Why Growing Your Company Is Impossible without Project Control Software

Rast vašeg IT poslovanja bez ove vrste softvera gotovo je nemoguć. 

Vjerojatno želite mirno spavati nakon radnog vremena znajući da ste učinili sve što je moguće kako biste pomogli vašem poslovanju da uspije. Implementacija rješenja za kontrolu projekta može biti jedna od stvari koje radite u ovom tromjesečju i koja vas približava ovoj viziji. 

Nastavite čitati kako biste saznali zašto sam toliko uvjeren da kontrola projekta može učiniti svu razliku u vašem IT poslovanju.

Što su kontrole projekata za PPM?

Kontrole projekata su procesi koje tvrtke koriste za prikupljanje i analizu podataka o projektu. Ideja je da troškovi i raspored projekta budu na pravom putu. 

Kontrole projekta grade iterativni proces koji vam pomaže u mjerenju statusa projekta, predviđanju njegovih vjerojatnih ishoda na temelju mjerenja - a zatim poboljšavanju njegove izvedbe ako se ti ishodi ne čine previše dobrima. 

Da biste dobili bolju predodžbu o tome što su kontrole projekta, evo nekoliko aktivnosti koje ćete uvijek pronaći pod ovim krovnim pojmom:

• Usklađivanje projekata s vašim portfeljem ili poslovnim ciljevima i ciljevima. 
• Razvoj strukture kvara na radu (WBS). 
• Planiranje proračuna i predviđanje vaših projekata. 
• Praćenje troškova projekta. 
• Povratne informacije i izvješćivanje o projektima. 
• Suradnja na početnim rasporedima projekata. 
• Razvoj postrojenja za upravljanje rizicima.
• Optimizacija strategija projekta za poboljšanje budućih ishoda.

7 procesa koji definiraju kontrole projekta

1. Izrada proračuna

Vaš postupak izrade proračuna važniji je nego što očekujete. Glatkom integracijom u sve ostale projektne aktivnosti uživat ćete u dosljednim profitnim maržama na svojim projektima. Također ćete znati zašto i kada dolazi do razlika u vašim očekivanjima u odnosu na stvarnost. 

S vremenom ćete poboljšati svoje procjene proračuna i razviti transparentan model dostupan svim dionicima. Poslužit će vam vaše mjerilo tijekom cijelog projekta i pomoći će vam da shvatite najvažniju stvar - novčani tok koji vam je potreban za održavanje poslovanja na površini. 

2. Planiranje projekta

Planiranje je ključni korak za pokretanje bilo kojeg projekta. Tada menadžeri proizvoda i kontroleri često surađuju na stvaranju projektnih planova, rasporeda i procjena troškova. 

To je aktivnost neophodna za izgradnju polazne vrijednosti s kojom možete raditi tijekom cijelog projekta. 

U idealnom scenariju uvijek možete usporediti svoje planove sa stvarnošću dok se projekt izvodi i nakon što je dovršen. Ovi uvidi pomoći će vam da shvatite svoje pogreške i ispravite ih.

3. Upravljanje rizicima

Kontrole projekta otvaraju vrata točnijem načinu upravljanja rizicima. Možete identificirati rizike, proaktivno ih pratiti, a zatim smisliti planove za nepredviđene situacije kako biste ih riješili. 

Na taj način rizici neće utjecati na vaš proračun ili raspored onoliko koliko bi mogli. To je najbolji način da se spriječi da se rizici dogode u budućnosti. 

4. Upravljanje promjenama

Koliko puta projekt odstupa od svog puta? Većinu vremena to se ne događa zbog jednog faktora, već je kumulativni učinak nekoliko stvari koje bi mogle proći nezapaženo dok se ne predstave kao problem. 

Zato je upravljanje promjenama toliko važno. Praćenjem promjena i razumijevanjem njihovog utjecaja na projekt možete odmah saznati ostaje li projekt na pravom putu ili ne. 

Ovo je također prilika za razvoj vašeg postupka procjene, odobravanja i odgovornosti kako biste podržali svoj tim u svakoj fazi praćenja projekata. 

5. Predviđanje

Rad na točnosti vaših procjena u cijelosti vrijedan je vašeg vremena. Možete steći mnogo više uvida u ono što trenutno povećava vaše troškove i zakazuje prekoračenja. 

Mjerenje napretka daje vam puno ulaza i ovdje. Ne možete predvidjeti projekte na temelju podataka, zar ne? 

Da biste iskoristili taj uvid, morate usporediti stvarne neodobrene troškove i ekstrapolirati ga tako da odgovara vašoj prognozi (na primjer, koristeći standardne metode predviđanja i formule). 

Ali sve to ručno neće se smanjiti kada radite u brzom IT poslovnom okruženju. 

Zato je imati najbolji softver za upravljanje IT projektima s modulom za predviđanje tako ključan pokretač za brzi odgovor. Omogućuje vam da odmah poduzmete korektivne mjere nakon što vidite da projekt skreće s kolosijeka. 

6. Upravljanje učinkom

Ako ne upotrebljavate ključne pokazatelje uspješnosti (KPI-jeve) za praćenje stanja projekta i predviđanja trendova, počnite to raditi što je prije moguće. 

To je najbolji način da predvidite trendove u svom projektu i poduzmete korektivne radnje čim vidite da nešto skreće s oznake. 

Tvrtke koje koriste podatke o uspješnosti za upravljanje projektima postižu ogromnu stopu uspješnosti od 68% u usporedbi sa samo 7% za projekte koji ne iskorištavaju te podatke. 

7. Administracija

U tom procesu u osnovi uspostavljate sve procese i sustave koji članovima vašeg tima pomažu u suradnji.

Ali uspostavljanje procesa samo je jedna strana novčića. Drugi je praćenje ažuriranja statusa, hvatanje zapisnika sa sastanka i naučenih lekcija te upravljanje tijekovima rada tako da se ljudi usredotoče na izvršavanje umjesto na organiziranje rutinskih zadataka.

Prednosti kontrola projekata za PPM-ove

U većim projektima koji su dugoročno razvijeni suočavate se s mnogim pokretnim dijelovima koji otežavaju usklađivanje s početnim planovima. Ali pomno praćenje i analiza pomažu da sve ostane pod kontrolom. 

Evo što možete učiniti ako počnete koristiti kontrole projekta:

• Smanjite troškove projekta donošenjem pravovremenih odluka (u skladu s vašim KPI-jevima). 
• Povećajte predvidljivost projekta za troškove i stopu završetka. 
• Steknite bolju predodžbu o profitnoj marži koju će vaš projekt isporučiti. 
• Povećajte vidljivost financijskog zdravlja vašeg projekta u svim njegovim fazama. 
• Ublažite puzanje opsega projekta. 
• Nabavite smislene podatke o referentnim vrijednostima koji će se koristiti u budućoj procjeni projekta. 
• Poboljšajte svoju osobnu reputaciju menadžera koji zna dobro kontrolirati portfelj projekata. 
• Vaša poslovna dobit su konkurentska prednost u odnosu na tvrtke s manje zrelim mogućnostima upravljanja proizvodima. 
• Članovi vašeg tima su sretniji, a njihovo zadovoljstvo poslom je veće.

4 načina na koje softver za kontrolu projekata pomaže vašem poslovanju da raste

1. Poboljšava izradu proračuna u odnosu na stvarne troškove

Znajući koliko ste vremena i troškova procijenili za projekt u odnosu na ono što se zapravo dogodilo, dobivate ogromno bogatstvo podataka koje ćete koristiti za procjenu budućih projekata. 

Praktično svaka tehnika procjene oslanja se na pristup povijesnim podacima. A što je bolje od iskustava i lekcija naučenih sami? 

Ali to nije sve. Također možete usporediti planove sa stvarnošću dok projekt još traje. 

Na primjer, ako primijetite da ste već potrošili 70% proračuna projekta, a istovremeno isporučili samo 50% posla, možete odmah uskočiti i poduzeti mjere kako biste spriječili da projekt premaši proračun. 

2. Analiza sposobnosti resursa 

Druga vrijednost kontrola proizvoda za rast vašeg poslovanja su podaci koje dobivate o mogućnostima resursa. Ulaganjem u kvalitetan softver dobivate pogled iz ptičje perspektive na sve vještine i razine staža u vašoj tvrtki. Kao rezultat toga, možete vidjeti koji se stručnjaci najviše koriste u vašim projektima i komunicirati nove potrebe za zapošljavanjem vašem HR timu. 

To je osobito važno kada je uparen s informacijama o stopi iskorištenosti zaposlenika. Ako primijetite da se vaši DevOps inženjeri stalno koriste 100%, krajnje je vrijeme da zaposlite neke nove stručnjake. Zadovoljstvo poslom i motivacija mogli bi pasti jer predugo rade punim kapacitetom. 

Ne želite preplaviti svoje zaposlenike kada je njihovo zadržavanje vjerojatno najpametnija stvar koju možete učiniti kako biste potaknuli rast svoje tvrtke. Pronalaženje novih vjerojatno će potrajati puno vremena i novca umjesto da radite na kritičnim zadacima misije. 

3. Određivanje prioriteta

Kontrole projekta pružaju vam mnogo vrijednih informacija za financijsko planiranje. To je posebno važno za posao s IT uslugama poput vašeg, koji se izlaže mnogim različitim mogućnostima. 

Što ako vam dva klijenta priđu sa sličnim projektima, ali nemate dovoljno ljudi da pokrijete oba? Kako možete dati prednost projektima na temelju vještina koje imate pri ruci, kao i financijskih informacija? 

Naravno, trebali biste odabrati projekt s većom profitabilnošću. Možete napraviti simulaciju i brzo odrediti prioritete prilika na temelju informacija u softveru za kontrolu projekta. Integrira podatke iz financijskih izvješća u dodjelu resursa i oprema vas podacima koji su vam potrebni za donošenje najboljih odluka. 

4. Planiranje

Planiranje je ključni aspekt života PPM-a. Ne želiš stvari prepustiti slučaju, zar ne? 

Ono što vam treba je odgovarajući proces planiranja temeljen na podacima. Ali doći do svih podataka i dovesti ih na jedno mjesto dugotrajan je zadatak ako se još uvijek oslanjate na proračunske tablice.

Zato vam integrirano rješenje za kontrolu projekta može znatno olakšati život - svi podaci su na jednom mjestu, stalno se ažuriraju kako bi odražavali rad na vašim projektima.

Želite li vidjeti koliko jednostavno može biti planiranje projekata i kontrola proračuna projekata? Rezervirajte demo sa mnom kako biste vidjeli kako vam Primetric može pomoći u postizanju svih ovih ciljeva i rastu vašeg poslovanja.