Kako izračunati korištenje tima? Praktični primjeri

Vrijeme je novac - pogotovo kada govorimo o vremenu vašeg zaposlenika. Naravno, vrijeme cijelog tima još je dragocjenije. Međutim, upravljanje njime je složenije od upravljanja radnim opterećenjem pojedinaca. Srećom, korištenje tima može vam pomoći u tome i izbjeći najčešće prepreke.

Što je iskorištenost tima? Definicija

Stopa iskorištenosti - definicija

Stopa iskorištenosti je mjera vremena koje se koristi za naplativ rad (ili, drugim riječima, za rad u komercijalnim projektima) i nenaplative zadatke (interni rad). Iskorištenost se općenito izražava kao postotak ukupnog vremena koje zaposlenik provodi radeći.

Korištenje tima - definicija

Međutim, za korištenje tima stvari su malo složenije. Korištenje tima koristi se za mjerenje vremena koje grupa stručnjaka troši na naplativ i nenaplativ rad. Zahvaljujući ovom pokazatelju, menadžeri mogu odrediti kako posao ide i je li stvarno produktivan koliko bi željeli da bude. 

Zašto je mjerenje iskorištenosti resursa toliko važno? 

Dobro pitanje - ne biste željeli dodati još jednu hrpu izračuna u svoj pretrpani raspored, zar ne? 

Srećom za voditelje projekata, stopa iskorištenosti nije jedan od ovih groznih, beskorisnih izračuna. Zapravo, može vam pomoći sa svim elementima upravljanja resursima, uključujući: 

• bolje predviđene resurse za tjedne i mjesece koji dolaze, 
• pronađite neučinkovitost, prekovremene sate, klupe i druge probleme i optimizirajte radnu snagu u svojoj tvrtki, 
• poboljšati moral osoblja, 
• identificirati stručnjake i timove koji su na klupi ili preopterećeni te poboljšati njihovo radno opterećenje, 
• donositi informirane odluke o raspodjeli resursa. 

Kako izmjeriti iskorištenost resursa? Formula za korištenje resursa

Sada, prijeđimo ravno na stvar: kako izračunati stopu iskorištenosti resursa i za sve članove tima i za cijeli tim? 

Izračunavanje iskorištenosti resursa: opća formula

Izračunavanje iskorištenosti za pojedinog zaposlenika prilično je jednostavno. Da biste to učinili, jednostavno podijelite broj dodijeljenih sati s brojem ukupnih dostupnih sati. Na potonji broj mogu utjecati izostanci, bolovanja, državni praznici i slobodni dani, što vaše upravljanje resursima i raspodjelu resursa čini malo složenijim.

Na primjer, pretpostavimo da Ivan programer nema planiranih izostanaka u sljedećih mjesec dana i da je spreman raditi 160 sati. Njegov menadžer je odlučio da ga treba dodijeliti Projektu A na 120 sati. Stoga je Ivanova iskorištenost za mjesec 75%. 

Korištenje tima: opća formula 

Ali što se mijenja ako John ima i svoje kolege u timu? 

Na vrlo općoj razini, voditelj projekta koji izračunava stopu iskorištenosti samo bi trebao dodati sve planirane sate i sve raspoložive sate od svih zaposlenika u timu, a zatim podijeliti bivši broj s drugim. 

Međutim, tada se upravljanje resursima malo komplicira, jer se broj dostupnih dana mora prilagoditi kad god zaposlenika nema zbog:

• državni praznici, 
• Bolest 
• planirano slobodno vrijeme, 
• bilo koje drugo odsustvo. 

Osim toga, neki od vaših zaposlenika mogu raditi samo na nepuno radno vrijeme. Njihov slučaj može biti još složeniji! 

Kao rezultat toga, broj raspoloživih sati može se razlikovati za svakog zaposlenika.

Ali nemojmo se obeshrabriti: pogledajte nekoliko primjera takvih izračuna u nastavku.

Formula za korištenje resursa za tim: jednostavan primjer

Počet ćemo s prilično jednostavnim primjerom: vrlo mirnim mjesecom bez planiranih izostanaka i jednim državnim praznikom. 

Naš tim se sastoji od 5 osoba, a svaka od njih, da nije bilo odmora u mjesecu, radila bi 160 sati. Međutim, s jednim slobodnim danom, maksimalni broj sati za svakog zaposlenika pao bi na samo 152 sata. Tim je tada dodijeljen projektu A 140 sati mjesečno. 

Budući da svaki zaposlenik u timu ima isti broj radnih i dostupnih sati, korištenje resursa za tim u ovom slučaju bit će isto kao i korištenje pojedinca: 

(140/152) * 100 = 92,1%

Stopa iskorištenosti za tim: složen primjer 

Ali što ako neki od članova tima planiraju još više promijeniti svoju dostupnost? Dodajmo tu varijaciju jednadžbi. 

Baš kao i u prethodnom primjeru, pretpostavimo da je naš tim od 5 trebao raditi 160 sati po osobi ovog mjeseca. Kao što već znamo, taj je broj pao zbog državnog praznika koji nas je prisilio da odbijemo još 8 sati od opće dostupnosti po osobi, ostavljajući nam samo 152 slobodna sata po osobi. 

Troje ljudi u timu će biti na raspolaganju 152 sata. Međutim, osoba 1 uzima 3 slobodna dana, a ostaje joj samo 128 slobodnih sati. S druge strane, osoba 2, neće biti tjedan dana i ostalo joj je još samo 96 sati. 

Sada se menadžeri moraju zapitati: mogu li još jednom dodijeliti 140 sati po osobi ovom timu? 

Stopa iskorištenja resursa - sažetak

Da bismo to provjerili, izračunajmo dostupnost cijelog tima. S 3 osobe koje rade 152 sata, 1 osoba koja radi 128 sati i 1 osoba koja radi 96 sati, tim može biti dostupan 680 sati. Ako bi upravitelj tom timu želio dodijeliti 140 sati rada po osobi, trebalo bi mu 700 sati, što čini 102% kapaciteta tima. Ukratko, tim ne može raditi svoj posao bez produžetaka!

Mogu li olakšati izračune za stope iskorištenosti tima? 

Naravno - možete izmjeriti korištenje resursa bez ijednog izračuna u Excelu!

Postoje brojni alati za planiranje kapaciteta koji mogu automatski izračunati korištenje resursa i pomoći vam u stvaranju učinkovitog plana korištenja resursa na temelju rasporeda projekta i drugih informacija. Primetric je jedan od njih! 

Kako se koristi Primetric mjere? 

Primetric mjeri stope iskorištenosti resursa za svakog zaposlenika svaki put kada se njihov raspored promijeni. Svaka dodatna alokacija rezultira promjenom stope iskorištenosti u profilu zaposlenika, pružajući voditeljima projekata informacije u stvarnom vremenu o njihovoj dostupnosti. To znatno olakšava korištenje resursa za praćenje!

Što ako želim provjeriti cijenu tvrtke ili članova tima?

Nema problema - naš softver za korištenje resursa vratio vam je leđa!

Ako želite izmjeriti korištenje resursa za timove ili grupe ljudi, možete provjeriti opće stope iskorištenosti resursa u poduzeću pomoću izvješća o korištenju. Uključuje planirane i praćene alokacije, zajedno s njihovim troškovima i naplativom upotrebom resursa. U izvješću možete vidjeti situaciju svoje tvrtke, kao i njezine detalje za svakog od zaposlenika - baš kao što je prikazano u nastavku. 

Trebam li provjeriti iskorištenost ljudi svaki put kad ih dodijelim?

Naravno, ne morate pregledavati profil svih ljudi u tvrtki da biste vidjeli njihovu dostupnost - naš softver za upravljanje resursima to može učiniti za vas.

Prilikom odabira prave osobe za projekt u njegovoj traci za pretraživanje vidjet ćete samo ljude koji još uvijek imaju neko nedodijeljeno vrijeme za ponuditi. Međutim, ako odlučite stvoriti alokaciju preko njihovog osnovnog ograničenja, bit ćete obaviješteni - tako vas pokušavamo spriječiti da pogriješite u planiranju resursa! 

Što ako želim još bolje znati proces raspodjele resursa i upravljanja projektima? 

Nema problema - evo nekoliko članaka koje biste mogli pročitati kako biste proširili svoje znanje nekim vještinama koje bi svi voditelji projekata trebali znati. Kliknite dolje da biste pročitali više o: 

• upravljanje sukobom rasporeda poput profesionalnog planera resursa, 
• Jira raspodjela resursa sa svim svojim značajkama, 
• raspoređivanje projekata u upravljanju projektima, 
• planovi upravljanja resursima i njihovo stvaranje, 
• proces planiranja resursa koji jednostavno morate imati. 

Ili, ako već znate da ne želite sve ove stvari raditi ručno, jednostavno rezervirajte demo s našim savjetnikom ili započnite probno razdoblje s Primetricom odmah! 

‍