Quais são os 5 Factores Críticos de Sucesso do Projecto?

Factores de sucesso do projecto - definição 

Ao contrário da opinião popular, os factores de sucesso do projecto não são algo vagos. Na realidade, podem ser facilmente definidos como partes dos projectos que têm um impacto directo no seu resultado final .

Como se pode ver a partir desta definição, os factores críticos de sucesso dependem muito do projecto, e têm de ser definidos sempre que se inicia uma nova operação. 

No entanto, os factores particulares de sucesso do projecto podem ser definidos pelos produtos que inclui. Os resultados neste caso são objectivos, requisitos ou marcos-chave que têm de ser completados para que o projecto avance.

Quais são os factores mais críticos para o sucesso do projecto? Exemplos

Os projectos podem variar, mas o seu sucesso é, em geral, muito objectivo. Quais são os factores de sucesso de projectos mais comuns, e como podem os gestores de projectos melhorá-los? 

Rentabilidade

A definição de boa rentabilidade pode variar dependendo da indústria - algumas empresas estão satisfeitas com apenas alguns por cento da margem de lucro, enquanto outras desejam que seja superior a 60%.

Estes números diferem consoante a indústria e a localização da empresa, e estão, naturalmente, sujeitos a alterações. 

No entanto, ao discutirmos os factores críticos de sucesso do projecto típicos da indústria de serviços, centrar-nos-emos aqui na sua rentabilidade.

O que é uma boa rentabilidade?

Com base nas nossas experiências, as taxas de rentabilidade para a indústria de TI, marketing e outras empresas semelhantes podem ser divididas nas seguintes categorias: 

• baixa rentabilidade - abaixo de 20%, 
• rentabilidade média - entre 20 e 40%, 
• boa rentabilidade - entre 40 e 60%,
• excelente rentabilidade - mais de 60%. 

Evidentemente, a rentabilidade pode ser calculada de forma diferente dependendo do tipo de facturação escolhida para o projecto. Ainda assim, de um modo geral, quanto maior for a rentabilidade, mais bem sucedido será o projecto. 

Como melhorar a rentabilidade?

Se a rentabilidade dos seus projectos deixa muito a desejar, um gestor de projectos pode melhorá-la com uma variedade de processos. Estes incluem: 

• cortar custos, por exemplo, através da externalização ou da utilização de membros de equipa mais baratos, 
• expandindo a sua oferta para encontrar o nicho no mercado e atrair novos clientes enquanto aumenta os preços. Para o fazer, pode considerar analisar regularmente as tendências do mercado.
• manter um registo da rentabilidade de diferentes tipos de projectos para encontrar o âmbito do projecto que tende a trazer mais dinheiro para o negócio. Claro que não é necessário fazer isso manualmente - para o fazer, pode utilizar os relatórios de rentabilidade da Primetric. 

• criação de atribuições mais precisas na fase de planeamento de projectos, que são particularmente importantes para projectos de Preço Fixo,
• alocações cuidadosas de empregados e/ou membros da equipa com base na sua experiência, custos e taxas de lucro, 
• facturar ao cliente por dias úteis em vez de horas seguidas em projectos de Tempo e Material, 
• e mais - veja o nosso artigo sobre como melhorar a rentabilidade de uma empresa de serviços. 

Naturalmente, a prestação de serviços excepcionais aos clientes deve ser uma base para todos estes processos! 

O número certo de horas de trabalho gastas no projecto 

Em muitas indústrias, as horas de trabalho são a principal fonte tanto de custos como de lucros para a empresa. 

Como resultado, são também um factor crítico de sucesso para a gestão de projectos. No entanto, estimativas incorrectas, bancos ou horas extraordinárias podem transformar a oportunidade numa perda de dinheiro. É por isso que as estimativas exactas são tão importantes. 

Como criar estimativas para as horas de trabalho?

Para estimar correctamente o número de horas necessárias para completar um projecto, um gestor de projecto precisa de criar o seu plano exacto. Na maioria dos casos comuns, este plano deve incluir: 

• lista de recursos e funcionários necessários para completar o projecto, 
• calendário detalhado do projecto, 
• informação sobre tecnologias e software necessários para completar o projecto, 
• a sua margem de lucro desejada,
• indicadores-chave de desempenho. 

Para assegurar uma maior precisão, encorajamo-lo a utilizar uma das nossas melhores práticas, o ETC - Estimate to Complete, para criar planos realistas para os seus projectos. A sua abordagem aprofundada facilita-lhe a planificação do trabalho. Também pode ver como Capco, um dos nossos clientes, alcançou uma precisão de 90% nos seus projectos. 

Estimativas de horas de trabalho: abordagem prática

Evidentemente, a única estimativa não é suficiente - após o lançamento do projecto, também é necessário certificar-se de que o plano está a ser posto em prática. Para o fazer, recomendamos que utilize o acompanhamento do tempo e relatórios avançados - por exemplo, o Relatório de Progresso do Projecto disponível em Primetric. 

Dica: Atingir até 95% de precisão de estimativa, tal como fez Capco, mapeie todas as fases chave dos seus projectos e analise o tempo histórico que os seus especialistas gastam para os entregar. Levando um número médio de horas e compreendendo por que razão levou tanto tempo, será capaz de estimar projectos futuros e as suas fases com estimativas incrivelmente precisas.

Gestão de risco

Se trabalha numa empresa de serviços há já algum tempo, sabe certamente que quase não há projectos que sejam executados exactamente como planeado. 

Ainda assim, há várias coisas que os gestores de projecto podem fazer para assegurar que o plano será concluído mais cedo - e a avaliação de risco é um desses factores críticos para o sucesso do projecto. 

Como avaliar o risco no projecto?

Primeiro, iniciar um projecto com uma extensa análise de risco. Encontre quaisquer tarefas, fases ou operações que possam correr mal, e prepare um plano para enfrentar esses riscos, caso eles apareçam no seu caso. Eles devem ser a base para uma maior gestão dos riscos.

Em segundo lugar, não deixe essa análise de risco algures no fundo da sua gaveta. Utilize as ferramentas de que dispõe - de preferência Primetric - para monitorizar o progresso do seu projecto e detectar os riscos antes que estes se tornem um grande problema. 

Para o fazer, pode utilizar características como, por exemplo

• relatórios regulares sobre o progresso do projecto,
• relatórios de acompanhamento do tempo, 
• business intelligence - ou seja, para monitorizar as despesas, 
• alertas inteligentes, tais como o estado RAG disponível em Primetric, mostrando o estado do projecto com pontos coloridos visíveis na lista de projectos. O estado das GAR informará se o seu projecto está dentro do orçamento e se existem problemas de entrega, tornando a gestão do projecto muito mais fácil. Graças a isso, pode reagir rapidamente antes que seja demasiado tarde.

Objectivos, responsabilidades e responsabilidades de projecto claramente definidos

As suas tarefas Jira estão prontas para o projecto? Lamentamos dizer-vos que não são suficientes para definir os objectivos do projecto e encontrar pessoas responsáveis por eles! 

Antes de lançar o projecto, é necessário que o faça: 

• definir com precisão todos os produtos a entregar, 
• determinar as tarefas necessárias para completar os produtos a entregar, 
• designar pessoas responsáveis pela sua execução. 

Todos eles são factores críticos de sucesso que um gestor de projecto precisa de ter em mente. Tal plano deve também incluir fases, datas de vencimento, gestores, marcos e muito mais. 

Como determinar os objectivos-chave para o projecto?

Parece complicado? É definitivamente - mas também é necessário evitar riscos desnecessários e entregar o projecto a tempo, com todas as suas características-chave a bordo. Sem todas essas variáveis no local, arrisca-se a que os membros da sua equipa se atrasem, perdendo dinheiro, ou mesmo perdendo o cliente por completo. 

Ainda assim, precisamos de responder à pergunta: como incluir todas estas variáveis no seu plano sem nos perdermos em toda a informação?

Recomendamos a utilização de software de programação de projectos. Com as suas características, os gestores de projecto podem gerir com flexibilidade os seus recursos, manter-se dentro do orçamento e controlar a execução do projecto sem chamar todos os seus gestores ao seu escritório. 

Comunicação eficaz

Encontros intermináveis, e-mails com fios infinitos, e conversas que parecem não ter fim. Por muito desprezadas que por vezes possam ser, todas elas fazem parte de uma comunicação eficiente que é um dos factores de sucesso de um projecto. 

O seu significado é mais do que óbvio: permitem às partes interessadas e aos membros da equipa trocar informações, controlar o seu trabalho e reagir a quaisquer problemas que necessitem de ser resolvidos. Por outras palavras, são uma das melhores práticas para a gestão de projectos. 

No entanto, será que a comunicação ainda tem de demorar tanto tempo?

Comunicação vs ambiente moderno

A resposta a esta pergunta é não. De facto, no mundo cheio de novas tecnologias, é possível trocar informações de uma forma muito mais perfeita - e sem chamar todas as partes para uma sala pequena e cheia de gente, onde se pode manter longas conversas.

E não me interpretem mal - as reuniões são cruciais para uma boa cooperação, mas... apenas as eficazes!

Como melhorar a eficácia das reuniões e da comunicação?

Então, como tornar as reuniões tão eficazes quanto possível? Pela minha experiência, um dos maiores consumidores de tempo é que cada interveniente tem uma perspectiva e um conhecimento de entrada diferentes. 

Para evitar isso, deverá ter uma única fonte de verdade sobre os seus projectos, recursos e finanças, bem como sobre a gestão de projectos em geral. Graças a isso, todos estão actualizados, podem ver claramente os dados reais e pensar em soluções em vez de tentar fundir diferentes folhas de cálculo ou dados não ligados entre si durante a reunião. O seu tempo e energia são um dos trunfos mais importantes.  

Ferramentas como a Primetric permitem aos funcionários, gestores de projecto e executivos reunir a informação sobre as actividades de uma empresa num único local e partilhá-la em tempo real. 

Graças a isso, pode verificar a disponibilidade de uma pessoa, monitorizar projectos e gerir operações sem chamar os seus colegas de poucos em poucos minutos e perder tempo a assegurar-se de que os dados estão correctos. Em vez de o fazer, pode concentrar-se em encontrar soluções e remover quaisquer obstáculos na entrega. 

Apoio à gestão 

Mesmo com o melhor dos planos, os programadores e testadores não podem completar um projecto por si próprios. É por isso que o apoio à gestão está presente na nossa lista de factores críticos de sucesso. 

No entanto, não confunda o apoio à gestão com a microgestão! Para um projecto bem sucedido, o apoio à gestão deve ser representado por uma única voz de uma pessoa responsável pelo projecto como um todo. 

O input de gestão deve também ser visível sempre que as coisas correm de lado; os responsáveis devem sempre intervir sempre que um conflito está prestes a começar. 

Como identificar outros factores críticos de sucesso na gestão de projectos? 

Como concluímos anteriormente, os factores de sucesso dos projectos não são os mesmos para todos os projectos. Enquanto alguns permanecem sempre os mesmos, outros podem diferir. Para encontrar os factores certos para as suas operações actuais, é necessário: 

1. Identificar os requisitos do projecto. Se discutiu o projecto com o cliente, provavelmente já ultrapassou esta etapa. Se ainda não o fez - faça-o agora e defina todos os objectivos principais que as suas operações precisam de cumprir para serem bem sucedidas. 
2. Criar um esboço do plano de gestão do projecto. Definir os principais resultados, dividi-los em fases e tarefas, e descobrir que recursos são necessários para os completar no prazo previsto. 
3. Escolher marcos. Com base na informação recolhida nos passos anteriores, identificar acções chave que precisam de ser tomadas ou métricas que precisam de ser alcançadas para que o projecto seja bem sucedido. Estas podem incluir datas, resultados, MVPs, novas contratações, e muito mais. 
4. Utilize o software de gestão de projectos para avaliar os seus planos. Faça dos factores de sucesso do seu projecto uma parte das suas operações. Inclua-os nos horários, controle-os, e assegure-se de que se tornam realmente uma parte da sua vitória. 

Porque é que os factores críticos de sucesso são tão importantes? 

Os factores críticos de sucesso não são apenas mais uma lista que tem de fazer antes de lançar um projecto e nunca olhar para trás. 

Na realidade, são a espinha dorsal do plano do projecto. Isto porque podem servir de roteiro para objectivos críticos e tarefas-chave que precisam de ser completadas para que o projecto seja bem sucedido. 

Para além disso, os factores de sucesso do projecto podem também minimizar os riscos relacionados com o projecto. Sendo definidos individualmente para cada projecto, reflectem a sua abordagem e objectivos, estabelecendo um caminho claro tanto para os especialistas como para os seus gestores. 

Finalmente, os factores críticos de sucesso do projecto podem ajudar os gestores a manterem-se no topo dos orçamentos e prazos responsáveis pela maioria dos fracassos dos projectos. 

Que ferramentas devo utilizar para realizar um projecto com sucesso? 

As que lhe fornecem toda a informação de que necessita, incluindo finanças, gestão de recursos e gestão de projectos. 

Se está prestes a começar a procurar tal ferramenta, deixe-nos pará-lo aí mesmo - Primetric tem tudo o que precisa.

Reserve uma demonstração, fale com o nosso conselheiro e veja o que mais podemos fazer por si. 

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