What Is Project Budget Management Software and What Can You Gain from It?

Način na koji procjenjujete i planirate proračune projekta ima ogroman utjecaj na profitabilnost cijelog vašeg poslovanja. Dakle, zašto biste se držali proračunskih tablica ili nepovezanih softverskih sustava kada biste sve informacije mogli zadržati na jednom mjestu - u modernom softveru za razvoj projekata?

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

14/3/2022

Softver za upravljanje proračunom projekta u pogonu

Tablica sadržaja

Dobijte provjerene savjete o optimizaciji radnog opterećenja, isporuke projekta i financija - mjesečno.

Automatizacija proračuna pametan je potez, vjerujte meni i drugima koji ga koriste.

Možda mislite da vašoj tvrtki trenutno nije potreban. Ali prije ili kasnije, procesi će postati složeni. To je prirodna posljedica skaliranja posla. 

Zašto ne biste počeli sada i pripremili se za ovu godinu? 

Nastavite čitati kako biste saznali što je softver za upravljanje proračunom projekta, što od njega možete dobiti i kako funkcionira za tvrtku za IT usluge poput vaše.

Zašto uopće automatizirati svoj proračun?

Implementacijom rješenja koje obrađuje proračun za vas pobjeđujete u nekoliko ključnih područja:

Točne procjene proračuna

Your estimations will be more accurate since the software eliminates all the mistakes that might crop up during the process. You will never overestimate or underestimate your project costs ever again. Your profit margin will reach the exact level you predicted. Sounds like a dream, right?


Automatizacija štedi vaše vrijeme

Automatizacijom svih zadataka izrade proračuna jednostavno dobivate više vremena za ulaganje u kritičnija područja vašeg poslovanja, poput strategije. 

Suradnja i transparentnost

Softver za izradu proračuna koji prikazuje informacije svim dionicima projekta također je koristan u izgradnji transparentnosti u cijeloj vašoj tvrtki. To dovodi do bolje suradnje s vašim voditeljima projekata jer vas više ne moraju kontaktirati i postavljati ista pitanja svaki dan. Lako mogu vidjeti sve unutar sustava. 

Informacije o iskorištenosti viđene iz prikaza upravitelja u Primetricu


Izvještavanje

Izvještavanje ljudima u različitim odjelima također će postati lakše. Rješenje za izradu proračuna generira izvješće u samo nekoliko sekundi. Ne morate ručno izvlačiti podatke iz više proračunskih tablica ili kombinirati podatke iz različitih softverskih alata. 

Ako vas ove prednosti ne uvjere da je automatizacija proračuna dobra ideja, ne znam što može!

Ali ako sumnjate u to kako funkcionira softver za upravljanje proračunom, nastavite čitati. 

Kako funkcionira upravljanje proračunom proizvoda za IT tvrtku?

U svojoj biti, upravljanje proračunom projekta je proces procjene svega što vam je potrebno za realizaciju projekta. Ali ovo je samo vrh ledenog brijega. Također se radi o postavljanju određenih ograničenja i pragova za potrošnju i upravljanju potrošnjom tijekom cijelog trajanja projekta. 

Budžetiranje je kontinuirani proces, a ne jednokratni zadatak. To je nešto o čemu morate voditi računa prije početka projekta, dok se razvija i nakon što je dovršen. 

Većinu vremena morat ćete uložiti svoje vrijeme u zadatke poput:

  • Definiranje proračuna – identificiranje resursa koji su vam potrebni (planiranje resursa), postavljanje proračuna i predviđanje zahtjeva kako biste bili sigurni da sve funkcionira zajedno. 
  • Praćenje i upravljanje proračunom - to je nešto što radite tijekom projekta, uključujući upravljanje rokovima za rješavanje troškova rada. 
  • Ažuriranje proračuna – ako primijetite da se vaš projekt razvija na drugačiji način nego što ste očekivali, morate ažurirati proračun kako bi odražavao promjene. 
Project Budget Management Software

5 uobičajenih metoda izrade proračuna i kako ih možete automatizirati

1. Procjena odozdo prema gore 

To je vjerojatno najčešća vrsta procjene tehnološke industrije danas. A iza toga stoji dobar razlog - to čini vaše procjene točnijima i pomaže eliminirati sve pogreške koje proizlaze iz nadzora ili nemaju dovoljno detalja o projektu. 

Prema procjeni odozdo prema gore, prvo procijenite pojedinačne dijelove projekta, a zatim ih zbrojite kako biste stvorili konačnu procjenu. To znači da projekt morate raščlaniti na manje radne dijelove (zadatke, faze proizvoda ili ključne etape).


Softver za razvoj projekta može vam pomoći ovdje automatizacijom procjene. Nakon što svoj rad podijelite na manje dijelove, možete im početi dodjeljivati ljude i razumjeti kako cijene satnice vaših stručnjaka odgovaraju klijentovom proračunu. 

Ove simulacije nećete morati provoditi ručno - rješenje će to učiniti za vas. Sve što trebate učiniti je isprobati različite scenarije i vidjeti kako se profitabilnost vašeg projekta mijenja ovisno o vašim izborima. 

Tada dobivate dugoročni prikaz kako biste provjerili hoće li ta razina profitabilnosti ostati za mjesec dana ili čak godinu dana. Možete dobiti točniji odgovor jer će softver također procijeniti organizacijske režijske troškove za vas. 

Nikada nećete dobiti gadno iznenađenje i izgubiti profitnu maržu zbog otvaranja novog ureda na drugoj lokaciji nekoliko mjeseci od procjene projekta. 

Provizorni projekti u softveru za upravljanje proračunom projekata


2. Procjena odozgo prema dolje

U ovoj vrsti procjene krećete od vrha - shvatite ukupan broj sati potrebnih za dovršetak projekta, a zatim ih podijelite na zadatke ili prekretnice. U osnovi započinjete s ukupnim proračunom projekta, a zatim shvatite je li to dovoljno za pokrivanje svih radova potrebnih za oživljavanje projekta. 

Ova vrsta procjene obično se koristi u modelu fiksne cijene - za manje projekte koji imaju vrlo dobro definiran opseg. Budući da će raspoloživi resursi biti postavljeni u kamenu, vaš je posao osigurati da se projekt može realizirati unutar tih granica (a istovremeno vam donijeti pristojnu profitnu maržu). 

Softver za upravljanje proračunom projekta može vam pomoći da bolje razumijete opseg posla i koristite povijesne podatke za poboljšanje vaših procjena. Ova vrsta softvera omogućuje usporedbu biljaka sa stvarnošću, tako da svaki put kada završite projekt, možete provjeriti gdje ste sišli s oznake i za koliko. 

Takvi uvidi olakšat će svaku buduću procjenu. Bez ove vrste povijesnih podataka, procjena proračuna odozgo prema dolje bit će stvarno izazovna. 

3. Analogna procjena

Već ste upravljali s nekoliko proračuna projekata. Znaš što radi, a što ne. 

Sada to znanje sada možete koristiti za stvaranje novih projekata. Povijesni podaci pohranjeni u softveru za razvoj projekta pomoći će vam da budete točniji u procesu procjene.

Na primjer, u Primetricu možete lako duplicirati projekt i stvoriti drugi koji u sebi ima slične zadatke. Sve što trebate učiniti je prilagoditi ga zahtjevima vašeg trenutnog projekta. Tada ga možete koristiti za stvaranje točnije procjene novog projekta.

Detaljne financijske informacije o


4. Parametarska procjena

U ovoj vrsti procjene koristite podatke i varijable proizvoda za procjenu ukupnog proračuna. Ova metoda je točnija od analogne procjene jer koristi varijable troškova i točke podataka iz određenih dijelova vaših prošlih projekata. 

Ali opet, potreban vam je pristup ovoj vrsti povijesnih podataka. Povijesni podaci i mogućnosti simulacije vašeg softvera za izradu proračuna to će olakšati.

5. Procjena u tri točke

Razmotrite najbolje, najgore i najvjerojatnije procjene slučaja kako biste stvorili svoj prosječni proračun. 

To je jedna od najpragmatičnijih tehnika za procjenu proračuna projekta koji uzima prosjek tih scenarija. To je zanimljiva tehnika jer vas prisiljava da projekt gledate iz više kutova. 

Opet, podržavanje ove vrste procjene čvrstim podacima i uvidima koji dolaze iz vašeg softvera za upravljanje proračunom izvrsna je ideja. 

Kako vam softver za upravljanje proračunom projekata može pomoći

Pomoću automatizacije više nećete morati posvetiti toliko vremena procjeni, upravljanju, ažuriranju i kontroli proračuna projekta. 

Umjesto toga, možete se usredotočiti na optimizaciju svojih aktivnosti, povećanje kapaciteta ili samo na zaključivanje novih ponuda. 

Softver za proračun otvara vrata eksperimentiranju, omogućujući vam da isprobate različite kombinacije resursa prije nego što ih dodijelite projektu. Također vam daje povjerenje da stope programera s režijskim troškovima odgovaraju proračunu i donose vam lijepu profitnu maržu. 

Budući da automatizacija oslobađa mnogo resursa, gradi vašu konkurentsku prednost i ubrzava vaše procese. 

Ako želite vidjeti kako izgleda automatizacija na djelu, rezervirajte demo sa mnom, a ja ću vam dati obilazak primteričnih značajki proračuna kako biste vam pokazali koliko jednostavno budžetiranje može biti ako za to koristite pravi softver.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.