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Um dos problemas mais comuns que todos encontramos enquanto os projectos estão em curso é a escassez de recursos. O que pode ser feito se isso acontecer ao seu projecto?
Resource leveling is one good approach I talked about before. But if your project has a deadline that you can’t stretch by an inch, what do you need is resource smoothing.
Leia este artigo para saber o que é a suavização de recursos, como difere da nivelação de recursos, e como melhorar com ela a rentabilidade do seu projecto.
O que se pode ganhar com a suavização de recursos?
A suavização de recursos é uma daquelas técnicas de optimização úteis que o ajudam a ajustar as actividades do seu projecto de acordo com os recursos disponíveis.
Assegura que o projecto é concluído dentro dos recursos orçamentados para o mesmo. O principal objectivo da suavização de recursos é a utilização uniforme dos recursos e a conclusão atempada do projecto.
Normalmente, o alisamento de recursos é aplicado após o nivelamento de recursos para optimizar os custos do projecto e utilizar os seus recursos de forma mais eficiente (é aqui que a taxa de utilização dos funcionários vem a calhar).
Em última análise, a suavização de recursos é um grande método para lidar com os inevitáveis atrasos nos projectos que conhecemos demasiado bem.
Ao utilizar o nivelamento de recursos juntamente com a suavização de recursos, é possível conciliar restrições de tempo e limites de recursos, ao mesmo tempo que se realiza um trabalho de alta qualidade.
O que é a suavização de recursos?
Also called time-constrained scheduling (TCS) or resource-constrained scheduling, resource smoothing is a product management tool for optimizing workload in the project.
A ideia subjacente à suavização de recursos é ajustar todas as actividades do projecto programado às necessidades de recursos, assegurando que não vão além dos limites de recursos já pré-definidos durante o planeamento.
No início de um projecto, definem-se horários e depois podem-se ajustar os recursos para gerir uma disponibilidade limitada num determinado período de tempo.
A suavização de recursos funciona bem quando as restrições de tempo são priorizadas em relação ao planeamento de produtos.
O objectivo desta técnica é completar o trabalho dentro da data final requerida e, ao mesmo tempo, evitar os picos e quedas na utilização dos recursos.
Alisamento de recursos vs. nivelamento de recursos - qual é a diferença?
A data de fim do projecto é a fonte da diferença crítica entre estas duas tácticas.
No nivelamento de recursos, o prazo do projecto não é fixo e pode ser facilmente alterado. No nivelamento de recursos, por outro lado, a data de conclusão tem de permanecer a mesma. O nivelamento de recursos também permite ocasionalmente uma pausa das actividades dentro do prazo especificado.
No nivelamento de recursos, tende-se a programar quando os recursos são sobre ou subatribuídos. Ao contrário disso, a programação do nivelamento de recursos é estabelecida quando os recursos são atribuídos uniformemente.
A principal restrição no nivelamento de recursos são os recursos disponíveis. No nivelamento de recursos, o principal constrangimento do projecto é a sua data final.
O nivelamento de recursos acontece geralmente nas fases iniciais do projecto, e o alisamento de recursos é mais frequentemente efectuado após o nivelamento de recursos.
Suavização de recursos
- A data de conclusão do projecto é fixa.
- O agendamento é estabelecido quando os recursos são atribuídos uniformemente.
- O principal constrangimento do projecto é a sua data de fim.
- É mais frequentemente realizado após o nivelamento dos recursos.
Nivelamento de recursos
- O prazo do projecto não é fixo e pode ser facilmente alterado.
- Agendamento quando os recursos são sobre ou subatribuídos.
- O principal constrangimento são os recursos disponíveis.
- Normalmente acontece nas fases iniciais do projecto.
Exemplo de fluxo de suavização de recursos
Etapa 1: Aplicação do método do caminho crítico
Um PM pode começar com o método do caminho crítico para analisar o projecto em questão e determinar o seu caminho crítico.
Não vou explicar aqui em pormenor a teoria do caminho crítico, mas o importante é que, no final, compreende quais são as suas limitações de recursos e como podem ter impacto no seu projecto.
Passo 2: Nivelamento de recursos
O passo seguinte é a aplicação do nivelamento de recursos. Agora é possível ver o número máximo de recursos por actividade.
Para reduzir a atribuição de recursos em locais onde não são necessários, será necessário expandir a duração de uma actividade. Note-se que isto irá aumentar a duração de todo o caminho crítico.
Passo 3: suavização de recursos
Depois de aplicar o nivelamento de recursos, é tempo de se concentrar na data final e aplicar o nivelamento de recursos.
Depois de seguir todos os passos, obtém-se um horário com recursos limitados onde a afectação de recursos é totalmente optimizada.
5 estratégias de suavização de recursos para uma empresa de TI
1. Priorização do projecto
Imagine que é abordado por dois clientes diferentes com dois projectos diferentes. Acontece que só tem recursos para a realização de um deles.
Então, com qual se deve proceder?
Aquela que lhe dá uma melhor margem de lucro e aumenta os seus resultados.
Mas como pode saber isso se não tem uma ferramenta que lhe permita simular diferentes cenários com diferentes taxas horárias?
É aqui que uma solução de gestão de produto vem a calhar. Dá-lhe todos os conhecimentos para nivelamento de recursos e atribuição de prioridades aos projectos correctamente.
2. Clareza sobre a taxa de utilização dos funcionários
Se se colocar alguém num projecto exigente, colocá-lo noutro projecto desafiante com horas extraordinárias é uma má ideia.
O planeamento da disponibilidade dos empregados, tendo em mente a sua capacidade e motivação, é fundamental se se quiser manter um nível elevado do trabalho entregue.
É importante que a sua disponibilidade seja visível também para outras pessoas, para que o funcionário nunca acabe num fluxo de projectos exigentes.
Isto também os tornará mais calmos porque sabem como é o seu futuro. Estão motivados porque sabem que o seu bem-estar está a ser cuidado.
O processo torna-se totalmente transparente quando os membros da equipa sabem exactamente o que está a acontecer. Isto pode tornar-se um ponto importante no processo de "employer branding", especialmente se se lutar para atrair especialistas em TI (e quem não o faz?).
3. A visão de Bird's eye do seu projecto e empresa
Having a bird’s eye view of everything happening in your company - including project profitability, resource allocation, and resource utilization plan - is critical.
Dessa forma, pode concentrar-se em áreas onde a suavização de recursos pode fazer uma verdadeira diferença. Caso contrário, pode aplicar alisamento de recursos onde não é realmente necessário ou não vai ter um grande impacto na sua margem de lucro.
4. Excelente relatório financeiro
Os relatórios financeiros mostram-lhe se a actividade de suavização de recursos funciona realmente e traz-lhe benefícios.
Eis porque é importante:
Acontece frequentemente que quando se é pressionado por um prazo, deixa de se prestar atenção aos recursos efectivamente envolvidos. Isto pode levá-lo a obter peritos com tarifas horárias muito elevadas e reduzir drasticamente a margem de lucro do projecto.
Felizmente, a elaboração de relatórios vem aqui a calhar porque pode fazer uma retrospectiva informada e saber se o que fez teve um impacto na margem de lucro - e em que medida. Obterá todos os conhecimentos e lições aprendidas para utilizar no futuro.
Se não se fizer uma retrospectiva após o projecto, não se pode considerar o projecto como concluído. Necessita destes conhecimentos para os utilizar no seu próximo projecto e melhorar a forma como trabalha.
5. Utilizar uma ferramenta para suavizar recursos de forma mais inteligente
You can get all of the functionalities essentials mentioned above in Primetric.
Book a demo with me, and I’ll show you how you can use these data and insights to boost your resource smoothing strategy and ensure the optimal utilization of your resources while your project runs and within schedule.
