Financial Performance Measurement: Monitor Your Company’s Finances

O que é o desempenho financeiro? 

Por definição, o desempenho financeiro é uma avaliação completa da saúde financeira global de uma empresa. Por outras palavras, o desempenho financeiro mede a forma como uma empresa gere os seus activos, tais como passivos, despesas e rendimentos, para alcançar o máximo de receitas

O desempenho financeiro pode ser utilizado tanto para fins internos como externos. Para as pessoas envolvidas no funcionamento de uma empresa, a medição determina o bem-estar da empresa. No entanto, também fornece aos investidores e pessoas de fora da empresa informações valiosas sobre o potencial de investimento escondido no negócio. 

Porque é que o desempenho financeiro é importante? 

A medição do desempenho financeiro proporciona a todas as partes envolvidas nas operações de uma empresa conhecimentos valiosos sobre o seu passado, presente e futuro. 

Por um lado, o desempenho financeiro mostra a posição passada de uma empresa, fornece aos gestores referências-chave para o seu negócio ou as suas partes respectivas e, por último mas não menos importante, pode ser utilizado para avaliar o seu trabalho ou a qualidade das suas operações. Como tal, pode servir de base para o planeamento dos empreendimentos actuais ou mesmo para a escolha de novos projectos em geral. 

Por outro lado, o desempenho financeiro também pode proporcionar aos executivos uma visão do futuro. Pode ajudá-los a determinar tendências gerais do negócio, analisar tipos particulares de operações e descobrir tendências sazonais que afectam a empresa. Como resultado, pode ajudar os gestores a verificar se a rentabilidade, bem como outros indicadores, está no bom caminho para o crescimento. 

Situação financeira vs. rentabilidade: abordagem básica

Se representa uma empresa de serviços profissionais, provavelmente considera as receitas líquidas como uma base para medir o desempenho financeiro. Não está enganado - a rentabilidade constitui um enorme pedaço do desempenho financeiro, desde que seja compreendido e calculado correctamente .

Vamos ver como o perito abordou o tema. 

O que é a rentabilidade de uma empresa de serviços? 

De acordo com David Allan e o seu livro "Managing the professional service firm", a medida final da rentabilidade é o lucro por parceiro. Por mais simples que esta definição possa parecer, não é tão unidimensional como parece. Na verdade, contém três outros factores principais que precisamos de ter em conta. Estes são: margem, produtividade e alavancagem.

Para melhorar a relação de lucro por parceiro, todos os factores envolvidos precisam de ser consequentemente melhorados. No entanto, numerosas empresas não o fazem. Vamos ver como isso pode mudar. 

Margens de lucro no desempenho financeiro

A margem de lucro líquida é geralmente aquilo em que as empresas mais se concentram - e erroneamente. Por exemplo, uma empresa bem gerida com margens baixas ganha frequentemente mais dinheiro do que as suas contrapartes com margem de lucro elevada - e muito dinheiro a correr pelo cano abaixo. Será que torna a margem de lucro líquida um indicador fiável? Claro que não. 

A margem de lucro líquida é sobretudo uma consequência da produtividade e da alavancagem, e raramente mostra a condição da empresa como um todo. A margem melhora à medida que a receita por pessoa (e por horas trabalhadas) cresce, e o mesmo acontece quando o número de pessoal em comparação com os sócios diminui. 

Então porque é que as margens são relevantes em primeiro lugar, e porque é que todas as declarações de rendimentos, de fluxos de caixa e de balanço se concentram tanto nelas?  

As margens de lucro também incluem despesas gerais (custos de escritório, equipamento, software, etc.) e, infelizmente, desperdício. Claro que estes últimos devem ser evitados a todo o custo, particularmente limitando o espaço e equipamento em excesso - e esta é uma das melhores formas de melhorar a margem de lucro e o desempenho financeiro como um todo. 

Contudo, tenha em mente que a redução de custos apenas afecta as declarações de fluxo de caixa a curto prazo, mas é incapaz de melhorar o estado de uma empresa a longo prazo. Ainda assim, se estiver à procura de dinheiro rápido, esta pode ser a acção certa a tomar. 

Produtividade no desempenho financeiro 

A produtividade nas empresas de serviços profissionais é geralmente definida como um rácio de honorários para o pessoal - ou, alternativamente, o valor multiplicado pela utilização. Ainda assim, raramente é mencionado nas declarações de rendimentos, ou nas demonstrações financeiras da empresa em geral. 

No entanto, se já estiver um pouco familiarizado com o tema, poderá perguntar se é o mesmo que a utilização em si. A resposta a esta pergunta é não - a utilização (por vezes também referida como cobrabilidade) é uma questão de curto prazo que não afecta o desempenho financeiro como um todo. 

Apesar de não podermos melhorar a cobrabilidade em si (a menos que convença os seus empregados a trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana), ela pode ser uma base para outras mudanças benéficas. Quando o valor de cada hora de trabalho aumenta, a produtividade também está a aumentar. É claro que isto não acontecerá por si só; processos como a especialização, o desenvolvimento de competências, a inovação e a introdução de serviços de valor acrescentado. 

Alavancagem no desempenho financeiro 

Por último, mas não menos importante, as receitas e o desempenho financeiro são afectados pelo efeito de alavanca - a taxa de parceiros para o pessoal. 

No entanto, embora esta definição possa parecer simples, os detalhes não são tão transparentes. Isto porque não há uma única alavanca para cada empresa - depende simplesmente do tipo de serviços e da indústria. Por exemplo: 

• empresas altamente especializadas (ou seja, empresas de vanguarda, de alto risco) precisam de ter uma elevada relação parceiro-júnior, 
• As empresas mais gerais que tendem a concentrar-se em acções mais repetitivas precisam de ter uma baixa relação parceiro-júnior. 

Então como melhorar a alavancagem na empresa? A chave é encontrar a mistura certa de níveis de competências que possam assegurar tanto a qualidade como a quantidade de todas as operações no seu negócio. Ao fazê-lo, pode melhorar as margens de lucro e a rentabilidade como um todo, tanto a curto como a longo prazo. 

Como medir o desempenho financeiro como um todo? 

Agora que a teoria já está ultrapassada, passamos ao que realmente lhe deve interessar - os métodos de medição do desempenho financeiro. 

Embora existam muitos métodos para medir diferentes aspectos de várias medidas financeiras, apenas um é capaz de fornecer à sua empresa um quadro mais amplo de todas as operações - chama-se análise do desempenho financeiro. 

O que é uma análise de desempenho financeiro? 

A análise financeira é basicamente uma auditoria que reúne informações financeiras de toda a empresa para determinar a rentabilidade e a condição financeira geral de toda a empresa. Por outras palavras, a análise do desempenho financeiro pode fornecer aos executivos respostas a perguntas como, por exemplo: 

1. Qual é a situação financeira da empresa neste momento? 
2. Que factores afectaram a actual situação financeira da empresa? 
3. Quais são as operações mais benéficas e mais prejudiciais para as finanças de uma empresa? 
4. Como é que o desempenho financeiro está a mudar ao longo de um período de tempo? 
5. O que afecta a declaração de fluxo de caixa, e porquê?
6. O que impulsiona a mudança nas finanças da empresa? 

Ao mesmo tempo, também analisa documentos financeiros chave, tais como balanço, declaração de rendimentos ou demonstração de fluxos de caixa. 

Resumindo, se quiser melhorar o desempenho financeiro da sua empresa - a análise do desempenho financeiro é para si.

Tipos de análise financeira

Para que a análise do desempenho financeiro seja precisa, precisa de se concentrar em diferentes áreas do negócio - é por isso que geralmente dividimos o processo em alguns tipos. Estes incluem a análise de:

• capital de exploração - activos correntes da empresa (ou seja, dinheiro e facturas ainda por pagar pelos clientes) menos inventários e passivos correntes, 
• estrutura financeira - dívidas, acções e liquidez financeira global da empresa, 
• análise das actividades - a análise das operações com impacto nas receitas e despesas, 
• análise da rentabilidade. 

A análise de todos estes campos e dos seus rácios actuais combinados pode fornecer a uma empresa uma visão abrangente de todas as suas operações e custos que gera. 

Ainda assim, para que uma análise de desempenho financeiro seja exacta, não se pode simplesmente utilizar quaisquer dados com que se depare para tirar conclusões. Tal investigação tem de se basear em fontes precisas, enraizadas nos projectos e acções reais. Por outras palavras, é nessa altura que deve primeiro analisar mais de perto as demonstrações financeiras da sua empresa. 

Medir o desempenho financeiro com indicadores - como fazê-lo? 

Embora as demonstrações financeiras sejam uma excelente forma de resumir as operações de uma empresa ao longo de um período de tempo, ainda requerem alguns dados de entrada que não podem ser inventariados no local. Por outro lado, as empresas com o melhor desempenho financeiro tendem a acompanhar mais frequentemente os seus progressos financeiros. 

Embora estes dois casos possam parecer requerer abordagens diferentes, na realidade, requerem simplesmente as medidas correctas. 

O que são indicadores de desempenho financeiro? 

Os indicadores de desempenho financeiro (frequentemente referidos como KPIs) são medidas quantificáveis criadas para monitorizar o bem-estar das finanças de uma empresa. 

O seu objectivo principal pode diferir dependendo do tipo de indicador que se tenha em mente. Normalmente, são utilizados para seguir, avaliar e determinar o desempenho do negócio como um todo ou dos seus elementos particulares, tais como projectos, equipas, operações, e muito mais. 

Tal como o próprio desempenho, os seus indicadores são cruciais tanto para as partes internas como externas envolvidas no funcionamento de uma empresa. Por um lado, ajudam os gestores a controlar os seus negócios, a manter um olho no passivo do activo, rácios-chave e muito mais; por outro lado, fornecem aos investidores informações valiosas que utilizam para tomar as suas decisões. 

Além disso, tais métricas são frequentemente apresentadas num balanço, declaração de rendimentos, relatórios de inventário e outros documentos que são importantes tanto para gestores como para investidores do sector. 

Mas não nos concentremos demasiado na teoria - vejamos antes os exemplos de indicadores de desempenho financeiro. 

Indicadores de desempenho financeiro - exemplos

Numerosos indicadores de desempenho financeiro podem ser utilizados quase universalmente, independentemente do tipo de empresa em questão. 

As métricas mais comuns incluem: 

• lucro bruto - receitas da empresa menos custos de produção, 
• margem de lucro bruto - rácio que mede as receitas da empresa menos os custos de vendas. Pode ser calculado dividindo o lucro bruto pela receita e multiplicando o resultado por 100. 
• lucro líquido - receitas da empresa menos todas as despesas e impostos comerciais, 
• alavancagem - activo total dividido pelo capital próprio total, 
• fluxo de caixa operacional - rendimentos recorrentes gerados por operações comerciais repetitivas ou regulares, 
• rácio dívida/capital próprio - o passivo total de uma empresa dividido pelo seu capital accionista, 
• capital de exploração - activos correntes menos passivos correntes, os activos monetários são financiados com, 
• rácio corrente - activo corrente dividido pelo passivo corrente, 
• volume de inventário - o número de vezes que uma empresa vende o seu inventário médio num ano fiscal. Nesta métrica, o custo das vendas é dividido pela soma do inventário inicial e do inventário final dividido por 2, 
• rendimento dos activos - lucro líquido dividido por metade da soma dos activos iniciais e finais,
• rendibilidade dos capitais próprios - lucro líquido dividido pelo capital próprio. 

Todas estas métricas aparecem frequentemente no balanço, declaração de rendimentos, ou em relatórios que resumem o activo total, capital de exploração, inventário, estado da gestão e muito mais. 

Vantagens de medir o desempenho financeiro

Depois de ler os parágrafos acima, poderá ficar um pouco sobrecarregado com a variedade de factores que a sua empresa precisa de medir para monitorizar o seu desempenho financeiro. Então, porque é que vale a pena o esforço em primeiro lugar? 

1. Nenhum dinheiro desaparecido. Alguma vez se perguntou o que aconteceu ao dinheiro que em tempos esteve na conta da sua empresa? Com o desempenho financeiro em vigor, pode ver exactamente qual o truque de magia que o fez desaparecer. 
2. Gastos mais sábios. A monitorização do desempenho financeiro pode ajudá-lo a descobrir despesas inesperadas que poderá querer evitar no futuro. É particularmente útil para o acompanhamento financeiro em departamentos sem projectos, tais como marketing, RH ou vendas. 
3. Nenhum território desconhecido no seu negócio. A introdução do desempenho financeiro na sua empresa pode ajudá-lo a acompanhar as operações e os gastos em todas as equipas e departamentos. Não há lugar para o desconhecido no negócio! 
4. Novas oportunidades em mãos. Por vezes o desempenho financeiro pode surpreendê-lo com algumas boas notícias - pode ter algum dinheiro extra atribuído a equipas e departamentos que simplesmente não o gastam. Utilize-o para workshops, investimentos ou novas contratações e ajude o seu negócio a crescer ainda mais. 
5. Custos realistas. Sabemos que acrescentar despesas gerais aos seus orçamentos pode acrescentar alguma confusão à equação. Com o desempenho financeiro em mãos, pode ver exactamente como outros gastos aumentam as suas despesas em equipas que efectivamente geram receitas. 

Melhorar a medição do desempenho financeiro com Primetric

Embora medir o desempenho financeiro possa parecer um processo complicado, asseguramos-lhe que não tem de fazer todos estes cálculos em Excel - isso seria cansativo, demorado e difícil de fazer correctamente. Felizmente para si, não tem de utilizar tabelas intermináveis no processo. Há melhores ferramentas que pode utilizar - e Primetric é uma delas. 

O que se pode alcançar em Primetric? 

Com Primetric, pode reunir automaticamente toda a informação financeira para os seus funcionários, equipas, projectos, departamentos e muito mais e gerar relatórios que cobrem o conteúdo de todas as declarações financeiras chave e muito mais. 

Com Primetric, pode: 

• estimar os custos dos seus projectos, criar orçamentos para os mesmos e liquidá-los com um rastreador de despesas do projecto, 
• emitir facturas e controlar o seu estado (aplica-se também a facturas integradas com Jira!), 
• prever receitas e monitorizá-las durante um mês, um trimestre, um ano ou qualquer outro período, 
• estimar custos, incluindo despesas gerais do projecto e da empresa e trabalho dos departamentos de apoio (RH, marketing, vendas, e mais), 
• criar relatórios avançados ou mesmo personalizados que pode utilizar para ver o progresso do projecto, ou o trabalho de determinados funcionários, 
• controlar tanto as horas não facturáveis como as horas facturáveis na sua empresa, 
• gerir o orçamento do projecto em projectos existentes e projectos experimentais, 
• acompanhar o tempo gasto em projectos e tarefas e ver os custos que estes geram. 

Se for um COO, pode fazer ainda mais com a ferramenta. Por exemplo, pode: 

• comparar as receitas planeadas com as reais, 
• ver quais os projectos mais rentáveis, e quais os que prejudicam o desempenho financeiro da empresa, 
• obter uma visão geral dos rendimentos gerados pelas pessoas, equipas, projectos, e toda a empresa, 
• navegar pelos dados actualizados armazenados no sistema e actualizados sempre que é feita uma alteração. 

Soa bem? Não vamos parar por aí - pode ver estas características ao vivo agora mesmo. Marque uma demonstração com Primetric ou comece um ensaio para ver o que podemos fazer por si.