How Resource Management Software Helps to Avoid the 8 Most Common PM Pains

Se está a gerir uma pequena empresa, provavelmente ainda não experimentou todos os problemas que surgem à escala (ainda!). 

E se estiverem a realizar uma operação maior, provavelmente todos conhecem todos os problemas que vou mencionar neste artigo. 

Continue a ler para ver como a solução certa o pode ajudar a resolver estes pontos comuns de dor PM e quais as características a considerar ao pesquisar software de gestão para a sua empresa. 

O que é a gestão de recursos?

A gestão de recursos é o processo de planeamento, calendarização e atribuição de recursos da forma mais eficiente possível. 

É provável que se possa dizer que a gestão de recursos não é um trabalho pontual que acontece logo no início do projecto. É algo em que se participa logo desde o início até ao fim do projecto. 

Em última análise, o objectivo da gestão de recursos é cumprir todos os objectivos a nível de tarefas individuais, projectos, e de toda a sua empresa. A ideia é alcançá-los com a maior eficiência de recursos possível ao longo do caminho.

Porquê investir o seu tempo na gestão de recursos?

• Proporciona-lhe uma visão geral de tudo e de todos os envolvidos no seu projecto - este tipo de conhecimento é crítico quando está a reservar novos projectos, a negociar com clientes, ou a planear os próximos trimestres. Sem ele, corre o risco de reservar os seus recursos em duplicado e de se embaralhar no último minuto para contratar novos talentos (e todos sabemos como isso consome muito tempo).
• Permite o planeamento da utilização - outra grande vantagem da gestão de recursos é que lhe permite controlar a quantidade de trabalho que o seu pessoal tem nas suas placas. Tanto a subutilização como a utilização excessiva dos seus recursos têm consequências terríveis. No primeiro, os seus programadores aborrecem-se e podem começar a procurar outro trabalho. No segundo, ficam sobrecarregados de trabalho e não têm mais energia para serem inovadores. Ao ter uma ideia clara sobre a taxa de utilização dos funcionários, pode evitar estes problemas e desfrutar da sua elevada taxa de retenção na sua empresa.

• Torna o processo de planeamento e gestão mais transparente - esta vantagem é particularmente importante para as empresas que têm uma equipa de gestores de projecto. Não se quer acabar numa situação em que um projecto está quase reservado, e o seu recurso principal é subitamente atribuído a outra tarefa. A falta de atribuição transparente de recursos e de programação conduz a falhas de comunicação entre os gestores de projecto e à frustração geral dentro de toda a equipa.
• Ajuda-o a ver os problemas antes de eles começarem - uma boa solução de gestão de recursos dar-lhe-á muitos conhecimentos para antecipar os problemas antes que eles se transformem numa bola de neve em questões massivas. Por exemplo, se notar que os programadores de backend sénior são constantemente sobreutilizados no seu projecto, saberá quem recrutar a seguir e descarregá-los.
• Dá-lhe o controlo sobre o projecto - sabe quem é designado para o projecto, quanto tempo demorará a realizar os objectivos do projecto, e os seus próximos passos.

Diferentes tipos de gestão de recursos

Programação de recursos

Trata-se de garantir que tem a capacidade certa disponível para projectos. Isto significa que nenhum funcionário está com dupla reserva, ou o seu PM esquece que o seu engenheiro DevOps está de férias esta semana. 

Uma boa solução de gestão de recursos ajuda-o a evitar problemas como reservas duplas e a gerir adequadamente os talentos e a descobrir as expectativas do seu pessoal para aumentar a sua taxa de retenção. 

Planeamento de recursos

Esta área de gestão de recursos não considera apenas os projectos actuais, mas também o futuro. Trata-se de obter os recursos certos para o projecto certo, no momento certo. 

Graças a uma solução de planeamento de recursos, é possível planear projectos e atribuir-lhes pessoas com meses de antecedência. Ter este tipo de conhecimento é inestimável quando se negoceiam negócios com novos clientes. 

Saiba mais aqui: Planeamento de recursos na gestão de projectos: porque é que vale a pena fazer isto (certo)?

Gestão de recursos

Esta área tem tudo a ver com a atribuição de recursos e o controlo da sua taxa de utilização. Aqui, também se envolve em práticas como o nivelamento e a suavização de recursos. O planeamento a longo prazo e a gestão estratégica da sua carteira de produtos também se inserem nesta área de gestão de recursos.

8 pontos de dor comuns de gestão de recursos (e como resolvê-los)

1. Falta de responsabilização

Um dos problemas mais comuns com que as empresas de serviços de TI se deparam é a responsabilização dos gestores de projecto pelas pessoas a quem atribuem um projecto. 

Estão a acompanhar a sua taxa de utilização? Os gestores conhecem a capacidade disponível de cada membro da equipa? São eles responsáveis pela gestão do seu talento? 

Pode resolver facilmente este problema implementando um sistema que forneça informações transparentes sobre cada empregado. Desta forma, pode organizar o seu departamento PM e desenvolver uma cultura que promova a propriedade entre os gestores de projecto. 

2. Sem capacidades de desenvolvimento ou gestão de talentos

Muitas empresas de TI simplesmente não têm capacidade de gestão quando se trata de ajudar as pessoas a crescer nos seus empregos. 

Dispõe de um sistema que permite aos empregados comunicar aquilo em que estão interessados? Sabe quais as competências que querem desenvolver? 

Os instrumentos de atribuição de recursos também ajudam a fomentar o desenvolvimento dos empregados. É possível acrescentar informações ao perfil de um empregado e adicionar toda a história da experiência e desenvolvimento de um empregado. Esta informação será útil sempre que os designar para um novo projecto e está vinculada. 

O perfil pode também incluir as suas competências e objectivos de desenvolvimento. Dessa forma, é possível acompanhar o seu desempenho e aumentar a sua taxa de retenção, assegurando que são atribuídos ao projecto que se alinha realmente bem com os seus interesses e objectivos de carreira.

3. Falta de alinhamento entre empregados e a sua estratégia empresarial

Pode dizer com 100% de certeza que a sua força de trabalho está alinhada com a sua estratégia empresarial global? Se não, prepare-se para os problemas. 

É também aqui que as ferramentas de atribuição de recursos podem ajudar muito. Ao saber quais os talentos de que o seu negócio precisa para crescer, o seu departamento de RH pode criar um sistema de recomendação para os seus empregados. Isto também acrescentará uma camada de transparência ao seu processo de contratação. 

4. Falta de consistência na execução

É provável que já tenha alguns processos centrais em vigor, como o planeamento da força de trabalho. Mas quão bons são na execução destes processos? Como é que mede o seu sucesso? 

Uma boa solução de gestão de projectos dá-lhe uma fonte de dados históricos que pode pesquisar para verificar como os seus planos se comparam com a realidade. Também pode obter todas as informações provenientes de projectos no passado e verificar quantas horas foram necessárias para realizar essa tarefa ou marco histórico. 

Uma ferramenta de gestão de recursos mostra-lhe como diferentes competências duras e suaves estão a ser utilizadas na sua empresa. Por exemplo, poderá descobrir que 50% dos recursos são utilizados a toda a hora devido às suas competências-chave. É mais provável que estas pessoas fiquem sobrecarregadas. Pode intervir e evitar que elas se queimem. 

5. Não existem ferramentas analíticas em vigor

A gestão de recursos é como qualquer outro projecto. Acompanha os seus objectivos de RH e financeiros, então porque não acompanhar também a gestão de recursos?

Na realidade, é preciso estar atento a todas as métricas importantes, como a taxa de utilização, a capacidade disponível, e outras. 

É inteligente medir a eficácia dos seus programas de gestão de talentos ou quanto trabalho as pessoas têm versus as suas competências. Todas estas são métricas importantes que lhe dirão se as coisas estão a ir na direcção certa e se está a investir em competências que lhe tragam o maior ROI.

6. Sem vista de pássaro da sua carteira de projectos

Este tipo de software também lhe dá uma visão geral de alto nível de tudo o que acontece na sua carteira de projectos. O bom é que lhe permite planear a longo prazo. 

E este tipo de planeamento é fundamental para as empresas de TI que procuram ganhar mais controlo sobre o seu destino.

7. Problemas de comunicação incorrecta

A implementação de software de gestão de recursos nunca terá de lidar com problemas como a dupla reserva ou problemas de comunicação entre PMs sobre projectos experimentais. A sua empresa será capaz de suportar cenários mais dinâmicos.

8. Falta de capacidade de previsão

Com uma solução de gestão de recursos, pode manter todos os seus dados num único local. Isto traz-lhe uma riqueza de conhecimentos e ajuda a prever o futuro. 

Saberá que membro da equipa estará a trabalhar em que projecto e durante quanto tempo. Tendo toda esta informação formalizada e num só local, ajudá-lo-á a estimar com precisão a sua capacidade disponível dentro do próximo mês e a conseguir rapidamente a entrada de novas pessoas quando novos projectos baterem à sua porta. 

Marque comigo uma demonstração para ver como tal solução funciona na vida real. Vou mostrar-lhe como se tornar um guru de gestão de recursos para a sua empresa.