O que é um excesso de custos e o que o pode causar? 

De acordo com as estatísticas, mais de 45% dos projectos informáticos ultrapassam o orçamento antes de terminarem. Um tal excesso de custos não é apenas um fardo para um gestor de projecto, mas também para toda a empresa. Eis como se pode resolver e evitar que o problema aconteça em primeiro lugar! 

O que é uma superação de custos? 

A ultrapassagem dos custos (ou orçamento excedido) é uma situação em que os custos reais de uma dada operação excedem o orçamento previsto. Tal ocorrência é particularmente comum em projectos de construção, bem como no desenvolvimento de software. 

Como definir os excessos de custos do projecto? 

O excesso de custos pode ser definido:

• Como percentagem da despesa total
• Como percentagem total, incluindo e acima do orçamento original
• Como percentagem dos custos excedidos em relação ao orçamento original. 

Custos excedidos - exemplos

Há alguns exemplos típicos de custos excedidos num orçamento de projecto que são particularmente comuns para a indústria de TI. Incluem: 

• um projecto de preço fixo a ficar sem dinheiro devido a demasiado trabalho a ser feito, 
• um projecto de retenção que subestima a carga de trabalho mensal e, portanto, gasta demasiado dinheiro, 
• um projecto de tempo & material que ultrapassa o limite orçamental durante um determinado período de tempo. 

Qual é a diferença entre o excesso de custos e o aumento dos custos? 

Em geral, a ultrapassagem dos custos é uma surpresa para aqueles que a experimentam - simplesmente aparece do nada num determinado ponto, uma vez que não foi incluída nem mesmo nos planos mais distantes. 

O aumento dos custos, por outro lado, é tido em conta muito antes do início do projecto. Por outras palavras, prevê-se que alguns custos no projecto (geralmente de longo prazo), irão crescer com o tempo, e essa mudança é incluída na estimativa de custos do projecto. 

Quais são as principais causas do excesso de custos? 

As principais causas do excesso de custos incluem: 

Flutuações nos custos e escopos de projecto

As alterações nos salários, as folgas, o âmbito do projecto e as numerosas pequenas tarefas que tendemos a ignorar diariamente podem ter um impacto significativo na ultrapassagem dos custos. Claro que férias curtas de um dos empregados provavelmente não arruinarão o seu projecto; no entanto, quando combinado com tarefas adicionais subitamente encomendadas pelo cliente, pode realmente ter um custo adicional nos seus resultados financeiros e deixar um gestor de projecto com pouco a fazer. 

Como acompanhar as flutuações de custos? 

A chave para manter as flutuações de custo à distância é monitorizá-las regularmente e calcular o seu custo, mesmo quando a mudança parece bastante pequena. Depois, deve incluir todas estas alterações nos seus orçamentos e actualizá-los também, lembrando-se de incluir todos os custos adicionais do projecto. Graças a isso, será capaz de medir com precisão a rentabilidade das suas operações. 

Custos ocultos

Pensa-se frequentemente que os custos na gestão de um projecto se limitam à tecnologia e aos salários. Infelizmente, essa é uma suposição errada. Isto porque os lucros do projecto também deveriam cobrir: 

• despesas gerais do projecto, tanto únicas como recorrentes, tais como subscrições, dispositivos adicionais, delegações e muito mais, 
• despesas gerais da empresa, incluindo o custo dos departamentos de apoio (marketing, vendas, etc.), custos de aluguer, serviços públicos, custos da própria gestão do projecto, etc, 
• operações adicionais que inicialmente não foram incluídas no âmbito do projecto, 
• a duração do projecto. Quanto mais longo for o projecto, maiores serão as probabilidades da sua rentabilidade diminuir com o tempo. Por conseguinte, deve-se ter em consideração as alterações no seu âmbito para garantir que o projecto continue a ser rentável. 

É claro que estes projectos são inevitáveis. No entanto, não devem ser ignorados e deixados ao acaso; caso contrário, o projecto pode não ser rentável no final! 

Como controlar os custos ocultos e evitar a ultrapassagem dos custos? 

Ainda assim, resolver o problema dos custos ocultos e inesperados nos projectos é bastante fácil. Normalmente, começa com um simples acompanhamento do tempo que compara o âmbito do projecto com os dados reais. As folhas de tempo baseadas nas horas rastreadas mostrarão exactamente quanto tempo foi gasto em diferentes tarefas, e, quando combinadas com informação sobre salários, quanto custam. 

Contudo, para controlar a margem de lucro real em cada projecto e evitar excessos de custos, os gestores de projecto também precisam de reunir toda a informação sobre finanças numa única ferramenta de gestão de projecto. Para o fazer, devem fazê-lo: 

• utilizar a chave de atribuição de custos para atribuir despesas aos projectos que os devem cobrir (ou a uma parte deles), 
• manter um registo das horas facturáveis e não facturáveis na equipa de projecto, 
• escolher a taxa de rentabilidade que pretendem atingir e reagir a quaisquer alterações na rentabilidade que a ameacem, 
• utilizar o software de gestão de projectos que lhes permite fazer tudo isso. 

O software de gestão de projectos deve também ser capaz de distinguir entre custos de projecto e despesas gerais da empresa, para mostrar aos gestores quais são exactamente os seus lucros, e o que podem melhorar na gestão do seu projecto 

Estimativas incorrectas

Cada orçamento de projecto começa como uma estimativa de custos baseada nos resultados básicos, e é uma espinha dorsal do sucesso do projecto. Claro que, para prever o orçamento, os gestores precisam de um processo de previsão de recursos que os possa ajudar a avaliar os custos do trabalho que está para vir. Depois, têm de ter em conta outros custos críticos. 

Parece simples? Pode, mas não altera o facto de as estimativas incorrectas do projecto serem uma das principais causas de superação de custos, pois podem arruinar o plano do projecto e colocar toda uma equipa de gestão do projecto numa posição difícil.

Há algumas razões pelas quais as estimativas não reflectem a realidade do trabalho. Em geral, elas incluem:

• um pressuposto de que cada parte do projecto decorrerá como planeado, 
• custos inesperados que não foram incluídos no plano de gestão de risco por um gestor de projecto,
• falta de conhecimento de projectos anteriores semelhantes, o que leva a estimativas incorrectas, 
• resultados pouco claros que incluem acções desnecessárias ou omitem as que são cruciais para o projecto, 
• prazos irrealistas do projecto ou alterações inesperadas do projecto causando uma diferença entre o custo real e o custo planeado de uma tarefa,
• falta de salários fixos em função da especialização e antiguidade do empregado. Com a informação sobre os seus custos e rendimentos médios por hora, as estimativas são muito mais precisas. 

Como corrigir estimativas incorrectas e evitar a ultrapassagem dos custos? 

A criação de estimativas correctas depende em grande parte das competências e experiência de uma pessoa que as faz em primeiro lugar. O seu conhecimento do ciclo de vida do projecto, bem como as dependências na empresa, podem tornar as previsões muito mais precisas. Por conseguinte, escolher o gestor certo para o trabalho é a chave para evitar a ultrapassagem dos custos .

No entanto, um valioso contributo de um gestor de projecto experiente não é a única coisa que pode ajudá-lo a melhorar as estimativas financeiras no seu projecto. Também pode: 

• consultar os especialistas mais experientes que já trabalharam anteriormente em projectos semelhantes para melhorar a precisão das estimativas, 
• cooperar com todos os interessados para cobrir todos os resultados de um projecto numa fase de estimativa, 
• determinar o que fazer no caso de algumas estimativas se revelarem incorrectas, 
• deixar alguma margem de erro no orçamento, 
• estimar a carga de trabalho para partes do projecto em vez de todo o projecto utilizando rendimentos horários médios ou custos médios de fases semelhantes em outros projectos. Se nos últimos 5 projectos uma fase Backend levou 500 horas, há uma boa probabilidade de o valor ser semelhante para o novo projecto, também, desde que tenha um alcance semelhante. 

Ao melhorar as estimativas, é possível melhorar o estado de toda a empresa e evitar a ultrapassagem dos custos - tal como fez Capco ao criar as estimativas com 90% de precisão. 

Rastejo do âmbito do projecto

É claro que mesmo o melhor âmbito do projecto pode começar a mudar à medida que o trabalho no projecto avança. A tal situação chama-se um arrepio de âmbito e pode ter um enorme impacto no orçamento do projecto - especialmente quando a carga de trabalho está a crescer exponencialmente. Como resultado, a soma dos salários também está a aumentar, assim como todas as outras despesas, causando um inevitável excesso de custos nos projectos, pondo em risco o sucesso de um projecto.

O que causa o arrepio do escopo em primeiro lugar? 

A deformação do âmbito é geralmente causada por uma série de erros cometidos na fase de planeamento. Os mais comuns são: 

• subestimar a complexidade de um projecto ou omitir as suas partes, 
• problemas de comunicação com as partes interessadas, 
• estimativas incorrectas de tempo e custos de diferentes operações no projecto. 

Naturalmente, todos estes problemas podem tornar-se causa de uma superação de custos. Então, o que podemos fazer para os resolver? 

Como resolver os problemas com a rasteira do escopo? 

Comecemos com o básico. Tal como em qualquer outro trabalho, na indústria das TI a comunicação é também a chave (ainda que por vezes possa ser subestimada). Portanto, não deve poupar esforços para assegurar que o cliente sabe o que quer e é capaz de lhe apresentar toda a informação de que necessita para criar um âmbito de projecto em primeiro lugar, a fim de evitar a ultrapassagem dos custos. Recomendamos que sugira aos clientes que escolham um único campeão de produtos capaz de recolher tais dados e convertê-los em valiosos conhecimentos para a sua equipa. 

Tendo feito isso, certifique-se de que compreende correctamente os requisitos do projecto e que a sua equipa pode assegurar o progresso do projecto, bem como os resultados positivos do projecto. Discuta a operação com a sua equipa e cliente para delinear o trabalho da forma mais precisa possível, e faça um resumo de cada ponto-chave juntamente com os seus custos, a fim de evitar a ultrapassagem dos custos. Depois, apresente os resultados da sua análise ao seu cliente antes de seguir em frente! 

Por último, mas não menos importante, acompanhar o projecto à medida que este avança, uma vez que o excesso de custos do projecto pode acontecer em qualquer fase do trabalho. Acompanhar o tempo gasto pelos especialistas em diferentes fases, os seus custos, verificar o orçamento quanto a despesas gerais inesperadas e assegurar que os salários se mantêm dentro do orçamento. 

Falhas de desempenho 

Sejamos honestos - tudo pode acontecer quando um projecto é lançado. Por vezes um especialista importante tem de levar alguns dias de doença; outras vezes, uma tarefa mundana demora mais tempo do que o esperado. Existem, contudo, milhares de situações diferentes que podem ter um impacto negativo no desempenho de um projecto e causar uma enorme sobrecarga de custos. 

Qual é a principal causa dos problemas de desempenho? 

Dependendo do tipo de projecto, os problemas de desempenho que afectam o orçamento original do projecto podem ter origem em diferentes fontes. Na indústria das TI, normalmente incluem: 

• linha temporal do projecto irrealista, 
• problemas com a gestão de recursos, incluindo conflitos de horários, 
• ausência ou falta de especialistas com competências cruciais para uma determinada fase do projecto, 
• dependências incorrectas ou entrelaçadas, 
• falta de marcos de projecto ou outras métricas que possam ser utilizadas para medir o progresso. 

É claro que qualquer um destes cenários pode resultar em atrasos ou trabalhos adicionais, contribuindo para um excesso de custos.

Como reagir a falhas de desempenho? 

Infelizmente, as falhas de desempenho por vezes não podem ser evitadas - muitas vezes são uma questão de pura má sorte, não de erros premeditados. Podemos, no entanto, prepará-los calculando os riscos do projecto e deixando alguma margem de erro tanto no orçamento, como no plano de recursos. Ao fazê-lo, os gestores de projecto podem ter a certeza de que permanecerão no orçamento, mesmo quando as coisas correrem mal e evitarem completamente o excesso de custos.

Evidentemente, a gestão de risco é também da maior importância nesse caso. Antes do início do projecto, tentar estabelecer dependências entre a tarefa e prestar especial atenção àqueles que são susceptíveis de causar problemas mais tarde. Depois, ajuste os horários das equipas de projecto em conformidade para dar alguma margem de erro à sua equipa. 

Por último, mas não menos importante, os gestores de projecto devem manter-se sempre no topo do seu projecto para reagir a ocorrências inesperadas e calcular regularmente os custos excedidos. Uma reacção rápida pode salvá-lo de um fracasso do projecto! 

Como evitar a ultrapassagem dos custos? 

Felizmente, o excesso de custos pode ser evitado antes de causar estragos no seu projecto. Aqui estão algumas coisas que pode fazer para evitar ser pisado por custos crescentes e entregar um projecto de sucesso.

Utilizar fórmula chave de atribuição de custos

A rentabilidade do seu projecto depende não só do trabalho e do equipamento envolvido, mas também dos custos de outros empreendimentos que as suas operações comerciais necessitem de cobrir. Para determinar o montante real dos custos associados a um determinado projecto, é necessário atribuir-lhe uma parte das despesas gerais utilizando uma fórmula chave de atribuição de custos. 

Evidentemente, a fracção do custo adicional depende da dimensão do projecto em questão ou dos seus lucros esperados. Esta fórmula permite atribuir os custos proporcionalmente sem forçar os projectos mais pequenos a cobrir custos enormes. 

Rastrear tanto as horas facturáveis como as não facturáveis

O trabalho interno pode por vezes ser essencial, mas em alguns casos pode ser apenas a fonte de custos adicionais. Para piorar as coisas, pode por vezes escapar à atenção dos gestores, pois é muitas vezes considerado gratuito - e injustamente! As horas não facturáveis ainda requerem dinheiro para salários e equipamento; é por isso que também se deve acompanhar o tempo gasto no trabalho interno. 

Padronizar os cálculos de utilização e rentabilidade

Dependendo dos conhecimentos, experiência e antecedentes, cada gestor pode ter uma forma diferente de calcular a utilização e a rentabilidade, e podem ter em conta diferentes factores ao fazê-lo. Isso pode levar à confusão e à tomada de decisões erradas. 

Felizmente, existe uma solução simples para esse problema. Antes de começar a medir diferentes indicadores, sejam eles de rentabilidade ou de utilização, certifique-se de que todos os gestores estão a utilizar a mesma fórmula para os seus cálculos. Ao utilizá-la, assegura-se de que se pode comparar facilmente todos os dados e criar uma base fiável para todas as decisões futuras. 

Utilize a sua experiência para criar estimativas 

Como temos provado repetidamente neste artigo, estimativas e planos precisos são a chave para uma orçamentação precisa, uma vez que especificam o montante e o custo do trabalho em primeiro lugar. Por conseguinte, deve prestar-se a máxima atenção à forma como são criados. 

Para melhorar as suas estimativas, deverá: 

• tratar as estimativas tal como os tijolos de Lego. Utilizar tarefas e processos semelhantes para prever o tempo e o custo das novas para aumentar as hipóteses de sucesso. 
• trabalhar em estreita colaboração tanto com os interessados como com especialistas experientes na sua empresa, 
• não ser excessivamente entusiástico ao fazer estimativas; deixar algum espaço para erros e situações inesperadas, tais como ausências ou atrasos, 
• manter um registo dos salários e vencimentos enquanto se completa um processo de planeamento de recursos, 
• incluir despesas gerais e outros custos nas suas previsões. 

Monitorizar o progresso do projecto

Os gestores de projecto não devem perder o foco uma vez o projecto planeado, uma vez que as mudanças no âmbito do trabalho são quase inevitáveis - especialmente nas operações a longo prazo. Por conseguinte, precisam de monitorizar o trabalho diariamente para garantir que não existem obstáculos inesperados que possam interferir com o projecto e causar uma sobrecarga de custos. 

Para acompanhar o progresso do projecto, os gestores devem verificar regularmente: 

• a quantidade de horas trabalhadas no projecto (prestando especial atenção às horas extraordinárias, atrasos ou ausências), 
• o custo do trabalho realizado no projecto num determinado período de tempo, 
• se são necessárias quaisquer tarefas ou recursos adicionais para que o projecto progrida, 
• orçamento geral do projecto, incluindo despesas gerais de projecto e de organização, 
• liquidações e pagamentos. 

Utilizando esta informação, os gestores de projecto poderão reagir a quaisquer problemas que surjam, evitando que o projecto ultrapasse o orçamento e se torne não rentável. 

Além disso, algumas ferramentas oferecem ferramentas por medida que podem combinar toda a informação acima. Por exemplo, em Primetric pode utilizar um relatório de progresso do projecto para ver a quantidade de trabalho realizado numa dada operação, bem como os seus custos e outros gastos. 

Deixe o Excel para trás de si! 

Naturalmente, todas estas coisas não podem ser feitas num simples pedaço de papel. A ferramenta certa pode ajudá-lo não só a detectar o excesso de custos, mas também a impedi-lo - mas o Excel também não é uma destas ferramentas! 

Com o Excel, toda esta informação se espalhará por centenas e milhares de filas que terá de actualizar manualmente cada vez que algo mudar. Além disso, para criar gráficos, relatórios ou outras visualizações valiosas, necessitará de gastar algumas horas do seu precioso tempo. E, depois de todo esse esforço, ainda não pode ter a certeza de que os seus cálculos estão correctos, uma vez que os cálculos manuais são propensos a erros! 

Contudo, existem algumas ferramentas que não só são capazes de recolher toda a informação, mas também de a transformar em conhecimentos mais valiosos - tudo de uma forma totalmente automatizada, e sem qualquer possibilidade de cometer erros. 

Se não tem a certeza onde encontrar tal ferramenta, temos boas notícias para si - Primetric está aqui para o ajudar. Teste-o agora ou marque uma demonstração com um dos nossos conselheiros para saber mais! 

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