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O que é a utilização facturável? Definição
Por definição, a utilização facturável mostra a proporção de horas gastas em actividades comerciais em relação a todas as horas disponíveis na agenda dos membros da equipa . É tipicamente expressa como uma percentagem.
Porque é tão importante acompanhar a taxa média de utilização facturável?
O objectivo da utilização facturável é simples: ajuda os gestores a ver como os seus empregados gastam o seu tempo não facturável e facturável e quem são as pessoas responsáveis pela geração da maioria dos lucros. Por conseguinte, a taxa de utilização facturável é essencial para criar um plano de gestão de recursos e gerir tanto as tarefas facturáveis como as horas não facturáveis.
Nas empresas de serviços, a utilização facturável é uma alavanca natural para melhorar a rentabilidade. É também um dos principais indicadores de desempenho - manter o número de horas facturáveis elevado é um dos elementos-chave da gestão de empresas de serviços profissionais.
Como calcular as taxas de utilização facturáveis?
Em teoria, o cálculo da utilização facturável não é complicado. Contudo, quando analisada em detalhe, a fórmula para a taxa de utilização facturável contém algumas excepções que deve considerar antes de saltar directamente para os cálculos.
Vejamos como pode utilizá-lo para calcular uma taxa de utilização!
Fórmula de utilização facturável
A fórmula mais simples de utilização facturável é a seguinte:
Onde a capacidade total é entendida como:
Contudo, existem alguns erros comuns que poderá encontrar ao calcular as taxas de utilização facturáveis na prática. Estes incluem:
- Um número incorrecto de horas na capacidade total. Este valor deve ser calculado individualmente para cada empregado, já que cada especialista tem um número diferente de horas disponíveis. Isto porque as suas horas de folga podem ser diferentes para cada pessoa, o que tem impacto na disponibilidade total.
- Um número incorrecto de horas totais facturáveis. A palavra "facturável" é a chave aqui, pois o número não deve incluir quaisquer horas gastas em trabalho interno ou projectos não comerciais, em vez de projectos de clientes. A utilização total de recursos não é o valor correcto aqui!
Mas não somos adeptos da teoria, por isso preparámos um exemplo de utilização na prática da fórmula de utilização facturável.
Cálculo da utilização facturável - exemplo
Os gestores de projecto querem calcular uma taxa de utilização facturável para John, um empregado médio de uma empresa de desenvolvimento de software. Para calcular a utilização deste empregado, recolheram um pouco de informação tanto sobre os seus projectos facturáveis como sobre o trabalho não facturável.
Antes de mais, John está prestes a começar o seu trabalho em Fevereiro - um mês que geralmente tem 160 horas de trabalho.
Contudo, também tem alguns dias de folga: um para um feriado público e três para uma rápida pausa na cidade que tem vindo a planear desde há meses. Portanto, o número total de horas disponíveis será reduzido:
160 horas de trabalho em Fevereiro - 32 horas de folga = 128 horas de capacidade total.
Com base no seu horário disponível, John foi atribuído a dois projectos:
- Um projecto comercial, facturável durante 90 horas,
- um trabalho interno, não facturável, em projectos internos durante 30 horas.
Tem também 8 horas não atribuídas de tempo não facturável.
Com base nas informações, a utilização facturável de John é:
90 horas facturáveis num projecto comercial / 128 capacidade total * 100% = 70%
Com base na informação, os gestores de projecto podem comparar as taxas de utilização de John com as taxas de utilização alvo e ver a quantas horas facturáveis ele deve ser atribuído.
Porque deve controlar a utilização facturável?
Mas porque se preocuparia de qualquer forma com a utilização facturável? O número de horas não é suficiente?
A taxa de utilização facturável melhora a produtividade e a rentabilidade
Antes de mais, a taxa de utilização facturável mostra a produtividade e a rentabilidade dos seus empregados. Quanto maior for a taxa de utilização facturável, maior será a receita - e isso foi cientificamente comprovado pelo Projector PSMB de 2022.
A medição da utilização dos recursos previne o desperdício
Em segundo lugar, a medição da utilização facturável pode ajudá-lo a evitar desperdícios na sua empresa. Mostra-lhe claramente as pessoas que se encontram nos bancos e as suas especializações, para que possa assegurar-se de que têm algo em que trabalhar no futuro. Como resultado, não terá de pagar a estes especialistas por estarem ociosos.
Por outro lado, a taxa de utilização facturável é também essencial para minimizar as horas extraordinárias. Se calcular a utilização, pode também ver funcionários facturáveis que estão actualmente sobrecarregados de trabalho e têm uma taxa de utilização de recursos superior a 100%.
Monitorizar as horas facturáveis e moldar os seus processos de venda
Finalmente, o controlo da utilização facturável é a chave para a gestão do projecto e para a gestão do canal de vendas. Permite ver a utilização dos recursos, ajudando a determinar quais os funcionários que estão ou estarão disponíveis no futuro. Como resultado, pode assegurar-se de que tem algumas horas facturáveis para lhes atribuir, influenciando os processos de vendas e orientando-os na direcção certa.
Tenho de calcular manualmente a utilização facturável de cada vez?
Como pode imaginar pelo exemplo de utilização facturável que mostrámos acima, quanto maior a empresa, mais difícil é calcular rapidamente este indicador. Em suma, quanto mais pessoas tiver a bordo, mais tempo leva a calcular a utilização dos recursos e a monitorizar o tempo facturável. Com 20, 50 ou mesmo 100 empregados, este processo pode levar horas, ou mesmo dias, mesmo com a melhor fórmula de utilização de recursos. É por isso que o automatizámos no nosso software de gestão de recursos.
Taxa de utilização da capacidade da organização? Verifique-o em Primetric!
Em Primetric, pode atribuir pessoas a projectos facturáveis e não facturáveis, diferenciando entre várias atribuições. Esta mudança é muito simples de fazer - basta marcar uma única caixa.
Mais tarde, a utilização facturável será também exibida no calendário do empregado. Alternativamente, se quiser controlar ainda melhor, pode adicionar empregados não atribuídos a um projecto de Bancada não facturável para o ajudar a controlar todas as horas não atribuídas e trabalho não facturável e melhorar as taxas de utilização facturável, utilizando-o para o desenvolvimento empresarial.
Automatizar o cálculo da utilização facturável agora mesmo!
Não vamos mentir: calcular a utilização facturável por si próprio pode ser cansativo. É por isso que o automatizamos no nosso sistema - e agora também pode ver como funciona para as suas organizações de serviços profissionais!
Basta marcar uma demonstração com um dos nossos consultores ou iniciar de imediato um ensaio com Primetric para eliminar essa pesada responsabilidade e obter acesso a taxas de utilização de recursos e outros dados de utilização, bem como alguma informação extensiva sobre tarefas não contabilizáveis.
Em alternativa, se sentir que pode usar mais alguma informação sobre gestão de recursos, sinta-se à vontade para navegar no nosso blogue e ler sobre o assunto:
- evitando a bancada dos funcionários e custos adicionais,
- cálculo da utilização da equipa,
- evitar conflitos de horários na gestão de recursos,
- optimização da mão-de-obra e os seus benefícios para o seu negócio,
- criando um calendário de projecto perfeito.
