Softver za raspoređivanje projekata: kako ga odabrati bez žaljenja?

Više od 70% projekata ne uspije biti dovršeno - bilo na vrijeme ili općenito. No, je li to stvarno krivnja menadžera? Ne baš - ponekad jednostavno nemaju pravi softver koji bi im pomogao u postizanju njihovih ciljeva. Međutim, na tržištu je dostupno mnogo alata za raspoređivanje projekata. Veliko pitanje za bilo koju IT tvrtku je: kako odabrati jednu od njih bez kasnijeg žaljenja?

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

30/05/2022

Tablica sadržaja

Alati za planiranje projekata: bitne značajke

Iako se značajke potrebne za uspjeh u određenoj industriji mogu razlikovati, postoje neke mogućnosti koje programi zakazivanja projekata jednostavno moraju imati. 

Ako vašem kandidatu nedostaje bilo što od toga, savjetujemo vam da ozbiljno preispitate svoje izbore. Bez ovih značajki, dovršavanje bilo kojeg projekta bit će vrlo malo vjerojatno! 

Značajka zakazivanja projekata #1: Kalendar 

Poznavanje vremenskog okvira nije dovoljno - također morate planirati svoje vrijeme. 

Većina programa zakazivanja projekata nudi neku vrstu kalendara u svom opsegu značajki. Međutim, ova opcija može biti ograničena samo na opći pregled mjeseci, tjedana i dana s planiranim projektima - a ova vrsta rješenja ne bi vas trebala zadovoljiti ni na koji način. 

Savršen kalendar uključen u softver za raspoređivanje projekata trebao bi vam pružiti: 

  • informacije o sposobnosti ljudi. Svaka IT tvrtka mora pronaći savršenu ravnotežu između potražnje na tržištu, dostupnosti svojih zaposlenika i njezinih ekonomskih ambicija. Informacije o kapacitetu ovdje su od vitalnog značaja jer vam pomažu da vidite tko je dostupan za sudjelovanje u novom projektu i procjenu može li vaša tvrtka zadovoljiti potražnju. Ali što softver za planiranje projekata nudi kako bi ispunio tu potrebu? Taj postupak ne može biti točan bez informacija o izostancima stručnjaka i drugim dužnostima i projektima u kojima sudjeluju. Drugim riječima, savršen alat za raspoređivanje projekata trebao bi ponuditi zaseban kalendar za svakog stručnjaka u tvrtki, zajedno sa značajkom povlačenja i ispuštanja za fleksibilno uređivanje. Takav bi softver također trebao imati toplinsku kartu za dostupnost stručnjaka usporedbu planiranog i radnog vremena s podacima o prekovremenom radu. 
Kalendar projekta s kapacitetom i alokacijama
  • informacije o postojećim projektima. Tipična tvrtka za razvoj softvera istovremeno radi na mnogim projektima. Vidjeti njih i njihove veze posebno je vrijedno za COO i PMO, koji mogu pratiti napredak i djelovati na temelju informacija kako bi spriječili bilo kakva kašnjenja. Stoga bi kalendar projekta trebao biti dio ne samo programa zakazivanja projekata koji odaberete, već i općenito upravljanja portfeljem projekata
Kalendar projekta s alokacijama
  • informacije o državnim praznicima i izostancima. Biste li mogli dovršiti potpuno novi projekt tijekom Božića? Naravno da ne - zašto biste onda trebali zakazati projekt za to razdoblje? Dobar alat za planiranje projekata trebao bi razmotriti čak i prije nego što shvatite da takav problem postoji. Najbolji alati na tržištu mogu vam omogućiti odabir kalendara s praznicima za regiju u kojoj vaša tvrtka posluje. 

Značajka zakazivanja projekata #2: Fleksibilni grafikoni

Fleksibilni grafikoni obično se koriste među svim tvrtkama u IT industriji i pokazali su se neprocjenjivima u pomaganju timovima da planiraju rad oko rokova i pravilno raspoređuju resurse. 

Kao rezultat toga, ne sumnjamo da bi takvi grafikoni također trebali biti uključeni u alate za planiranje projekata - ali što to zapravo znači? 

Većina takvih programa usredotočuje se na korištenje grafikona kako bi menadžerima pružili izvješća i planove koje mogu koristiti za procjenu situacije. Takve su značajke, naravno, korisne za analizu, ali ne odražavaju fleksibilnost moderne IT industrije. 

Sigurni smo da se možete povezati s tim problemom. Zapravo, vjerujemo da je svaki IT menadžer barem jednom želio biti u mogućnosti promijeniti alokaciju izravno iz grafikona. Srećom, neki programi zakazivanja projekata, uključujući Primetric, sposobni su za to - i trebali biste ih favorizirati dok odabirete pravi alat za svoje poslovanje. 

Značajka zakazivanja projekata #3: Alokacije i upravljanje resursima

Ljudi su glavni izvor zarade za tvrtke za razvoj softvera koje kupcima prodaju vrijeme svojih zaposlenika. Kako bi maksimizirale tu dobit, ove tvrtke moraju vrlo ozbiljno shvatiti upravljanje resursima - i moraju ga uključiti u svoj softver za planiranje projekata. 

Međutim, za mnoge IT tvrtke koje dodaju zaposlenika u svaki projekt ili IT tvrtke mogu se pokazati previše glomaznim i dugotrajnim. Stoga, ako želite pojednostavniti upravljanje resursima u svom poduzeću, trebali biste osigurati da se program planiranja projekata koji namjeravate odabrati može koristiti za: 

Stvarajte i uređujte dodjele s mnogih dodirnih točaka. Stvaranje alokacije u zasebnom obliku za svakog zaposlenika može biti opterećujuće. Stoga, dok odabirete alat za zakazivanje projekata, pobrinite se da i vi možete fleksibilnije upravljati svojim resursima. Na primjer, u Primetricu možete kreirati i mijenjati alokacije: 

  • na profilu zaposlenika, 
  • na profilu projekta, 
Upravljanje resursima
  • u kalendaru i/ili na grafikonu (pomoću funkcije povlačenja i ispuštanja - vrlo korisno za brze preraspodjele),
  • korištenje inteligentnog pomoćnika koji automatski nagovještava koji će stručnjaci najbolje odgovarati projektu (na temelju vještina, dostupnosti i cijena troškova,
  • skupno raspoređivanje (zamislite da imate 30 ljudi koje želite zakazati na jedan projekt - u tom slučaju masovno zakazivanje je izvrsna opcija) 
Dodavanje slobodnog mjesta u Primetricu

Dodajte slobodna radna mjesta za projekt. Ponekad postojeći resursi jednostavno nisu dovoljni. U tom slučaju, vaš potencijalni alat za raspoređivanje projekata trebao bi vam ponuditi mogućnost uključivanja slobodnih radnih mjesta u sustav i osiguravanja da se problem odmah riješi zahvaljujući izvješćima o slobodnim radnim mjestima.

Uočite sve pogreške i nedosljednosti u dodjeli. U nekim slučajevima možete jednostavno imati previše posla da biste napravili dvostruku provjeru svake dodjele. Stoga biste trebali biti sigurni da vaš alat to može učiniti za vas s obavijestima i upozorenjima o preklapanju rezervacija.

Upozorenje o preklapanju rezervacija u Primetricu

Pohranite podatke o vještinama i iskustvu zaposlenika. Upravljanje resursima ne odnosi se samo na dodjeljivanje ljudi projektu. Zapravo, radi se o dodjeljivanju pravih ljudi projektima. Program zakazivanja projekata trebao bi stoga moći pohraniti informacije o vještinama, iskustvu i preferencijama zaposlenika kako bi pomogao menadžerima da ih uspješno podudaraju s određenim operacijama. Važno je napomenuti da nema svaki alat takvu značajku, pa se pobrinite da vaš ima!  

Značajka zakazivanja projekata #4: Upravljanje proračunom i troškovima

Tvrtke za razvoj softvera moraju pronaći ravnotežu između brojnih projekata, desetaka radnika i stotina internih zadataka - a vrlo je malo alata za planiranje projekata koji stvarno mogu odražavati tako komplicirane radne uvjete. To je bio slučaj s Netgenom - jednim od naših kupaca koji su se borili s netočnim računima. Odabirom Primetrica uspjeli su upravljati svojim financijama i smanjiti broj pogrešaka. 

Stoga, ako tražite program koji se može posebno prilagoditi IT projektima, trebali biste biti sigurni da vaš odabir ima značajke kao što su:

  • različite vrste ugovora za određene zaposlenike. Općenito, IT stručnjaci su ili izvođači ili redoviti zaposlenici - a bilo koji alat za raspoređivanje IT projekata trebao bi vam omogućiti da u skladu s tim dodijelite njihove plaće. Također bi trebalo biti moguće izračunati troškove rada zaposlenika u istom alatu. 
  • povijest ugovora. U mnogim slučajevima tvrtka radi na mnogim projektima za iste kupce; neki su u fazi stalnog održavanja, dok su drugi pridošlice. Povijest ugovora omogućit će vašem poslovanju brzu razmjenu informacija o projektima i njihovo poboljšanje u budućnosti. 
  • Margine 1. i 2. stupnja. Mnoge tvrtke zanemaruju svoje unutarnje troškove - barem dok ne shvate da njihovo poslovanje više nije profitabilno. Računovodstvo projekata u alatima za planiranje projekata trebalo bi uključivati režijske troškove i druge ponavljajuće i jednokratne troškove kako bi se to spriječilo.
  • različite valute. U IT svijetu projekti se često dovršavaju za kupce iz inozemstva, od strane ljudi iz mnogih različitih zemalja. Ta je situacija gotovo neizbježna, stoga provjerite može li alat za raspoređivanje projekata rukovati različitim valutama. 
  • različiti modeli naplate (tj. T&M, Fiksni, Retainers, Nenaplativi). IT industrija ima vrlo specifične sustave naplate koji se rijetko viđaju u bilo kojem drugom poduzeću. Kao rezultat toga, bilo koji alat za zakazivanje projekata koji će se implementirati u IT organizaciju mora menadžerima pružiti različite mogućnosti naplate. 
Sažetak proračuna u Primetricu
  • financijske procjene i prognoze. Cijena softvera obično se određuje na temelju procjena. Oni su, međutim, u najboljem slučaju dugotrajni i u najgorem slučaju razbjesnili. Srećom, dobar alat za raspoređivanje projekata trebao bi vas osloboditi tog tereta, jer vam može pružiti procjene u stvarnom vremenu na temelju plaća zaposlenika, režijskih troškova i drugih troškova uključenih u sustav. 
  • režijski troškovi projekta i organizacije. IT tvrtka ne odnosi se samo na projekte i zaposlenike; također ima mnogo drugih troškova i prihoda koje treba uzeti u obzir u bilo kojem proračunu. Zato bi alati za planiranje projekata također trebali pružiti menadžerima priliku da u svoje planove uključe dodatne troškove i dobit s fleksibilnim režijskim troškovima (i na razini cijele tvrtke i određenim samo za jedan projekt). Provjerite ima li i vaš alat takvu opciju! 
Odjeljak Režijski troškovi u značajci proračuna u Primetricu

Značajka zakazivanja projekata #5: Izvješćivanje i praćenje performansi 

Nijedan se projekt ne može smatrati uspješnim bez opsežnih podataka o njegovim financijama, resursima i drugim povezanim pitanjima - a ne mogu se dobiti bez izvješćivanja i analize značajki. 

Da biste osigurali pravilno praćenje i izvješćivanje za sve svoje operacije, trebali biste biti sigurni da vaš budući program zakazivanja projekata ima značajke kao što su: 

  • praćenje vremena, često u kombinaciji s troškovima i plaćama za određene zaposlenike. Ova će značajka pomoći menadžerima da uoče bilo kakve nedosljednosti, kašnjenja i druge probleme koji mogu utjecati na dane izlaska ili različite faze projekta. 
  • napredna izvješća temeljena na različitim mjernim podacima. Svi IT menadžeri svjesni su činjenice da projekti mogu imati različite pokazatelje uspjeha. Prilikom odabira alata za planiranje projekata trebali biste potražiti platforme koje vam mogu pružiti sve - bilo da uključuju proračun, rokove ili ljudske resurse. Automatizirana izvješća također mogu biti dodatni plus. 
  • izvješća u stvarnom vremenu. Neki alati obično pokazuju bilo kakve promjene nakon sati čekanja, a to se ne može prihvatiti u tako fleksibilnom okruženju kao što je IT industrija. Prilikom odabira pobliže pogledajte statistiku uključenu u program zakazivanja projekata i provjerite može li odmah uključiti sve prilagodbe u svoja izvješća. 
Izvješće o profitabilnosti u Primetricu

Osim toga, obratite pozornost i na mjerne podatke uključene u izvješća. Obično bi za IT tvrtku trebali uključivati: 

  • planirana i praćena iskorištenost, 
  • Margina 1. i 2. stupnja, 
  • planirana i stvarna profitabilnost projekta, 
  • RAG status za prijetnje i pitanja, 
  • Kapacitet.
Izvješće o kapacitetu u Primetricu

Međutim, također biste trebali imati na umu da izvješća ni na koji način ne bi trebala ograničavati vaše istraživanje. Zapravo, trebali bi uključivati brojne značajke prilagodbe koje će menadžerima omogućiti stvaranje dokumenata koji su im trenutno stvarno potrebni. Također bi im trebalo dati mogućnost dijeljenja izvješća ili slobodnog uvoza i izvoza podataka kad god je to potrebno. To će olakšati posao menadžerima! 

Značajka zakazivanja projekata #6: Integracije

Svatko tko radi u IT industriji zna da rijetko postoji samo jedan alat. Zapravo, obično programeri, testeri, menadžeri i drugi stručnjaci imaju tendenciju da rade s desecima alata koji u određenoj mjeri olakšavaju njihov rad - i, u većini slučajeva, to se jednostavno ne može promijeniti iz različitih tehnoloških razloga. 

Međutim, mnogi prvoklasni alati za raspoređivanje projekata mogu se nositi i s tim problemom - sve zahvaljujući integracijama s drugim programima. Prije nego što donesete konačnu odluku, trebali biste se pobrinuti da svi kritični alati u vašoj tvrtki mogu biti dio najnovijeg dodatka bazenu. To obično uključuje integraciju s JIRA-om i drugim alatima za upravljanje projektima za: 

  • Praćenje vremena (Clockify, Tempo, Toggl, Harvest itd.)
  • Task / Project Management (Jira, Redmine, ClickUp itd.)
  • HR alati (Bambus, Hi Bob, Lignje itd.)
  • Računovodstveni softver (Xero, Quickbooks itd.)
  • CRM-ovi (Hubspot, Pipedrive itd.).
Integracije dostupne u Primetricu

Kvalitete alata za planiranje projekata otporne na buduće promjene

Bilo da predstavljate malu, srednju ili veliku IT tvrtku, sigurni smo da planirate da u nekom trenutku raste. Softver za raspoređivanje projekata trebao bi rasti s vašim poslovanjem - stoga bi vam trebao pružiti:

Skalabilnost. S vremenom se procesi u bilo kojoj tvrtki mogu proširiti na ogromne veličine - a alati za raspoređivanje projekata ionako bi ih trebali biti sposobni podržati. Sve veći broj zaposlenika, projekti, veći proračuni, nove valute, različite postavke za podružnice tvrtke, napredne režijske troškove i druge probleme trebao bi se neprimjetno rješavati vašim programom izbora u godinama koje dolaze. Drugim riječima, pobrinite se da alat za planiranje projekta kasnije može pratiti vaše zahtjeve! 

Podrška. Iako mnogi menadžeri radije sami rješavaju svoje probleme, postoje neke situacije koje jednostavno zahtijevaju profesionalnu podršku softverske linije za pomoć. Kada se to dogodi, svakako biste radije kontaktirali dobro informiranog stručnjaka nego bota. Da biste to osigurali, pročitajte mišljenja o softveru i obratite pozornost na detalje o komunikaciji s podrškom. Na taj ćete način dobiti pomoć kad god vam zatreba, a možete računati i na to da će pružatelji usluga slušati i odgovarati na vaše druge povratne informacije. 

Osiguranje. U upravljanju projektima često morate rukovati gigabajtima osjetljivih podataka - sve u softveru treće strane. Stoga biste trebali osigurati da vaš potencijalni program zakazivanja projekata neće štedjeti na njihovom pravilnom osiguranju. U nekim slučajevima možete pronaći dovoljno informacija na web mjestu proizvoda; ako to ne učinite, ne ustručavajte se stupiti u kontakt s pružateljem usluga - predstavnici visokokvalitetnog alata neće imati problema podijeliti sigurnosne detalje s vama. 

Fleksibilnost. Kao što smo već naveli, IT industrija se svodi na fleksibilnost. Projekti se mijenjaju, ljudi dolaze i odlaze, novi izazovi mogu se pojaviti u bilo kojem trenutku - i vaš program zakazivanja projekata treba biti spreman za to. Dok razmišljate, pobrinite se da se svi detalji vaših projekata, stručnjaka i proračuna mogu prilagoditi kad god vam zatrebaju - možda ćete se iznenaditi, ali ne nude svi proizvodi takvu opciju! 

Održavanje. To se može činiti očitim dijelom svakog rješenja, ali mnogi pružatelji usluga zaboravljaju se usredotočiti na njega, što rezultira brojnim greškama i problemima. Visokokvalitetne programe zakazivanja projekata trebalo bi redovito ažurirati ne samo kako bi ostali potpuno funkcionalni, već i kako bi se spriječile sigurnosne prijetnje i druga kritična pitanja. 

Stalan razvoj. Ako ste menadžer ili iskusni stručnjak, sigurno znate da se posao stalno mijenja - pa tako i alat koji koristite za upravljanje njime. Pružatelj vašeg sustava trebao bi vam pružiti detaljan plan za budući razvoj rješenja. U suprotnom, jednog dana u budućnosti možda će vam ostati program koji više ne možete koristiti ...

Kako odabrati pravi softver za planiranje projekata za vas? 

  1. Definirajte zahtjeve svoje tvrtke

Na svijetu ne postoje identične IT tvrtke - zato ne biste trebali slijediti tuđe stope pri odabiru programa zakazivanja projekata. 

Međutim, da biste to uspješno učinili, prvo morate odrediti što vaše poslovanje stvarno treba skalirati u budućnosti. 

Da biste to učinili, možete koristiti naš popis korištenja koji uključuje uloge u tvrtki, stvarne životne situacije i prioritete. Uz njegovu pomoć možete prikupiti početne zahtjeve i konzultirati ih s dobavljačem. 

Popis možete pronaći ovdje - preuzmite popis slučajeva upotrebe. 

Alternativno, možete: 

  • definirati glavne izazove i slučajeve upotrebe,
  • mapirati / analizirati svoje procese i identificirati dionike odgovorne za njih. Različite tvrtke oslanjaju se na različite strukture na kojima temelje svoje performanse. Prepoznajte ove obrasce, uočite uska grla i probleme i okarakterizirajte rješenje koje bi moglo pomoći vašem poslovanju da ih riješi. 
  • razgovarajte sa svojim timovima i zaposlenicima. Uvidi stručnjaka mogu biti jednako vrijedni, ako ne i više, od onih menadžera.
  • pobliže pogledajte strukturu tvrtke. Provjerite jesu li vaši resursi dodijeljeni jednom ili više projekata; pregledajte modele naplate koje koristite i provjerite je li protok informacija između različitih odjela i menadžera dovoljan za daljnji razvoj vašeg poslovanja. 

Evo popisa s uobičajenim pitanjima koja biste trebali postaviti sebi i suigračima prilikom odabira alata za zakazivanje projekata:

  • Kada točno počinjemo zakazivati novi projekt? Kada je posao zaključen? Ili možda kada dogovor dosegne određenu razinu sigurnosti?
  • Što je potrebno za pripremu ponude za klijenta? Dostupnost ljudi? Cijene i stope prihoda? 
  • Tko je odgovoran za procjene? Treba li nam tijek rada za odobrenje?
  • Kako procjenjujemo nove projekte? Na temelju uloga? Faze projekta? Oba? Ili možda na neki drugi način?
  • Tko donosi odluke o novoj raspodjeli / preraspodjeli?
  • Imamo li standardizirane stope dohotka na temelju staža / uloga / drugih čimbenika?
  • Koje modele naplate preferiramo?
  • Kako će nam klijenti platiti? Unaprijed? Mjesečno/tjedno/tromjesečno? Nakon završetka projekta?
  • Kako analizirati isporuku projekta? Imamo li nezaobilazne KPI-jeve, tj.
  • Trebaju li različiti menadžeri imati ograničen pristup stručnjacima kojima ne upravljaju? Ili bi ih možda trebali vidjeti, ali ih ne mogu dodijeliti?

Želite li preuzeti cijeli popis pitanja? Preuzmite ga ovdje.

Nakon što to učinite, napravite popis značajki koje bi mogle pridonijeti poboljšanju situacije koju ste naveli na gornjim kontrolnim točkama. Ne brinite ako ne možete odmah odrediti prave opcije - sigurno ćete tijekom svog istraživanja naići na mnoge takve značajke. 

Da bi stvari bile lakše i transparentnije, značajke na koje se želite usredotočiti možete podijeliti u tri kategorije: bitne, lijepe za imati i neuzvraćene funkcionalnosti. Takva tablica pomoći će vam da se kasnije usredotočite na svoje prioritete. 

Primjerima: 

Slučaj 1 - Mala tvrtka (0-50 zaposlenih)

Small Company ima dva osnivača koji djeluju kao menadžeri s mnogo odgovornosti. Za sada zapošljavaju 10 IT stručnjaka koji rade sa širokim opsegom tehnologija. Obično su uključeni u 3 različita projekta. Oni, međutim, nisu podijeljeni u timove; umjesto toga, jedan programer može sudjelovati u mnogim projektima odjednom. 

Nakon procjene njegove situacije, Mala tvrtka je odlučila da im je potreban alat s: 

  • sveobuhvatna izvješća koja mogu kombinirati različite perspektive za dva osnivača, 
  • bazu podataka svih vještina i iskustava stručnjaka tvrtke kako bi ih učinkovito dodijelili projektu, 
  • kalendar projekta i zaposlenika s alokacijama kako bi se spriječilo preklapanje rezervacija i omogućilo dugoročno i kratkoročno planiranje, kao i uključivanje praznika i izostanaka u procjenama. To je značajka koja je od iznimne važnosti za ovaj posao.

Slučaj 2 - Srednje poduzeće (50-500 zaposlenih)

Srednja tvrtka ima preko 150 zaposlenih. Uglavnom su specijalizirani za svoja područja i imaju različite opsege vještina; neki od njih su uključeni u mnogo različitih projekata u isto vrijeme. 

U ovom trenutku tvrtka radi na desetak različitih projekata za kupce. Međutim, oni se razlikuju u smislu zahtjeva i vrsta naplate - neki su vremenski i materijalni projekti, dok se drugi temelje na fiksnoj cijeni. Neki su projekti također složeniji od drugih i uključuju nekoliko različitih faza. 

Da tome dodamo, Srednja tvrtka već koristi JIRA za upravljanje projektima i želi se držati alata. Međutim, menadžeri bi također mogli koristiti neki općenitiji pogled na poslovanje tvrtke, jer JIRA nema takvu značajku. Štoviše, struktura postaje sve složenija, tako da postoji potreba za tijekovima rada za odobrenje i ograničenjima pristupa za različite financijske podatke.

Na temelju informacija jasno možemo vidjeti da srednje poduzeće treba značajke kao što su: 

  • bazu podataka svih vještina i iskustava stručnjaka tvrtke kako bi ih učinkovito dodijelili projektu, 
  • napredni detalji projekta i karakteristike specifične za IT, odnosno vrste naplate, faze projekta, procjene itd. - bile bi vrlo povoljne za poslovanje.
  • kalendar projekta i zaposlenika s fleksibilnim izdvajanjima kako za cjelokupni projekt tako i za njegove faze, što je nezaobilazno za Srednje društvo
  • integracija s JIRA-om, koja je ključna za poslovanje
  • sveobuhvatna izvješća na visokoj razini s detaljnim informacijama o projektima, kapacitetima i drugim ključnim pitanjima,
  • tijekovi rada za odobrenje i ograničenja pristupa podacima na temelju uloga 

Slučaj 3 - Velika tvrtka (500+ zaposlenika)

Velika tvrtka zapošljava preko 500 ljudi, uključujući menadžere i stručnjake u područjima kao što su IT, marketing, HR i još mnogo toga. Svi ti ljudi trebaju prijaviti vrijeme svojim menadžerima, a to bi trebali učiniti na jednoj platformi. Osim toga, detaljne informacije o njihovim aktivnostima trebale bi biti dostupne samo njihovim rukovoditeljima; stoga bi potencijalni alat za Veliku tvrtku trebao imati različite uloge i razine pristupa za njih. 

Da tome dodamo, Velika tvrtka je jednostavno preplavljena desecima projekata odjednom. Razlikuju se u smislu proračuna, procjena, režijskih troškova i vrsta naplate. Osim toga, s izvođačima i redovitim zaposlenicima na brodu, njihove plaće također se mogu razlikovati od jednog projekta do drugog. Stoga bi program zakazivanja projekata trebao uključivati sve ove značajke. 

Upravljanje resursima također postaje sve teže s rastućom veličinom Velike tvrtke. Osim vještina i kapaciteta zaposlenika, tvrtka također treba svakodnevno zapošljavati nove ljude i prijavljivati HR-u sva slobodna radna mjesta. Proces bi mogao biti znatno lakši ako bi to mogao učiniti i novi alat za raspoređivanje projekata. 

Menadžeri u Velikoj tvrtki visoko su specijalizirani za svoja područja. Tu su COO, CFO, PMO, COO i CFO - i svi oni očekuju da će im novi softver za planiranje projekta pružiti vrijedne uvide u njihovo poslovanje. Također su im potrebni podaci u stvarnom vremenu o svakom pojedinom projektu kako bi mogli odmah reagirati na sve promjene. 

Na temelju ovog opisa jasno možemo vidjeti da velika tvrtka treba značajke kao što su: 

  • izvještavanje o radnom vremenu za radnike raspoređene u određene projekte, što je za Veliku tvrtku obavezno,
  • različite uloge i razine pristupa za menadžere i stručnjake s različitim odgovornostima, 
  • sveobuhvatni alati za upravljanje resursima s detaljnim informacijama o vještinama, iskustvu, izostancima, vrstama zaposlenja i plaćama stručnjaka za različite scenarije, što je potrebno velikom poduzeću
  • prijavljivanje slobodnih radnih mjesta i potrebnih postupaka zapošljavanja u istom alatu, 
  • napredna izvješća za različite vrste podataka (tj. proračun, kapacitet, dobit, režijske troškove i još mnogo toga),
  • detaljne informacije o proračunu, uključujući vrste ugovora, režijske troškove i podmirenje plaćanja, koje moraju biti uključene u potencijalni softver za planiranje projekata.
  • stalno ažurirani podaci s trenutnim pristupom svim promjenama. 
  • robusne integracije s različitim sustavima,
  • SSO (Google / Azure / Ostalo), tako da cijela tvrtka može lako upravljati pristupom za pridošlice i ostavljače

2. Provođenje istraživanja.

Pobliže pogledati vlastite operacije nije dovoljno za odabir pravog programa zakazivanja projekata. Da biste to učinili uspješno, morat ćete pretražiti desetke i desetke ponuda različitih pružatelja usluga. 

Iako se istraživački proces ne razlikuje mnogo ovisno o veličini tvrtke, vjerojatno će to ionako biti naporno putovanje za vas i druge menadžere. 

Međutim, možete vam malo olakšati ako se usredotočite na pronalaženje informacija o: 

  • osnovni pojmovi koji se odnose na softver za zakazivanje projekata. Isprobajte googling značajke i kvalitete koje vas zanimaju, kao i razne fraze koje se odnose na poslovnu inteligenciju općenito. Ovaj proces će vam dati širu sliku onoga što možete očekivati od takvog softvera. 
  • posjetite web stranice popularnih pružatelja softvera za zakazivanje projekata. Nemojte se samo bezumno pomicati kroz njih; pripremiti tablicu u kojoj se uspoređuje opseg značajki koje nude različita rješenja. Kasnije će se pokazati neprocjenjivim za donošenje konačne odluke. 
  • provjerite alate za osnovne značajke navedene gore na našem popisu. Osim toga, ne zaboravite obratiti pozornost na skalabilnost, sigurnost, podršku i fleksibilnost rješenja - te karakteristike možete provjeriti pregledavanjem mišljenja o proizvodu ili izravnim kontaktiranjem davatelja usluga.
  • nabavite demonstraciju softvera za zakazivanje projekata. To je najbolji način da testirate odgovara li program po vašem izboru zaista vašim zahtjevima. Sudjelujte u probnoj verziji ili rezervirajte prezentaciju s predstavnikom davatelja usluga kako biste zaista pobliže pogledali softver i realno procijenili njegovu vrijednost. 

Neki su alati usmjereni na automatsko uključivanje, što vam ne nudi mogućnost razgovora s bilo kojim stručnjakom. Neki od njih pokazat će vam platformu, tako da joj možete pristupiti sami.

U Primetricu imamo drugačiji pristup. Našim kupcima dajemo cijeli tijek rada implementacije koji im pomaže identificirati slučajeve upotrebe koji se moraju imati, mapirati njihovu strukturu, identificirati prvaka proizvoda i uspješno implementirati Primetric u organizaciju.

Ako želite razgovarati s našim stručnjakom - zakažite poziv ovdje.

3. Postupak donošenja odluka.

Posljednje, ali ne i najmanje važno, krajnje je vrijeme za donošenje konačne odluke. To bi trebao biti lak zadatak, pod uvjetom da pažljivo slijedite naše upute. Da biste dovršili postupak, trebali biste: 

  • usporedite rješenja u smislu cijena i vladajte onima koji su očito izvan vašeg proračuna - ili jednostavno nisu vrijedni novca; 
  • usporedite značajke uključene u programe zakazivanja projekata. Pomoću tablice koju ste prethodno pripremili kritički procijenite značajke, odredite njihov prioritet i odaberite pregršt opcija koje odgovaraju vašim očekivanjima. 
  • razgovarajte o glavnim prioritetima sa svojim timovima ili menadžerima, ovisno o okolnostima. Zatim odlučite o rješenju za raspoređivanje projekata koje može podržati sve kritične procese u najvećoj mogućoj mjeri. 

Slučaj 1 - Mala tvrtka

Mala tvrtka uskoro odlučuje koji će softver za zakazivanje projekata odabrati. Zbog svoje veličine, tvrtka ima samo mali proračun; stoga isključuje sva skupa rješenja. 

Zatim, na temelju internog istraživanja provedenog na početku procesa, Mala tvrtka je utvrdila da su projekt i kalendar zaposlenika s fleksibilnim alokacijama značajka koju njihov softver po izboru jednostavno mora imati. Stoga uprava isključuje sve alate koji ga nemaju (ili ova opcija nekako nedostaje). 

Kasnije se uprava u Maloj tvrtki može usredotočiti na druge značajke koje smatraju potencijalno korisnima za pronalaženje 2-3 alata za zakazivanje projekata koji odgovaraju njihovim očekivanjima. Međutim, zbog stalnog razvoja njihovog poslovanja, oni također moraju provjeriti može li se softver skalirati s njim kako tvrtka raste. 

U ovoj fazi mogu odlučiti o odabiru jednog od njih na temelju svojih iskustava iz demonstracije - osim ako na stolu nije samo 1 alat za planiranje projekata. 

Slučaj 2 - Srednje poduzeće

Srednja tvrtka ima znatno visok proračun. Stoga njegovo upravljanje samo uklanja s popisa potencijalnih rješenja ona koja su apsurdno precijenjena. 

Tada se, baš kao iu slučaju Male tvrtke, Srednja tvrtka usredotočuje na svoje glavne značajke interesa. To uključuje: 

  • integracija s JIRA-om, 
  • napredni detalji projekta s proračunom, 
  • kalendar projekta i zaposlenika s alokacijama. 

Kao rezultat toga, Srednje poduzeće može izbrisati alate za raspoređivanje projekata koji ne zadovoljavaju te potrebe s popisa rješenja koja treba uzeti u obzir. 

Nakon toga Srednja tvrtka može se usredotočiti na sve manje značajke koje bi željeli uključiti u svoja preferirana rješenja. Svi alati za zakazivanje projekata koji mogu ponuditi dodatne opcije koje Srednja tvrtka traži sada se sele na vrh popisa. 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, s nekoliko menadžera na brodu, Srednja tvrtka može uzeti u obzir njihova osobna mišljenja - na kraju, oni su ti koji će koristiti alat. 

Slučaj 3 - Velika tvrtka 

Velika tvrtka ima vrlo velikodušne politike; kao rezultat toga, nije ograničen proračunom pri odabiru programa zakazivanja projekata. Stoga je njegov popis vrlo dug i kompliciran. 

Međutim, prije svega uprava u Velikoj tvrtki želi biti sigurna da alat koji će koristiti ima sljedeće značajke: 

  • izvještavanje o radnom vremenu za sve zaposlenike, 
  • napredne značajke upravljanja resursima, 
  • detaljne mogućnosti izrade proračuna za projekt i zaposlenike. 

Slijedom toga, svi alati za zakazivanje projekata bez tih značajki uklanjaju se s popisa. 

Nadalje, menadžeri mogu sagledati svijetlu stranu svojih odluka i pobliže pogledati programe koji im mogu pružiti dodatne značajke koje bi rado imali. Na kraju bi, naravno, u konačnu odluku trebali uključiti vlastite dojmove. 

Prednosti alata za raspoređivanje projekata za rukovoditelje 

Prilikom odabira programa zakazivanja projekata, važno je uključiti mišljenja svih menadžera na razini C - iako im se ideja možda uopće ne sviđa, jer su vjerojatno vrlo zauzeti. 

Međutim, menadžeri ne bi trebali zanemariti proces, jer mogu imati koristi od alata više od svih ostalih zaposlenika. Zašto? 

IZVRŠNI DIREKTOR

Glavni cilj svakog izvršnog direktora je vidjeti kako njegova tvrtka raste - a alati za planiranje projekata mogu mu pomoći upravo u tome. 

S takvim programima izvršni direktor može pratiti interne procese povezane s upravljanjem projektima i resursima i uočiti sve nedosljednosti prije nego što utječu na ključne operacije. Alati za planiranje projekata također mogu upravitelju pružiti detaljne informacije o ključnim pokazateljima i čimbenicima koji doprinose uspjehu tvrtke. Osim toga, može se koristiti i za nadgledanje svakodnevnog poslovanja i pronalaženje novih mogućnosti za rast tvrtke. 

Izvješće o profitabilnosti u Primetricu

CFO

U očima CFO-a, tvrtka je uspješna kada se njezina financijska likvidnost održava bez prekida - i nema boljeg načina za postizanje tog cilja od korištenja programa zakazivanja projekata. 

Alati za raspoređivanje projekata mogu pomoći FINANCIJSKOM DIREKTORU da pobliže pogleda sve financije projekata, od opće dobiti, do plaća određenog stručnjaka. Najbolji softver u toj kategoriji može uključivati detalje kao što su: 

  • Procjene 
  • režijski trošak 
  • proračuni s vrstama naplate, 
  • nacrt proračuna za potencijalne projekte,
  • plaće izvođača i zaposlenika, 
  • financijske informacije iz podružnica tvrtke, 
  • troškove faza i faza pojedinih projekata, 
  • informacije o neprofitabilnim i najprofitabilnijim operacijama. 

Dobar program zakazivanja projekata također može biti fleksibilan i pružiti sve te informacije u različitim valutama i vrstama naplate. 

Takav sveobuhvatan pregled može biti neprocjenjiv za bilo kojeg CFO-a. Ne samo da mu pruža informacije u stvarnom vremenu o poslovanju tvrtke, već može biti i izvor inovacija i poboljšanja koja mogu rezultirati još većom dobiti. 

Financijsko izvješće u Primetricu

PMO

Što više projekata PMO ima u svojim rukama, to mu je teže sve ih pratiti - osim ako u blizini nemaju alat za planiranje projekata. 

Programi zakazivanja projekata obično su osnova za sve odgovornosti PMO-a. S takvim softverom može: 

  • uočiti i riješiti sve sukobe između različitih projekata, 
  • precizno dodijeliti resurse i otkriti bilo kakve pogreške, ako se pojave, 
  • učinkovito uključivanje novih projekata i njihovo planiranje u skladu s dostupnošću resursa, 
  • kontrolirati detalje svakog projekta, uključujući vrstu naplate, potrebne resurse, slobodna radna mjesta i još mnogo toga, 
  • pratiti proračun u stvarnom vremenu, uključujući ključne detalje kao što su plaće, režijski troškovi, podmireni računi itd.

Kad se sve uzme u obzir, sa softverom za planiranje projekata PMO može osigurati da se projekti mogu dovršiti na vrijeme, s pravim resursima i uz maksimalnu dobit. 

Izvješće o profitabilnosti u Primetricu

GUGUTANJE

Upravljanje svim operacijama u tvrtki nije lak zadatak za COO, ali može biti lakše sa softverom za planiranje projekata. 

Zahvaljujući ovom rješenju, COO može imati pristup jednom izvoru istine o svim kritičnim procesima u tvrtki. To uključuje: 

  • informacije o poslovanju u svim odjelima i svim problemima vezanim uz njihovu suradnju, 
  • detaljne podatke o financijama i projektima, uključujući profitabilnost, režijske troškove, neočekivane potrošnje i još mnogo toga,
  • praćenje portfelja projekata, uočavanje bilo kakvih nedostataka u planiranju koji mogu podržati nove aktivnosti, kao i ometanje operacija, 
  • učinkovito upravljanje resursima, uključujući planiranje kapaciteta i nova zapošljavanja. 

S programom zakazivanja projekata, COO može uspješno pratiti sve operacije (čak i one najmanje), provjeriti njihov status i reagirati u skladu s tim, čime se poboljšava profitabilnost tvrtke. 

Izvješće o kapacitetu u Primetricu

Odaberite pravi program zakazivanja projekata - odaberite Primetric

Sada kada znate odabrati program zakazivanja projekata, svakako biste željeli započeti svoje istraživanje upravo sada - a mi znamo savršeno mjesto za to. 

S Primetricom možete zadovoljiti sve gore navedene zahtjeve - i još mnogo toga - i s malim i s velikim tvrtkama. 

Možete odmah pobliže pogledati naše rješenje. Rezervirajte demo ili pogledajte kako se Primetric uspoređuje s drugim programima zakazivanja projekata kako biste napravili pravi izbor. 

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije