5 Best Practices for Capacity Planning in Project Management

Uma vez dominado o planeamento a longo prazo, nunca irá lidar com contratações stressantes de última hora ou com um banco em crescimento. Leia este artigo para aprender o essencial do planeamento de capacidades - por que razão as empresas de TI o utilizam e o que acontece quando não o fazem.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Planeamento de recursos

14/05/2021

Índice

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Como equilibrar a procura do cliente com a sua capacidade em todas as competências?

Os executivos das empresas de TI continuam a fazer-me esta pergunta.

My answer? A well-organized capacity planning process is the solution. It gives you a bird’s eye view into your available capacity, allowing you to take in projects with the certainty that you have the resources to get started. It also gives you a chance to fill any potential vacancies.

Planear significa tentar prever como vai ser a procura do cliente e como vai responder com base na sua capacidade disponível. 

Once you master long-time planning (and avoiding common long-term planning mistakes) you’ll never deal with stressful last-minute hires or a growing bench.

Leia este artigo para aprender o essencial do planeamento de capacidades - por que razão as empresas de TI o utilizam e o que acontece quando não o fazem. 

O que é o planeamento da capacidade na gestão de projectos?

O planeamento da capacidade é um processo que se concentra em alcançar um equilíbrio entre as horas de trabalho disponíveis das suas equipas e as necessidades dos seus projectos. É crucial para o planeamento bem sucedido de recursos na gestão de projectos.

Para planear a capacidade, é necessário saber primeiro como calcular a sua capacidade disponível. 

Report for capacity planning

Como calcular o total, e a capacidade disponível?

Capacidade total

A capacidade total é o número de pessoas-horas disponíveis num determinado período de tempo, incluindo todos os tipos de feriados públicos.

Capacidade total = número de dias de trabalho * número de horas de trabalho * número de empregados

Exemplo de fórmula de cálculo para um empregado a tempo inteiro:

Por exemplo, em Maio de 2021, temos 19 dias úteis no Reino Unido. Normalmente seriam 21, mas há dois feriados públicos que caem nos dias de semana.

Assim, a capacidade total em horas para Maio de 2021 é de 19 * 8 h = 152 h

Exemplo de fórmula de cálculo para um empregado a tempo parcial:

Se tivermos um empregado a trabalhar 4h por dia, a capacidade total em horas para Maio de 2021 é de 19 * 4 h = 76 h

A table with capacity planning info for project managers

Capacidade disponível

A capacidade disponível é o número de pessoas-horas disponíveis num determinado período de tempo, incluindo feriados e períodos de descanso.

Capacidade disponível = capacidade total - tempo livre

Exemplo de fórmula de cálculo para um empregado a tempo inteiro

Por exemplo, em Maio de 2021, temos 19 dias úteis no Reino Unido. Normalmente seriam 21, mas há dois feriados públicos que caem nos dias de semana. Além disso, o nosso funcionário tirou 2 dias de folga.

Assim, a capacidade disponível em horas para Maio de 2021 é (19 * 8 h) - (2 * 8 h) = 136h

Fórmula de cálculo de amostra para uma empresa de 50 pessoas

Assim, se a nossa organização de 50 pessoas estiver no Reino Unido e celebrar os feriados britânicos, em Maio de 2021 teremos 19 dias úteis por causa do feriado bancário do início de Maio e do feriado bancário da Primavera. 

Estrutura do emprego:

  • 40 empregados a tempo inteiro (8 horas por dia, 5 dias por semana),
  • 10 empregados a tempo parcial (4 horas por dia, 5 dias por semana),
  • dois empregados (um a tempo parcial, e um a tempo inteiro) tiraram 7 dias de licença,

Se quisermos calcular a capacidade disponível da nossa empresa para Maio de 2021, precisamos de o fazer:

  1. tirar o número de horas de trabalho este mês (incluindo feriados públicos): 19 dias * 8h * 40 + 19 dias * 4h * 10 = 6840 h -> esta é a nossa capacidade total,
  2. tirar o número de horas de folga que este mês demorou: 7 dias * 8h + 7 dias * 4h = 84 h,
  3. calcular a capacidade total disponível: 6840h - 84h = 6756h
Availability heatmap for capacity planning in project maagement
Exemplo do mapa de calor disponível em Primetric comparando a capacidade com as horas programadas.

Carga de trabalho planeada / Nível de utilização

Having calculated available capacity, we’re ready to calculate the planned utilization - the planned workload of selected people or the entire company in a given period of time.

Com a capacidade disponível e disposição planeada, só podemos ver quantas horas dos nossos especialistas estão disponíveis para nós e comparar esta informação com a procura no projecto.

Se precisar de mais algumas indicações sobre a utilização, comece aqui: Qual é a fórmula de taxa de utilização para as empresas de software?

Nota: Para algumas empresas, faz sentido traduzir a capacidade disponível em Equivalente em Tempo Inteiro (FTE). As empresas de leasing corporativo utilizam-no frequentemente para afectar os seus empregados aos projectos dos seus clientes.

Planeamento de capacidade - nível de projecto vs. nível de empresa 

Nas empresas de TI, o planeamento da capacidade acontece a dois níveis: a nível interno dos projectos e a nível geral da empresa.

Um gestor de projecto precisa de se certificar de que os membros da equipa estão a trabalhar nas tarefas certas e que estas tarefas estão devidamente organizadas. Isto está directamente relacionado com o planeamento da capacidade dos funcionários individuais e a sua atribuição a tarefas que eles possam completar.

Este tipo de abordagem granular funciona muito bem quando se planeia um sprint ou quando nos concentramos na gestão de tarefas. Isto é quando normalmente criamos uma lista de tarefas e depois consideramos as pessoas que podem ser atribuídas a essas tarefas - permitindo-nos estimar a capacidade necessária num projecto dentro de um curto período de tempo.

Mas esta abordagem não permite um olhar a longo prazo sobre o projecto. Não ajuda os gestores que gostariam de ver como serão as operações da empresa dentro de alguns meses.

É por isso que é tão importante planear a capacidade a partir de uma perspectiva diferente a longo prazo. Isto ajuda a planear acções com antecedência e a evitar reacções ad hoc.

Para um COO ou Especialista em Recursos, o planeamento da capacidade significa algo mais do que para um gestor de projecto. Este tipo de plano a longo prazo diz respeito à forma como os funcionários são atribuídos aos projectos em toda a empresa.

This goes for scheduled projects that you know are going to happen and tentative ones that we’re only. It’s also about managing different booking types and knowing where your most valuable resources are allocated, when they can start working on new projects, and when they’re not available.

Benefícios do planeamento da capacidade a nível da empresa

O conhecimento da sua capacidade disponível traz muitas vantagens ao seu processo de planeamento global. Mas os seguintes são os maiores ganhos que fazem do planeamento da capacidade um processo tão valioso para as empresas de TI.

1. Decisões de contratação com base em dados

O processo traz-lhe a percepção dos papéis que precisa de preencher para poder assumir um projecto futuro. Graças a isto, as equipas de RH obtêm uma visão clara das suas necessidades de recrutamento e têm tempo suficiente para recrutar, recrutar, e a bordo de novos funcionários. É assim que este processo ajuda as empresas a evitar estrangulamentos de recursos no futuro. 

Forecasts for capacity planning
Previsões sobre as vagas necessárias

2. Mais visibilidade para a equipa de vendas

Outro benefício está relacionado com o trabalho da equipa de vendas. A ideia é oferecer aos representantes de vendas uma maior visibilidade na cadeia de produção. É assim que podem saber se há espaço para mais projectos dentro de um determinado período e quais os conjuntos de competências que ficarão disponíveis.

Information on available capacity in a form of a chart
Previsões sobre a bancada / disponibilidade

3. Melhor planeamento e previsão

Uma capacidade planeada precisa permite calcular previsões de lucro porque sabe que projectos as suas equipas serão realizados num futuro próximo. Ao contar em projectos tentativos, pode criar simulações de receitas futuras se acabar por assinar o cliente.

Capacity planning combined with finances
Previsões financeiras com rentabilidade (tendo em conta os projectos experimentais)

4. Maximizar a utilização

O cálculo da sua capacidade disponível é o primeiro passo para assegurar uma excelente utilização por parte dos funcionários. Porquê deixar as pessoas penduradas no banco quando, em vez disso, se pode concentrar na obtenção dos projectos certos?

Capacity planning in a project
Vagas necessárias vs disponibilidade de pessoas

5. Proteger a equipa

Esta é outra razão chave pela qual o planeamento da capacidade é tão importante para as empresas de TI que cuidam extra dos seus empregados. Um processo deficiente pode levar à sobre-reserva de projectos. E quando isso acontece, as empresas raramente podem contratar os recursos certos a tempo. Em vez disso, alguns dos empregados existentes podem ter de trabalhar horas extraordinárias - e isso nunca funciona bem a longo prazo.

Capacity planning for schedule conflicts
A cor violeta avisa-o sobre a sobre-utilização / sobre-reserva

Factores que podem ter impacto no planeamento da capacidade a nível da empresa

Factores internos que têm impacto no planeamento da capacidade:

  • Tipo de emprego - Os seus especialistas são trabalhadores a tempo inteiro ou contratados a tempo parcial? Este tipo de emprego terá um impacto directo sobre a sua capacidade e, consequentemente, sobre a capacidade global à sua disposição.
  • Folhas - Quer se trate de uma licença de férias, de doença ou de maternidade, todas têm o mesmo resultado. Mudam a sua capacidade disponível. Se não tiver isso em conta no planeamento, prepare-se para problemas.
  • Mudanças organizacionais - Um exemplo é a rotação de pessoal quando alguns membros da equipa podem estar disponíveis até uma hora específica.  
  • Cultura - Trabalhar horas extraordinárias é aceitável para os seus empregados? Ou eles vão procurar outro emprego quando lhes pedir para trabalharem em dois projectos ao mesmo tempo? 
  • Planeamento do dia - Vai incluir a pausa para almoço na sua capacidade disponível? Esta é uma questão-chave que terá um impacto maciço no cálculo da capacidade disponível na sua empresa.

Factores externos que têm impacto no planeamento da capacidade:

  • Mercado candidato - Todos sabemos que as TI são um mercado de trabalho difícil. Os especialistas são escassos e, em algumas áreas, o processo de contratação pode levar meses (pense-se nos peritos DevOps). Não faz sentido assinar um projecto dentro de um prazo que não lhe permita encontrar os recursos para o mesmo.
Capacity planning - sing up

Riscos de má planificação da capacidade

Incapacidade de assumir um projecto

Capacity management is about dividing into the project funnel. Let’s consider tentative projects first. You need to start estimating the likelihood of these projects happening as soon as possible. And if you see a lot of projects in the funnel, you can take action and start hiring. If you don’t do this early enough, you won’t be able to cover the project or you will accept it creating a schedule conflict.

Falta de controlo sobre o tempo de banco

Quando não controla a sua capacidade, pode perder o momento em que o seu banco começa a crescer rapidamente. Precisa de saber quando os seus empregados estão a ficar sem projectos. Caso contrário, corre o risco de perder a rentabilidade.

Desperdício de recursos

Outro risco de planeamento insuficiente da capacidade é quando se atribuem recursos valiosos a projectos mal correspondidos - só porque não havia outros recursos disponíveis na altura. 

Queimadura da equipa 

Um planeamento deficiente pode levar à sobre-reserva de projectos e horas extraordinárias para os membros da equipa. Se isso acontecer com base em resultados, está-se a considerar o risco de esgotamento da equipa. O esgotamento afecta a motivação e produtividade dos funcionários. É mais provável que os objectivos falhados aconteçam devido a isso, causando perdas na qualidade do projecto, custos ou horários.

5 melhores práticas para planear a capacidade do seu empregado 

1. Compreender a sua capacidade disponível

Sem saber quantas horas tem disponível para vender cada mês, não pode iniciar uma conversa significativa com um cliente. Além disso, uma vez conhecida a sua capacidade disponível, pode assumir os projectos certos e dar aos recrutadores tempo suficiente para encontrar recursos se lhe faltar algum.

2. Capacidade de previsão vs. procura 

O planeamento da capacidade é tudo sobre o futuro. Tem alguns projectos à sua frente, e agora está a tentar ver como se encaixam nos recursos que tem à sua disposição. O planeamento inteligente da capacidade permite-lhe ser mais preciso nas suas previsões. E, graças à previsão, pode desenvolver antecipadamente um plano de recursos do projecto.

3. Rastrear e analisar a matriz de competências em tempo real

Embora considerando a sua capacidade disponível, mantenha-se atento à matriz de competências na sua empresa. Precisa de saber que conjuntos de competências estão disponíveis para si neste momento e quando outras competências se vão libertar em breve. Esta informação é um guia perfeito para um esforço de vendas ou estratégia de recrutamento focalizado.

4. Prever e melhorar a utilização global de recursos

Uma plataforma de software como a Primetric permite-lhe rever dados históricos mas também prever a utilização dos funcionários. Pode responder rapidamente à mudança de utilização, contratando pessoal adicional ou informando o departamento de vendas sobre a disponibilidade de recursos, para que possam encontrar projectos para eles.

5. Vagas de projectos e pessoas na bancada

Utilize o planeamento da capacidade para compreender para onde vão os seus recursos e por quanto tempo vão ficar bloqueados nos seus projectos. Se estiver a negociar um novo projecto com um cliente, tenha esta informação em conta e poderá facilmente dizer se a realização deste projecto dentro de 2 meses exigirá a contratação de recursos adicionais. 

O mesmo se aplica à sua bancada - pode reduzir o tempo da bancada se souber que certos membros da equipa vão terminar um projecto em breve e estarão disponíveis para outros projectos.

Erros comuns de planeamento de capacidade

Sobreavaliar a disponibilidade de um empregado 

Se planear projectos sem saber que a disponibilidade de um empregado é muito menor do que pensa (por exemplo, eles têm uma licença de férias planeada a meio do projecto), prepare-se para problemas. Terá de ter a sua quota-parte de horas de trabalho coberta por outra pessoa no último minuto e essa nunca é uma boa maneira de gerir um projecto.

Desadequação entre conjuntos de competências e projectos

Considerem isto: Nem todos os programadores backend conhecem muito bem o PHP. Portanto, se parar de planear ao nível de programador back end/frontend, poderá ter problemas graves mais tarde, se se verificar que as pessoas que designou para o projecto não têm as competências adequadas.

Sobrestimar a capacidade do projecto

A procura num determinado projecto pode variar em função do recurso que se atribui ao projecto. Sejamos claros, um dev sénior irá muitas vezes satisfazer as necessidades do cliente várias vezes mais depressa do que um dev júnior. Isto, por sua vez, afecta a capacidade de planeamento e pode resultar em interpretações erradas de previsão. 

Utilizar software de planeamento de capacidade

Para planear a capacidade ao nível de toda a empresa, é necessário um software de planeamento da capacidade de recursos que inclua todas as características necessárias para o planeamento da capacidade em TI.

Aqui estão as características obrigatórias de qualquer software de planeamento de capacidade:

Escalável e configurável

Certifique-se de que a sua solução pode apoiá-lo à medida que a sua empresa cresce e as suas equipas se expandem tanto em número como em diversidade de competências. O software que escolher deverá também permitir-lhe configurá-lo de modo a corresponder à natureza única do seu negócio. Na Primetric, acrescentamos frequentemente novas funcionalidades para apoiar os nossos clientes.

Previsão da rentabilidade 

É essencial que a sua solução ofereça amplas capacidades de previsão que vão para além da capacidade e cubram a disponibilidade, as receitas e a rentabilidade.

Análise de BI em tempo real

Certifique-se de que a ferramenta que escolhe gera uma variedade de relatórios para o ajudar a tomar decisões inteligentes baseadas em dados. Deverá permitir-lhe criar previsões financeiras avançadas e simulações para avaliar os seus resultados.

Integração com outras aplicações 

As ferramentas de planeamento de capacidade precisam de se integrar com os sistemas utilizados na sua empresa. Isto pode ser ATS, software de gestão de licenças, ferramentas de gestão de projectos e soluções de Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Embrulhar

O cálculo, planeamento e previsão da sua capacidade são processos bastante complexos se a única ferramenta à sua disposição for um monte de folhas de cálculo.

Mas não tem de ser. 

Construímos a Primetric para resolver este problema e ajudar as empresas de TI a melhorar a previsão da sua rentabilidade. 

Inscreva-se aqui e certifique-se de que nunca mais sobrecarrega os seus projectos.


Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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