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1. Quais são os custos gerais?
In a software company, overhead costs are all the ongoing expenses of operating the business, excluding the direct project costs, delivering a service, as well as total labor costs (including health insurance, employment taxes, payroll taxes, retirement savings, employee benefits, local taxes, workers compensation insurance, and more). In other words, overhead costs are all the additional costs separate from operating expenses.
O empresário paga as despesas gerais, independentemente de contratar todos os seus especialistas em projectos ou de metade deles acabarem no banco.
Custos adicionais - exemplo
Aqui estão alguns exemplos de custos gerais para uma empresa baseada em serviços que precisa de incluir no cálculo correcto dos custos gerais:
- Se tiver um escritório, as suas despesas gerais são aluguer, serviços públicos, equipamento, e custos de seguro.
- Custo do pessoal de apoio (custos administrativos e de marketing).
- Custo do material (materiais utilizados para fornecer serviços como hardware e software).
- Despesas do conselho de administração.
- Custo do leasing automóvel
- Impostos sobre a folha de pagamento
- Custos de formação para um novo empregado
Despesas gerais do negócio vs. despesas gerais do projecto
Note-se que pode diferenciar entre despesas gerais empresariais e despesas gerais do projecto. Por exemplo, a compra de uma licença de software necessária para entregar trabalho num projecto específico é uma sobrecarga de projecto que não se aplica a toda a empresa.
Naturalmente, pode mais tarde utilizar esse software para outros fins, e nesse caso vale a pena considerar se o tratará como um custo atribuído ao projecto ou a toda a organização. A sua calculadora de despesas gerais deverá permitir-lhe diferenciar aqui.
Qual é a diferença entre essas abordagens? No primeiro caso, todos os projectos passíveis de facturação contribuem para pagar este custo, o que afecta a sua rentabilidade ao nível de 3 margens de lucro. Se atribuirmos este custo a um projecto específico, então apenas este projecto precisa de cobrir 100% deste custo - portanto, pode ser incluído na margem de segundo grau.
Ok, usei as palavras mágicas "margem " e "grau" de margem.
- Neste momento é importante que compreenda a margem de primeiro grau como relacionada com despesas que geram receitas directamente - por exemplo, trabalho de programadores de software, os seus seguros de saúde, impostos sobre o emprego e benefícios de empregados, tudo incluído num custo total do empregado.
- A margem de segundo grau pode basear-se em custos adicionais do projecto, isto é, software, material de escritório, etc.
- A margem do terceiro grau são os custos de administração.
- O quarto grau é de marketing e vendas, e a margem do quinto grau é o custo de gestão.
Naturalmente, diferentes empresas definem estas margens de forma diferente no cálculo dos custos dos empregados.
Saiba mais sobre como pode dividir as despesas, estabelecer níveis de margem, e que nível de rentabilidade é considerado saudável para a maioria das empresas neste artigo: Como estabelecer o nível de margem?
Quais são os custos do projecto de mão-de-obra?
As opposed to overhead rates, direct project costs are the costs you bear for the work of your employees - and work costs are not overheads. In other words, they’re labor costs, or cost of an employee, plus additional costs related to the employment, such as health insurance, employment taxes, social security, etc.
Por exemplo, se um projecto envolveu 5 empregados cujo trabalho custa 75 dólares por hora com impostos incluídos, e todos eles trabalharam 10 horas no projecto, os custos reais são os seguintes:
5 empregados x $75 x 10 = $3750 (com o custo de um sinal de empregado $75).
Agora pode adicionar-lhe a taxa de rendimento. Por uma questão de simplicidade, vamos assumir que está a cobrar ao seu cliente 100$ por hora.
Pode facilmente calcular a margem de primeiro grau planeada como 25%.
Mas como calcular os custos reais do trabalho? É necessário calcular os custos gerais, adicioná-los ao custo total do empregado e aprender a incluir os custos gerais no preço das horas facturáveis.
2. Porquê calcular os custos gerais?
Não importa o tipo de negócio de software em que se executa ou o calulador aéreo que se utiliza.
Quer seja uma empresa de locação financeira ou uma boutique de desenvolvimento de software personalizado, precisa de conhecer as suas despesas gerais, bem como o custo de um empregado. Porquê?
Sem esta informação, não poderá contar quanto é que o seu projecto realmente lhe custa, e que margem deve impor para manter a rentabilidade presumida por projecto/grupo de projectos - ou mesmo a empresa inteira.
O cálculo dos custos gerais é uma parte integrante da compreensão das suas despesas, tal como a necessidade de calcular o custo do empregado.
Também o ajuda a decompor os custos para o seu uso interno e a estabelecer as taxas correctas para manter os seus projectos rentáveis e alcançar a margem de lucro desejada.
Se não tem ideia de quais são os custos das despesas gerais, não sabe quanto custa realmente uma hora do seu empregado.
Definir a tarifa horária para os seus clientes sem cálculo de custos de empregados é, no mínimo, arriscado.
Ok, então como é que calculo as despesas gerais por empregado?
3. Como calcular o custo geral por empregado utilizando uma fórmula de taxa de despesas gerais?
No caso de um empreiteiro:
Como calcular os custos gerais se contratar um empreiteiro? Neste cenário, calcular quanto é que lhe custam é canja.
Digamos que contrata um desenvolvedor JavaScript júnior por 60 dólares por hora. Trabalham num projecto por um total de 20 horas. Agora, vamos calcular o custo de empregado para este caso.
$60 x 20 horas = $1200
O cálculo dos custos dos empregados pode ser assim tão fácil!
Mas as coisas tornam-se complicadas quando se contrata empregados a tempo parcial ou a tempo inteiro e se usa um acordo de montante fixo com eles.
A fórmula das despesas gerais ajuda-o a compreender quanto precisa de gastar para fornecer o seu serviço aos clientes.
No caso de um empregado:
Neste caso, a calculadora de despesas gerais começará com o cálculo da capacidade:
- Cada mês tem um número diferente de dias de trabalho,
- Um empregado pode ter diferentes capacidades em diferentes meses devido a férias, tirando dias de folga por estar doente ou apenas por causa de diferentes termos contratuais
- Além disso, também pode ter em conta quaisquer actividades não contabilizáveis, por exemplo, workshops internos, reuniões, almoços, etc.
Assim, dependendo da sua abordagem, e o nível de granularidade que terá em conta a sua taxa de despesas gerais por empregado pode ser totalmente diferente e fazer uma enorme diferença. No entanto, o salário base para um tal empregado permanece o mesmo.
Ao escolher 8 horas por dia como sua referência, a sua capacidade muda muito - sem mencionar o custo do funcionário.
Esta capacidade tem impacto não só na taxa de utilização, mas também no custo real do empregado.
Saiba mais sobre como calcular a capacidade dos seus empregados e a taxa de utilização neste artigo: Qual é a fórmula da taxa de utilização para as empresas de software?
Cálculo dos custos dos empregados [Exemplo]
Imagine Mark, um desenvolvedor JavaScript júnior. O seu salário mensal é de $5000 juntamente com impostos sobre a folha de pagamento - este é um verdadeiro custo do seu trabalho.
Quanto custa 1 hora de trabalho de Mark no projecto em Janeiro de 2021?
Para calcular isso, é necessário conhecer primeiro a capacidade de Mark durante este período.
Assim, se partir do princípio que Mark trabalha 8 horas por dia e ele trabalhou 20 dias em Janeiro, a sua capacidade ascende a 160 horas.
É assim que se calcula quanto custa 1 hora de tempo de Mark:
$5000 / 160 = $31,25 - custos reais por hora
Mas e se Mark fizer um intervalo de 1 hora para almoço todos os dias?
Então a sua capacidade diária é de facto de 7 horas. Quando multiplicado por 20, isto dá-lhe 140 horas de trabalho por mês. E é assim que se calcula a taxa horária de Mark:
$5000 / 140 = $35.7
Uma grande diferença no custo real, não é?
Estabelecer uma capacidade realista é um passo essencial para calcular os custos directos da afectação de um funcionário a um projecto e passar ao cálculo dos custos gerais aplicáveis.
Nota: E se um funcionário receber uma promoção enquanto o projecto estiver a decorrer?
Como calcular o custo geral se o custo real mudar durante o projecto? Em Primetric, isto funciona automaticamente.
Quando se designa uma pessoa para um projecto, o sistema aplica o salário base desse empregado às estimativas. Também armazena todas as informações sobre o seu contrato com o empregado numa linha temporal.
Resumo dos custos e rendimentos planeados gerados por André com divisão para as fases específicas do projecto
Cálculo automático dos custos totais do empregado com base no período e número de horas atribuídas (tendo em conta os termos do contrato, feriados e períodos de descanso)
Quando o funcionário recebe um aumento ou passa a trabalhar a tempo parcial enquanto o projecto está a decorrer, isto reflectir-se-á nas estimativas de custos do projecto.
Ok, então como calcular o custo geral por empregado? [Instrução].
1. Seleccione um período de tempo para calcular os custos e a carga de trabalho do seu pessoal
Vamos analisar Fevereiro de 2021.
Durante esse mês, 7 programadores de software trabalharam em 7 projectos diferentes, e cada pessoa dedicou 100% do seu tempo a um projecto.
2. Comece por definir os seus custos gerais
Em Fevereiro, todos os seus custos ascenderam a 10.000 dólares.
Os custos gerais são todos os custos que não estão directamente relacionados com o custo do projecto. São a soma dos custos de funcionamento do seu negócio que tem de pagar durante um determinado período de tempo.
Por exemplo, digamos que em Fevereiro de 2021, contratou 10 empregados.
7 deles são desenvolvedores de software que trabalham num projecto, e 3 deles são funções administrativas e de marketing. O custo de contratar estas 3 pessoas é a sua despesa geral. Este também pode ser outro tipo de custo (custo indirecto), por exemplo:
- Custo do material de escritório,
- Software,
- Aluguer de escritórios
- Aluguer de automóveis,
- Orçamento de marketing,
- Impostos sobre a folha de pagamento,
- Seguro de saúde,
- E outras actividades para a gestão de negócios.
Portanto, comece por definir os seus custos gerais e somá-los.
3. Dividir a soma das despesas gerais pelo número de horas trabalhadas este mês
Em Fevereiro, tinha 7 projectos igualmente cobertos por 7 empregados.
Agora, cada empregado trabalhou 160 horas no projecto durante esse mês. No total, são 1120 horas. Aqui está o cálculo da taxa horária de despesas gerais:
$10.000 / 1120 horas = $8,9 por hora
Isto é quanto precisa de acrescentar a cada hora trabalhada pelo funcionário para se certificar de que o seu projecto é rentável.
4. Multiplique a carga horária pelo número de horas trabalhadas pelo seu empregado
Assim, se um empregado trabalhou 160 horas nesse mês, tudo o que precisa de fazer é multiplicar essa taxa pelo número de horas:
160 horas x $8,9 = $1424
Esta é a sua taxa de despesas gerais por empregado em Fevereiro de 2021.
- Isto também pode ser interessante para si: Como calcular um empregado equivalente a tempo inteiro
Mas espere, será esta a única e melhor maneira de calcular as suas despesas gerais?
4. Como se calcula o custo geral por hora?
Para começar, é preciso saber quantas horas os funcionários trabalharam em cada projecto.
Ao contar as horas, é importante diferenciar as horas planeadas das horas realmente trabalhadas.
É por isso que o seguimento do tempo é tão importante.
Ajuda-o a compreender quantas horas cada funcionário trabalhou realmente em cada projecto a que foi atribuído.
Ao equipar os seus empregados com uma ferramenta intuitiva de seguimento do tempo, obterá resultados mais precisos.
Para saber mais sobre o seguimento do tempo e do desempenho, leia este artigo: Como acompanhar o desempenho dos empregados: guia especializado
Então, como se calcula a taxa de despesas gerais por hora?
Aqui está um exemplo de cenário:
Em Janeiro de 2021, empregava 14 pessoas que trabalhavam em 7 projectos. Metade delas trabalharam 160 horas nos seus projectos e metade a tempo parcial - 80 horas. Outras 80 horas gastaram em actividades internas.
O número total de horas trabalhadas este mês foi o seguinte:
(7 empregados x 160 horas) + (7 empregados x 80 horas) = 1680 horas
Os seus custos gerais este mês ascenderam a 25.000 dólares. Agora divida a sua taxa de despesas gerais mensais pelo número total de horas.
$25.000 / 1680 horas = $14,88
Esta é a sua tarifa horária geral em Janeiro de 2021.
5. Porque é melhor calcular a taxa de despesas gerais por hora do que o custo por empregado
To keep your projects profitable, you need to add the overhead costs to the billable hours worked by each employee. Non-billable projects like workshops or hackathons don’t count here.
É por isso que é mais inteligente calcular a sua carga horária trabalhada por empregados num determinado projecto do que por empregado.
Aqui estão algumas boas razões:
- Cada empregado está provavelmente envolvido num trabalho não facturável numa base regular.
- Podem também trabalhar em vários projectos por mês. Em algumas empresas, um empregado pode estar a trabalhar em dois ou mais projectos por dia!
- Além disso, conhecer os custos gerais do funcionário não o ajuda realmente a estimar o custo do projecto e a estabelecer a melhor taxa para o cliente.
6. Qual é o custo geral típico para um empregado?
Provavelmente sabem o que estou prestes a dizer aqui:
Depende.
Cada empresa calcula os custos gerais de forma diferente.
Na maioria das vezes, as empresas de software calculam os custos gerais tomando o número total de horas facturáveis em todos os projectos num determinado período e dividem os seus custos gerais totais por esse número.
É assim que eles recebem a taxa de despesas gerais por hora.
Agora sabem quanto dinheiro precisam de adicionar a cada hora trabalhada em projectos às suas estimativas para manterem os seus projectos rentáveis.
Porquê manter os custos gerais separados ao calcular os custos por hora?
Para algumas empresas de software, a margem inicial do projecto em que apenas se calcula o custo directo do projecto contra as receitas estimadas não é de modo algum importante.
O que eles fazem é estabelecer uma tarifa horária para cada empregado da empresa.
Somam todos os seus custos por mês - incluindo despesas gerais e custos directos de mão-de-obra. Tudo.
Depois somam todas as horas facturáveis por mês para calcular o custo de uma hora.
Digamos que todos os custos do primeiro trimestre de 2021 ascenderam a 50.000 dólares. Os seus empregados trabalharam 900 horas durante esse período.
$50,000 / 900 = $55.55
Este é o custo de cada hora no primeiro trimestre de 2021.
Esta abordagem facilita o cálculo dos custos e das margens do projecto. Pode safar-se com uma folha de cálculo Excel.
Mas perde-se dados importantes no processo.
Por exemplo, se um projecto for realizado por um promotor sénior cuja tarifa horária é de $100, a sua estimativa não será exacta se a basear no custo horário médio da empresa.
7. E se calcular mal a sua taxa de despesas gerais?
As empresas de software cometem frequentemente este erro:
Imagine que contrata 5 empreiteiros e cada um custa $50 por hora. Por isso, cobra ao seu cliente $75 por hora. Ganha $25 por cada hora facturada nesse projecto.
Mas e se os seus custos gerais forem muito elevados?
Se o seu custo geral por hora for superior a 25 dólares, então vai perder dinheiro nesse projecto.
Como pode ver, saber o seu custo geral é fundamental para uma gestão financeira inteligente no seu negócio de software.
8. Dica de bónus: Utilize os custos gerais como parte fundamental das suas previsões
Primetric gives you mechanisms for long-term budgeting that include overheads and overhead absorption rate. These values go through statuses like Settled and Not settled. automatically or manually (which makes sense to use if your costs are different every month). By doing so, Primetric becomes a perfect project expense tracker and helps you gain control of your budget.
Poderá então utilizar esta informação para comparar os seus planos com o que foi realmente realizado.
Ao fazer o planeamento a longo prazo, pode avançar vários meses para ver quais são os custos e receitas planeados para este mês - e agir em conformidade ao estabelecer taxas para os clientes. Mais tarde, pode acompanhar a forma como estas estimativas são realizadas. Se ainda não o fez, recomendamos-lhe que leia o nosso artigo sobre como construir um processo de planeamento de projectos.
Na imagem acima, é possível ver todos os custos agrupados. A margem é calculada tendo estes custos em mente.
Mas pode descer ao nível dos projectos individuais para verificar a sua rentabilidade.
Digamos que está a gerir um projecto e quer verificar a relação custos vs. lucros. Dê uma vista de olhos ao Primetric - verá duas colunas de margem de lucro e uma coluna de receitas.
A primeira margem é a margem que se obtém após subtrair os custos directos do trabalho das receitas planeadas. A segunda margem combina os custos directos do projecto e as despesas gerais para lhe dar uma visão mais realista da rentabilidade do seu projecto.
Necessita deste tipo de software de business intelligence para gerir o seu negócio sem problemas e certificar-se de que todos os seus projectos têm a margem de lucro de que necessita.
Embrulhar
Ao calcular os custos gerais, provavelmente procura saber como um determinado projecto se desenrolou no contexto de toda a empresa e os seus custos.
Esta informação é realmente valiosa quando se negoceia tarifas com clientes. Ao ter total clareza sobre as suas despesas gerais, pode estabelecer tarifas que dão ao seu negócio a margem de lucro de que necessita para crescer.
É por isso que é melhor calcular as despesas gerais por hora, e não por empregado.
E a boa notícia é que não precisa de recorrer a múltiplas folhas de cálculo para manter toda esta informação à mão.
Tente antes Primetric. Inscreva-se aqui e ganhe o controlo total das suas despesas gerais e certifique-se de que os seus projectos são sempre rentáveis.
