5 maneiras para a sua empresa de TI deixar de desperdiçar tempo e recursos 

Gerir uma empresa de serviços de TI é difícil porque muitas coisas choram pela sua atenção ao mesmo tempo. É preciso escolher em quais delas se deve concentrar cuidadosamente.

É por isso que a sua abordagem à gestão do tempo tem de ser holística e ter em conta as interdependências entre as suas equipas. 

Aqui está tudo o que precisa de saber sobre a identificação de ineficiência e perda de tempo que se infiltra nas suas equipas (e algumas coisas que pode fazer em relação a isso).

Porque deve evitar a ineficiência a todo o custo?

Isto pode parecer um ponto óbvio. Afinal, a eficiência é o nosso santo graal em praticamente todas as áreas do nosso trabalho.

Mas o que significa sequer ineficiência neste contexto? 

Antes de aprender a eliminar a ineficiência, precisa de saber como distingui-la das coisas normais que acontecem na empresa de tempos a tempos.

Portanto, vejamos os sintomas mais típicos de ineficiência numa empresa de TI como a sua:

• Os seus gestores de projecto e equipas não estão 100% seguros sobre quem está a trabalhar em quê e durante quanto tempo (por isso perguntam-lhe constantemente sobre isso),
• Your cost estimations aren’t accurate and you’re not getting the profit margins your business needs to grow,
• Problems like double booking, schedule conflicts or lack of resources (=overtime for team members) begin to appear more often,
• O seu departamento de RH só pode adivinhar quais os requisitos do futuro projecto - em vez de planear novas contratações, embaralha-se para recrutar pessoas de última hora,

Quais são as consequências das ineficiências? Todos os piores pesadelos do PPM são semelhantes:

• Desperdício de dinheiro,
• Prazos falhados,
• Má qualidade de trabalho,
• Caos geral,
• Desperdício de tempo (desde reuniões frequentes até aos seus principais programadores sendo atribuídos a tarefas de baixa prioridade).
  

As ineficiências que enumerei acima afectam-no a si e ao seu trabalho directamente. É o senhor que tem de actualizar os gestores sobre as atribuições ou lidar com problemas como as reservas duplas.

Mesmo uma coisa nesta lista é muito cara, e se estiverem na sua lista a longo prazo, começam a tornar-se perigosos para os negócios.

Mas também têm impacto nos seus PM que não partilham uma fonte centralizada de atribuições actualizadas e, em vez disso, lutam para manter as coisas em ordem através de folhas de cálculo em silo. Isto significa acrescentar ainda mais stress a um trabalho já de si stressante.

Finalmente, estas questões também têm impacto nos seus criadores. Se a sua estimativa falhou o alvo e o projecto precisa de mais trabalho do que pensava, terá de contratar alguém novo. Mas o recrutamento de especialistas leva muito tempo; provavelmente já se apercebeu disso. 

Assim, antes de uma nova contratação se juntar à sua equipa, terá de cobrir a carga de trabalho extra com os seus recursos existentes. Isto significa longas horas e horas extraordinárias. Nenhum programador pode lidar com isso por mais de uma semana ou duas. 

Como é que a ineficiência está ligada ao desperdício de tempo?

Now that I covered inefficiency let’s move to a different but closely related issue: wasted time and employee bench.

Como estão os dois ligados? É bastante simples:

A ineficiência leva ao desperdício de tempo, e o tempo desperdiçado leva à ineficiência. Se já estiver a lidar com um, é provável que esteja a lidar com o outro em breve.

Acesso limitado à informação sobre recursos ou falta de clareza sobre quem faz o quê obriga os PM a dedicar muito tempo a actualizar as suas folhas de cálculo, partilhá-las com outros, encontrar-se com outros para discutir atribuições, e depois fazer ajustamentos de acordo com o que descobrem. Depois o ciclo recomeça, uma e outra vez.

É aqui que a ineficiência se insinua na sua empresa.

Haverá uma forma de o combater? Comece por desenvolver um fluxo de trabalho para todos os seus PM e obtenha uma solução que servirá como uma única fonte de verdade para todos, desde gestores a empregados.

Mas antes de recorrer a esta solução, precisa de saber quais são as suas áreas problemáticas. Sem este conhecimento, arrisca-se a acabar com uma ferramenta que não resolve todos os problemas mais prementes.

Como identificar e combater a ineficiência e o desperdício de tempo?

1. Comece por acompanhar o tempo de trabalho e analisá-lo

A melhor forma de detectar o desperdício de tempo é através da localização do tempo que as pessoas passam no trabalho. Certifique-se de que rastreia tanto as tarefas facturáveis como as não facturáveis. Incluir stands de projectos e reuniões de clientes, mas também tarefas menores, pausas para almoço, chamadas telefónicas, gestão de caixas de entrada, e outras.

Start with the key employees and gradually introduce the culture of tracking time across your entire company. Eventually, logging tasks and working time in the system will become a standard procedure for everyone, and tracking employee performance will be a piece of cake.

Por exemplo, poderá descobrir que os seus PM passam demasiado tempo em reuniões ou na actualização das suas folhas de cálculo. Identificará dois problemas que poderiam ser resolvidos com uma coisa: uma única fonte de verdade que elimina a maioria das reuniões dedicadas a atribuições e elimina definitivamente todas as folhas de cálculo individuais que bloqueiam a sua visão das grandes imagens.

Na Primetric, combinámos o acompanhamento do tempo com a atribuição de recursos e informação financeira para criar uma visão abrangente dos projectos:

2. Planeie e estime o seu projecto

É possível eliminar muitos potenciais desperdícios de tempo já na fase de planeamento do projecto.

First, you need to create a realistic project budget. Break down your project into tasks and milestones - and then estimate each item on your list, identifying all the labor and materials you’ll need to realize it. 

Ao conhecer as suas despesas, pode definir a taxa certa para os seus clientes e certificar-se de que o seu projecto é rentável. Assegure-se de incluir as despesas gerais no preço que fixa para as horas facturáveis.

Saiba mais sobre a arte de orçamentação aqui: Como gerir eficazmente o orçamento do projecto se é uma empresa de serviços de TI

3. Planear projectos provisórios

Os PM fazem frequentemente o planeamento de recursos para projectos futuros no último minuto. Mas compensa começar a planear e a atribuir funcionários mesmo antes de assinar o contrato. 

Porquê? Porque depois tem um avanço no planeamento do seu projecto e recupera muito tempo para satisfazer as necessidades de recursos do projecto. Não terá de se preocupar com contratações de última hora que ponham em risco a qualidade do resultado do seu projecto.

O nosso guia de planeamento de recursos na gestão de projectos explora isto com mais detalhe.

Isto é o planeamento de projectos experimentais em Primetric, como se parece:

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4. Atribuir recursos como um pro

Certifique-se de que tem uma visibilidade abrangente dos seus recursos antes de fazer qualquer movimento de atribuição. 

Caso contrário, poderá acabar por desperdiçar os seus preciosos talentos em projectos que têm uma margem inferior. Ou pior - contrate os seus recursos mais caros para um projecto que não exija o seu nível de especialização ou que o cliente tenha um orçamento muito apertado.

Dica profissional: Se considerar aumentar as suas tarifas ou se souber que precisará de mais funcionários qualificados dentro de alguns meses, considere lançar um programa de desenvolvimento de funcionários para evitar um processo de contratação dispendioso.

Considerar as capacidades, competências e reservas planeadas ou provisórias das pessoas antes de as atribuir. Se tiver um sistema que mostre tudo num relance, fazê-lo será uma questão de minutos e não de horas.

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5. Acompanhe e controle os seus recursos

Comece a acompanhar a sua taxa de utilização de recursos logo após o início do projecto. Poderá ver como as suas estimativas estão a funcionar na vida real, detectar imediatamente quaisquer inconsistências, e tomar medidas.

Por exemplo, pode ter subestimado o número de horas necessárias para completar uma fase do projecto, ou alguém pode ter-se esquecido de registar o tempo (acredite, isso acontece!).

Como o software de gestão de projectos ajuda a poupar tempo e a evitar ineficiências

• É uma única fonte de verdade para todos os interessados - acabaram-se as reuniões inúteis onde se discute apenas quem faz o quê, quando, e por quanto tempo. Toda esta informação está agora bloqueada num sistema a que todos os seus PMs podem aceder. A cereja no bolo? Todos os dados são actualizados em tempo real. 
• Acabou-se o trabalho repetitivo - os seus PMs já não perderão tempo a preencher as folhas de horas manuais ou a relatar o que foi completado nesse dia. E não terá de perder o seu tempo a compilar todos os seus dados em conjunto para obter uma visão aérea do que realmente se passa nos projectos.
• Processo automatizado e moderno - planeamento e acompanhamento de projectos em folhas de cálculo são simplesmente ineficientes. É também demorado, caro e mais susceptível de causar problemas por causa de erros cometidos pelo homem. Retire as folhas de cálculo da equação e aposte no software de gestão de projectos para modernizar e proteger o seu processo contra erros.  
• Melhor tomada de decisões - não ter acesso aos dados correctos pode levar os gestores a tomar más decisões ou demorar demasiado tempo a tomá-las. Uma solução de gestão de projecto habilita-os a tomar medidas apoiadas por conhecimentos orientados por dados. 
  

E funciona realmente. Tome-se como exemplo a empresa australiana de TI HSD. Ao implementar a Primetric, os gestores reduzem o tempo de afectação de pessoas a projectos e de geração de dados a partir de folhas de cálculo de 15 horas por semana para 30 segundos, levando a um aumento de 200.000 dólares em poupanças e ganhos por ano. 

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