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Afectação de custos - principais tomadas de decisão
Depois de ler este artigo, deverá ser capaz de o fazer:
- definir a afectação dos custos e os factores que a afectam,
- identificar os objectos de custo que precisam de ser tidos em conta no processo,
- utilizar a fórmula de afectação de custos e o método de afectação de custos para atribuir as despesas aos departamentos e projectos com grande precisão.
Afectação de custos - definição
A alocação de custos é o processo de correspondência dos objectos de custo com os departamentos ou operações que os geram. É principalmente utilizado para calcular o desempenho financeiro de uma empresa ou das suas partes, tais como equipas ou projectos e determinar de onde vieram determinados objectos de custos.
Por exemplo, numa empresa de serviços típica, os custos podem ser atribuídos a departamentos não produtivos (isto é, marketing, vendas, administração), bem como a projectos e equipas.
Para que é utilizada a afectação dos custos?
Muito bem, mas de que serve calcular todas estas coisas?
A afectação de custos é muito útil não só quando é altura de resumir o desempenho dos funcionários, resultados de determinados gestores de projecto ou finanças que possam interessar aos interessados. Numa base diária, também o pode ajudar:
- certifique-se de que os orçamentos estão no bom caminho - aplica-se ao orçamento de toda a empresa, bem como às finanças de departamentos ou projectos específicos,
- apontam para os campos de operação que geram custos excessivos e actuam sobre a informação,
- verificar se o dinheiro é realmente gasto nos esforços certos.
Por outras palavras, a alocação de custos é o processo de identificação da fonte dos custos e de avaliação da sua importância.
Tipos de custos na alocação de custos
A alocação de custos envolve todas as pessoas e bens da organização. Por conseguinte, inclui dezenas de diferentes tipos de custos que os gestores e executivos de projectos precisam de ter em consideração ao gerirem os orçamentos e outras finanças do projecto.
Vejamos os tipos de custos na alocação de custos.
Custos básicos na alocação de custos
Na classificação mais simples possível, os custos na alocação de custos são divididos em 3 categorias:
Custos directos
Os custos directos na alocação de custos são os gastos que já foram atribuídos a certos departamentos, projectos ou equipas e não existem dúvidas quanto à sua origem. Estes custos contribuem para as operações facturáveis com fins lucrativos, que devem ser gerados à medida que são necessários nos processos de produção.
Por exemplo, numa empresa de serviços, os custos directos são geralmente incluídos no orçamento do projecto, ou mesmo numa linha temporal do projecto em geral. Referem-se geralmente aos salários e vencimentos, mas podem também cobrir outros recursos necessários para o projecto. Portanto, a afectação de custos como este é basicamente canja, uma vez que são gerados directamente pelo departamento, serviços ou outros objectos de custos com os quais estão relacionados.
Custos indirectos
A definição de custos indirectos na alocação de custos é um pouco mais complicada, especialmente para os empreendimentos estreitamente relacionados com serviços profissionais. Estes são custos que não estão associados a nenhuma unidade organizacional em particular; são simplesmente necessários para manter a empresa a funcionar e a crescer.
Os custos indirectos normalmente envolvem os gastos feitos por todo o pessoal de apoio que ajuda o departamento de produção a fazer o seu trabalho, bem como os seus salários. Estes incluem objectos de custo tais como: especialistas em marketing e vendas, funcionários administrativos, e qualquer outro departamento de apoio. Os custos indirectos também se referem frequentemente a projectos internos.
No entanto, há mais um tipo de custos indirectos na alocação de custos que precisamos de considerar - os custos gerais.
Custos gerais de funcionamento
Os custos gerais cobrem todos os custos que necessitam de ser pagos continuamente, independentemente do desempenho comercial da empresa.
Despesas gerais do projecto vs despesas gerais organizacionais
Os custos gerais estão normalmente divididos em 2 categorias:
- despesas gerais do projecto, por exemplo equipamento, subscrições e programas,
- despesas gerais de organização, tais como serviços públicos, contas, aluguer, etc.
- custo dos serviços necessários para manter a empresa em funcionamento, ou seja, despesas de segurança, gestão empresarial, etc.
Método de afectação de custos
Nesta altura, pode perguntar a si próprio "Como posso atribuir os custos por mim próprio". Felizmente, a resposta a esta pergunta não é tão complicada como pode parecer - aqui está um método de atribuição de custos que o pode ajudar.
Método de afectação de custos - exemplo
Algumas organizações, particularmente empresas de serviços, lucram apenas com os seus projectos e não precisam de alocar os custos para toda a empresa - precisam apenas de partilhar os custos entre as operações e departamentos lucrativos, bem como outros objectos de custos. Eis como se apresenta o processo de identificação dos mesmos.
- Definir quais os custos que pretende atribuir
Em primeiro lugar, calcular os custos que pretende atribuir. Por exemplo, se quiser atribuir os custos dos serviços públicos no seu escritório, adicione-os para obter uma imagem maior. Mas vejamos como os exemplos de custos moldam a rentabilidade das operações.
Por causa deste exemplo de alocação de custos, vamos assumir que The Best Company está concentrada na alocação de custos dos seus departamentos de apoio ao projecto para o mês (também conhecido como despesas gerais de negócios). Os custos incluem:
- os custos do departamento de marketing - 40 000$,
- os custos de administração - 15 000%
- os custos do departamento de vendas - 45 000$.
Em conjunto, todos estes departamentos representam 100 000$ de despesas gerais ou despesas adicionais que precisam de ser atribuídas.
- Determinar a base para a partilha dos custos
Dependendo do tipo de negócio, é possível dividir os custos com base em diferentes factores. Os mais populares são os seguintes:
- horas facturáveis seguidas nos serviços,
- gerou rendimentos,
- gerou lucro.
Para este exemplo, vamos utilizar o primeiro dos indicadores - as horas facturáveis. Este método é considerado como a forma mais simples de atribuir os custos de forma proporcional.
A Melhor Empresa tem 2 projectos - Projecto A e Projecto B. Para completar todas as actividades planeadas no Projecto A para o mês, os gestores de projecto e os membros da sua equipa precisarão de 1800 horas. Para o Projecto B, o número de horas necessárias é de 1200. Ambos os projectos em conjunto necessitam de 3000 horas para serem concluídos. Portanto, o Projecto A é responsável por 60% de todas as horas facturáveis na empresa, enquanto o Projecto B inclui apenas 40% delas. Estas são as proporções que vamos utilizar na alocação de custos neste método.
- Atribuir os custos proporcionalmente
Se o Projecto A incluir 60% de todas as horas facturáveis enquanto o Projecto B representa apenas 40% delas, podemos agora utilizar os números para partilhar os custos entre eles. Vamos concentrar-nos em identificar como devem contribuir para isso.
De acordo com os exemplos acima, o montante total dos custos a partilhar entre operações facturáveis é de 100 000$. O Projecto B requer mais horas, pelo que deve pagar uma parte maior dos custos - exactamente 60% dos mesmos. Como resultado, 60 000$ de custos são atribuídos ao projecto.
O Projecto B, por outro lado, requer apenas 40% de todas as horas facturáveis. Por conseguinte, deve pagar 40% dos custos - 40 000$.
E se eu tiver mais operações nas minhas mãos?
É certo que o exemplo que vos mostramos acima é muito simples e reflecte apenas a realidade para as pequenas empresas. Mas e se tiver um pouco (ou muito) mais de operações nas suas mãos?
Nesse caso, o software de programação de projectos pode ajudá-lo - e Primetric é um deles. Eis como lida com os casos mais comuns de
Afectação de custos em Primetric - estimativas de projecto
Vamos começar com um simples exemplo de orçamentos de projectos.
Em Primetric, pode criar um orçamento de projecto logo após criar um projecto em si. Isto porque o sistema efectua as atribuições de custos para custos directos em cada fase estimada da operação. Como resultado, os custos previstos do trabalho são exibidos logo após a estimativa do número de horas necessárias para completar o trabalho.
Relatório financeiro em Primetric
Mas, e se o projecto já tiver começado e se verificar se se mantém no orçamento? A forma mais fácil de verificar isso é utilizar o relatório financeiro para um projecto.
Tal relatório é capaz de combinar numerosos dados financeiros, incluindo:
- despesas gerais do projecto e da empresa,
- custos de cada hora de trabalho completada no projecto,
- a comparação de custos e rendimentos.
Como resultado, pode calcular automaticamente a margem de lucro final para o projecto e mostrar quantos custos uma dada operação cobre na empresa.
Afectação de custos em liquidações
Informações sobre os custos de um projecto podem ser encontradas no separador Orçamento. Aí, os custos estão divididos em 4 categorias:
- um painel de bordo com uma visão geral dos custos,
- 3 separadores separados para custos programados, não liquidados e liquidados.
Aí poderá controlar todos os rendimentos e despesas do seu projecto e geri-los em conformidade.
Sobretaxas em Primetric
Em Primetric, pode também acrescentar despesas gerais recorrentes e únicas ao projecto - existe uma secção especial dedicada apenas a estes custos. Estes custos são posteriormente acrescentados ou subtraídos da factura mensal.
Primetric também contém informação sobre despesas gerais da empresa, tais como contas, departamento de apoio ou custos de escritório. Também afectam os lucros dos projectos - de facto, cada um deles tem de pagar por uma parte deles!
As despesas gerais da empresa são incluídas nas demonstrações financeiras como custos indirectos - os custos que não são gerados directamente por nenhum projecto. A informação pode ser utilizada para determinar a margem de terceiro grau, um indicador final para a rentabilidade dos seus projectos.
Afectação de custos em relatórios de liquidações
Por último, mas não menos importante, a afectação de custos é claramente visível na secção Liquidações. Lá poderá encontrar toda a informação sobre despesas gerais, custos, rendimentos, e muito mais.
Benefícios da alocação de custos
Felizmente, a alocação de custos não é apenas um fardo, mas também uma enorme vantagem comercial.
Só para citar alguns dos seus benefícios, pode ajudá-lo:
- determinar se os seus projectos são lucrativos,
- qual o papel desempenhado pelo projecto na cobertura dos custos organizacionais,
- verificar se as taxas são suficientemente altas para cobrir todos os custos e gerar lucros,
- determinar se os custos indirectos não estão a consumir a maior parte dos lucros da empresa,
- identificar o custo real dos serviços que presta aos seus clientes,
- descobrir quais os departamentos que estão a gastar mais ou menos dinheiro, e para que é que o utilizam,
- atribuir as despesas perdidas às pessoas, equipas ou departamentos responsáveis por elas,
- calcular a rentabilidade real do seu negócio como um todo.
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