8 Best Capacity Planning Tools: Comprehensive Comparison and Analysis

O que são ferramentas de planeamento de capacidade?

O software de planeamento de capacidade é uma ferramenta capaz de calcular e gerir a produção horária máxima dos empregados, tendo em conta todos os seus compromissos anteriores, actuais e futuros, incluindo faltas, feriados e outros projectos. 

Apenas a julgar pela extensão da definição acima, é fácil ver que este processo é bastante problemático e demorado. Na verdade, concordamos com essa avaliação do processo; no nosso artigo sobre como planear e gerir a capacidade, explorámos todas as possibilidades e cenários que um gestor de projecto precisa de cobrir para criar um plano de capacidade exacto. 

Em suma, os instrumentos de planeamento de capacidade simplificam o processo de planeamento de recursos e torná-lo muito mais suportável.

O que deve ter uma ferramenta de planeamento de capacidade? 

O software de planeamento de capacidade combina a gestão de recursos com o rastreio de tempo, folgas, feriados e relatórios avançados e em tempo real - só com todos estes dados podem calcular com precisão a capacidade. 

Para isso, deve ter um software de planeamento de capacidade perfeito: 

• um calendário flexível com mapa de calor de disponibilidade, informação sobre a alocação de pessoas e o seu nível de utilização, perspectiva pessoas/projectos, função arrastar & largar para realocações rápidas,
• uma base de dados de feriados públicos para diferentes países à escolha, 
• relatórios de utilização dinâmica, disponibilidade e timesheets, 
• módulo de seguimento de tempo ou integração com ferramentas de seguimento de tempo (tais como plugins de seguimento de tempo Jira),
• descrição detalhada do trabalho, incluindo horas facturáveis e não facturáveis,
• ausências e ausências (gestão de férias),
• informação sobre as competências das pessoas - no melhor cenário, currículos com experiência e história do projecto,
• notificações para eventos inesperados, tais como overbooking,
• tipo e histórico de contratos com informação sobre a capacidade de contratação (número de horas disponíveis). 

Melhores ferramentas de planeamento de capacidade: classificação

Já sabemos o que um software de planeamento de capacidade perfeito deve ter - é tempo de encontrar aquele que realmente o tem todo.

Primetric

Primetric oferece uma abordagem abrangente ao planeamento da capacidade, com inúmeras características adicionais à disposição. No entanto, o que realmente destaca esta ferramenta é a sua capacidade de resolver até os problemas mais complexos com o máximo de automatização possível fisicamente. 

Mas comecemos por uma imagem mais geral desta ferramenta de planeamento de capacidades - como é que todas estas características funcionam em conjunto, e como é que apelam aos utilizadores? 

Vamos lá esclarecer isto: O foco principal da Primetric, para além do número e qualidade das características, é o seu UX. Não importa que módulos procura; uma interface transparente e intuitiva com numerosos guias e instruções irá definitivamente ajudá-lo a encontrá-los. Adicionalmente, caso tenha quaisquer dúvidas, o apoio da Primetric, assim como o centro de ajuda, serão sempre bem-vindos quaisquer pedidos de informação. 

Uma interface bem concebida em Primetric é acompanhada por uma variedade de características. Aqueles que procuram uma ferramenta avançada de planeamento de capacidade ficarão satisfeitos por saber que o software tem módulos para tal: 

• feriados, dias úteis e categorias de folgas personalizadas, 
• calendário automático com feriados públicos para inúmeras regiões à escolha, 
• deixar localizador com janela de aprovação de licenças, 
• gestão de contratos com termos e salários, 
• histórico de emprego e contratos, 
• acompanhamento exaustivo do tempo com atribuições. 

Graças à variedade de soluções disponíveis, Primetric pode reflectir todos os tipos de projectos e facturas enquanto se mantém preciso - uma vantagem que qualquer gestor gostaria de ter ao seu lado. 

Esta lista é, no entanto, apenas uma ponta do iceberg. Isto porque a Primetrics também tem uma série de características de acompanhamento que, quando combinadas com o planeamento da capacidade, oferecem uma vasta gama de possibilidades. Isso inclui: 

• planeamento de recursos e gestão de competências, 
• gestão da carteira de projectos, 
• business intelligence, 
• contabilidade do projecto, 
• rastreio do tempo.

No que diz respeito às integrações, Primetric também tem muitas virtudes que um potencial cliente pode ansiar. Neste momento, o sistema pode ser combinado com ferramentas tais como: JIRA, Redmine, Tempo Timesheets, Trabalho de equipa, Calamari, e muito mais. Também oferece um API aberto para aqueles que querem tentar fazer as suas próprias integrações. 

Tudo considerado, Primetric tem tudo o que um gestor pode precisar no seu trabalho - e estas não são apenas palavras vazias. Primetric tem uma classificação média de 4,9/5 tanto em G2.com como em Capterra, o que o torna uma das melhores ferramentas na sua categoria. 

Segunda-feira.com

Monday.com é uma das ferramentas de gestão de projectos mais populares no mercado, mas sabia que tem também uma funcionalidade de planeamento de capacidade?

A ferramenta é, sem dúvida, muito flexível. De acordo com os seus criadores, é capaz de reflectir qualquer ambiente que um gestor possa desejar, escolhendo módulos e integrações que adaptem as ferramentas às suas expectativas. 

No entanto, embora o Monday.com possa oferecer serviços bastante abrangentes, todos eles fazem parte de um ambiente muito caótico. Para um novo utilizador, é difícil encontrar as características que se procura, e é ainda mais difícil organizá-las de uma forma lógica - e as opiniões dos clientes na Internet confirmam-no. 

No que diz respeito às características para o planeamento da capacidade, a segunda-feira também falha a marca. Neste momento, oferece características tais como:

• gestão de tarefas, 
• contabilidade do projecto,
• Gráfico de Gantt com calendário, 
• rastreio do tempo.

No entanto, embora seja elogiado pela sua gestão de tarefas, o enfoque de segunda-feira numa operação particular de curto prazo é problemático para os cálculos de capacidade. Isto porque, segundo o guia de segunda-feira, a gestão da capacidade baseia-se na duração estimada do projecto e não na disponibilidade de um funcionário. Como resultado, um plano de gestão de recursos criado na segunda-feira pode não reflectir a disponibilidade real de recursos! Além disso, a capacidade real não é mostrada em lado nenhum - mesmo o guia oficial do recurso afirma que as atribuições se baseiam nas hipóteses do gestor. 

Para além das características típicas das ferramentas de planeamento de capacidade, a segunda-feira também oferece uma grande variedade de gestão de recursos. Contudo, embora sejam definitivamente úteis para o planeamento a curto prazo, não fornecem aos gestores de projecto uma visão geral das operações. A ferramenta também não é boa para quem se orgulha da sua abordagem analítica - não há relatórios capazes de resumir o trabalho a longo prazo. 

No entanto, pelo lado positivo, segunda-feira.com pode definitivamente orgulhar-se das suas integrações. Neste momento, pode ser ligado com inúmeras ferramentas diferentes, incluindo Outlook, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Google Calendar, Google Drive, Zapier, Jira, e muito mais.

Globalmente, as capacidades de segunda-feira ganharam uma média de 4,6/5 no Capterra, e uma média de 4,7/5 no G2. No entanto, vale a pena notar que a maioria destas análises provém de pequenas empresas - as grandes empresas podem ter de procurar as suas soluções preferidas de planeamento de capacidades noutros locais. 

Mavenlink

Mavenlink é outra escolha popular para gestores interessados em ferramentas de planeamento de capacidades. No entanto, embora tenha conseguido obter mais de 1400 avaliações sobre o G2, as suas características mal foram suficientes para lhe garantir uma classificação de 4,1/5. Então, o que é que falta à Mavenlink? 

Vamos começar com o UX. Embora à primeira vista possa parecer acolhedor, alguns clientes relatam problemas de interface em alguns dos módulos oferecidos na ferramenta. Além disso, muitos utilizadores foram incomodados com a sua falta de flexibilidade - de acordo com as análises em linha, havia empresas que simplesmente não conseguiam reflectir adequadamente a sua estrutura. 

Quanto às características de planeamento da capacidade, a Mavenlink não tem melhor aspecto. A sua abordagem às opções relacionadas com a capacidade centra-se quase exclusivamente nos relatórios, e não na utilização dos dados para melhorar os planos de gestão de recursos. 

Por exemplo, a Mavenlink dá aos seus utilizadores a opção de verificar as atribuições por semana para determinados funcionários ou para todo o pessoal, bem como a disponibilidade e o calendário com projectos com e sem pessoal. No entanto, não é possível editar os dados reais dos relatórios, uma vez que estes não são exibidos no calendário. Por outras palavras, cada alteração que possa resultar dos dados tem de ser feita manualmente num separador separado. 

Num lado um pouco mais brilhante, a Mavenlink oferece uma série de outras ferramentas que combinam bem com o software de planeamento de capacidade que inclui. Ainda assim, a monitorização de projectos, a gestão de recursos e a gestão de projectos disponíveis na ferramenta estão todas separadas do planeamento de capacidade, o que dificulta a realização de alterações. Além disso, diz-se que esta ferramenta de planeamento da capacidade tem alguns problemas com actualizações automáticas instantâneas dos dados e pode fornecer resultados incorrectos durante as operações em tempo real!

A Mavenlink também não é estranha às integrações. Esta ferramenta de planeamento de capacidade pode ser ligada a programas populares, tais como Slack, Jira, Asana, e muito mais. 

Contudo, numerosas integrações não foram suficientes para impressionar os utilizadores. Apesar da popularidade da Mavenlink, apenas alcançou uma classificação de 4,1 tanto em G2 como em Capterra, mostrando que a sua popularidade não resolveu as suas falhas óbvias. 

Wrike

Wrike é um software de programação de projectos que acrescentou a gestão da capacidade à sua oferta. Contudo, será essa adição suficiente para gerir eficazmente os problemas dos executivos? 

À primeira vista, Wrike parece ser uma ferramenta de fácil utilização com uma interface acolhedora. Ainda assim, esta primeira impressão é, neste caso, enganadora. Isto porque a multiplicidade de opções que este software de planeamento de capacidade tem para oferecer torna difícil encontrar as características necessárias. Como resultado, a curva de aprendizagem para esta ferramenta foi descrita como íngreme por numerosos utilizadores que deixaram as suas revisões online. 

No que diz respeito às características de planeamento da capacidade, a Wrike tem bastantes opções a oferecer. A ferramenta inclui: 

• Gráficos de gantt com a carga de trabalho dos empregados, 
• sistema de atribuição de recursos com acompanhamento do tempo,
• panorâmicas e relatórios de capacidade e disponibilidade, 
• calendário da equipa. 

Ainda assim, mesmo estas características bastante promissoras têm as suas limitações. Os utilizadores afirmam ter encontrado alguns problemas com atribuições e criações de projectos, tornando difícil gerir rapidamente processos relacionados com a capacidade. 

No entanto, o maior desafio colocado pela Wrike é o seu calendário. De acordo com os guias deste software de planeamento de capacidade, ele tem de ser criado separadamente para cada equipa (embora as definições possam então ser utilizadas como modelo). Para além disso, um gestor também precisa de adicionar manualmente todas as férias ao calendário, o que é um grande problema para a capacidade de planeamento. 

Para além de ferramentas de planeamento estritamente de capacidade, Wrike também oferece outras características que um gestor pode considerar úteis. Isto inclui gestão de carteira de projectos, acompanhamento do tempo, análise, facturação e listas de afazeres. No entanto, muitos utilizadores mencionam que, apesar de terem todas estas características no sistema, têm dificuldades em encontrá-las. 

Para além disso, Wrike oferece uma multiplicidade de integrações diferentes. Pode ser ligado ao JIRA, GitHub e Azure, só para citar alguns. No entanto, eles não compensam os problemas de acessibilidade que mencionámos anteriormente. 

No total, segundo os utilizadores, Wrike merece apenas uma classificação de 4,2 na classificação G2 e 4,3 na classificação Capterra. Por outras palavras, se quiser concentrar-se no planeamento da capacidade, pode não ser a escolha certa para si. 

Asana

Asana é bem conhecida pelas suas características de gestão de tarefas. Ainda assim, pode também ser utilizado como instrumento de planeamento de capacidades? 

Olhando para o Asana pela primeira vez, é fácil notar que a sua interface tenta ser de fácil utilização ao mesmo tempo que incorpora o maior número de características fisicamente possíveis. Este objectivo é alcançado bastante bem - pelo menos enquanto o utilizador estiver a utilizar esta ferramenta de planeamento de capacidade num ecrã ligeiramente maior. 

Ainda assim, apesar dos seus melhores esforços, o Asana pode parecer desencorajador para novos utilizadores. Tal como no caso do Wrike, a ferramenta tenta ser um macaco de todos os ofícios e falha na organização do seu conteúdo de uma forma acessível a um novo cliente médio. 

UX não é, naturalmente, tudo o que os Asana têm para oferecer. Quanto às suas ferramentas de planeamento de capacidade, o software tem algumas características que atraem naturalmente as pessoas interessadas na área. Estas incluem: 

• análise da capacidade por projecto e especialista, 
• atribuição de drag-and-drop, 
• gestão de tarefas, 
• linha temporal alargada. 

No entanto, só de olhar para a pequena lista pode certamente ver que a abordagem de Asana aos instrumentos de planeamento de capacidade é, no mínimo, pouco ortodoxa. 

O Asana, como instrumento típico de gestão de tarefas, centra-se numa abordagem mais a curto prazo em vez de afectações a longo prazo. É por isso que a ferramenta coloca uma ênfase na gestão da capacidade em tarefas e alocações curtas. Além disso, este ponto de vista também resultou em características analíticas muito limitadas que apresentam pouco ou nenhum valor para os gestores. 

Para além disso, Asana também luta com a sua visão de Calendário, que é crítica para a gestão da capacidade. Tal como no Wrike, os calendários têm de ser criados manualmente para cada equipa ou projecto, e não podem servir como uma única fonte de verdade para toda a empresa. Também não contêm férias, uma vez que precisam de ser adicionados manualmente pelos gestores. Como resultado, esta ferramenta de planeamento da capacidade é propensa a erros humanos. 

Outras características não fazem os Asana parecer melhor. Tal como no caso do planeamento da capacidade, os Ásana concentram-se principalmente em tarefas e planeamento a curto prazo - uma oferta que pode certamente ser tentadora para uma pequena empresa, mas não para um negócio florescente. Embora o software tenha capacidade de rastreio de tempo, não oferece gestão de contratos, não deixa rastreio, nem mesmo análises avançadas. 

Alguns podem argumentar que todas as características em falta podem ser substituídas por integrações - não há como negar que o Ásana tem muitas delas. No entanto, estas integrações podem ser a causa de custos adicionais que muitas empresas gostariam de evitar. 

Em resumo, Asana pode ser uma boa escolha para quem procura um rastreador de tarefas, mas decepcionaria os gestores dispostos a adquirir uma ferramenta de planeamento de capacidade. Isto é confirmado por mais do que apenas a nossa opinião. Os utilizadores do Asana classificaram o software em 4,2 no G2 e 4,3 no Capterra, deixando muito a desejar para os seus potenciais clientes. 

Guru de Recursos

Na sua descrição no website, Resource Guru afirma ser uma mistura de todas as características necessárias para uma gestão rápida e eficiente dos recursos. É, no entanto, uma história diferente quando se trata de planeamento de capacidade. 

À primeira vista, Resource Guru parece simples e agradável de usar. A interface não é definitivamente confusa ou enganosa, mas, em comparação com outras ferramentas desta classificação, também parece vazia. Isto porque Resource Guru concentra-se na gestão de recursos com poucas características adicionais, o que naturalmente resultou no seu UX ser mais simples. 

No entanto, a sua especialização deveria fazer do Resource Guru um mestre no planeamento de capacidades - pelo menos em teoria. Infelizmente, as suas características reais podem ser decepcionantes para aqueles que procuram uma abordagem abrangente. 

Neste momento, o Resource Guru oferece ferramentas de planeamento de capacidades, tais como: 

• planeamento da carga de trabalho, 
• relatórios de capacidade, 
• Gráficos de Gantt com atribuições.

Ainda assim, embora a lista de ferramentas de planeamento de capacidade incluída no Resource Guru possa parecer algo promissora, rapidamente se revela que o software está em falta no terreno. Os utilizadores alegam que a opção de acrescentar um feriado ao calendário é muito limitada (o que é informação crítica para um planeamento preciso da capacidade!), 

Outras características que o Resource Guru tem também não são perfeitas. Para além das ferramentas de planeamento de capacidade, o software também inclui licenças, gestão de projectos e recursos. No entanto, algumas opções simplesmente ainda não foram adicionadas ao sistema. Por exemplo, os clientes relatam que não há programação em massa, tarefas repetitivas ou visualizações que são esperadas de um sistema de gestão de recursos tal como este. 

O enfoque do Resource Guru na gestão de recursos ajudou-o a obter classificações bastante boas, com 4,7 estrelas em G2 e 4,6 estrelas em Capterra. No entanto, é fácil notar que estas opiniões se concentram principalmente em características relacionadas com os recursos. Isto é, de facto, uma descrição muito reveladora do Resource Guru como ferramenta de planeamento de capacidades - embora o seu foco no planeamento possa parecer atraente, tem apenas algumas coisas a oferecer para aqueles que querem aperfeiçoar os processos de capacidade no seu negócio. 

Flutuar

O Float combina gestão de recursos com gestão de tarefas, oferecendo aos seus clientes uma perspectiva detalhada sobre atribuições a curto prazo. Ainda assim, esta abordagem pode não ser uma boa escolha para aqueles que procuram ferramentas de planeamento de capacidades. 

Comecemos com o UX. A interface do flutuador não é muito diferente de outras ferramentas disponíveis no mercado. O que realmente o distingue da concorrência é a sua barra de menu minimalista. Contudo, esta abordagem mais moderna ao UX não deu frutos - muitos utilizadores afirmam ter problemas em encontrar as características que procuram. Além disso, alguns utilizadores chegam mesmo a relatar os problemas de estabilidade que provocam o congelamento regular do software. 

Quando se trata de planeamento da capacidade, Float também tem alguns problemas. Neste momento, a ferramenta oferece características tais como: 

• tempo livre e horários de trabalho personalizados, 
• relatórios em tempo real, 
• calendário com opção de importação de feriados públicos, 
• estado de carga de trabalho da equipa.

Contudo, apesar de serem um conjunto de opções bastante promissor, estas características perdem muito em conhecimentos mais próximos. As principais questões que têm incluem a navegação - aumentar e diminuir o zoom ou mudar a visão de mês para semana foi descrito como incómodo para muitos utilizadores. 

Para além disso, o Float não inclui muitas opções que os clientes esperam que ele tenha. Faltam tarefas repetitivas, gestão de contratos ou programação em massa na ferramenta, tornando o planeamento da capacidade muito mais difícil. 

Contudo, estas características por si só ainda seriam um acréscimo bem-vindo a qualquer ferramenta de gestão de recursos. No entanto, não se misturam bem com outras características presentes que incluem programação de recursos e planeamento de projectos. Isto é causado pela falta de uma análise aprofundada e de módulos de gestão de competências que são necessários para uma atribuição bem sucedida. 

Todos estes problemas parecem ser resolvidos por uma variedade de integrações que a Float tem. Ainda assim, como provavelmente sabe neste momento, cada uma destas integrações tem um custo adicional por características que esperaria encontrar numa única ferramenta. 

As virtudes e falhas do Float reflectem-se na sua pontuação em G2 e Capterra. Com uma classificação de 4,2 e 4,5 estrelas, Float deve definitivamente receber alguma atenção, mas não daqueles que procuram uma ferramenta de planeamento de capacidade - nesse campo, requer uma melhoria significativa. 

Teamdeck

Teamdeck descreve-se a si próprio como uma ferramenta abrangente de gestão de recursos que combina folhas de tempos com planeamento e orçamentação de projectos. Mas será que também havia espaço para algumas ferramentas de planeamento de capacidades? 

No caso do Teamdeck, responder a esta pergunta não é fácil. Isto porque o sistema, por muito agradável que seja aos olhos, carece de estabilidade. O tempo de carregamento da maioria das secções desencoraja o utilizador de analisar o conteúdo da ferramenta. Os pop-ups repetitivos só contribuem para este incómodo, e o congelamento constante alimenta ainda mais a irritação. 

Ainda assim, UX não é tudo o que um gestor procura numa ferramenta de planeamento de capacidade. Então, as características de planeamento de capacidade são melhores? A resposta é: infelizmente não. 

O Teamdeck contém as seguintes características para a gestão da capacidade: 

• rastreio do tempo, 
• gestão de licenças, 
• recursos e programação de projectos, 
• utilização de recursos e gestão da carga de trabalho. 

Por melhor que esta lista possa parecer, estas características ainda requerem muito desenvolvimento por parte da equipa do Teamdeck. Isto porque são simplesmente incómodas de utilizar e por vezes geram registos desnecessários que confundem muitos dos utilizadores que decidiram deixar a sua revisão online. As mesmas questões são também visíveis noutros módulos da ferramenta, incluindo o seguimento do tempo e a gestão de licenças. 

No entanto, o pior lado do Teamdeck é a sua analítica. De acordo com as opiniões de alguns utilizadores sobre Capterra e G2, os relatórios fornecidos por esta ferramenta têm problemas com actualizações em tempo real, resultando na apresentação de números incorrectos nas tabelas. Para os gestores, provou ser um desafio que é simplesmente impossível de superar. 

Em suma, falta o Teamdeck como ferramenta de planeamento de capacidade - e os clientes notaram-no, deixando o software com 4,3 e 4,4 arranques em G2 e Capterra respectivamente. 

Quer saber mais sobre as ferramentas de planeamento de capacidade? 

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Sinta-se à vontade para ler os nossos outros artigos sobre planeamento de recursos e capacidades: 

• aprender sobre a gestão de recursos do JIRA, 
• ferramentas para as folhas de tempos Jira,
• consulte o nosso guia para a criação de um plano de gestão de recursos, 
• implementar um processo perfeito de planeamento de recursos na sua organização, 
• leia mais sobre software de gestão de recursos e como o pode ajudar, 
• ver porque é que o planeamento de recursos na gestão de projectos é importante, 
• calcular a taxa de utilização com o nosso guia. 

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