Project Expense Tracker: How Can It Increase Your Profits?

O que se pode ganhar com o acompanhamento dos custos do projecto?

A utilização de um software de acompanhamento de despesas do projecto dá-lhe uma vantagem em várias áreas:

• Project financial analysis across different cost categories - you can see costs from practically every perspective. A few clicks, and you can check your profitability level per project, per team, or even per individual developer. You can also see what costs are generated in your billable and non-billable hours to keep an eye on your company-wide profit margin.
  

• Obter conhecimentos accionáveis - por exemplo, pode ver quanto há a ganhar se fizer um esforço e finalmente optimizar os seus custos não faturáveis.
  

• Ver os custos a longo prazo - isto é especialmente útil para compreender a rentabilidade de um projecto e de toda a sua empresa num horizonte temporal mais longo. As suas despesas gerais de organização podem mudar porque está a planear abrir um novo local de escritório. Uma solução de gestão de projectos tem isso em conta e mostra-lhe como esse aumento de custos tem impacto na margem de lucro dos seus projectos daqui a três trimestres.
  

Escusado será dizer que as folhas de cálculo não lhe podem dar nenhuma destas coisas.

Acompanhamento manual vs. acompanhamento automático dos custos do projecto 

Muitas empresas safam-se com o seguimento do orçamento usando uma ferramenta de folha de cálculo padrão como o Excel. Introduzem e comprimem números manualmente, adicionando linha a linha. Soa como um arrastar, não soa?

O acompanhamento manual de um orçamento de projecto requer muita paciência, atenção e consciência. Claro, pode usar modelos Excel, mas prepare-se para muita personalização para os fazer reflectir como a sua equipa realmente funciona.

Alternatively, I've seen many IT companies using various project management apps for different purposes - like financial management, resource allocation, and time tracking.

Mas o problema é juntar todos estes dados para criar uma visão detalhada dos custos e da rentabilidade. 

O que normalmente acontece é o seguinte: alguém tem de se sentar, exportar dados de todas as aplicações de gestão de projectos, e reuni-los todos numa folha de cálculo - gerindo diferentes tipos de ficheiros, formatos e fórmulas.

Assim, pelo menos salta-se a etapa da introdução manual de dados, que vem com a possibilidade potencialmente dramática de erro humano. Mas ainda não é o ideal.

O acompanhamento automático de um orçamento de projecto é o único caminho a seguir. Basicamente, subcontrata toda a tarefa de gerir, analisar e actualizar o orçamento para uma solução de rastreio de custos totalmente automatizada.

O que é um rastreador de despesas de projecto e como é que automatiza as coisas?

Um rastreador de despesas do projecto (também chamado gestor de despesas) é uma peça de software que o ajuda a manter um registo preciso das suas finanças - ou seja, o dinheiro que entra e sai do seu negócio.

Ao utilizar uma solução de rastreio de custos, pode facilmente controlar quanto gasta por projecto, por equipa, ou por desenvolvedor individual (é aqui que entram os custos gerais dos funcionários ).

Ferramentas de seguimento do orçamento: características chave a procurar

Há muito software de gestão de projectos por aí, por isso como pode dizer que o rastreador de custos que está a procurar é um bom ajuste para o seu negócio?

Ao procurar uma solução de rastreio de despesas, é necessário certificar-se de que esta vem com estas características-chave:

Painel de instrumentos intuitivo com muitas visualizações de dados

Painéis de instrumentos práticos e fáceis de compreender são uma característica essencial de um rastreador de despesas. 

Não quer escavar para obter informações cada vez que precisa de actualizar rapidamente um cliente ou estimar o custo de um projecto. Um olhar para o tablier e a utilização de alguns filtros práticos mostrar-lhe-á tudo o que precisa de saber.

Naturalmente, um painel de instrumentos centralizado faz uma enorme diferença se estiver a gerir uma carteira de projectos. Dessa forma, obtém-se uma visão geral do desempenho, custos e receitas de todos os projectos num espaço limpo.

Desempenho financeiro e cálculo dos custos gerais

Não se pode definir a tarifa horária certa para um projecto a longo prazo sem ter uma noção firme dos seus custos gerais.

That's why your project costs tracker needs to have that option ready to provide you with an overview of your financial performance.

Por exemplo, Primetric calcula automaticamente a sua taxa de despesas gerais durante o planeamento do projecto e alocação de recursos para assegurar que obtém a margem de lucro de que o seu negócio necessita. 

A capacidade de acompanhar o desempenho financeiro do projecto ao longo do tempo e controlar como este influencia o seu fluxo de caixa e a liquidação do projecto é fundamental.

Atribuição de recursos, financiamento e acompanhamento do tempo sob o mesmo tecto

O mercado está cheio de soluções que resolvem um problema específico para si - registo e acompanhamento do tempo de trabalho, afectação de pessoas a projectos, ou geração de relatórios financeiros.

Juntá-los a todos faz muito sentido porque lhe dá uma visão real do que está a acontecer no seu negócio e como diferentes partes dele se impactam umas às outras.

Porque é que faz a diferença? Aqui está um bom exemplo:

Quando se é uma pequena empresa de serviços de TI, faz-se um grande número de compromissos para ganhar um projecto.

Mas com o tempo, outros métodos de colonização poderão ser mais benéficos.

O problema é que, se não tiver visibilidade nas suas finanças, simplesmente não sabe que isto deve mudar. 

O software de qualidade dá-lhe previsões orçamentais quando está a atribuir funcionários, e à medida que estes registam o tempo de trabalho, o orçamento real é preenchido em tempo real.

Já não tem de exportar dados de uma ferramenta de seguimento do tempo e multiplicar as horas de trabalho pelas taxas horárias encontradas em várias outras folhas de cálculo. Todos os dados são agora completados automaticamente, permitindo-lhe ver todas as coisas que poderiam beneficiar de optimização.

3 exemplos da vida real que mostram como o acompanhamento dos custos do projecto aumenta as suas receitas

O HSD despediu-se das folhas de cálculo e aumentou as receitas em 200.000 dólares por ano

Para acompanhar a atribuição e disponibilidade de recursos, o HSD utilizou uma colecção de folhas de cálculo Excel a granel. No entanto, a utilização e manutenção desta tecnologia revelou-se demorada. Também tornou impossível para o HSD partilhar dados entre departamentos ou antecipar a rentabilidade do projecto.

This is why HSD implemented Primetric. The company reduced the time spent working on Excel spreadsheets from 15 hours per week to 30 seconds, achieving a savings and revenue increase of over $200,000 per year.

Future Mind reduziu o tempo de bancada em 4% e aumentou a sua capacidade

A Future Mind utilizou a Harvest Forecast para planear projectos e designar especialistas para os mesmos. Contudo, o sistema era demasiado básico e carecia de características cruciais tais como previsão financeira, comparação de projecções com resultados reais, e configurações complexas de autorização.

By bringing Primetric on board, Future Mind can now allocate developers to projects, make projections, and compare them to reality. All of the information is saved in one location and is accessible to team members with varying degrees of authorization. This is how Future Mind increased its capacity and reduced the bench time by 4%.

Monterail optimiza os custos do projecto graças à sua total visibilidade 

​​Monterail had a sophisticated and detailed planning process but no proper tool to support it. After implementing Primetric, the company's PMs receive complete insight into resources, which makes resource planning and scheduling faster, simpler, and more cost-effective. 

A equipa já não tem de perder tempo na montagem de dados de folhas de cálculo e pode optimizar facilmente os custos do projecto através do rastreio dos custos do projecto.

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