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A verdade é que todas essas questões também privaram essas empresas da capacidade de encontrar novas fontes de lucro ou evitar perdas dentro da sua organização.
Mas a questão é esta. Há empresas de serviços informáticos em rápido crescimento que já ultrapassaram esses problemas.
Aqui estão os resultados do exemplo que eles viram:
- +10% de rentabilidade em toda a carteira de projectos
- escalonamento efectivo para 2x contagem decabeças
- 20% de aumento do tempo facturável
Pedimos, observámos e trabalhámos diariamente com eles para identificar o que os distingue dos restantes e o que lhes permitiu crescer em termos de contagem de efectivos, rentabilidade e estabilidade.
Como resultado, encontrará abaixo o resumo das 7 questões mais comuns que ocorrem nas empresas de serviços de TI, juntamente com conselhos sobre como lidar com elas e ultrapassá-las.
#1 Falta de visão sobre a carga de trabalho a longo prazo e disponibilidade de pessoas
Origens do problema
Muitas vezes com base em sprints de 2 semanas, alocações de curto prazo vêm naturalmente com ferramentas de gestão de projectos como Jira ou Clickup, o que, até certo ponto, obriga-o a organizar o seu trabalho desta forma em torno das suas características.
O problema com a utilização de ferramentas de gestão de projectos para a gestão de recursos começa quando se tenta olhar para além do actual sprint, ver disponibilidade geral (não vinculado a um projecto específico), e prever a sua carga de trabalho futura para ver quando poderá assumir novos projectos ou prever quando deverá contratar novos funcionários.
As ferramentas de gestão de projectos simplesmente não apoiam este tipo de visibilidade a longo prazo, mas as empresas habituadas a trabalhar com elas simplesmente não vêem uma solução clara quando o problema surge.
Quem sofre na sua empresa
- Os executivos não conhecem a verdadeira capacidade da sua empresa e quando devem ser contratadas novas pessoas
- Os gestores de projecto precisam de perder tempo a descobrir quem está disponível para os seus projectos ou não conseguem prever a procura
- Os desenvolvedores não podem ter a certeza sobre o que irão trabalhar no futuro
- As vendas não conseguem ver quando os recursos da sua empresa estarão disponíveis para assumir um projecto
Como repará-lo?
A maioria das empresas tenta resolver os seus problemas com visibilidade da carga de trabalho, movendo os seus dados para folhas de cálculo ou ferramentas autónomas de gestão de recursos.
Estas são também soluções de curta duração e isoladas que causam problemas de manutenção e dificultam a obtenção de uma visão aérea sobre como utilizar e planear o tempo disponível dos seus empregados para gerir uma empresa cada vez mais rentável.
Em vez disso, pode tentar uma solução que apresente e compare claramente toda a capacidade a longo prazo da sua empresa (incluindo os períodos de férias e de férias) com o trabalho planeado e realizado, numa perspectiva de calendário de nível seguinte.
Resultados
Alcançar total transparência (entre equipas e executivos) da carga de trabalho a longo prazo e disponibilidade com base em dados sempre actualizados que levam apenas dois cliques para serem acedidos.
Leia como a Monterail, uma das empresas de TI de mais rápido crescimento na CEE, implementou soluções que lhes permitem verificar a disponibilidade de mais de 180 pessoas em 30 segundos.
#2 Nenhuma integração entre o seguimento do tempo, planeamento de recursos e ferramentas financeiras
Origens do problema
À medida que as empresas de TI crescem, acrescentam naturalmente cada vez mais ferramentas à sua pilha de tecnologia para gerir diferentes partes do seu negócio.
Parece haver a necessidade de iniciar o rastreio temporal para liquidações de clientes, planeamento de recursos a longo prazo para previsão, e rastreio financeiro para fins de controlo.
Ligar essas áreas para ver como uma afecta a outra e encontrar o equilíbrio perfeito entre a carga de trabalho dos recursos, a procura do mercado e as ambições económicas torna-se quase impossível.
Quem sofre na sua empresa
- Os executivos têm de tomar decisões com base em dados "patchwork" que podem não ser exactos e não existe uma perspectiva de alto nível de todas as operações para tomar decisões orientadas por dados
- Gestores e empregados passam horas a fundir os dados de múltiplas ferramentas, verificando-os e reentrando várias vezes
Como repará-lo?
Há três maneiras de obter uma visão unificada dos seus dados de seguimento do tempo, recursos e finanças:
- Desenvolver uma aplicação de BI altamente personalizada que necessita de integrações personalizadas
- Utilizar uma ferramenta PSA que exigiria que deixasse de utilizar as melhores aplicações separadas ou que as integrasse, o que é contra-intuitivo à ideia de PSA
- Experimente uma única fonte de solução de verdade (como Primetric) que combine e melhore os dados de várias ferramentas de melhor criação
Resultados
Utilizando qualquer um destes métodos, pode melhorar tanto a transparência como o fluxo de informação na sua empresa, facilitando a monitorização, avaliação e gestão das operações em segundos .
Pode aprender como o TestArmy fez isto e fundiu o planeamento e a orçamentação de recursos numa única fonte de verdade.
#3 Gerir e controlar finanças e recursos com Excel
Origens do problema
As empresas de serviços de TI gerem muitas vezes eficazmente as suas finanças e recursos com Excel quando ainda são relativamente pequenos.
É definitivamente uma boa escolha para cálculos básicos e operações de baixa escala. Mas à medida que a sua empresa cresce, torna-se rapidamente demasiado complexa para ser gerida com folhas de cálculo.
Começa a notar erros humanos nos cálculos, falta de controlo de acesso a certas partes das suas folhas de cálculo, e fica sobrecarregado com trabalhos de manutenção.
Mas mesmo neste ponto não é claro para quase ¾ empresas o que pode ser feito com ele, uma vez que não sabem que existe uma solução dedicada para as suas necessidades.
Quem sofre na sua empresa
Executivos e gestores que precisam de manter folhas de cálculo, solicitam constantemente novos dados aos seus empregados e não têm um sistema automatizado para acompanhar o estado das facturas dos clientes e a sua exactidão
Como repará-lo?
Tal como muitas outras partes do negócio, as folhas de cálculo Excel podem ser substituídas por cálculos automatizados feitos por ferramentas mais avançadas como o Primetric. Podem recolher dados de toda a empresa e convertê-los em relatórios, tabelas, e gráficos em tempo real.
Resultados
Dados consistentes e transparentes actualizados automaticamente sempre que algo muda, levando a uma melhor monitorização e processos de tomada de decisão.
Um grande exemplo de uma empresa que conseguiu isso é a Capco, que libertou os seus executivos do tempo de gerir folhas de cálculo e pode prever com precisão a sua capacidade de assumir novos projectos e planear os seus orçamentos.
#4 Não saber que até 20% do tempo é desperdiçado em trabalho interno e operacional
Origens do problema
Os projectos internos e o trabalho operacional não são gratuitos - ainda geram custos que precisam de ser cobertos pelos seus homólogos comerciais.
Mas a maioria das empresas, mesmo que acompanhem o tempo gasto em tarefas específicas, não têm forma de verificar quanto tempo é utilizado especificamente em actividades não faturáveis e quanto dinheiro é deixado em cima da mesa.
Até a Netgen, uma das mais respeitadas empresas de serviços informáticos da CEE, costumava desperdiçar até 20% do seu tempo em tarefas operacionais relacionadas com ferramentas ineficientes.
A verdade é que nunca veriam a dimensão do problema se não começassem a identificar o tempo gasto em tarefas facturáveis e não facturáveis.
Como repará-lo?
Para resolver o problema, as maiores empresas:
- limitar o número de projectos não faturáveis. É claro que alguns deles, tais como vendas ou administração, são essenciais. Ainda assim, há alguns projectos que podem ser simplesmente limitados a um mínimo, ou completamente retirados do calendário.
- monitorizar para que são utilizadas as horas não faturáveis. Em alguns casos, as horas não faturáveis acabam por ser algumas reuniões desnecessárias ou iniciativas internas que não servem mais nenhum propósito. O tempo gasto nelas pode ser utilizado em alguns projectos mais valiosos!
Resultados
Melhoria da rentabilidade e maior quantidade de tempo a ser gasto em projectos comerciais.
Por exemplo, a Netgen conseguiu aumentar o tempo facturável dos seus melhores especialistas ao descobrir que ⅕ do seu tempo foi gasto apenas na actualização de ferramentas desactualizadas.
#5 Sem capacidade de mergulhar profundamente nas dependências entre os dados de rentabilidade e de utilização
Origens do problema
Esta é ainda mais importante em tempos de abrandamento económico e incerteza, para que as empresas de serviços de TI possam ter uma visão real da sua condição financeira e utilização de recursos.
Porque é que as empresas de TI têm problemas em analisar como a utilização e a rentabilidade afectam umas às outras a nível de projecto, equipa, cliente ou empregado individual?
Porque requer cálculos complexos e automatizados e dados sempre actualizados de múltiplas fontes, e a pilha tecnológica "standard" da empresa de TI (como Jira + ferramentas de seguimento do tempo + folhas de cálculo) não fornece nada disso.
Rentabilidade e utilização são duas métricas que só por si podem dizer-lhe não só o quão bem está a gerir o seu pessoal e as suas finanças a um nível granular, mas também o quão bem está a gerir uma empresa como um todo.
Quem sofre na sua empresa
- Os executivos não podem ver em detalhe as principais fontes de receitas e custos gerais para aumentar os lucros e evitar perdas
- Os gestores não vêem uma visão geral dos empregados com excesso de trabalho ou de bancada e não conseguem ver a rentabilidade do projecto pelo qual são responsáveis
- Os empregados podem perder a motivação e ficar queimados se a sua utilização for demasiado elevada
Como repará-lo?
Implementar soluções que fundem dados já disponíveis dentro da empresa (worklogs, tarifas horárias, capacidade), aplicar cálculos automatizados, e mostrar relatórios de rentabilidade e utilização em tempo real(Primetric é uma solução deste tipo).
Resultados
A capacidade de ver a utilização pode ser uma verdadeira mudança de jogo, porque permite ver quantas horas passam a trabalho não facturável e facturável. É essencial para melhorar a rentabilidade de toda a empresa.
Leia como a SovTech abordou o problema e alcançou total visibilidade sobre a sua utilização e rentabilidade.
#6 Não comparar os planos económicos e de desempenho a longo prazo com a realidade
Origens do problema
73% das empresas não têm as ferramentas adequadas para comparar os planos financeiros e de carga de trabalho à execução, ou simplesmente não rastreiam o tempo gasto nas tarefas.
Por conseguinte, não podem ver o progresso (ou falta dele) e avaliar as suas capacidades de execução. Desta forma, também não conseguem ver os custos do trabalho dos seus empregados.
Quem sofre na sua empresa
Gestores, que não conseguem ver como os projectos estão a decorrer e se permanecem no orçamento, e funcionários que muitas vezes descobrem os problemas demasiado tarde e precisam de os resolver de imediato.
Como repará-lo?
O seguimento do tempo é uma base para comparar os planos com a realidade. Para o traduzir em progresso do projecto, é necessária uma ferramenta capaz de combinar a informação sobre o tempo rastreado e o calendário do projecto. Por último, mas não menos importante, a ferramenta deve também ter a capacidade de calcular os custos do trabalho com base em folhas de horas, proporcionando aos gestores uma visão global das finanças do projecto .
Resultados
Os gestores podem ver se os seus planos foram precisos, podem detectar inconsistências e evitar a ocorrência de problemas; podem também utilizar a informação para melhorar projectos futuros.
Mesmo a itCraft, uma empresa de desenvolvimento de software com a melhor classificação, que já tinha processos para seguir métricas avançadas como a utilização da carteira de projectos, atingiu um novo nível de eficiência operacional graças à capacidade de comparar os planos a longo prazo com os planos reais.
#7 Sem previsões dinâmicas de rentabilidade e utilização que se actualizam automaticamente com base em simulações de projecto e carga de trabalho
Origens do problema
Isto é o resultado de questões combinadas mencionadas neste artigo, bem como da falta de soluções dedicadas à gestão de empresas de serviços de TI.
Não têm uma ferramenta para manipular livremente os factores que entram nas suas previsões financeiras e de carga de trabalho e ver como mudam automaticamente com base em diferentes cenários.
Não podem executar facilmente simulações para responder a perguntas como:
- Que composições de equipa resultarão na melhor rentabilidade do projecto?
- Qual será o lucro previsto de um futuro projecto mês a mês?
- Se um projecto planeado não for aprovado, terei outros projectos para os quais possa levar os meus criadores? Ou terei necessidade de os despedir?
- Em quanto tempo preciso de adquirir novos projectos para manter os meus funcionários ocupados?
Quem sofre na sua empresa
- Executivos que não se podem preparar para vários cenários financeiros futuros
- Gestores que não podem designar pessoas para a maioria dos projectos lucrativos ou preparar se precisarem de contratar ou despedir pessoas para entregar projectos futuros e tornar lucrativos os actuais
Como repará-lo?
Prepare um Excel incrivelmente avançado, desenvolva um BI altamente personalizado (ambos irão rodeá-lo de volta aos números #2 e #3), ou implemente um sistema dedicado às empresas de serviços de TI que lhe permitirá criar projectos e tarefas para executar simulações financeiras e de carga de trabalho com alguns cliques.
Resultados
O principal benefício de resolver esta questão é obter um sistema que possa prever previsões financeiras e a carga de trabalho das pessoas com precisão cirúrgica e depois compará-las com dados reais (tal como Makimo fez, onde o COO precisava exactamente disso - uma capacidade de ver dinamicamente como as finanças se combinam com a carga de trabalho).
