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Porquê utilizar soluções de software de BI?
Porque é que o software de BI vale o seu tempo? Eis uma resposta simples a esta pergunta: ajuda-o a tomar melhores decisões.
Como? As soluções de software de BI mostram-lhe dados presentes e históricos dentro do contexto do seu negócio.
You use this data to develop business performance benchmarks, get better at estimating future projects, and ensure that your business is running smoothly (and profitably!).
O BI também ajuda a compreender as tendências dentro da sua base de clientes e a dar prioridade a projectos para aumentar as suas receitas.
Os dados e insights do BI podem ajudá-lo em praticamente tudo quando utilizados eficazmente, desde a atribuição das pessoas certas aos projectos e a obtenção de grandes margens de produto até ao recrutamento de novas pessoas a tempo.
Se ainda não tiver uma solução como essa a bordo, não há melhor altura para a implementar.
Que características obtém no software de relatórios BI?
Painéis de controlo
As soluções de business intelligence incluem dashboards que apresentam dados de muitos lugares diferentes em vários gráficos abrangentes (gráficos de tartes, gráficos de Gantt, etc.) numa única página. Os painéis de bordo do BI podem ser adaptados às necessidades específicas do seu negócio. Um olhar é suficiente para dizer se o projecto vai na direcção certa e gerar as margens de lucro de que necessita.
Visualizações
A visualização de dados é outra ferramenta útil que vem dentro do guarda-chuva da solução BI.
Os dados são o seu activo mais valioso - ajudam a estimar correctamente os projectos, a manter os custos e os horários sob controlo, e a garantir que todos na sua empresa estejam satisfeitos.
But how to combine all of these different data points? Visualization in the form of a chart or graph is a real asset here. And most BI solutions allow you to tweak it so that you see everything that matters to you most, including capacity, employee bench, and more.
Relatório
Os relatórios são um tesouro de dados. E nem sequer estou a falar de dados financeiros.
O software de BI também gera relatórios sobre a alocação de recursos ou a taxa de utilização dos funcionários. Utilizando estes conhecimentos, pode compreender quem na sua equipa é constantemente utilizado a 100% ou quantas pessoas são necessárias para desenvolver um determinado marco de projecto.
You can use this data in future projects, such as forecasting project cost and revenue or allocating people to new tasks.
Não há melhor forma de controlar a rentabilidade da sua empresa do que esta.
10 métricas a procurar no seu software de relatórios de BI
Métricas de produtividade
1. Actividade vs. produtividade
Quanto tempo é que os seus empregados gastam a assistir às reuniões? Se estiver apenas a seguir as horas facturáveis, não terá qualquer ideia.
You’d be surprised to see many IT companies have no idea how much time team members spend on non-billable tasks.
Quando se é uma pequena empresa com uma dúzia de programadores, isto não é um problema. Mas a sua abordagem à actividade vs. produtividade irá mudar à medida que a sua empresa for evoluindo.
Claro, pode utilizar uma folha de cálculo Excel para controlar o tempo de trabalho. Mas esta solução não é escalável.
Use BI software with built-in time tracking to track both billable and non-billable hours. You’ll see how productive your employees really are or whether they spend way too much time on meetings. And to take action before it’s too late.
2. Experiência do empregado (EX)
Employee experience metrics are related to soft skills management, utilization rate, resource capacity, etc.
Porque são importantes?
Ao manter um olho na taxa de utilização dos funcionários, saberá se algumas pessoas estão a ficar sobrecarregadas com trabalho enquanto outras não têm quase nada para fazer. Pode intervir antes que seja demasiado tarde e reduzir a taxa de rotatividade dos seus empregados.
Isto pode fazer uma verdadeira diferença ao competir por competências e talentos no mercado das TI.
Pode utilizar estas métricas para descobrir e oferecer oportunidades de desenvolvimento aos empregados. Outra vantagem é construir um programa de mentoria direccionado baseado nos seus conhecimentos sobre as aptidões duras e suaves da sua equipa.
3. Envolvimento dos empregados
Uma boa métrica que mostra o envolvimento dos funcionários é a precisão no registo das horas de trabalho.
Apresentar o seguimento do tempo a uma empresa é como dizer que as sextas-feiras de pizza acabaram. É difícil, e leva tempo a habituar-se a isso.
Mas se não acompanhar e medir o tempo de trabalho, terá pouca pista sobre o que está a acontecer no seu negócio. Não saberá quanto tempo as pessoas dedicam ao trabalho e quanto tempo passam realmente a percorrer o Reddit.
Se descobrir que as pessoas não estão noivas, pode fazer algo a esse respeito. Algo pode estar errado com o seu alinhamento com o projecto, por exemplo. O seu trabalho é corrigir isso antes de eles saltarem para a próxima oferta de recrutamento.
Métricas de vendas
4. Receitas de vendas (brutas e líquidas)
Este é evidente.
O software de relatórios dar-lhe-á informações precisas sobre as suas receitas de vendas, contabilizando tanto os valores brutos como os líquidos.
But a great BI solution will also show historical data to tell you how your project cost and revenue projection compared to reality. That way, you will never make the mistake of underestimating a task again and keeping your profit margins in check.
5. Valor vitalício do cliente
As soluções de software de BI medem o valor vitalício do cliente para o ajudar a compreender se as colaborações lhe estão a trazer os níveis de margem de lucro que procura.
Esta parte pode ser especialmente dolorosa para as empresas de serviços de TI em crescimento. Quando se é uma pequena empresa, faz-se todo o tipo de compromissos para assegurar esse primeiro grupo de contratos.
Mas assim que se desenvolve uma reputação no mercado, cada vez mais projectos começam a surgir no seu caminho.
Vale a pena ter uma fonte de dados que o inspire a repensar os seus modelos de liquidação e a segmentar melhor os seus clientes para maximizar a sua rentabilidade.
6. Receitas por promotor
O software de BI adaptado às necessidades da indústria de TI também lhe dá dados sobre o volume de receitas que um determinado programador traz para o seu negócio.
Esta informação é inestimável porque mostra instantaneamente quais são os seus recursos mais preciosos.
Aposto que os engenheiros que trazem o maior rendimento também têm as mais altas e mais raras competências do mercado, tais como os engenheiros DevOps ou os programadores de fullstack.
Saber isto dá-lhe uma vantagem no jogo de retenção de empregados porque não se pode dar ao luxo de perder este tipo de talento.
7. Previsão de custos
O software de BI também deve incluir muita informação e dados sobre os seus custos.
Num cenário ideal, deverá ser possível ver:
- as tarifas horárias dos promotores envolvidos no projecto,
- os custos gerais do projecto,
- os custos gerais de organização.
Ter acesso a esta informação já ao nível do projecto permite prever projectos a longo prazo. Esta capacidade é fundamental para uma empresa que quer crescer rapidamente mas também de uma forma sustentável.
Métricas relacionadas com os recursos
8. Percepções de alocação de recursos para vendas e RH
O software de BI integrado com módulos de alocação de recursos dá-lhe uma riqueza de dados sobre as competências dos funcionários e a forma como estas se traduzem em valor entregue aos clientes.
Se notar que não tem conhecimentos suficientes de backend porque todos os seus criadores de backend são constantemente utilizados a 100%, é um sinal claro de que precisa de contratar mais pessoas. Caso contrário, os seus programadores ficarão sobrecarregados e entregarão trabalho de má qualidade.
Pode entrar em contacto com o seu departamento de RH e começar a recrutar imediatamente. Só pode imaginar o valor que isso traz quando enfrenta um mercado que sofre de uma constante escassez de competências.
9. Utilização de recursos
Está a utilizar as pessoas afectadas a um projecto de uma forma sensata? Ou alguns dos recursos que afectou a um projecto não funcionam tanto como esperava?
Pode aprender sobre tudo isto medindo a taxa de utilização dos empregados. Dirá quanto tempo leva a entregar um determinado marco ou quantas pessoas são susceptíveis de aterrar no banco.
Porque é que isso é valioso? Porque lhe permite intervir e agir proactivamente em vez de apenas reagir ao problema quando este surge.
10. Capacidade disponível
Acabou de marcar um projecto surpreendente, e os seus dedos estão a formigar para assinar o contrato. Mas esperem! Primeiro, é preciso certificar-se de que tem realmente pessoas livres para trabalhar no projecto.
This is where available capacity planning comes in handy. This metric shows you how many working hours or FTEs you have left and in which areas (during a given time period).
Um olhar para a sua solução de software BA será suficiente para dizer instantaneamente se pode iniciar o projecto imediatamente ou se precisa de contratar pessoas primeiro.
Ter estes conhecimentos à mão torna a gestão das expectativas muito mais fácil.
Pode encontrar todas estas métricas em Primetric, uma solução de BI que combina rastreio de tempo, atribuição de recursos, e finanças sob o mesmo tecto.
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