Everything You Need to Know about Non-Billable and Billable Hours

As horas facturáveis são a espinha dorsal dos lucros de qualquer empresa de serviços. No entanto, são frequentemente calculadas de forma irrealista (ou, em alguns casos mais misteriosos, simplesmente desaparecem). Neste artigo vamos mostrar-lhe como evitar que isso aconteça.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Recursos e Competências

6/10/2022

Horas não facturáveis versus horas facturáveis: como calculá-las?

Índice

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Horas não facturáveis vs horas facturáveis: qual é a diferença? 

Vamos começar por ser simples - primeiro, qualquer gestor de projecto deve compreender o que está realmente escondido por detrás destes termos.

O que são as horas facturáveis? 

Por definição, as horas facturáveis são as horas que um empregado gasta a trabalhar nos projectos do cliente. Por outras palavras, estas são as horas pelas quais a empresa pode cobrar aos clientes. No caso de uma empresa de TI, isso inclui principalmente a programação, testes, concepção e administração. 

Por exemplo, se 3 empregados trabalharem num projecto durante 160 horas por mês num projecto de Tempo e Material, o cliente que encomendou o projecto receberá uma factura com um preço de 480 horas facturáveis que passam a trabalhar. 

O que são horas não faturáveis? 

Em suma, as horas não faturáveis são todas as horas pelas quais os clientes não podem ser cobrados, porque os funcionários não estão a trabalhar no seu projecto na altura. 

Na maioria dos casos, as horas não contabilizáveis incluem o tempo gasto em reuniões, trabalho em projectos internos ou simplesmente a realização de quaisquer operações que não foram definidas no âmbito do projecto

Nas empresas de TI, ou empresas de serviços em geral, as horas não contabilizáveis incluem também o trabalho dos departamentos de marketing, vendas ou outros departamentos de apoio, uma vez que não participam nos projectos enquanto tal. 

Como calcular as horas facturáveis? 

Vamos directo ao assunto - se sabemos o que são as horas facturáveis, como as calculamos? 

Quantas horas são facturáveis num ano? 

O cálculo das horas facturáveis num ano é bastante simples. Para a equação, precisamos simplesmente de um número de dias de trabalho num ano, e a duração de um dia de trabalho. 

Por uma questão de simplicidade, vamos assumir que a empresa que calculamos este exemplo para trabalhos de segunda a sexta-feira, 8 horas por dia, durante 260 dias por ano. 

260 dias x 8 horas = 2080 horas facturáveis num ano. 

No entanto, tenha em mente que o valor pode variar dependendo dos feriados locais e dos dias úteis da sua empresa. Se a sua empresa também opera nos fins de semana e feriados, pode acrescentar alguns dias úteis à equação. 

Quantas horas são facturáveis num mês? 

Consideremos um caso semelhante - quantas horas são facturáveis num mês? 

Tal como no exemplo anterior, vamos calcular o valor para uma empresa típica que trabalha de segunda a sexta-feira durante 8 horas por dia. Desta vez, contudo, escolheremos um mês aleatório para um cálculo, uma vez que a equação será diferente dependendo do período de tempo de escolha. No nosso caso, analisaremos as horas facturáveis para Setembro de 2022. 

Setembro de 2022 começou na quinta-feira e terminou na sexta-feira, e tem exactamente 30 dias. No entanto, apenas 22 deles são dias úteis. Por conseguinte, os nossos cálculos para Setembro de 2022 serão parecidos com estes: 

22 dias x 8 horas = 176 horas facturáveis. 

Este cálculo tem de ser repetido para cada mês, uma vez que o seu número de dias de trabalho será inevitavelmente diferente.

Cálculo das horas facturáveis: exemplos 

No entanto, o cálculo das horas facturáveis não termina aqui. Isto porque o número de horas facturáveis é também afectado por vários outros factores, incluindo as folgas, feriados ou outros deveres. Vejamos como eles mudam as coisas nas nossas equações. 

Como é que as folgas afectam as horas facturáveis? 

Imagine que Jane, um dos seus empregados, deseja ir de férias de 5 dias em Setembro de 2022. Como é que a sua ausência afecta as suas horas facturáveis? 

Como calculámos no exemplo anterior, Setembro de 2022 tem 22 dias úteis. Jane faltará 5 dias de trabalho. Por conseguinte, o número de horas facturáveis será o seu:

17 dias x 8 horas = 136 horas. 

Tenha em mente que a decisão de Jane de tirar algum tempo livre não afecta os seus pares (a menos que um deles vá viajar com ela, é claro!). 

Como é que os feriados públicos afectam as horas facturáveis? 

E se em Setembro houvesse um feriado com a duração de um dia? 

Bem, então a situação é ainda mais simples - basta deduzir 8 horas do número máximo de horas facturáveis em Setembro de 2022. Isso resulta na seguinte equação: 

176 horas máximas facturáveis - 8 horas para um feriado = 168 horas facturáveis

No entanto, neste caso o feriado afecta a capacidade de todos os empregados da empresa. Além disso, também se soma à ausência daqueles que, tal como Jane do exemplo anterior, decidiram tirar mais algum tempo de folga. As 8 horas passadas nos feriados públicos também terão de ser deduzidas das suas horas facturáveis. 

Como é que outros deveres afectam as horas facturáveis? 

Outro empregado a tempo inteiro, Brad, está programado para trabalhar num projecto interno durante exactamente metade do seu tempo. Quantas horas faturáveis lhe restam? 

Desde que estejamos a calcular a sua capacidade apenas para Setembro de 2022, o cálculo é muito simples - só precisamos de dividir o número de todas as horas do mês por 2. 

176 horas de trabalho em Setembro de 2022 : 2 = 88 horas facturáveis Brad pode passar a trabalhar num projecto pago. 

Como controlar as horas facturáveis num ambiente de projecto? 

Depois de analisar todos os exemplos acima, é provável que lhe seja deixada uma pergunta: "Como calcular as horas facturáveis para uma empresa que emprega, digamos, 100 ou 200 pessoas?". 

A resposta a esta pergunta é simples: não o faz. 

Nas pequenas empresas, a gestão das horas facturáveis pode ser feita em papel ou em folhas de cálculo Excel. No entanto, tal processo não é de todo escalável. É por isso que a maioria das empresas utiliza uma ferramenta automatizada de seguimento do tempo para o efeito. 

Porque é que as ferramentas de seguimento do tempo são essenciais para gerir as horas facturáveis? 

Os rastreadores de tempo preenchem três lacunas que faltam nos processos tradicionais, baseados em Excel. Estes são: 

  • produtividade, 
  • o resumo do tempo de trabalho, 
  • facturação. 

Primeiro, os rastreadores do tempo mostram exactamente quem está a trabalhar em quê, e quando. Como tal, podem ajudar os gestores de projecto a descobrir problemas antes de se tornarem mais urgentes e verificar se os especialistas estão a trabalhar como planeado na tarefa para a qual foram designados. 

O calendário primitivo mostra as horas facturáveis e as horas não facturáveis para cada atribuição
O calendário das pessoas em Primetric mostra tanto as horas extras (barras roxas) como as horas em falta (barras cinzentas), permitindo um melhor controlo do trabalho das pessoas.

Depois, os dados dos seguidores do tempo podem ser utilizados para cálculos mais amplos, como resumo do tempo de trabalho. No final de um ciclo de facturação, recolhem a informação sobre as horas como um todo, bem como as horas facturáveis, e criam uma lista de custos que podem ser posteriormente utilizados para cobrar ao cliente. 

Por último, mas não menos importante, os rastreadores de tempo também resolvem os problemas de facturação. Software como o Primetric é combinado com o financeiro, permitindo a criação instantânea de demonstrações financeiras, bem como a contabilidade. Para além disso, tudo isto acontece sem qualquer apoio humano ou cálculos - os resultados destas acções são visíveis no sistema num instante. 

Relatório de horas facturáveis em Primetric
Orçamento do projecto com base no número real de horas de trabalho facturáveis em Primetric

Ainda assim, a lista de benefícios do controlo das horas facturáveis não termina aqui. Encorajamo-lo igualmente a ler os artigos sobre o assunto: 

Horas facturáveis versus tipos de facturação: como é que se misturam? 

Falando de finanças, vejamos agora como as horas facturáveis afectam os projectos com diferentes tipos de facturação. 

Projectos de preço fixo

Os projectos de preço fixo são os mais fáceis de transmitir nas facturas. Isto porque o número de horas facturáveis no projecto é conhecido desde o início e indicado num contrato. 

Por exemplo, se a duração estimada do projecto for de um mês e exactamente 1080 horas, a factura no final do mês terá este número exacto. A dificuldade para a empresa, nesse caso, é alimentar as pessoas que poderiam trabalhar durante tanto tempo, com as competências necessárias para completar o projecto. 

Tempo e projectos materiais

O tempo e os projectos materiais estão muito mais dependentes do seguimento do tempo. Isto porque, tal como no nome, a sua base de cobrança ao cliente são os recursos utilizados para completar os projectos num determinado período de tempo. 

Por exemplo, vamos supor que um cliente subcontratou um projecto a uma empresa de desenvolvimento de software que decidiu cobrar ao cliente 150 dólares por hora. A empresa designou uma equipa de 5 especialistas para o projecto. Eles trabalham nele todos os dias, e no final do mês já passaram 1240 horas de trabalho. Este número será multiplicado por 150 e anotado na factura. 

E se a estimativa das horas facturáveis correr mal? 

Os resultados de um cálculo errado das horas facturáveis podem infelizmente causar numerosos problemas tanto para o gerente como para o seu contabilista. Isto porque tais percalços podem ser uma raiz de questões como: 

  • cobrar demasiado dinheiro ao cliente por demasiadas horas facturáveis. Os clientes normalmente não reagem positivamente a tais questões; alguns podem até considerá-las uma tentativa de fraude! 
  • subestimar o número de horas facturáveis. No caso deste erro, os projectos de Preço Fixo são os que mais sofrem. Isto porque o seu preço se baseia na estimativa do número de horas facturáveis necessárias para completar o projecto. Se a estimativa estiver errada, pode não restar margem de lucro. 
  • falta de recursos suficientes. As horas facturáveis devem também ser estimadas para determinadas especializações. Quando erradas, podem fazer com que alguns especialistas tenham excesso de trabalho, enquanto que alguns recursos podem estar completamente ausentes. 

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Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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