preklapanje raspodjele. To je osobito uobičajeno u IT tvrtkama gdje je jedan zaposlenik uključen u više projekata - i odjednom je dodijeljen za rad u oba istog dana. To je također problem za tvrtke koje upravljaju mobilnom radnom snagom. 

Kako postupati s preklapajućim dodjelama? 

Postoji jedno jednostavno rješenje problema preklapanja alokacija: imati pregled svih njih. 

Alat za raspoređivanje projekata ili bilo koji drugi alat koji pokazuje raspodjelu zaposlenika može vam pomoći da uočite dvostruke rezervacije i reagirate na njih prije nego što rezultiraju time da se posao ne obavlja na vrijeme. Naravno, da bi bio uspješan, takav alat treba prikupiti informacije od cijele tvrtke; tek tada će svi problemi biti vidljivi odmah. 

Otkazivanje u zadnji čas

Kada se netko osjeća bolesno ili ima hitnu obiteljsku situaciju, uzimanje slobodnog dana jednostavno je neizbježno. Međutim, iako je takva situacija posebno neugodna za zaposlenika, ona također predstavlja izazov za njihovog menadžera. Evo kako se suočiti s ovim problemom. 

Kako se nositi s otkazivanjima u zadnji čas?

Prije svega, pokušajte spriječiti neočekivane izostanke kad god je to moguće. Ako vidite da neka otkazivanja u zadnji čas čine određeni obrazac, uvedite pravilo koje određuje kada bi takav izostanak trebao biti prijavljen. To će vam dati još malo vremena da se nosite sa situacijom i pronađete zamjenu. 

Međutim, otkazivanja u zadnji čas su neka vrsta hitnih slučajeva češće nego ne, i jednostavno se ne mogu prijaviti nekoliko sati unaprijed. Da biste se brzo nosili s njima i bez odgađanja projekta, još jednom vam preporučujemo da koristite namjenski alat - kao što je Primetric. Pomoću njih možete jednostavno kliknuti na postojeću alokaciju i pronaći zamjenu za nju ili proširiti dodjelu sredstava za druge stručnjake.  

Rezervacija nedostupnih zaposlenika

Zamislite da jednog ljetnog jutra ulazite u ured i otkrijete da neki od zaposlenika nisu na svojim mjestima - jednostavno su otišli na odmor. To se događa više nego što mislite, posebno u tvrtkama koje nemaju vidljivost izostanaka svojih zaposlenika - i to je problem koji bi se uopće trebao riješiti. 

Kako se nositi s rezervacijom nedostupnih zaposlenika?

Prije nego što zakažete osobu za određeno razdoblje, prvo provjerite je li ovaj stručnjak stvarno dostupan. Da biste to učinili, ne biste trebali izravno razgovarati s njima - usmena predaja zapravo nije obvezujući ugovor, zar ne? Umjesto toga, trebali biste koristiti namjenski alat koji uključuje informacije o: 

• državni praznici, 
• pojedinačna slobodna vremena, 
• druge obveze, uključujući unutarnji rad i druga dodijeljena sredstva. 

Sve informacije trebaju biti prikazane u intuitivnom obliku - na primjer, u kalendaru ili Ganttovom grafikonu. Zatim, tijekom dodjele, vidjet ćete sve izostanke u istoj traci. Osim toga, u nekim alatima, kao što je Primetric, također možete biti obaviješteni kada na dodjelu utječe planirani izostanak - oni bi vam mogli dodatno olakšati rad! 

Prekovremeni sati 

Prekovremeni sati jedna su od najstrašnijih vrsta sukoba u rasporedu, jer obično rezultiraju nezadovoljstvom i negativnim utjecajem na moral zaposlenika. Stoga ih treba izbjegavati pod svaku cijenu. 

Ali kako to učiniti? 

Kako se nositi s prekovremenim satima? 

Prvo, morate shvatiti da su overtime tu na prvom mjestu. Važno je napomenuti da oni ne moraju nužno biti uključeni u vremensku traku projekta - oni se također mogu pojaviti niotkuda, kad god se pojavi potreba za kasnim radom. Stoga vam je potreban alat za praćenje vremena koji će vam točno pokazati tko točno radi prekovremeno i za koje projekte. 

Zatim pokušajte identificirati problem koji stoji iza ovog sukoba u rasporedu. Obično uključuju: 

• netočne procjene za projekt, 
• nedostatak stručnjaka s određenim vještinama ili neočekivanim slobodnim radnim mjestima, 
• kašnjenja u projektima, 
• neočekivane situacije, na primjer izostanci u zadnji čas. 

Nakon toga pokušajte riješiti probleme koji najviše utječu na vaše rasporede. 

Naravno, neki problemi, kao što su osobni hitni slučajevi, jednostavno su neizbježni; stoga biste trebali ostaviti malo prostora u rasporedu projekta u slučaju da se dogode. Na taj način voditelji projekata mogu osigurati da u najgorem slučaju projekt bude završen ranije. 

Kratko osoblje 

Ponekad počnete zakazivati projekt neposredno prije nego što započne i vidite da u tvrtki jednostavno nema nikoga tko odgovara zahtjevima u zadatku. Takvo kratko osoblje negativno utječe na vaš projekt - evo kako se nositi s tim. 

Kako upravljati kratkim osobljem? 

Da biste upravljali kratkim osobljem, morate poboljšati svoje postupke predviđanja resursa. Da biste to učinili, morate: 

• definirati resurse koji su vam potrebni prilikom stvaranja opsega projekta, 
• prijaviti slobodna radna mjesta odmah nakon što su uočena ili se očekuje da će se pojaviti, 
• povećati broj novih zapošljavanja, 
• predvidjeti promjene potražnje i djelovati u skladu s tim. 

Kako uopće spriječiti sukob rasporeda? 

Da biste spriječili da dođe do sukoba u rasporedu, prvo morate poboljšati zakazivanje projekata i uočiti probleme prije nego što oni utječu na vaše projekte. 

Utvrđivanje dionika

U svakoj tvrtki postoje brojni menadžeri koji brinu o raspodjeli zaposlenika. Međutim, ne bi svaki od njih trebao biti uključen u svaku alokaciju! 

Da biste spriječili gubitak odluke u desecima glasova, morate saznati koji bi ljudi stvarno trebali biti uključeni u proces donošenja odluka. U slučaju alokacije resursa to obično uključuje: 

• drugi voditelji projekata koji već rade na sličnim projektima ili su u procesu njihovog planiranja, 
• COO-i ili PMO-i s općim poznavanjem projekta, njihovim zahtjevima i važnošću, 
• HR stručnjaci koji mogu upravljati slobodnim radnim mjestima i drugim formalnim problemima, 
• Voditelj prodaje koji može drugima reći više o dolaznim projektima i predvidjeti koji bi resursi mogli biti potrebni u budućnosti. S druge strane, on također može pripremiti proračun za kupca koristeći znanje drugih menadžera.  

Stvaranje pouzdanog procesa

Međutim, pronalaženje pravih ljudi za postupak dodjele resursa nije dovoljno da bi proces bio uspješan. Naravno, ne postoje dvije tvrtke s istim procesom, jer to uvelike ovisi o strukturi dotičnog poslovanja. Međutim, postoji jezgra koju svaka organizacija može koristiti za poboljšanje svog zakazivanja. Sadrži: 

1. Stvaranje dosega projekta. Opseg projekta određuje što će biti potrebno za prihvaćanje projekta i koje će zadatke uključivati. Kao rezultat toga, može se koristiti za predviđanje resursa - bazu za zakazivanje. 
2. Određivanje potrebnih resursa. Pomoću opsega projekta možete vidjeti koji su stručnjaci potrebni za zadane zadatke i koliko im je vremena potrebno za dovršetak projekta. U ovom trenutku možete početi provjeravati imate li ljude koji su vam potrebni za projekt. 
3. Provjera dostupnosti resursa. Naravno, neće svi ljudi biti dostupni kada je to potrebno. Provjera jesu li stvarno na poslu kada projekt započne ključna je za njegov uspjeh. Ne zaboravite imati na umu da praznici, slobodni dani i drugi projekti također mogu ometati vaše planove; po potrebi se posavjetujte s drugim PM-ovima.
4. Izrada nacrta planova. Prije nego što se zadovoljite konačnim planom, pokušajte pripremiti provizorni kako biste vidjeli hoće li se sve stvari spojiti kako ste zamislili. Takvi nacrti pomoći će vam da uočite bilo kakve sukobe u rasporedu, bilo u vlastitom projektu ili u svim projektima odjednom. 
5. Potvrdite alokacije. Ako vaš nacrt plana ne pokazuje prostor za poboljšanje, potvrdite ih s drugim dionicima i pustite ih zaposlenicima na koje se odnosi. Najbolje je to učiniti u namjenskom alatu koji može pokazati dodjelu i obavijestiti menadžere o pogreškama koje će napraviti. 
6. Po potrebi izmijenite plan. Naravno, nijedan raspored nije savršen - zapravo, obično se nešto mijenja kada je već uživo. Izostanci, kašnjenja i promjene zahtjeva svakodnevni su kruh premijera. Stoga budite spremni redovito fleksibilno mijenjati svoj raspored - na primjer, tijekom tjednih sastanaka. Ne zaboravite odabrati prave alate za to! 

Korištenje planiranja kapaciteta 

Dostupnost vaših resursa ključ je za izbjegavanje sukoba u rasporedu. 

Korištenje podataka na: 

• slobodne dane, 
• državni praznici, 
• ostala dodijeljena sredstva, 

može vam pomoći izračunati točan iznos sati koji je određenom zaposleniku ostao u svom rasporedu. Kao rezultat toga, možete planirati njihov rad bez preklapanja rezervacija ili zakazivanja nestalih zaposlenika. 

Važno je napomenuti da postoje neki alati koji ovaj proces čine još lakšim. U Primetricu sustav automatski izračunava broj svojih dostupnih sati. Informacije se zatim uključuju u profil stručnjaka, baš kao što je prikazano u nastavku. Sustav također prikazuje obavijesti upravitelja kad god će se dogoditi preklapanje rezervacija. 

Pronađite prave alate koji će vam pomoći! 

Naravno, ne morate sve to učiniti sami. Uz prave alate, cijeli proces može biti bolji, brži i precizniji. Primetric je jedan od takvih alata! 

U Primetricu možete: 

• pripremiti procjene za cijeli projekt i njegove faze, 
• vidjeti dostupnost i kapacitet stručnjaka, kao i njihove vještine, 
• izračunati kapacitet pomoću podataka o slobodnim danim vremenima, izostancima i drugim dodjelama, 
• prijaviti slobodna radna mjesta VP-u i upravljati njima kada je to potrebno, 
• stvoriti provizorne, nacrte i aktivne projekte u različitim fazama procesa, 
• izmijeniti alokacije povlačenjem, ispuštanjem ili proširivanjem u prikazu kalendara, 
• pratiti rad s projektima i općim izvješćima te intervenirati kada stvari stoje. 

Zvuči dobro? Možemo vam pokazati kako to funkcionira - samo rezervirajte demo ili započnite probno razdoblje! 

Želite li saznati više o boljem planiranju? 

Sjajno - imamo puno resursa koji vam mogu pomoći u tome! 

Slobodno posjetite naš blog i pročitajte više o: 

• stvaranje vremenske trake projekta koja će vam pomoći da alocirate resurse, 
• predviđanje resursa koje vam može pokazati koje će vam stručnjake trebati u budućnosti, 
• najbolji alati za planiranje kapaciteta koje možete koristiti za poboljšanje točnosti svojih planova, 
• upravljanje resursima u Jira - da, znamo da vjerojatno koristite taj! 
• stvaranje savršenog plana upravljanja resursima, ne samo za vaš projekt, već i za cijelu vašu tvrtku, 

Ili, ako smatrate da vaši alati ne mogu podnijeti sukobe u rasporedu kao što to čine naši, možete jednostavno rezervirati demo s našim savjetnicima ili započeti probno razdoblje s Primetricom odmah! 

‍