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Quais são os custos gerais?
Os custos gerais são todas as despesas contínuas de funcionamento do negócio, excluindo os custos directos de desenvolvimento de um produto ou de prestação de um serviço.
Quer todos os seus especialistas sejam afectados a projectos ou metade deles se sentem no banco, terá de pagar os custos gerais de todos eles. Saber quais são os seus custos gerais é essencial para estimar a rentabilidade do seu projecto.
Que custos estão incluídos nas despesas gerais?
Aqui estão alguns exemplos de custos gerais:
- Aluguer de escritórios e serviços públicos
- Material de escritório
- Licenças de hardware e software
- Seguros
- Viagens
- Despesas de contabilidade e jurídicas
- Despesas de marketing e vendas
- Taxas e licenças governamentais
- Impostos sobre a propriedade
Note-se que as despesas gerais não fazem parte dos custos directos resultantes da própria mão-de-obra - em geral, são todos os custos que suportam a própria mão-de-obra.
O que é a contribuição para as despesas gerais?
A contribuição departamental para os custos gerais é o montante de dinheiro disponível para um único departamento depois de todas as despesas directas serem pagas para contribuir para os custos gerais do seu negócio. Por outras palavras, estes são todos os custos indirectos que não cobrem as despesas de mão-de-obra.
Nas empresas maiores, os departamentos partilham frequentemente as despesas gerais e dividem os seus custos indirectos entre si. E como todos eles beneficiam do aluguer de escritórios ou seguros, faz sentido que cada um contribua para pagar os custos gerais.
Como calcular a contribuição do departamento para as despesas gerais, ou os custos indirectos?
Receitas do departamento - Despesas directas = Contribuição do departamento
Este cálculo pressupõe que todas as despesas indirectas na sua empresa são consideradas como despesas gerais.
Quais são os diferentes tipos de despesas gerais?
Podemos dividir os custos gerais em três categorias:
1. Despesas gerais de organização
Todas as despesas a nível da organização (por exemplo, aluguer de escritórios e serviços públicos). Os custos gerais para este tipo de despesas farão parte das despesas gerais para cada projecto realizado pela sua empresa de software. São os custos indirectos mais comuns em qualquer empresa.
Nota: Pode dividir ainda mais as despesas gerais de organização - por exemplo, em RH, conselho de administração, marketing, e vendas, etc. Adicionar estes custos separadamente dá-lhe a oportunidade de analisar como a rentabilidade do projecto e onde os seus esforços de optimização de custos devem ser concentrados.
2. Despesas gerais do projecto
Custos gerais associados a um projecto específico (por exemplo, licenças de software ou acesso a recursos nebulosos). Estas despesas são apenas relevantes para este projecto específico e não se aplicam a outros.
3. Despesas gerais dos empregados
Pode abordar o cálculo das despesas gerais a um nível mais granular, calculando a taxa de despesas gerais por empregado. Ao atribuir empregados a um projecto, saberá instantaneamente quais são os custos gerais.
Partilhei mais perspectivas e fórmulas aqui: Como se calcula o custo geral por funcionário?
Custos gerais e graus de margem de lucro
Já mencionei a margem de lucro e a importância de calcular os custos gerais para a obter correctamente.
Mas como aplicar realmente estas despesas à margem de lucro? É tudo uma questão de diferentes graus de margem:
- Margem de primeiro grau - esta margem está relacionada com todas as despesas que geram directamente as suas receitas (por exemplo, os salários dos programadores de software da sua equipa).
- Margem de segundo grau - esta pode ser baseada em custos adicionais do projecto, incluindo custos gerais e custos indirectos.
- Margem de terceiro grau - isto é quando subtrai despesas administrativas das suas receitas.
- Margem de quarto grau - subtrair agora os custos de marketing e vendas,
- Margem de quinto grau - isto é quando se subtrai o custo geral final: o custo de gestão.
Naturalmente, cada empresa de software define estas margens de forma diferente. Mas a maioria delas visa uma margem de lucro de pelo menos 30%. Independentemente do caso, os custos gerais afectam sempre esses resultados.
Porque é que o cálculo dos custos gerais é tão importante?
Não faz qualquer diferença o tipo de empresa de software que gere.
Precisa de conhecer os seus custos gerais - quer seja uma empresa de locação financeira, uma empresa de desenvolvimento de software boutique, ou um grande fornecedor de serviços de TI. Porquê?
Sem despesas gerais, não pode calcular quanto é que o seu projecto realmente lhe custa.
Também não tem ideia da margem que precisa de impor para preservar a rentabilidade projectada por projecto/grupo de projectos - ou mesmo a empresa inteira!
Compreender as suas despesas é mais fácil uma vez que se calcula o custo geral.
O processo também ajuda na repartição das despesas para uso interno. E é a sua melhor ferramenta para determinar o preço por hora que irá manter os seus projectos rentáveis e ajudá-lo a atingir a sua margem de lucro alvo.
Se não calcular os seus custos gerais, não sabe realmente quanto custa uma hora do tempo dos seus empregados.
Fixar o preço por hora para os seus clientes sem este conhecimento é, para o dizer de forma suave, bastante perigoso.
Como calcular os custos gerais?
1. Liste e categorize as suas despesas
Para calcular os custos gerais da sua empresa de software, comece por categorizar cada despesa geral do seu negócio. Faça-o sempre durante um período de tempo específico - as suas despesas podem mudar com o tempo, e está interessado em garantir que o seu projecto seja rentável dentro dos próximos 3 ou 6 meses. Por conseguinte, os custos gerais para este período também devem ser incluídos aqui.
Por vezes parece uma onda sinusoidal.
A melhor maneira de lidar com as despesas gerais é dividi-las por mês. Embora todos os seus custos indirectos sejam despesas gerais, tenha um cuidado extra ao categorizá-los. Tem de ter a certeza de que eles não contribuem de forma alguma para a produção - se forem custos directos, não despesas gerais.
2. Acrescentar os custos
Uma vez classificados os seus custos, é tempo de reunir todas estas despesas. É assim que obterá o custo total das despesas gerais para o período para o qual está a calcular.
Exemplo de cenário para Maio de 2021:
- Custos administrativos - 10.000 euros
- Despesas de vendas e marketing - 40.000 euros
- Salários de pessoas não facturáveis - 100.000 euros
No total, 150,00 euros em Maio de 2021.
3. Calcular a taxa de despesas gerais
Agora está pronto a descobrir a percentagem de despesas gerais como percentagem das vendas. O que é uma percentagem de despesas gerais? É uma taxa que lhe mostra quanto a sua empresa gasta em despesas gerais e quanto na construção de software ou na prestação de serviços de TI.
Para o calcular, dividir o custo geral total do seu negócio num determinado período (por exemplo, um mês) pelas vendas efectuadas durante esse período.
Multiplique o número por 100 para chegar à sua taxa de despesas gerais.
Exemplo de cenário:
Digamos que a sua empresa paga 150.000 dólares em custos gerais todos os meses. Mas as coisas estão a correr bem, e está a gerar cerca de $250.000 em vendas.
$150.000 / $250.000 = .60 (ou 60%)
Custos gerais indiretos / Vendas = Taxa de custos gerais indiretos
O que é que isto significa? Significa que se gasta 60 cêntimos em despesas gerais por cada dólar que se ganha. É bom saber isso, certo?
4. Descubra a utilização dos seus recursos
Outra descoberta interessante do cálculo das despesas gerais é a verificação da percentagem do custo de mão-de-obra que representa. Isto é útil para estimar a utilização dos seus recursos (nota: isto e a taxa de utilização dos funcionários não são uma e a mesma coisa) e pode ajudá-lo a alocar correctamente os custos gerais. Quanto menor for a percentagem, mais eficaz é a utilização dos seus recursos por parte do seu negócio.
Comecemos pela definição dos custos laborais directos - estes são os salários e vencimentos dos seus empregados envolvidos na produção. Portanto, programadores de software, engenheiros DevOps, e especialistas em QA - mas não assistentes de escritório, representantes de vendas, ou especialistas em marketing.
Para medir as suas despesas gerais contra os custos directos de mão-de-obra, dividir o total das despesas gerais pelo custo directo da mão-de-obra durante um determinado período.
Por exemplo, se a sua empresa de software tiver custos gerais de $150.000 e custos directos de mão-de-obra (com base nas horas facturáveis) no valor de $200.000 em Junho, eis como calcular a taxa de despesas gerais:
$150.000 / $200.000 = 0,75 (ou 75%)
Custos gerais indiretos / Custos diretos de mão-de-obra = Taxa de custos gerais indiretos
Como calcular a taxa de despesas gerais? Fórmula
O cálculo da taxa de atribuição de despesas gerais é fácil. Basta pegar nos custos gerais totais e dividi-los pelo número de horas de trabalho directo durante um determinado período.
Agora que tem a sua taxa de atribuição de despesas gerais, pode multiplicá-la pelo número de horas de trabalho directo necessárias para realizar um projecto - por exemplo, desenvolver uma aplicação móvel. Ao fazê-lo, pode alocar os custos gerais de forma precisa.
Se não sabe quanto custa construir esta aplicação, como pode estabelecer uma boa taxa para o cliente?
Exemplo de cenário:
O total das despesas gerais para o mês de Junho é de $10.000. Os funcionários afectos a um projecto trabalharão um total de 550 horas. Portanto, a taxa de afectação de despesas gerais é:
$10,000/550 = $18.18
Total de despesas gerais / Total de horas de trabalho
Isto significa que, por cada hora necessária neste projecto, é necessário atribuir-lhe 18,18 dólares de despesas gerais.
Como se adicionam os custos gerais ao preço das horas facturáveis?
Para adicionar as despesas gerais à tarifa horária, será necessário saber uma coisa: as tarifas horárias dos funcionários que são afectados ao projecto e o montante da mão-de-obra directa que eles contribuem para o projecto.
Assim que tiver esse número, basta adicionar-lhes a taxa de despesas gerais. É assim que se obtém o preço por hora facturável.
As suas despesas gerais para o mês de Junho são de $10.000. As pessoas designadas para o projecto trabalharão durante 550 horas nesse mês. Digamos que a tarifa horária dos seus funcionários é de $55.
($10.000 / 550 horas) + 55$ = $73,18
(Despesas gerais mensais / horas mensais de trabalho directo) + Taxa horária dos seus empregados = Preço por hora facturável
Se cobrar ao cliente $73,18 por hora, vai conseguir o seu equilíbrio em Junho. Mas não quer apenas atingir o ponto de equilíbrio - está aqui para ter lucro. A maioria das empresas de software visam margens de lucro de 30% depois de incluir custos gerais e custos directos de mão-de-obra.
Então, porque não acrescentar 30% ao preço por hora facturável para obter o que o seu negócio precisa para ter sucesso? Eu sei, é tão fácil manter os vossos projectos lucrativos agora.
Pode automatizar tudo isto?
Como pode ver, a inclusão dos custos gerais no preço das suas horas facturáveis é bastante complexa. E o que lhe mostrei até agora foi por um período de tempo limitado.
Como calcular a taxa horária correcta se estiver a executar um projecto a longo prazo em que tanto os custos gerais como a mão-de-obra directa podem mudar de um mês para o outro?
Aqui é onde Automação de Serviços Profissionais entra.
Encontre uma solução que o apoie em cada passo do planeamento e atribuição de projectos, ligando os pontos e calculando automaticamente a sua taxa de despesas gerais para ajudar a alcançar a margem de lucro desejada.
Só para lhe dar uma ideia de como funciona, eis como é o processo em Primetric.
1. Criar estimativas do projecto
Desenvolver uma citação aproximada do projecto com base no ciclo de vida do projecto de serviços profissionais. Definir quantas horas são necessárias para entregar o projecto inteiro ou a sua fase específica. E identificar as competências de que necessita para o fazer.
Nesta altura, pode considerar o custo horário que não quer exceder no projecto e fazer as suas primeiras estimativas das receitas do projecto.
2. Conseguir as pessoas para o trabalho
Ao escolher os membros da equipa que irão lançar este projecto: competências, experiência, nível de antiguidade, competências transversais, localização geográfica, e fuso horário. Utilize o nosso módulo de gestão de competências em Primetric para o fazer em minutos.
Mas também é necessário considerar a sua taxa horária, ou um custo directo de mão-de-obra. É assim que mantém o seu projecto rentável e atinge a margem de lucro de que a sua empresa necessita.
3. Acrescentar custos gerais
A seguir, incluir os custos gerais de organização para o período em que o projecto está a decorrer. É possível continuar a adicionar diferentes custos gerais para se chegar a diferentes estimativas de margem de lucro.
Primetric tem em conta quaisquer alterações que ocorram nas suas despesas gerais e alocação. Por exemplo, as suas despesas gerais podem mudar muito durante o projecto se decidir alugar uma parte do seu escritório enquanto os seus funcionários estão a trabalhar a partir de casa.
A atribuição será também diferente dependendo se um membro da equipa tira uma folga num dado mês ou do número de feriados públicos.
Calcular tudo isso manualmente é simplesmente difícil.
Porquê fazer malabarismos com várias folhas de cálculo e passar o tempo preocupado por não ter contado um feriado público quando pode ter o software de relatórios BI a fazer todo o trabalho de grunhido por si?
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