Time Management Strategies You Need to Succeed

Vrijeme je novac. 

Ova izreka je još stvarnija kada govorimo o tipičnim dnevnim zadacima voditelja portfelja projekata ili COO-a. 

Njihov je posao da stvari u tvrtki teku glatko, povećaju produktivnost i eliminiraju otpad (a to uključuje izgubljeno vrijeme).

Provedba nekoliko strategija upravljanja vremenom ovdje nije dovoljna. Da biste asirali upravljanje vremenom u vašoj tvrtki, potreban vam je tijek rada na razini cijele tvrtke za sve dionike projekta.

Sve dok nemate ovaj globalni tijek rada za cijelu tvrtku, vrijeme će se uvijek negdje gubiti. 

Započnite stvaranjem tijeka rada na razini cijele tvrtke

Prvi korak: stvaranje tijeka rada

Ovaj tijek rada trebao bi odgovarati potrebama i očekivanjima svih dionika, počevši od programera softvera i PM-ova i završavajući s prodajnim i HR stručnjacima.

Tijek rada o kojem ovdje govorimo kombinacija je alata, rasporeda sastanaka i jasne podjele odgovornosti za određene procese tvrtke.

Iz perspektive COO-a, ključno je da vaš tijek rada:

1. Ne isključuje potrebe bilo kojeg dionika
2. Lako je pratiti i izvještavati, tako da imate neke jasne odgovore za financijskog direktora ili izvršnog direktora.
   

Now, you might not have a workflow in place at all. This could lead your PMs to waste their time on endless meetings or dealing with problems like schedule conflicts. 

S druge strane, možda imate uspostavljen tijek rada, ali i dalje imate problema. To znači da vaš tijek rada nije dovoljno sveobuhvatan i isključuje nečije potrebe. 

Vjeruj mi; potreban vam je solidan tijek rada kako bi vaša tvrtka preživjela i napredovala na prometnom IT tržištu (i izgradila vještine upravljanja vremenom među svojom radnom snagom).

Kako takvi tijekovi rada mogu izgledati? U nastavku možete pronaći neke primjere tijekova rada koje su stvorili naši klijenti.

Primjer #1: Tijek rada povezan s planiranjem

Tijek rada opisuje kako planirati, odrediti prioritete, odobriti i optimizirati planiranje rada razvojnih programera, zadržavajući sve dionike u komunikacijskoj petlji - uzimajući u obzir njihove različite potrebe i situacije. Svaki od ovih blokova proširuje se daljnjim podprocesima. Zahvaljujući takvom tijeku rada možete brzo dobiti pogled iz ptičje perspektive na svoje projekte i vidjeti tko je potreban u kojoj fazi projekta. To pomaže u donošenju odluka i omogućuje kontinuiranu optimizaciju procesa.

Primjer #2: Tijek rada za preraspodjelu

Ponekad ćete možda morati preraspodijeliti osobu iz jednog projekta u drugi. Ako PM-ovi nemaju tijek rada za to, mogu se pojaviti problemi poput zabune oko dodjele ili dvostruke rezervacije (i stvoriti vam još veće radno opterećenje). Oblikovanjem jasnog postupka odobravanja i hvatanjem njegove logike u rješenju za upravljanje projektima koje koristite, klonite se tih rizika i dajete svojim PM-ovima proces na koji se mogu osloniti.

Evo snimke zaslona iz opsežnog dokumenta koji je jedan od naših klijenata stvorio kako bi uštedio vrijeme i optimizirao postupak dodjele.

Ako želite preuzeti ovaj određeni dio da biste ga implementirali u svoju tvrtku ili ustanovu, to možete učiniti ovdje: Postupak dodjele.

Dakle, kako stvoriti tijek rada koji poboljšava upravljanje vremenom vaših menadžera?

Morate razmisliti o tome kako izgleda premijerov standardni dan i što rade. Zatim kategorizirajte ove aktivnosti i analizirajte koliko vremena troše na pojedine aktivnosti kako bi pronašli moguće gubitke vremena. Grafikon poput ovog ovdje puno pomaže:

Na primjer, zamislite tvrtku X sa 6 PMS. Lako možete vidjeti da gotovo 30% svog vremena provode na sastancima klijenata, a gotovo 20% na interne sastanke - to je prilično puno.

Nakon što dobijete te informacije, možete otići dublje i pitati svoje ljude o tome što se događa ili jednostavno kopati više o podacima.

U slučaju tvrtke X, pokazalo se da svaki premijer ima svoju Excel proračunsku tablicu i na kraju je proveo puno vremena prikupljajući podatke iz različitih proračunskih tablica tijekom sastanaka kako bi donio odluke o projektima (čak 5 sati tjedno). Razgovarajte o sjajnom upravljanju vremenom!

Uspjeli ste identificirati određeni organizacijski problem zahvaljujući jednostavnoj analizi podataka i razgovoru sa svojim timom. 

Uz razvoj tvrtke, pojavit će se sve više takvih problema vezanih uz način na koji upravljate svojim vremenom - zbog čega takvu jednu aktivnost treba inkapsulirati u tijek rada.

Najjednostavnija vrsta tijeka rada ovdje može biti:

• Implementacija alata koji omogućuje bilježenje radnog vremena (također vremena utrošenog na nenaplative aktivnosti),
• Provođenje redovitih sastanaka za analizu vremena provedenog na određenim kategorijama aktivnosti + prijedlozi za njihovu optimizaciju,
• Provedba predloženih rješenja i testiranje,
• Analiza i procjena jesu li rješenja riješila problem,
• Krug je zatvoren.
  

Takav sustav ima zatvoreni krug i prisiljava različite dionike da aktivno rade i stalno poboljšavaju određeni aspekt organizacije. U ovom slučaju, to je bilo radno vrijeme menadžera i cijeli tijek rada. S vremenom će vaša tvrtka sigurno rasti i to će dodatno zakomplicirati organizacijsku strukturu, uključujući više dionika. Zato biste trebali očekivati da će tijek rada s vremenom rasti i tijekom vremena.

Odmah počnite graditi tijek rada:

Prvo odaberite svoju početnu točku - mjesto koje je trenutno vaša najveća bolna točka, problem koji trebate riješiti što je prije moguće.

Zatim odlučite kako i kada ćete promijeniti druge elemente tijeka rada. Ne zaboravite uključiti sve koji će biti dio tijeka rada. 

Sada kada znate kako stvoriti tijek rada i proširiti ga, možemo prijeći na sljedeću fazu - njezinu provedbu i strategije upravljanja vremenom koje ga prate.

Drugi korak: implementacija tijeka rada

Upravljanje promjenama je tvrd orah. Ali nemojte očekivati da će i najsjajniji vaši PM-ovi početi savršeno pratiti vaš tijek rada od prvog dana.

Implementacija novog tijeka rada trajat će najmanje nekoliko mjeseci. 

Sada kada imate novi tijek rada, vrijeme je da ga priopćite svim dionicima. Važno je uzeti u obzir sljedeće točke:

• Cilj tijeka rada - morate komunicirati koji je cilj vašeg novog tijeka rada pružiti obrazloženje za njegovu provedbu,
• Koristi koje donosi svakom dioniku (organizacijske i osobne),
• Razvoj pojedinačnih koraka procesa zajedno s dionicima.
  

The first two points are essential to the success of the implementation. In my experience, I often met PPMs who implemented great resource planning processes (in theory). But in the end, nobody used them because people didn’t see the real value from their implementation. Of course, you can always just tell people to do it - but that's probably not the point. ;) In other words - you have to sell your workflow to others.

Posljednja točka, s druge strane, dolazi s dvije prednosti - prva je da ako ljudi sudjeluju u procesu stvaranja, bit će spremniji provesti ga kasnije (uostalom, sam sam to smislio!). Drugo, uključivanje i razumijevanje tijeka rada u ovom će slučaju biti lakše. Da ne spominjemo i vrijeme i učinkovitost provedbe.

Kao što možete vidjeti, ovdje ćete se suočiti s dva ključna izazova:

1. Stvaranje dobrog procesa
2. Ispravna implementacija
   

Sada kada ste toga svjesni, usredotočimo se na učinkovite strategije upravljanja vremenom i stvari koje bi trebale postati dio takvog tijeka rada.

3 strategije upravljanja vremenom za menadžere

1. Planiranje i praćenje vremena u nenaplativim projektima

You wouldn’t believe how many COOs never track the non-billable work of their PMs.

Ali kako biste trebali optimizirati njihove vještine upravljanja vremenom ako nemate pojma gdje uopće ulažu svoje vrijeme?

Create non-billable projects in your project portfolio management software. Then allocate people to those projects, keeping in mind that this data will help you understand their future workload (thanks to planning) and actual work done (thanks to tracking).

Ako ne znate koliko vremena menadžeri troše na određene aktivnosti, ne želite ništa pretpostavljati u početku. Samo pratite radno vrijeme, a zatim počnite planirati ili zamolite svoje menadžere da ga sami planiraju.

2. Planirajte rad unaprijed 

Ako radite u IT-u, vjerojatno ćete se složiti sa mnom: podjela velikog projekta na manje dijelove najbolji je način za pristup planiranju resursa i procjeni projekta.

If you’d like to learn more about estimating projects, take a look here: How to do cost estimation in project portfolio management

What’s more, this division into work packages is also critical for more accurate resource planning in project management. And if you plan well, you’ll avoid wasting time later on - be it double bookings, inaccurate estimations forcing your team to work overtime, or extra meetings required to clarify project requirements.

Dobar plan uklanja sve ove smetnje kako biste mogli vidjeti nagradu.

3. Postavite jasne prioritete

Zamisli da ti priđu dva klijenta. Oba projekta izgledaju zanimljivo, a vi imate prave vještine na brodu da ih realizirate. Ali nemate dovoljno resursa da ih oboje realizirate. Koji je bolji izbor? 

Trebali biste dati prednost projektima koji imaju najveći utjecaj na vaš zaključak. 

Potreban vam je kompletan skup informacija za pokretanje simulacija i provjeru koji je projekt profitabilniji - i samo bolji za vaše poslovanje.

Ovaj uvid osigurat će da visokoprioritetni projekti imaju puno osoblja prije nego što počnete dodjeljivati članove tima drugim projektima. To također znači da nema više zakazivanja sukoba!

Podržite svoje strategije upravljanja vremenom i tijek rada s pravim alatom

Možda imate sve ove najbolje prakse, ali postizanje vaših ciljeva bit će izazov bez odgovarajuće podrške alata .

Evo 4 elementa koja su vam potrebna za uštedu vremena vaših menadžera:

1. Jedan izvor istine za sve 

Čuvanje svih ključnih informacija o vašim projektima i dodjelama na jednom mjestu pametan je potez. Pronađite rješenje koje pruža jedan izvor istine za sve vaše zaposlenike i nikada se nećete morati baviti pitanjima poput "Je li X dostupan sljedeći tjedan?" ili "Kada završava ovaj projekt?"

To također znači oprostiti se od mnogih besmislenih sastanaka i više zadataka. Nećete biti prisiljeni davati ljudima odgovore o trenutnim ili budućim dodjelama dok pokušavate reći je li projekt profitabilan. 

Svi ovi podaci bit će dostupni na jednom mjestu svima u svakom trenutku.

2. Pogled iz ptičje perspektive na tekući rad 

Ključno je pripaziti na širu sliku. Vaša tvrtka je složen mehanizam, tako da biste trebali biti u mogućnosti lako prebaciti perspektive s pojedinaca na projekte, povećavati ih i izrađivati.

Ovakav pogled na širu sliku pomoći će vam da identificirate curenje produktivnosti i potencijalni gubitak vremena.

Potrebna vam je ova vrsta prikaza za brz i učinkovit proces donošenja odluka.

3. Dugoročni prikaz projekta 

Mogućnost planiranja unaprijed može se činiti luksuzom, ali ne mora biti.

U razgovoru s menadžerima često čujem pitanja poput:

"Arek, nemamo pojma koliko će posla biti potrebno za ovaj projekt u sljedeća dva mjeseca!" 

ili 

"Zahtjevi klijenta uvijek se mijenjaju, pa kako mogu razumno predvidjeti buduće radno opterećenje na ovom projektu?"

Stop thinking like that. Don’t be afraid to make assumptions based on past data and the likelihood of your cooperation in the future. The fear of making mistakes in long-term planning is common here - we usually want everything to be perfect, but the future is simply unpredictable. The trick is to allow yourself to plan something imperfectly based on the information you already have.

Pokrenite svoje brojeve i pripremite svoje poslovanje za projekt kako biste izbjegli gubljenje dragocjenog vremena vašeg (i vašeg tima) kasnije.

4. Mogućnosti praćenja vremena

Dodavanje praćenja vremena u mješavinu ima puno smisla. Želite postati bolji u predviđanju razvoja dugoročnih projekata, zar ne? Da biste to postigli, potrebno vam je rješenje koje kombinira značajke praćenja vremena i upravljanja projektima.

Najnapredniji softver uključuje ne samo praćenje vremena i vremenske tablice, već i nadzornu ploču s prediktivnim vremenskim tablicama koje pokazuju na koje bi se važne zadatke tim trenutno trebao usredotočiti.

Kada se ti podaci kombiniraju s financijama, dobivate stvarnu poslovnu inteligenciju koja se može djelovati. Odmah možete vidjeti generirane troškove i prihod koji ostvaruju članovi vašeg tima - po projektu, kupcu ili rasponu razdoblja:

Get Primetric to clarify workflows at your company and ace these time management strategies - book a demo.