Kako je SovTech poboljšao svoju profitabilnost pogledom iz ptičje perspektive na sve financije

Uvod 

SovTech je vodeća afrička tvrtka za razvoj softvera sa sjedištem u Londonu i Cape Townu, koja radi s brojnim tehnologijama, uključujući Web3. To je jedna od najbolje ocijenjenih softverskih tvrtki prema Software Worldu. 

Zbog svog međunarodnog karaktera, tvrtka zapošljava programere iz cijelog svijeta, a većina njihovih stručnjaka nalazi se u Južnoj Africi.  Sve te ljude spajaju njihove iznimne vještine, fleksibilnost i, prije svega, strast za radom - vrijednosti koje su u srži uspjeha SovTecha. 

SovTech se također ponosi razvojnim mogućnostima koje pruža svojim zaposlenicima. Osim standardne obuke, tvrtka također sudjeluje i organizira brojne industrijske događaje, uključujući hackathone. 

Raznolikost u tvrtki ogleda se i u odabiru kupaca. SovTech zadovoljava potrebe niza različitih klijenata, od financijskih institucija, preko poljoprivrede, komercijalnih tvrtki i drugih, uključujući supermarkete i prehrambene tvrtke. Do ovog trenutka SovTech je pomagao tvrtkama kao što su Huawei, Deloitte i Standard Bank. 

"Vjerujemo da je softver savršena kombinacija umjetnosti, inženjerstva i ljudi. Njegova dinamika omogućuje nam izgradnju nevjerojatnog softvera."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

U ovoj studiji slučaja naučit ćete kako SovTech: 

• poboljšana profitabilnost zahvaljujući mudrim upravljanju korištenjem,
• dobio širu sliku o radnom opterećenju ljudi, isporuci projekata i financijskim rezultatima,
• sistematizirao svoje financije i poboljšao svoju sposobnost upravljanja njima u malim i velikim razmjerima, 
• poboljšao točnost dodjele i, kao rezultat toga, kvalitetu rada u projektima, kao i njihovo izvršenje, 
• predvidjeti i planirati kapacitet stručnjaka bez grešaka što rezultira kašnjenjima i problemima s prekovremenim satima.

Projekti tvrtke SovTech

Pristup tvrtke ogleda se u poslovanju koje se usredotočuje na stvaranje prilagođenog softvera za svakog kupca koji bi mogao biti zainteresiran za njihove usluge. Ti se projekti izvode u metodologijama Vodopada i Agile prilagođenim potrebama kupaca. Ako je potrebno, SovTech se također bavi održavanjem postojećih proizvoda ili pretplatničkim projektima koji zahtijevaju stalan razvoj, kao i nekim konzultantskim operacijama. 

Osim toga, SovTech se također ponosi povezivanjem stručnjaka i programera sa svojim kupcima, jer tvrtka nastoji postati najbolji bazen talenata u regiji. Kao afrički lider u industriji, tvrtka ima razne operacije zapošljavanja koje još više proširuju svoje mogućnosti uslugama leasinga tijela. 

Bez obzira na vrstu projekta, SovTech pokriva cijeli životni ciklus projekta kada je to potrebno. Zahvaljujući pomoći stratega, svaka se operacija temeljito analizira kako bi se svim dionicima pružile preporuke za rad. To osigurava vrhunsku kvalitetu svakog projekta u tvrtki. 

SovTechovi alati

Ranije je tvrtka koristila tri alata za upravljanje svojim poslovanjem: Google Sheets, Harvest i Jira.

Google listovi korišteni su za planiranje svojih ljudi u dugoročnoj perspektivi i upravljanje financijama. Međutim, trebalo ih je ažurirati svaki put kad se nešto promijeni u planovima - a to je u osnovi bila svakodnevna pojava. Kao rezultat toga, proces planiranja resursa, kao i financije, postajali su sve zamorniji iz sata u sat. 

"Stvari su se mijenjale na dnevnoj, tjednoj, mjesečnoj bazi i morali smo stalno ažurirati list."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Naravno, SovTech nije ostao bez tehnologije koja bi pomogla procesu. Tvrtka je također koristila Harvest, koja je uvedena u posao kako bi pomogla u praćenju vremena. Ipak, nije sadržavao mnogo potrebnih upravitelja informacijama, kao što su financije ili kapaciteti.

Osim toga, s oko 25 projekata koji su bili pri ruci u vrijeme provedbe Primetrica, sami procesi postajali su sve složeniji i skloniji pogreškama. Dodjela ljudi zahtijevala je sveobuhvatno znanje o svim aktivnostima, a to nije mogao pružiti Google list. Da stvar bude gora, financije su također bile na putu menadžerima, jer su promjenjive satnice i praćeni sati zahtijevali odvojene izračune. 

"Trebale su mi godine da nešto ispravim. Na primjer, trebalo bi mi 3 sata da dobijem troškove za mjesec dana samo da otkrijem da je jedna satnica pogrešna. Bila je to noćna mora pokušavajući razraditi financije i ljude."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Oliverova uloga u SovTechu

Iako je voditelj projekta, Oliver igra dosta različitih uloga u SovTechu. Do sada je djelovao i kao voditelj resursa i posrednik između poslovanja i računovodstva. 

Njegove glavne odgovornosti uključuju: 

• planiranje radnog opterećenja ljudi u projektima i praćenje korištenja naplativih i nenaplativih sati,
• praćenje financijskih rezultata projekata i njihovih proračuna, 
• djelujući kao posrednik između voditelja projekata, financijskog direktora i njihovih ciljeva, jer je bio odgovoran za analizu ključnih pokazatelja uspješnosti za tvrtku i njihovo prevođenje u odluke. 

Raspon Oliverovih odgovornosti zahtijevao je pogled iz ptičje perspektive na sve operacije. Međutim, u vrijeme kada je počeo raditi za SovTech, na raspolaganju je imao samo Google Sheets. To je predstavljalo brojne izazove koje je morao prevladati na putu do uspjeha. 

"Zašto ovo ne radi? Je li zadatak dovršen? Zašto traje duže od očekivanog? Što možemo učiniti da ga poboljšamo? Tko ga je dostavio? To su bili moji svakodnevni izazovi u to vrijeme."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Da bi završio, Oliveru je trebao jedan zapovjedni centar kako bi dobio širu sliku nad ključnim operacijama u tvrtki kako bi bolje predvidio i financije i dostupnost ljudi. 

Glavni izazovi 

Prije implementacije Primetrica, SovTech se susreo s brojnim izazovima koji su utjecali na njegovu sposobnost organiziranja rada na najučinkovitiji način. Ti su izazovi uključivali: 

Nedostatak vidljivosti dostupnosti ljudi

Kad je Oliver prvi put došao na SovTech, vodio je stotinjak programera, svaki s različitim vještinama i iskustvom. Međutim, sve informacije o ljudima: 

• dodjele i kapacitet, 
• vještine 
• plaće i njihove promjene, 
• troškovi rada za svakog stručnjaka u projektu, 

držani su u proračunskim tablicama. 

Istodobno, informacije o planovima i zadacima projekata pohranjene su u Jira-i, prisiljavajući menadžere da pretražuju brojne alate kad god je trebalo izvršiti dodjelu. 

"Ako smo dobili novi projekt, nisam imao mogućnost brzo izvući bilo koga tko ima iskustvo [na terenu] i vidjeti njihove raspoložive kapacitete".

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Nedostatak veze između financija i radnog opterećenja ljudi 

Budući da su se informacije o kapacitetima i financijama čuvale u zasebnim proračunskim tablicama, Oliveru je bilo teško utvrditi profitabilnost određenih zaposlenika, a time i njihovih projekata. Ako je to želio učiniti, borio se protiv vrlo dugotrajnog procesa koji je bio sklon pogreškama. Dugoročno gledano, ova situacija uzrokovala je da financije tvrtke budu mutne, zbog čega je još izazovnije doći do pouzdanih indikacija potrebnih za donošenje kritičnih odluka. 

Osiguravanje profitabilnosti zaposlenika 

Osim toga, osiguravanje dobivanja pravih ljudi bio je izazov za tvrtku, posebno uzimajući u obzir troškove. S brojnim kratkim projektima, Oliver je često bio zabrinut zbog troškova ljudi koji će biti na klupi nakon završetka projekta. Zbog nedostatka dugoročnih izdvajanja, nije bilo načina da se utvrdi hoće li stručnjak stavljen na stanku dugoročno biti profitabilan, a isti se problem odnosio i na novozaposlene zaposlenike. 

"Prilikom zapošljavanja nove osobe bio sam siguran da će raditi na ovom projektu 6 mjeseci. Ali što će se onda dogoditi, što je s troškovima te osobe? Moram znati možemo li kasnije održati tu osobu."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Stvari nisu bile drugačije za ljudske troškove. Čak i najmanja promjena plaća mogla bi uzrokovati netočnost svih izračuna. 

Masivne proračunske tablice koje uzrokuju kaos u financijama 

Financije su bile jabuka Oliverovog oka. Međutim, da bi ih bolje vidio, morao je zaroniti u Google proračunske tablice.

Iz perspektive projekta, bilo mu je teško uspostaviti stvarnu profitnu maržu u projektu i vidjeti troškove rada u određenoj operaciji. Čak i uz praćenje vremena pri ruci, prikupljanje informacija zahtijevalo je mnogo promjena u pažljivo izrađenim proračunskim tablicama. Kao rezultat toga, izračuni su bili skloni pogreškama i, što je još gore, beskrajnim promjenama. 

"Pokušati predvidjeti troškove, riješiti troškove i sate ljudi ili marže projekta, bilo što vezano za financije bilo je teško."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Nedostatak izvješća na zahtjev o poslovanju tvrtke

Budući da su se sve informacije o kapacitetu ljudi čuvale u zasebnim datotekama i alatima, menadžeri - uključujući Olivera - često nisu bili informirani o ključnim promjenama nastojanja. Također nisu mogli vidjeti promjene u napretku projekta, dostupnosti resursa i još mnogo toga. Jednostavno im je nedostajalo ažuriranih izvješća na zahtjev koja bi im mogla pomoći u nadzoru poslovanja tvrtke. Kao rezultat toga, nisu mogli odmah promijeniti svoju perspektivu, kako bi vidjeli rad određenih timova, odjela, kupaca i još mnogo toga. 

Otopina? Svi podaci prikupljeni u jednom alatu

Kako su proračunske tablice postajale sve veće i složenije, izazivale su sve veći kaos. Kao rezultat toga, menadžeri su počeli gubiti povjerenje u alate i bili su sve frustriraniji svojim radom. 

Vidjevši ovaj trend, tvrtka je počela tražiti alat sposoban prikupiti sve informacije na jednom mjestu. Novi sustav bio je poboljšanje transparentnosti podataka i poboljšanje točnosti svih ključnih odluka u tvrtki. Tada je SovTech naišao na Primetrica.  

Kako SovTech koristi Primetric? 

Trenutno SovTech koristi Primetric za nekoliko vrsta operacija. To uključuje: 

• uvoz i kombiniranje podataka iz Jira i Harvest te njihovo pretvaranje u intuitivna izvješća, grafikone i još mnogo toga, 
• predviđanje, provjera i upravljanje kapacitetom ljudi, 
• stvaranje točnih alokacija i njihovo fleksibilno uređivanje, 
• praćenje napretka projekata, kao i troškova rada u njima, 
• izračunavanje ključnih financijskih pokazatelja i za projekte i za tvrtku u cjelini,
• sprečavanje spaljivanja proračuna. 

Besprijekorne integracije za usporedbu planova sa stvarnošću

Od prvog dana Primetric je integriran s drugim alatima koje SovTech ima na raspolaganju. Kombinirajući alat s Harvestom, menadžeri su dobili pristup informacijama o ukupnom broju praćenih sati. Primetric je također integriran s Jira kako bi prikupio sve informacije o upravljanju projektima i u alatu. Kao rezultat toga, voditelji projekata i rukovoditelji nisu se morali prebacivati između različitih programa tijekom planiranja rada i mogli su usporediti planove sa stvarnošću kako bi vidjeli jesu li točni i uklapaju li se u proračun. 

Planiranje i praćenje radnog opterećenja zaposlenika

"Mogu vidjeti koliko sati mogu zakazati, koliko sam sati izdvojio i koliko sati prolazim. Također vidim kada ljudi izlaze s projekata."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Primetric je Oliveru također pružio pregled svih alokacija i radnog opterećenja ljudi, kao i mogućnost njihove promjene na zahtjev. Zahvaljujući opciji povlačenja i ispuštanja, uspio je urediti postojeće alokacije ili dodati nove samo klikom na određeni dan. Također je mogao vidjeti napredak rada u istom pogledu.

"Prikaz kalendara je stvarno lijep. Sjajno je moći pogledati sve projekte i vidjeti koja je učinkovitost. Također vidim tko je dodijeljen projektima i koji su njihovi troškovi."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Poboljšana vidljivost profitabilnosti u projektima i dodjelama sredstava

Primetric je SovTechu pružio pogled iz ptičje perspektive na sve njegove financije. 

Za financije na razini cijele tvrtke Primetric je uspio generirati izvješća koja pokazuju profitabilnost svih operacija u tvrtki, uključujući nenaplative sate koji su nekada uzimali danak na konačnim profitnim maržama. 

"Primetric nudi mnogo lakši način gledanja na financije. Rukovoditelji mogu samo pogledati i vidjeti prilično brzo gdje je tvrtka i gdje će biti u sljedeća 3 mjeseca. Mogu odmah reći: ovo je dobro, ovo nije dobro, ovdje moramo napraviti promjene."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Za projekte, s druge strane, Primetric je uspio: 

• usporedite planirane financije s praćenim, 
• pokazati troškove rada za svaku osobu uključenu u projekt, 
• izračunati financijsku uspješnost projekta, odnosno profitnu maržu, troškove rada, prihode itd.

Kao rezultat toga, voditelji projekata sada mogu detaljno kontrolirati proračune svog nastojanja, bez brige da će usred rada biti iznad proračuna. Oni također mogu

Osim toga, računovodstveni stručnjaci također koriste Primetric za prikupljanje informacija za račune. U alatu mogu pristupiti planiranom i praćenom radnom vremenu za određeni projekt i koristiti podatke za fakture i druga poravnanja. 

U slučaju SovTech-a, Primetric je također integriran s Harvestom i Jira, te automatski uvozi podatke iz alata u vlastiti sustav, stvarajući širu sliku svih aktivnosti. Ako je to potrebno, podaci se također mogu izvesti u Excel nakon što se prikupe. 

Jedinstveni naredbeni centar za status realizacije projekata

Prije Primetrica, praćenje napretka svih projekata bilo je veliko opterećenje za sve uključene ljude - kako u pogledu financija, tako i u pogledu alokacija. Budući da su podaci bili dostupni u više zasebnih alata, menadžerima je bilo teško kombinirati ih i dobiti širu sliku svih operacija. S Primetricom se to promijenilo.

U kalendaru projekta koji nudi alat, voditelji projekata mogu vidjeti sate zabilježene u projektima kako su prijavljeni u Harvestu. Kasnije mogu otići na karticu proračuna u projektnoj ploči kako bi vidjeli kako je rad utjecao na financije. Za općenitiji pogled mogu koristiti i različita izvješća, uključujući izvješće o napretku projekta, izvješće o financiranju projekata i druge, kako bi vidjeli kako njihovo poslovanje stvarno funkcionira. 

"S Primetricom brzo vidim gdje su projekti u trenutnom stanju, gdje su bili i kamo idu. Vidim kako izgleda izgaranje proračuna projekta, što je ETC i još mnogo toga."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

‍

Upravljanje korištenjem

Mogućnost da vide korištenje bila je pravi izmjenjivač igara za SovTech, jer im je omogućila da vide koliko sati odlazi na nenaplativi rad i naplativ. Bio je ključan za poboljšanje profitabilnosti cijele tvrtke.

"Ako imamo 160 sati u mjesec dana, a neki ljudi prate samo 40 naplativih sati, zašto je to tako? Sada imamo mogućnost vidjeti takve probleme i puno bolje ih upravljati, dobivajući bolju vrijednost za novac."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Uvođenjem ove značajke Oliver bi se mogao pobrinuti da satnica zaista odgovara napretku u projektima i vidjeti doprinosi li novac doista uspjehu tvrtke. To je promijenilo njegov pogled na naplative i nenaplative sate i pomoglo im da donesu bolje odluke u vezi s dodjelom vrijednih stručnjaka i optimiziraju korištenje kapaciteta ljudi. 

"Nakon što sam vidio sate s plaćama, mogao sam točno vidjeti kako se novac troši i mogao sam to bolje riješiti. U mojoj glavi, to mi je stvarno pomoglo poboljšati profitabilnost našeg poslovanja."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Napredna izvješća za precizno zakazivanje i planiranje proračuna

Prije Primetrica, svi podaci vezani uz upravljanje projektima i resursima čuvali su se u Google listovima koje je bilo teško uređivati i nisu nudili detaljne uvide za menadžere. S Primetricom na mjestu, to se promijenilo. Zahvaljujući automatiziranim izvješćima, ažuriranjima u stvarnom vremenu i brojnim mogućnostima vizualizacije, i menadžeri i rukovoditelji mogu točno vidjeti kako posao posluje i zašto. 

"Sa svim projektima koji su ispravno raspoređeni, mogu ispravno vidjeti prihode i troškove. Najviši dečki iznad mene također mogu pogledati i vidjeti: ovdje ćemo biti za tri mjeseca, ovdje ćemo biti za šest mjeseci."

Oliver Green, voditelj projekta u Sovtechu

Prednosti Primetrija

Do sada je Primetric poboljšao ne samo Oliverov rad, već i stanje cijele tvrtke u brojnim područjima. Oni uključuju: 

• poboljšana profitabilnost uzrokovana optimalnim korištenjem proračuna i stručnjaka, 
• poboljšano raspoređivanje projekata uz potpunu vidljivost svih dodijeljenih sredstava radi bolje točnosti, 
• bolje upravljanje korištenjem i raspodjela ljudi s uključenim proračunima, 
• pogled iz ptičje perspektive na sve podatke ključne u procesima donošenja odluka, uključujući proračune 
• upravljanje naplativim i nenaplativim satima. Sada, SovTech može točno vidjeti koliko je sati potrošeno na nekomercijalne projekte, a njegovi menadžeri mogu raditi na učinkovitijem poboljšanju tog postotka, 
• integracija s Žetvom. Zahvaljujući ovoj značajki, Primetric može prikupiti informacije iz alata i kombinirati ih s informacijama o satnicama, stvarajući sveobuhvatan pregled naplativih aktivnosti.