Why Implementing Project and Resource Management Software Is a Must

Što možete dobiti dodavanjem takvog softvera u svoj arsenal alata za kontrolu projekata i resursa? I zašto je sljedeća četvrtina najbolje vrijeme za to?

Nastavite čitati kako biste otkrili vrijednost softvera za upravljanje projektima i resursima IT tvrtki poput vaše.

Zašto uopće koristiti softver za upravljanje projektima i resursima?

Počnimo s nekom introspekcijom. Evo nekoliko pitanja na koja možete odgovoriti:

• Jesu li svi vaši projekti profitabilni koliko vam trebaju? 
• Does any team member have too much work and constantly end up working overtime due to schedule conflicts?
• What do your project budget burnout and progress look like?
• Možete li svoj sljedeći projekt rezervirati opušteno ili se trebate što prije otimati i zaposliti nove ljude?
  

Kada žonglirate proračunskim tablicama i držite informacije raširene po različitim sustavima, pouzdano odgovaranje na sva ova pitanja nije opcija.

A kako se vaša tvrtka širi, dobivanje pravih podataka za škripanje postat će sve složenije ako se držite svog trenutnog načina organiziranja rada i resursa.

Kvalitetan softver za upravljanje projektima i resursima može vas spasiti.

Evo što dobivate implementacijom rješenja koje odgovara vašim potrebama:

• Imat ćete manje komunikacijskih razmjena koje postaju zbunjujuće i počinju zahtijevati sastanak samo za uređenje jednostavne logistike.
• Vaš tim će dobiti jedan izvor istine koji pojačava timski rad i smanjuje preklapanje rezervacija,
• Resource planning process and allocation will become more efficient,
• Pametnije upravljanje projektima zahvaljujući uvidima u poslovnu inteligenciju,
• Osiguravanje profitabilnosti vašeg projekta na razini koja vam je potrebna,
• Manje šanse za dvostruku rezervaciju ili preklapanje resursa za rezervaciju,
• Vizualizacije dodjele resursa pomoći će vam da bolje razumijete radno opterećenje osoblja.

Kako znati je li vrijeme za dobivanje softvera za upravljanje projektima i resursima?

Mala tvrtka za IT usluge može puno dobiti implementacijom ove vrste softvera.

Kako to? Jer prije ili kasnije, puka ljestvica vašeg poslovanja prisilit će vas da učinite nešto po tom pitanju. Dodavanje novog rješenja pod pritiskom nije idealno.

Dakle, što se tiče implementacije softvera za upravljanje resursima projekta, ranije je bolje nego kasnije - ali kasnije je bolje nego nikada.

Kako možete reći da je vaše poslovanje zrelo za ovu vrstu rješenja?

Evo nekoliko znakova na koje morate paziti:

• Vi i vaši suradnici provodite značajnu količinu vremena na logističkim sastancima ili razgovorima. I nije da kreativno razmišljaš o tome. Ovi sastanci se svode na određivanje tko će raditi na kojem projektu, kada i koliko dugo. Siguran sam da imate važnije stvari za ostvariti sa svojim vremenom nego ručno dodijeliti resurse.
• Nemaš pogled iz ptičje perspektive na ono što se događa u poslu. Ljudi vam postavljaju pitanja, a vi morate proći kroz svoje proračunske tablice svaki put kad se to dogodi da biste dobili odgovore. Ovo vam oduzima previše vremena i sprječava vas da se koncentrirate na ono što je stvarno važno.
• You don't have any information on project profitability. You have no idea how your project's resources are being used. Are you using up all of your allotted time? Or are you wildly off the mark with your estimation? It's impossible to tell.
• Nemate pojma koja je stopa iskorištenosti vaših zaposlenika. Ima li netko tko radi previše prekovremeno? To može brzo prerasti u veći problem, poput gubitka motivacije koji dovodi do pada kvalitete usluge.
• Vaše proračunske tablice nikome nisu neshvatljive. Nisu jednostavni za upotrebu. Potrebna im je vječnost da se opterete. Ljudi vas napadaju pitanjima jer ste jedini koji razumije kako se kretati njima.
• Zbog nesporazuma oko svojih zadataka, članovi vašeg tima gube vrijeme na zadatke koji se preklapaju ili dupliciraju.
  

Ako se barem jedna od gore navedenih izjava odnosi na vašu tvrtku, vrijeme je da počnete istraživati softver za upravljanje resursima projekta. 

Ako ne riješite ove probleme prije nego što razvijete svoje poslovanje, život će postati izuzetno težak za sve uključene.

Ali da bi ovaj softver uistinu transformirao vaše poslovanje, koje karakteristike treba imati? 

U sljedećem odjeljku detaljno ću proći kroz ove kritične značajke.

Koje značajke možete očekivati od softvera za upravljanje resursima projekta?

1. SaaS temeljen na oblaku u odnosu na lokalno rješenje

Mnoge su tvrtke zabrinute zbog sigurnosti podataka i privatnosti u oblaku. 

Ali rješenja temeljena na oblaku i dalje su fantastičan izbor:

• Ažuriraju se u stvarnom vremenu bez dodatnih naknada za vas.
• Trošak novih značajki uključen je u cijene.
• Možete se osloniti na sigurnosne kopije podataka jer je softver brz i učinkovit.
  

S druge strane, lokalna rješenja pružaju veću sigurnost i prilagodbu (zbog vlastitog podatkovnog centra). Međutim, lokalni softver ima nekoliko značajnih nedostataka:

• Vi ste zaduženi za postavljanje i održavanje poslužitelja i aplikacija.
• Nećete dobiti automatska ažuriranja (ili ih trebate dodatno platiti),
• U slučaju katastrofe, ugrožen je kontinuitet vašeg poslovanja. 
  

Ako odaberete SaaS rješenje u oblaku, provjerite:

• Ima izvrsnu korisničku podršku,
• Slijedi propise poput GDPR-a,
• Omogućuje pjevanje DPA, SLA i MSA radi potpune sigurnosti,
• Dolazi s sigurnosnim kopijama podataka i mogućnošću izvoza podataka iz sustava,
• Uključuje SSO (relevantan ako upotrebljavate usluge Google ili Azure Active Directory).
  

U Primetricu smo se pobrinuli da naše rješenje uključuje sve gore navedeno.

2. Prilagodba, fleksibilnost i skalabilnost

Besmisleno je ulagati u rješenje koje vas prisiljava da izmijenite svoj stil rada. Radite ovo već dugo i imate siguran sustav na mjestu. Alat koji koristite trebao bi biti dovoljno prilagodljiv da zadovolji vaše zahtjeve.

Na primjer, u Primetricu stalno prilagođavamo svoje rješenje specifičnim potrebama svakog klijenta i uvijek radimo sveobuhvatnu istragu kako bismo došli do toga. 

Na taj način osiguravamo da je naša platforma u potpunosti usklađena s načinom na koji njihovo poslovanje funkcionira - i da može podržati sve buduće promjene.

3. Integracija s drugim sustavima ili API-jevima

Vjerojatno već koristite razne alate za upravljanje projektom. 

Ulaganje u alat za upravljanje projektima koji se bez napora integrira s vašim okruženjem mudra je odluka. 

Integrations speed up the implementation process and help you gain team buy-in by not having to move to new technology and use the former ones - such as Jira resource allocation - alongside with the new tools.

4. Različite mogućnosti autorizacije

Jedan od razloga zašto menadžeri poput vas implementiraju rješenje za upravljanje resursima projekta je taj što ne žele nastaviti odgovarati na ista pitanja: 

• Koliko dugo će ovaj programer raditi na tom projektu?
• Hoće li ovaj stručnjak biti dostupan za dva tjedna za početak rada na mom projektu?
• Kada će započeti projekt s tim maloprodajnim klijentom?
  

Da biste to riješili, morate stvoriti jedan izvor istine za sve ljude, uključujući voditelje projekata, HR osoblje, pa čak i članove tehničkog tima. 

U isto vrijeme, ne želite da svaka informacija bude vidljiva svima - razmislite o satnicama svog člana tima. Zato je ključno imati alat s različitim mogućnostima pristupa.

Project managers can easily plan and gather information in Primetric. But developers will only see their allocations and not project financial management insights.

5. Dodjela resursa i planiranje projekata

Ovdje se ne radi samo o dodjeljivanju pojedinaca zadacima u određenim rokovima.

Morate biti u mogućnosti provesti simulacije različitih scenarija kako biste procijenili kako će vaši izbori utjecati na profitnu maržu projekta. 

Vrhunska rješenja za upravljanje resursima na tržištu omogućuju vam predviđanje stopa završetka projekta, dostupnosti resursa i broja slobodnih radnih mjesta u projektu.

You need this long-term plan to make the best decisions for your business.

6. Čvrste značajke izvješćivanja

Kako drugačije možete razumjeti zdravlje svoje tvrtke ako nemate značajke izvješćivanja?

Izvješćivanje je najučinkovitije kada uključuje podatke o vašim projektima, a ne podatke o članovima vašeg tima.

A kad kažem podaci, mislim na sve, od financijskih informacija do stopa iskorištenosti zaposlenika. Proces dobivanja uvida iz podataka može se puno ubrzati zahvaljujući pametnim značajkama poput vizualizacije podataka. Na taj način možemo brzo dobiti uvide iz podataka - tako funkcionira ljudski mozak.

7. Sposobnost preciznog predviđanja

You can learn a lot about your projects by looking at past data. But we’re in the business of innovation - and this means paying attention to the future and resource forecasting as a whole.

Pristojno rješenje trebalo bi vam omogućiti predviđanje različitih parametara, kao što su raspodjela resursa, stope iskorištenosti zaposlenika, profitabilnost projekta i tako dalje.

Ovako možete napraviti precizne i realne planove - kako vas kasnije ne bi uhvatili nespremne!

U Primetricu također možete usporediti svoje planove sa stvarnošću kako biste utvrdili gdje su vaše procjene netočne. Nikada više nećete pogriješiti, a vaše vještine planiranja s vremenom će se poboljšati.

Kad smo već kod vremena...

8. Praćenje radnog vremena

Ako želite postati bolji u predviđanju koliko će trajati projekt i kako ga procijeniti, morate kombinirati značajke praćenja vremena i upravljanja projektima.

Najbolja rješenja pružaju vam praćenje vremena i vremenske tablice, ali i nadzornu ploču na kojoj možete vidjeti prediktivne vremenske tablice koje prikazuju zadatke na kojima bi ljudi trebali raditi. 

Također možete jednostavno provjeriti troškove i prihode koje ostvaruju članovi vašeg tima po projektu, klijentu ili određenom datumskom rasponu.

9. Financijski uvidi i poslovna inteligencija

Konačno, vaše rješenje za upravljanje projektima trebalo bi vam omogućiti da duboko zaronite u financije projekta (i vašeg poslovanja). 

Analizom tih podataka u modulu Poslovne inteligencije moći ćete reći hoće li projekt biti profitabilan, za koliko, a ako nije - smisliti što danas možete učiniti kako biste promijenili taj budući ishod.

Implementacija softvera za upravljanje projektima i resursima vaš je najpametniji potez

Zahvaljujući Primetricu, rezimiranje tromjesečja bit će pronicljivije nego ikad - prijavite se za demo.