Como as melhores empresas de TI fazem a previsão da gestão de projectos

Assinou o contrato e o seu projecto está agora prestes a arrancar. Mas está 100% preparado para o iniciar? Está devidamente dotado de pessoal? Está preparado para responder a cenários inesperados? Se continuar a fazer-se estas perguntas cada vez que inicia um novo projecto, é evidente que precisa de construir algumas capacidades de previsão.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Projectos

5/4/2022

Como as melhores empresas de TI fazem a previsão da gestão de projectos

Índice

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Se está a pensar o que é a previsão de recursos e como pode ajudar a sua empresa de TI a crescer, este artigo é para si.

Este guia inclui as respostas a todas as perguntas que continuo a receber dos gestores de carteiras de produtos, COOs, e outras pessoas responsáveis pela gestão de empresas de TI.

Porque é importante a previsão da gestão de projectos?

A previsão de recursos traz-lhe vários benefícios que são difíceis de obter:

Assegura que tem as pessoas certas para cada tarefa no projecto

Esta abordagem ajuda-o a alinhar as tarefas do projecto com a sua mão-de-obra: empregados a tempo inteiro, empregados a tempo parcial, e empreiteiros freelance. 

É assim que se faz corresponder a carga de trabalho do projecto com a disponibilidade e os conjuntos de competências dos funcionários para garantir que todas as tarefas são devidamente cobertas. 

Fornece uma visão sobre potenciais lacunas de recursos

Outro benefício chave da previsão é que lhe dá a oportunidade de identificar os locais na linha temporal do seu projecto onde poderá encontrar uma lacuna de recursos. 

Verá este problema antes do tempo e evitará o risco de atrasos do projecto que podem afectar todo o calendário de atribuição de recursos de uma empresa como a sua. 

Ajuda a manter os projectos dentro do orçamento

Para estimar quanto custará o projecto ao longo do tempo, é necessário avaliar todos os seus componentes - desde as taxas horárias das pessoas envolvidas no mesmo até aos custos gerais da sua organização. 

Felizmente, soluções inteligentes de previsão ajudam aqui. Eles calculam tudo para lhe mostrar quanto rendimento este projecto vai trazer à sua empresa no futuro. Isso pode ser daqui a um mês, daqui a seis meses, ou mesmo anos! 

Também pode ver como o projecto terá impacto no seu fluxo de caixa futuro para que possa planear com mais confiança.

Dá-lhe informações precisas que pode transmitir à liderança

Se pretende que o seu projecto seja aprovado mais rapidamente, precisa de aumentar o nível de transparência com todas as partes interessadas. 

Se lhes mostrar a análise exacta dos custos e receitas juntamente com uma cronologia de quanto tempo o projecto irá demorar e quantas pessoas irá envolver, será mais fácil obter uma luz verde. 

Um guia rápido para a previsão - essencial para a gestão de projectos 

A previsão baseia-se em fazer previsões do que vai acontecer no futuro, com base em provas como dados históricos combinados com os seus pressupostos. 

Na gestão de projectos, a previsão refere-se ao processo de análise da informação sobre o estado actual e a compreensão do que será o desempenho quando o projecto terminar. 

Pode parecer que a previsão tem a ver com fazer suposições selvagens. Mas confie em mim, é mais preciso do que isso.

As previsões adequadas são estimativas ou previsões baseadas na avaliação cuidadosa de todos os dados históricos disponíveis. São actualizadas à medida que o projecto avança, pelo que se obtém o máximo de benefícios da comparação dos planos com a realidade. 

Como é que as principais empresas de TI fazem a previsão da gestão de projectos?

Sabem quais os factores que afectam a previsão de recursos na gestão de projectos

As coisas mudam rapidamente na gestão de produtos, e as empresas de TI inteligentes sabem que muitos factores diferentes podem afectar as suas previsões. 

Aqui estão os factores mais importantes que deve ter em conta durante a previsão: 

  • O tipo e o âmbito do seu projecto, 
  • O número de FTE, competências relevantes, e projectos existentes em curso, 
  • O volume de trabalhadores a tempo parcial e freelancers na sua empresa, 
  • Todos os dias de folga não planeados e planeados (quer sejam férias ou baixas por doença). 
  • Nível de esforço (LOE),
  • Orçamento do projecto. 

Depois de prestar atenção a todos estes elementos cada vez que se sentar para prever um projecto, as suas estimativas serão mais exactas e prepará-lo-ão para o que está para vir.

Estimativas com fases do projecto em Primetric
Estimativas com fases do projecto em Primetric

Têm um conhecimento profundo das competências necessárias para o projecto

Saber que pessoas devem ser designadas para um projecto que acabou de aterrar à sua porta requer muita experiência e know-how. Mas também pode ser orientado por dados. 

Se implementar uma solução de previsão de recursos que inclua todos os dados sobre os seus empregados actuais e as suas competências, encontrar as pessoas certas para o trabalho tornar-se-á muito mais fácil. 

Ao planear, pode também usar esta oportunidade para verificar quais são as suas tarifas horárias e como irão afectar a margem de lucro total do seu projecto. 

Previsão de gestão de projectos para competências e salários
Lista de empregados com competências e custos em Primetric

Ter em conta os custos gerais dos empregados e as despesas de organização nesta fase é inteligente. 

Combinando conhecimentos sobre as competências dos funcionários com as finanças do projecto, escolherá sempre uma mistura bem sucedida de recursos sénior, de nível médio e júnior.

Analisam projectos passados para saber onde os recursos foram sub ou sobreutilizados

Outro dado histórico importante sobre projectos passados pode dar-lhe uma ideia se algum dos seus empregados recentes foi utilizado em excesso ou subutilizado no passado. 

Uma ferramenta de previsão de recursos normalmente fornece-lhe dados como a taxa de utilização dos funcionários. Por exemplo, se descobrir que os seus engenheiros DevOps são constantemente sobreutilizados nos projectos, é evidente que o seu departamento de RH deve começar a procurar novos peritos DevOps.

A subutilização dos empregados tem um efeito prejudicial na sua motivação, por isso, se detectar esta tendência nos dados históricos do seu projecto, terá de tomar medidas. 

Pode fazer com que a sua equipa de vendas encontre projectos que correspondam às competências dos empregados subutilizados ou investir no seu desenvolvimento profissional para que estes adquiram competências adicionais.

Taxa de utilização exibida em Primetric
Taxa de utilização exibida em Primetric

Eles não se misturam para contratações de última hora 

Ao prever projectos com precisão, saberá que tipo de competências a sua empresa necessitará de um mês, três meses ou mesmo meio ano de antecedência. 

Isto dar-lhe-á tempo suficiente para comunicar esta necessidade ao seu departamento de RH para que possam começar a procurar um candidato viável. E acredite em mim, quanto mais cedo chegar a isto, melhor. 

A contratação de peritos técnicos é muitas vezes demorada. Recrutar um engenheiro DevOps demora mesmo dois meses. 

E se assinar um projecto em que necessita da perícia do DevOps? Ou se embaralha no último minuto para contratar alguém ou leva pessoas para longe de outros projectos, arriscando horas extraordinárias e problemas de qualidade.

Adicionar vagas ao sistema pode ajudá-lo com a previsão de gestão de projectos
Acrescentar uma vaga em Primetric

Utilizam software de previsão de gestão de projectos

As empresas de serviços informáticos inteligentes sabem que a previsão é uma parte essencial do planeamento de projectos. 

Em vez de confiarem em folhas de cálculo Excel onde os dados têm de ser introduzidos manualmente, utilizam software de previsão de recursos que reúne todos os dados-chave. Isto ajuda-os a compreender como a capacidade dos seus empregados se traduz nas suas receitas e margem de lucro. 

Ao implementar uma ferramenta de previsão, terá acesso a um amplo espectro de factores a considerar ao prever as suas receitas, custos, capacidade disponível, e muito mais.

Além disso, uma solução de previsão pode tornar-se uma única fonte de verdade para toda a empresa. Servirá como um poderoso ponto de referência para todos os seus empregados à medida que a sua empresa cresce.

Quando devo implementar o software de previsão de gestão de projectos? 

Provavelmente está a perguntar-se isto agora mesmo: o investimento numa ferramenta de previsão de recursos faz sentido para a minha empresa nesta fase?

Acrescentar esta solução ao seu arsenal é melhor fazer mais cedo do que mais tarde. Mas também é melhor do que mais tarde do que nunca. Por isso, nunca é tarde demais para se interessar por previsões.

Gerir uma empresa de serviços de TI maior é mais doloroso quando não se dispõe de um sistema de previsão e não se tem estimativas precisas das suas receitas, custos, ou capacidade futuras. 

Esta dor apanha-o quando departamentos como RH ou finanças começam a queixar-se da falta de uma previsão a longo prazo. 

Mas mesmo que esteja a gerir uma empresa de TI mais pequena, vai crescer um dia, e se se encontrar sem qualquer capacidade de previsão, estará em apuros. 

Se ainda não tiver software de previsão, certifique-se de planear a sua implementação no momento certo (não quando estiver no meio de apagar incêndios). 

Fazer tudo isso vale a pena porque, uma vez adicionado o software de previsão à sua equipa, construirá um pipeline de recrutamento, nunca faltará especialistas quando necessário, e manterá a sua margem de lucro sob controlo. 

Se quiser ver como funciona uma solução de previsão de recursos na vida real, reservar uma demonstração comigo. Vou mostrar-vos todas as características que criámos na Primetric para ajudar pessoas como vocês a preverem melhor o futuro.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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