.JPG)
Što je optimizacija radne snage (WFO)?
Optimizacija radne snage je proces koji kombinira načela poslovnih rezultata s raspodjelom resursa. Drugim riječima, koristi poslovne strategije i metode za poboljšanje učinkovitosti, produktivnosti i angažmana zaposlenika i organizacije, a sve unutar granica postavljenih potrebama ljudi, ugovorima i zakonskim zahtjevima. Proces obično zahtijeva softver za optimizaciju radne snage, dobar raspored - i pristup usmjeren na angažman zaposlenika.
Koji su procesi uključeni u optimizaciju radne snage?
Općenito, optimizacija radne snage uključuje procese kao što su:
- uvođenje automatizacije poslovne inteligencije i profesionalnih usluga u tvrtku,
- poboljšanje vidljivosti podataka,
- rješavanje poslovnih problema povezanih s osobljem,
- uključujući troškove zapošljavanja u izradi proračuna projekata,
- praćenje i poboljšanje uspješnosti zaposlenika i angažmana zaposlenika.
Zašto je WFO važan?
Ponekad se čini da interesi tvrtke i zaposlenika idu u suprotnim smjerovima. Takvo stanje stvari nije ni poželjno ni korisno ni za jednu od strana, a može biti štetno i za korisničko iskustvo. Optimizacija radne snage stvorena je kako bi se riješio taj problem.
Upravljanje radnom snagom sprječava preklapanje rezervacija, klupa, slobodnih radnih mjesta i druge probleme uobičajene u tvrtkama koje profitiraju od radnog vremena svojih zaposlenika. Osim toga, također poboljšava skalabilnost procesa, omogućujući poslovanju da neprimjetno raste. Drugim riječima, optimizacija radne snage omogućuje menadžerima brže postizanje boljih rezultata, angažmana, produktivnosti i koristi bez eksploatacije. Na kraju, ali ne i najmanje važno, također može poboljšati zadovoljstvo kupaca poboljšanjem performansi zaposlenika i kvalitete proizvoda u cjelini.
Strategije optimizacije radne snage - primjeri
Prijeđimo odmah na stvar - postoji nekoliko stvari koje možete učiniti kako biste odmah započeli optimizaciju radne snage i poboljšali operativnu učinkovitost vašeg poslovanja. Evo nekih od najpopularnijih - i najkorisnijih - izbora.
Strategija 1:Zakazivanje na temelju stvarnog kapaciteta
Zakazivanje projekata u ovom trenutku može zvučati kao očigledan izbor. Međutim, ne može vam pomoći sam proces, već podaci koji leže u njegovoj bazi.
Mnoge tvrtke raspoređuju svoje resurse na temelju svojih potreba, imajući na umu samo zadovoljstvo kupaca, a ne stvarnu dostupnost njihovih resursa. Taj je pristup posebno čest u poduzećima koja koriste Jira planiranje resursa , a koja ne nude pojedinosti o planiranom, odrađenom i dostupnom radnom vremenu za određene resurse. Stoga ne čudi da se te tvrtke bore s preopterećenim zaposlenicima i visokim stopama prometa.
Kako riješiti ovaj problem s upravljanjem radnom snagom?
Međutim, ovaj se problem lako može otkloniti. Uz softver za optimizaciju radne snage koji izračunava kapacitet (ili, drugim riječima, maksimalan broj njihovog radnog vremena u određenom razdoblju) određenih zaposlenika, voditelji projekata mogu točno vidjeti koliko vremena njihovi zaposlenici mogu potrošiti na određeni projekt. Kao rezultat toga, oni mogu djelovati na temelju informacija i planirati sate bez testiranja rasporeda i strpljenja zaposlenika.
Strategija 2: Praćenje vremena i proračuna
Znamo, svi mrze pratiti vrijeme u raznim sustavima. Ipak, to nije stvar preferencije - praćenje vremena može voditeljima projekata pružiti vrijedne uvide u radnu snagu, kao i njegovu kvalitetu i angažman, koje mogu koristiti za poboljšanje svačijeg rada. Kao rezultat toga, to je vitalni dio upravljanja radnom snagom i, na kraju, korisničkog iskustva.
Za što mogu koristiti praćenje vremena?
Uz praćenje vremena možete vidjeti:
- koliko vremena vaši zaposlenici provode na projektu,
- koji projekti traju previše vremena i koji su dovršeni ranije nego što se očekivalo,
- koji su zaposlenici najproduktivniji.
Zvuči li to kao nešto što bi menadžer želio znati?
Naravno - to su upravo čimbenici o kojima ovisi uspjeh poslovanja. Zato je prisustvovanje softver os od suštine za sve uključene strane. Također je baza za gatanje podataka o performansama.
Ali što je s financijama?
Međutim, podaci o praćenju vremena mogu postati još vrijedniji ako shvatite da radno vrijeme generira troškove koji utječu na financijske rezultate vašeg poslovanja. Sa svakim odrađenim i praćenim satom, troškovi vašeg projekta rastu, dok svaki sat koji nedostaje u sustavu u osnovi falsificira njegov proračun. Kao rezultat toga, neki od vaših projekata mogu biti manje profitabilni nego što mislite - ili možda uopće nisu profitabilni.
Što možete postići kombiniranjem praćenja vremena s upravljanjem proračunom?
Praćenje vremena u kombinaciji s proračunom može vam pomoći da spriječite da takva vrsta informacija pobjegne od vaše pažnje pružajući vam informacije o:
- svi naplativi i nenaplativi sati odrađeni u vašem poslovanju,
- angažman zaposlenika,
- dobit od projekata i rada pojedinih zaposlenika,
- troškove svih praćenih sati u obliku sveobuhvatnog vremenskog okvira za timove i pojedince,
- maržne stope, proračuni, režijski troškovi i još mnogo toga.
Koristeći sve informacije koje smo spomenuli, možete mijenjati projekte i dodjelu kad god je operacija ugrožena. Osim toga, također možete kontrolirati financije u isto vrijeme umjesto da ostanete u mraku do kraja projekta.
Strategija 3: Praćenje uspješnosti
Optimizacija radne snage ne odnosi se samo na to da vidite kako vaši radnici koriste svoje vrijeme - već i na to da osigurate da svoje vrijeme iskoriste na stvarima od kojih tvrtka može profitirati.
Kako pratiti performanse u svrhu upravljanja?
Uspješnost svojih zaposlenika možete pratiti na sljedeći način:
- provjeravajući koliko vremena troše na aktivnosti koje se ne naplaćuju, kao što su sastanci ili interni projekti. Općenito, oni su razlog zašto zarada od rada jedne osobe pada - pokušajte smanjiti njihov utjecaj kad god je to moguće.
- provjeravajući tko uzima previše vremena za zadatke,
- vidjevši kako njihov rad korresponira s vašom poslovnom strategijom,
- pronalaženje ljudi s najboljom i najgorom produktivnošću i određivanje uzroka za to (možda postoji nešto što možete poboljšati kako bi njihov rad bio bolji?),
- pazeći na napredak cijelog projekta i reagirajući na sve probleme,
- uočavanje kašnjenja i drugih rizika i upravljanje njima u skladu s tim.
Strategija 4:Poboljšanje transparentnosti
Svaki zaposlenik planira svoj rad sam. Međutim, da bi to učinkovito učinili, moraju znati koje odgovornosti mogu očekivati u budućnosti. Zato je poboljšanje transparentnosti ključno za optimizaciju radne snage.
Kako poboljšati transparentnost u analitici?
Naravno, poboljšanje transparentnosti ne bi se trebalo oslanjati na beskrajne sastanke. Informacijski tijek rada u poslovanju trebao bi biti podržan, prije svega, alatima koji mogu pokazati odgovornosti i ovisnosti stručnjaka u stvarnom vremenu, kako za opseg projekta , tako i za resurse.
Takva raščlamba planiranih aktivnosti zajedno s vremenom koje treba potrošiti na njih pruža zaposlenicima vrijedne informacije koje mogu koristiti za optimizaciju svog rada u malom, ali značajnom opsegu.
Mogu li sve te stvari raditi u excelu?
Korištenje Excela za optimizaciju radne snage prkosi samoj svrsi ovog procesa - smanjuje transparentnost i komplicira operacije. Postoje, međutim, neki alati i softver za pohađanje koji su jednostavno savršeni za posao - ukratko, mogu vam pomoći da radite pametnije, a ne teže. Primetrija je jedna od njih; pogledajmo kako se nosi sa strategijama optimizacije radne snage o kojima smo gore raspravljali.
Zakazivanje s kapacitetom u Primetricu
U Primetricu se kapacitet izračunava ne samo na temelju broja radnih dana u mjesecu za svakog zaposlenika (iako je to glavni čimbenik u jednadžbi, naravno!), već i pomoću informacija o državnim praznicima. Kao rezultat toga, alat može pružiti upravitelju realan kapacitet za svakog od zaposlenika.
Važno je napomenuti da informacije nisu skrivene izvan vidokruga. Svaki put kada se izvrši nova alokacija za zaposlenika, njihov se kapacitet prikazuje u prozoru Nova alokacija. Svako preklapanje rezervacija odmah se susreće s dovoljnom obavijesti, sprječavajući bilo kakve pogreške i probleme.
Praćenje vremena i proračuna u Primetricu
Za razliku od drugih alata, Primetric se specijalizirao za kombiniranje informacija iz različitih sfera poslovanja kako bi se osiguralo da su razine usluga najviše. Praćenje vremena i budžetiranje ovdje nisu iznimke!
Praćenje vremena u Primetricu
Prvo, pogledajmo praćenje vremena. Primetric ima vlastiti modul za praćenje vremena, ali se također može koristiti za uvoz i prijenos podataka iz Jira praćenja vremena. Bez obzira na opciju koju odaberete, podaci o praćenim satima pojavit će se u stvarnom vremenu i u profilu zaposlenika i na vremenskoj traci projekta u kalendaru projekta - baš kao što je prikazano u nastavku. Kao rezultat toga, odmah pokazuje menadžeru kada su zaposlenici preopterećeni, ili nasuprot - imaju vremena za još neki posao.
Kako Primetric može obraditi podatke o praćenju vremena?
Ipak, ovdje magija tek počinje. Zahvaljujući raznolikosti informacija uključenih u profil zaposlenika, sustav također ima informacije o plaćama, plaćama i satnicama svih stručnjaka. Kad god se rad prati, Primetric koristi podatke za izračunavanje troškova obavljenog posla. Nadalje, informacije se mogu koristiti u proračunima projekata (zapravo se tamo pojavljuju automatski) ili za napredna izvješća, kao što je izvješće vremenske tablice prikazano u nastavku.
Praćenje performansi u Primetricu
Primetric je stvoren kao alat koji može pružiti rukovoditeljima i menadžerima pogled iz ptičje perspektive na sve operacije i njihove standarde. Kao takav, alat nudi desetke izvješća, grafikona i tablica koji mogu istaknuti, usporediti i procijeniti različite dijelove vašeg poslovanja.
Koje podatke možete vidjeti u Primetiću?
Za potrebe optimizacije radne snage, Primetric vam može pružiti pregled:
- napredak projekta,
- korištenje
- raspoloživost
- troškove radnog vremena,
- profitabilnost
- slobodna radna mjesta u cijeloj organizaciji,
- izvješćivanje u stvarnom vremenu,
Ostala izvješća u Primetricu
Naravno, to je samo djelić izvješća koja možete pronaći u alatu. Ostali moduli izvješćivanja također obuhvaćaju: financije, uspješnost projekta, namire, profitabilnost i još mnogo toga.
Poboljšanje transparentnosti pomoću Primetrica
Na kraju, ali ne i najmanje važno, Primetric je savršen izbor za tvrtku koja dugoročno želi delegirati odgovornosti određenim stručnjacima i ne brinuti se zbog nedostatka performansi zaposlenika na klupi.
Zahvaljujući kalendaru, svaki zaposlenik može točno vidjeti što će mu budućnost donijeti - a to se odnosi i na dodjelu s punim i nepunim radnim vremenom, u naplativim i nenaplativim projektima. Kalendar uključuje i druge varijable, kao što su slobodni dani ili državni praznici.
Imaju li svi pristup tim informacijama?
Naravno, prosječnom zaposleniku onemogućeno je vidjeti izvješća i druge napredne module za poslovno upravljanje sustavom razine pristupa uključenim u alat. Osobe sa statusom zaposlenika mogu vidjeti samo detalje vlastitog rada u sustavu, dok menadžeri i administratori također mogu pregledavati detalje i izvješća tvrtke ograničena kako bi drugi vidjeli statistiku i još više poboljšali korisničko iskustvo.
Prednosti optimizacije radne snage
Iako se optimizacija radne snage ponekad može činiti pomalo opterećujućom, proces vrijedi svake minute koju provedete radeći to. To je zato što prednosti optimizacije radne snage nadmašuju napore svaki put.
U čemu vam WFO može pomoći?
Optimizacija radne snage može vam pomoći:
- poboljšati produktivnost tima i zaposlenika prilagodbom radnog opterećenja određenih zaposlenika i timova,
- poboljšati predviđanje resursa i pomoći voditeljima projekata da predvide slobodna radna mjesta i nova zapošljavanja prije nego što uzmu danak u cijelom projektu,
- iskoristite kapacitet svojih zaposlenika u najvećoj mogućoj mjeri, poboljšavajući dobit u isto vrijeme,
- upravljati dugoročnom i kratkoročnom raspodjelom bez grešaka i oklijevanja,
- pronaći prave zaposlenike za posao, a da ih ne učinite preopterećenima,
- poboljšati upravljanje poslovanjem, razinu usluga i pružiti vam podatke koji su vam potrebni za poboljšanje zadovoljstva kupaca.
Poboljšajte rad u svom poslovanju još više!
Optimizacija radne snage nije jedino što možete učiniti kako biste potaknuli svoje poslovanje. Slobodno pročitajte o drugim procesima koji vam mogu pomoći u tome, uključujući:
- stvaranje rasporeda projekta,
- proces upravljanja radnim opterećenjem,
- predviđanje prihoda,
- čimbenici uspjeha projekta,
- upravljanje proračunom projekta,
Ili, ako želite naše rješenje koje će vam pomoći u upravljanju optimizacijom radne snage, jednostavno rezervirajte demo ili započnite probnu verziju s Primetricom!
