You May Be Losing Thousands of Dollars on the Employee Bench - Here’s How to Prevent It

O que significa estar sentado?

Empregados em bancos são empregados que não trabalham em projectos internos ou comerciais - eles simplesmente não têm responsabilidades atribuídas durante um determinado período de tempo. Mesmo assim, continuam a ser empregados da empresa e recebem os seus salários e vencimentos. Por outras palavras, geram custos enquanto não contribuem para os lucros directos. 

O que não é um banco de empregados? 

Embora o banco de funcionários deva ser universalmente evitado, não deve ser confundido com outras ocorrências e mecanismos que sejam neutros ou mesmo benéficos para a empresa. Aqui estão alguns desses falsos amigos. 

A capacidade livre não pode ser uma bancada

Vamos deixar claro - nem toda a capacidade livre significa que o empregado está sentado na bancada .

Funcionários e gestores de topo passam muitas vezes a maior parte do seu tempo em processos organizacionais - e não há nada de errado nisso! As suas responsabilidades incluem simplesmente reuniões, workshops, consultas, e outras actividades não comerciais. Por conseguinte, o seu trabalho não facturável será lucrativo a longo prazo. 

No entanto, para os trabalhadores mais novos e médios, uma grande percentagem de capacidade livre deve ser preocupante. Isto porque estas pessoas trabalham quase exclusivamente em projectos comerciais. Por conseguinte, a sua capacidade reservada deveria ser de cerca de 90% (sendo os 10% de reuniões e pausas de organização). 

As responsabilidades internas não são uma bancada

Por falar em assuntos internos, devem também ser considerados uma bancada? 

A resposta a esta pergunta é não. O trabalho interno, tais como reuniões, processos organizacionais e projectos internos não é uma bancada, pois é o trabalho que traz (ou, pelo menos, deveria) gerar alguns lucros. 

No entanto, em termos de custos, o trabalho interno poderia ser considerado uma bancada. Isto porque as suas horas geram custos sem gerar lucros imediatos, resultando em despesas gerais crescentes da empresa. 

Qual é a causa da expansão do banco de empregados? 

O banco de empregados normalmente não aparece do nada. Em geral, é causado pelos problemas com a gestão de recursos, como por exemplo: 

• falta de processo de previsão da carga de trabalho de recursos causando más decisões sobre h(f)iring,
• alterações inesperadas no calendário do projecto, causando a conclusão ou o abandono da operação antes da data prevista, 
• problemas na aquisição de novos projectos - quer em geral, quer para funcionários com competências específicas, 
• contratar demasiados especialistas, ou contratar especialistas com competências insuficientes que não possam ser aplicadas em projectos comerciais, 
• falta de planeamento da capacidade que atribui aos empregados a tempo inteiro menos horas do que as que têm de passar a trabalhar, 
• um simples erro no planeamento que faz com que algumas pessoas não sejam designadas para o projecto.

Porque deve a sua empresa evitar o tempo de banco? 

É simples: porque gera mais custos e nenhum lucro enquanto desperdiça o tempo do seu povo . No entanto, pode ficar ainda pior quando a empresa simplesmente não sabe onde está a perder dinheiro - e por vezes o banco dos funcionários nem sequer é o principal suspeito no caso! 

Como pode um banco de empregados afectar a rentabilidade? 

Aqui está um exemplo real de tal influência. 

Uma empresa de TI de média dimensão não conseguiu implementar ferramentas suficientes, uma vez que estava a crescer. Como resultado, quando os seus gestores repararam que a empresa se tinha tornado pouco rentável, não tinham a certeza de qual era a causa subjacente a isso. Sentiram instintivamente que alguns empregados tinham de ser libertados - mas quais eram os menos rentáveis? E quais deles não geravam qualquer rendimento? 

Para resolver esse problema, é necessário responder a algumas perguntas críticas sobre a utilização dos funcionários e os custos das horas que estes gastam em projectos não comerciais. E, mais importante ainda, é melhor estabelecer essa informação mais cedo do que mais tarde - caso contrário, tal como no caso desta empresa, os processos em falta podem fazer com que a empresa desça abaixo .

Quanto é que custa realmente a bancada? 

A resposta a esta pergunta depende, evidentemente, da sua resposta. Mas não se preocupe - não o deixaremos com uma resposta tão enigmática. 

Custos de bancada para um empregado sem afectação 

Primeiro, vamos analisar o exemplo mais simples - um empregado que não tem qualquer atribuição, e 100% da sua capacidade está disponível. Vamos assumir que o especialista em questão é um empregado a tempo inteiro, trabalhando 160 horas por mês. 

Se a pessoa não for empreiteiro, o seu salário mensal permanece inalterado independentemente do número de horas trabalhadas. Portanto, se o salário do especialista for $5000, o custo da bancada desta pessoa durante 160 horas será de $5000. 

No entanto, se o empregado em questão for um empreiteiro, deverá calcular o seu salário com base numa taxa horária indicada no seu contrato. Por exemplo, se a taxa da pessoa for de $55 dólares, então, num mês composto por 160 horas de trabalho, a avaliação deste especialista custar-lhe-á $8800. 

Custos de bancada para um empregado com afectação a tempo parcial

Evidentemente, o banco de funcionários não se aplica apenas a especialistas que não estão afectados a quaisquer tarefas. Alguns deles podem não ter responsabilidades por apenas uma fracção do seu tempo - mas isso também significa que as suas horas de trabalho estão a ser desperdiçadas! 

Por exemplo, imagine que tem um funcionário afectado a um projecto durante 80 horas por mês - ou 50% da sua capacidade máxima. Metade do dinheiro gasto com os seus salários (ou taxas horárias, se for empreiteiro) não contribui para nenhum lucro. Por conseguinte, os custos de ser colocado na bancada durante metade do seu tempo são:

• $2500, se for um empregado regular com o mesmo salário que no exemplo anterior, 
• 4.400 dólares, se tiver a mesma tarifa horária que no exemplo anterior. 

É claro que isso ainda é muito dinheiro - mas as coisas tornam-se ainda piores quando olhamos para o custo do banco em toda a empresa. 

Custo total de uma bancada em toda a empresa

Em nome deste exemplo, vamos supor que a empresa em questão é uma empresa de média dimensão. Depois de analisar os seus calendários de projectos, verificou-se que, num dado mês, a empresa em questão é uma média empresa:

• há dois funcionários regulares que não têm projectos atribuídos a eles. Os seus salários são de $5000 e $4500. 
• há um funcionário regular que tem 50% da sua capacidade disponível. O seu salário mensal é de $6000, pelo que $3000 desse montante é gasto em projectos não facturáveis. 
• há dois funcionários regulares que apenas gastarão 25% do seu tempo em projectos. Ambos ganham $4000 mensais, pelo que $3000 dos seus salários vão para o desperdício.
• há um empreiteiro que não terá nenhum projecto para trabalhar. Ele ganha $40 por hora, por isso num mês com 160 horas de trabalho deverá ganhar $6400. 
• há mais um empreiteiro reservado para apenas 50% do seu tempo. A sua tarifa horária é de $30 por hora, pelo que a sua falta de trabalho custará à empresa $3400. 

Então, qual é o custo da bancada nesta empresa? 

Custo da bancada na empresa - fórmula

Para determinar o custo da bancada na empresa, precisamos simplesmente de adicionar o custo de todas as horas que não são atribuídas a projectos facturáveis ou não facturáveis. Por conseguinte, para este exemplo, a fórmula será: 

$5000 + $4500 + $3000 + $3000 + $3000 + $6400 + $3400 = $28 300. 

Para uma empresa de média dimensão, essa quantidade de dinheiro faria certamente a diferença! 

Como se pode ver neste exemplo, mesmo com apenas algumas pessoas no banco, os custos globais dos empregados inactivos passaram pelo telhado quando o valor do seu tempo livre foi calculado. 

Como é que a bancada afecta a rentabilidade de uma empresa e dos seus projectos? 

Embora esta empresa possa não ver os $28 300 dólares como um montante significativo em comparação com as receitas, a soma pode ter um impacto na rentabilidade dos seus projectos. Por exemplo, vamos assumir que a empresa tem 5 projectos, com uma receita combinada de 200 000 dólares. Neste caso, o banco come quase 15% da soma! 

Ainda assim, as coisas podem piorar ainda mais quando olhamos para o impacto desta soma na rentabilidade dos projectos. Imagine que a empresa tem 5 projectos: 

• um projecto de $60 000 com 20% de margem de lucro, gerando $12 000 em lucros, 
• dois projectos de $40 000 com 10% de margem de lucro, gerando um total de $8 000 em lucros, 
• dois projectos de $30 000 com 25% de margem de lucro, gerando um total de $15 000 em lucros. 

Em resumo, a empresa gera um lucro de 35 000 dólares, e perde mais de 28 000 dólares no banco, tornando a maioria dos projectos não rentáveis - e isso não inclui outras despesas gerais de organização! 

Existem algumas ferramentas que possam simplificar o processo? 

Sim, é claro! 

Por exemplo, Primetric reúne a informação sobre salários ou taxas horárias numa base diária. Depois, com base nas atribuições (ou falta delas), o sistema calcula o custo do trabalho tanto em projectos activos (tanto comerciais como internos), bem como os custos de estar sentado. Em seguida, a informação é convertida em relatórios intuitivos que mostram exactamente quanto custa a falta de projecto. 

Se necessário, Primetric pode também calcular os custos das bancadas para empregados individuais, bem como a sua rentabilidade. Utilizando a informação, pode gerir melhor os seus recursos e reagir a quaisquer mudanças preocupantes. 

Como resolver os problemas com um banco de crescimento? 

É claro que o simples cálculo do custo do banco de empregados não é suficiente para resolver o problema por completo. Para o fazer, é necessário tomar algumas medidas sérias. Recomendamos-lhe que o faça: 

• preveja os seus recursos. Planeie com antecedência e encontre lacunas nas suas afectações antes que estas se transformem em bancos! 
• concentrar-se em encontrar novos projectos para os empregados da bancada. Deixar as pessoas ir é um último recurso na indústria das TI, pois os bons especialistas encontrarão definitivamente um novo local de trabalho dentro de minutos. Portanto, utilizar os dados da previsão de recursos para prever a procura e encontrar novos projectos para aqueles que correm o risco de estar ociosos. 
• monitorize os seus recursos. Em alguns casos, pode acontecer que alguns empregados simplesmente não tenham lugar para si próprios na empresa, uma vez que o seu perfil muda com o tempo. Considere reduzir o número de tais empregados para aumentar os lucros. 

Devo manter a bancada ou deixar ir os meus empregados? 

Mas e se o tamanho - e os custos - da bancada se tornarem realmente insuportáveis para a empresa? 

Imaginemos uma situação muito comum na indústria das TI. Há uma empresa que perdeu um projecto que estava prestes a começar, deixando 3 empregados experientes na bancada. Contudo, os próximos projectos correspondentes às suas competências podem começar em 3 meses - e a empresa só tem 50% de hipóteses de adquirir o projecto em geral. Deverá a empresa manter estes funcionários, ou deverão ser libertados? 

A resposta a esta pergunta não é simples. Antes de mais, precisamos de analisar algumas coisas, como por exemplo: 

• podemos de alguma forma melhorar as probabilidades de adquirir novos projectos? 
• podemos encontrar quaisquer outros projectos para os empregados trabalharem? Quais são as hipóteses de o fazer? 
• que custos geram os empregados da bancada? Que percentagem do custo da empresa é que eles fazem? 
• como é que a rentabilidade da empresa será afectada pelos custos? 

Se os custos são elevados, e não há qualquer hipótese de melhorar a situação de alguma forma - e será esse o caso da maioria das empresas - a resposta é simples, mas triste: os empregados têm de ser libertados. 

Com a incerteza dos novos projectos e sem perspectivas para os projectos actuais, a situação é simplesmente demasiado arriscada e demasiado dispendiosa. Por outras palavras, pode levar um custo para toda a empresa em apenas estes 3 meses. 

Mas e se a contratação de novos empregados for ainda mais cara? 

Há mais um factor que deve ter em consideração antes de decidir separar-se de alguns dos seus empregados mais preciosos: o custo de encontrar a sua substituição, caso sejam necessários no futuro. 

Por vezes, especialmente no caso de empregados experientes com múltiplas especializações, contratar novos empregados ou treiná-los gera custos enormes - muito maiores do que o custo de uma bancada alguma vez seria. Por este motivo, os especialistas seniores raramente são despedidos. 

Coisas a considerar antes de despedir empregados valiosos 

Mesmo assim, não pode colocá-los no banco apenas com base no seu instinto - precisa de dados sólidos para apoiar a sua decisão na matéria. Para determinar isso, deve preparar-se:

• uma lista de operações potenciais ou planeadas para o futuro, para as quais se poderia designar o empregado no futuro, 
• um lucro estimado de uma operação que o especialista da bancada poderia potencialmente 
• um custo de contratar ou formar um novo empregado para um nível de competências semelhante. 

Se os custos superarem os riscos, a decisão é simples, mas infeliz: um empregado tem de ser libertado. 

Os problemas com a gestão de recursos não terminam aqui! 

Felizmente, ajudámos os nossos clientes a resolver todos eles - e agora podemos mostrar-lhe como resolvê-los. 

Visite o nosso blogue para ler mais sobre as melhores práticas de gestão de recursos, como por exemplo: 

• cálculo da utilização da equipa, 
• evitando conflitos de horários, 
• horas facturáveis e não facturáveis, 
• desenvolvimento dos empregados, 
• optimização da mão-de-obra, 

Ou, se já está decidido a encontrar uma ferramenta que o possa ajudar a encontrar uma maneira de se livrar da bancada dos funcionários, deve definitivamente marcar uma demonstração com os nossos conselheiros ou começar um julgamento com Primetric agora mesmo!