How Resource Management Software Helps to Avoid the 8 Most Common PM Pains

Se está a gerir uma pequena empresa, provavelmente ainda não experimentou todos os problemas que surgem à escala (ainda!). 

E se estiverem a realizar uma operação maior, provavelmente todos conhecem todos os problemas que vou mencionar neste artigo. 

Continue a ler para ver como a solução certa o pode ajudar a resolver estes pontos comuns de dor PM e quais as características a considerar ao pesquisar software de gestão para a sua empresa. 

O que é a gestão de recursos?

A gestão de recursos é o processo de planeamento, calendarização e atribuição de recursos da forma mais eficiente possível. 

É provável que se possa dizer que a gestão de recursos não é um trabalho pontual que acontece logo no início do projecto. É algo em que se participa logo desde o início até ao fim do projecto. 

Em última análise, o objectivo da gestão de recursos é cumprir todos os objectivos a nível de tarefas individuais, projectos, e de toda a sua empresa. A ideia é alcançá-los com a maior eficiência de recursos possível ao longo do caminho.

Porquê investir o seu tempo na gestão de recursos?

• It provides you with an overview of everyone and everything involved in your project – this type of knowledge is critical when you’re booking new projects, negotiating with clients, or planning the next quarters. Without it, you’re running the risk of schedule conflict and scrambling at the last minute to hire new talent (and we all know how time-consuming that is).
• It enables creating a resource utilization plan – another great advantage of resource management is that it allows you to control the amount of work your people have on their plates. Underutilizing and overutilizing your resources both have dire consequences. In the former, your developers get bored and might start looking for another job. In the latter, they’re overwhelmed with work and have no energy left to be innovative. By having a clear idea about employee utilization rate, you can avoid these problems and enjoy your high retention rate at your company.

• Torna o processo de planeamento e gestão mais transparente - esta vantagem é particularmente importante para as empresas que têm uma equipa de gestores de projecto. Não se quer acabar numa situação em que um projecto está quase reservado, e o seu recurso principal é subitamente atribuído a outra tarefa. A falta de atribuição transparente de recursos e de programação conduz a falhas de comunicação entre os gestores de projecto e à frustração geral dentro de toda a equipa.
• It helps you see problems before they start – a good resource planning solution will give you plenty of insights to anticipate problems before they snowball into massive issues. For example, if you notice that senior backend developers are constantly overutilized in your project, you will know who to recruit next and offload them.
• It gives you control over the project – you know who is assigned to the project, how long it will take them to complete project milestones, and their next steps.

Diferentes tipos de gestão de recursos

Programação de recursos

Resource or project scheduling is about making sure that you have the right capacity available for projects. It means that no employee is double-booked, or your PM forgets that your DevOps engineer is on vacation this week. 

A good project scheduling software helps you avoid problems like double bookings and properly manage talents and figure out the expectations of your people to increase your retention rate. 

Planeamento de recursos

Resource planning doesn’t only consider the current projects but the future. It’s about getting the right resources for the right project at the right time. 

Graças a uma solução de planeamento de recursos, é possível planear projectos e atribuir-lhes pessoas com meses de antecedência. Ter este tipo de conhecimento é inestimável quando se negoceiam negócios com novos clientes. 

Saiba mais aqui: Planeamento de recursos na gestão de projectos: porque é que vale a pena fazer isto (certo)?

Gestão de recursos

Esta área tem tudo a ver com a atribuição de recursos e o controlo da sua taxa de utilização. Aqui, também se envolve em práticas como o nivelamento e a suavização de recursos. O planeamento a longo prazo e a gestão estratégica da sua carteira de produtos também se inserem nesta área de gestão de recursos.

8 pontos de dor comuns de gestão de recursos (e como resolvê-los)

1. Falta de responsabilização

Um dos problemas mais comuns com que as empresas de serviços de TI se deparam é a responsabilização dos gestores de projecto pelas pessoas a quem atribuem um projecto. 

Estão a acompanhar a sua taxa de utilização? Os gestores conhecem a capacidade disponível de cada membro da equipa? São eles responsáveis pela gestão do seu talento? 

Pode resolver facilmente este problema implementando um sistema que forneça informações transparentes sobre cada empregado. Desta forma, pode organizar o seu departamento PM e desenvolver uma cultura que promova a propriedade entre os gestores de projecto. 

2. Sem capacidades de desenvolvimento ou gestão de talentos

Muitas empresas de TI simplesmente não têm capacidade de gestão quando se trata de ajudar as pessoas a crescer nos seus empregos. 

Dispõe de um sistema que permite aos empregados comunicar aquilo em que estão interessados? Sabe quais as competências que querem desenvolver? 

Os instrumentos de atribuição de recursos também ajudam a fomentar o desenvolvimento dos empregados. É possível acrescentar informações ao perfil de um empregado e adicionar toda a história da experiência e desenvolvimento de um empregado. Esta informação será útil sempre que os designar para um novo projecto e está vinculada. 

O perfil pode também incluir as suas competências e objectivos de desenvolvimento. Dessa forma, é possível acompanhar o seu desempenho e aumentar a sua taxa de retenção, assegurando que são atribuídos ao projecto que se alinha realmente bem com os seus interesses e objectivos de carreira.

3. Falta de alinhamento entre empregados e a sua estratégia empresarial

Pode dizer com 100% de certeza que a sua força de trabalho está alinhada com a sua estratégia empresarial global? Se não, prepare-se para os problemas. 

É também aqui que as ferramentas de atribuição de recursos podem ajudar muito. Ao saber quais os talentos de que o seu negócio precisa para crescer, o seu departamento de RH pode criar um sistema de recomendação para os seus empregados. Isto também acrescentará uma camada de transparência ao seu processo de contratação. 

4. Falta de consistência na execução

É provável que já tenha alguns processos centrais em vigor, como o planeamento da força de trabalho. Mas quão bons são na execução destes processos? Como é que mede o seu sucesso? 

A good project management solution gives you a source of historical data you can dig into to check how your plans compare to reality. You can also get all the insights coming from projects in the past and check how many hours that given task or milestone took to deliver. 

Uma ferramenta de gestão de recursos mostra-lhe como diferentes competências duras e suaves estão a ser utilizadas na sua empresa. Por exemplo, poderá descobrir que 50% dos recursos são utilizados a toda a hora devido às suas competências-chave. É mais provável que estas pessoas fiquem sobrecarregadas. Pode intervir e evitar que elas se queimem. 

5. Não existem ferramentas analíticas em vigor

A gestão de recursos é como qualquer outro projecto. Acompanha os seus objectivos de RH e financeiros, então porque não acompanhar também a gestão de recursos?

Na realidade, é preciso estar atento a todas as métricas importantes, como a taxa de utilização, a capacidade disponível, e outras. 

É inteligente medir a eficácia dos seus programas de gestão de talentos ou quanto trabalho as pessoas têm versus as suas competências. Todas estas são métricas importantes que lhe dirão se as coisas estão a ir na direcção certa e se está a investir em competências que lhe tragam o maior ROI.

6. Sem vista de pássaro da sua carteira de projectos

Este tipo de software também lhe dá uma visão geral de alto nível de tudo o que acontece na sua carteira de projectos. O bom é que lhe permite planear a longo prazo. 

E este tipo de planeamento é fundamental para as empresas de TI que procuram ganhar mais controlo sobre o seu destino.

7. Problemas de comunicação incorrecta

A implementação de software de gestão de recursos nunca terá de lidar com problemas como a dupla reserva ou problemas de comunicação entre PMs sobre projectos experimentais. A sua empresa será capaz de suportar cenários mais dinâmicos.

8. Falta de capacidade de previsão

Com uma solução de gestão de recursos, pode manter todos os seus dados num único local. Isto traz-lhe uma riqueza de conhecimentos e ajuda a prever o futuro. 

Saberá que membro da equipa estará a trabalhar em que projecto e durante quanto tempo. Tendo toda esta informação formalizada e num só local, ajudá-lo-á a estimar com precisão a sua capacidade disponível dentro do próximo mês e a conseguir rapidamente a entrada de novas pessoas quando novos projectos baterem à sua porta. 

Marque comigo uma demonstração para ver como tal solução funciona na vida real. Vou mostrar-lhe como se tornar um guru de gestão de recursos para a sua empresa.