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Sei que apagar fogos é o vosso pão de cada dia.
Mas não há necessidade de ficar todo stressado e continuar a lidar com isso quando se pode planear calmamente e entrar na situação completamente preparado para as ameaças que se avizinham.
Uma das áreas mais problemáticas da gestão de uma empresa relaciona-se com as suas finanças.
A gestão financeira de projectos pode ser uma verdadeira dor de cabeça para si e para os seus principais gestores se não tiver uma ferramenta que o equipe com todos os conhecimentos para tomar decisões comerciais sólidas - como assumir um projecto ou quem deve ser afectado a ele.
Não se preocupe; há uma saída.
Continue a ler este artigo e aprenda como aceitar a gestão financeira de projectos com algumas melhores práticas testadas em batalha.
Porque é importante a gestão financeira do projecto?
Gerir e planear as suas finanças à frente oferece várias vantagens a um negócio como o seu.
Poder-se-ia argumentar que se trata de equilibrar o dinheiro dentro e fora.
A boa gestão financeira protege-o de questões como ser forçado a contrair um empréstimo a fim de manter o seu fluxo de caixa e pagar ao seu pessoal quando o seu cliente se atrasa com os pagamentos.
É assim que se cresce de forma segura e sustentável. Quanto menor for a diversidade da sua carteira de projectos, maior é o risco de um atraso poder ter impacto em toda a sua empresa.
É por isso que precisa de ter uma visão de pássaro do que está a acontecer no seu negócio. Dessa forma, pode intervir sempre que necessário.
A gestão financeira inteligente do projecto não só o ajuda a evitar estes problemas, como também o faz parecer um empregador de confiança. Ao planear, também se cuida bem do seu pessoal.
Agora, gerir as suas finanças manualmente com a ajuda de algumas folhas de cálculo é arriscado. Está super ocupado todos os dias. Provavelmente não tem tempo para continuar a verificar quando os grandes contratos estão a terminar, para que os possa renovar ou começar a procurar novos clientes.
Ao equipar-se com as ferramentas certas, assegura-se de que o seu negócio tem um fluxo de caixa positivo e está preparado para eventos como o pagamento atrasado de um cliente.
Também lhe dá a oportunidade de avaliar como um projecto irá contribuir para o seu sucesso financeiro a longo prazo. Empresas de serviços de TI como a sua devem encarar os projectos como empreendimentos. É preciso compreender o seu ciclo de caixa e como o projecto se enquadra nele.
Ao utilizar uma ferramenta automatizada que monitoriza todas as fases do ciclo de dinheiro para si e lhe envia notificações sempre que encontra um desfasamento, pode resolver o problema antes que este se transforme num grande problema.
Do que se trata a gestão financeira do projecto?
A gestão financeira de projectos baseia-se no planeamento, captura, acompanhamento e gestão de custos e receitas em projectos individuais e dentro de toda a sua carteira de projectos.
O seu objectivo principal aqui é alcançar um equilíbrio entre os custos do projecto e os retornos esperados. Esta abordagem também tem em conta o potencial impacto financeiro sobre outros projectos em carteira e a influência global sobre os resultados empresariais.
Na gestão financeira e planeamento adequados de projectos, obtém-se informação financeira significativa que pode utilizar para gerir facilmente o seu orçamento.
Como é uma boa gestão financeira de projectos?
Aqui estão alguns sinais de que a sua empresa está a ir realmente bem quando se trata de gerir as suas finanças:
- Todos os projectos têm uma taxa de rentabilidade estabelecida, tanto a curto como a longo prazo.
- Estimar um orçamento de projecto com precisão é fácil para si.
- Toda a informação financeira do produto é transparente e relevante para os gestores.
- Pode verificar facilmente o orçamento do produto e verificar a taxa de despesas efectiva.
- O acompanhamento dos custos do projecto não é um problema.
- Prevê facilmente os seus custos e receitas com base no desempenho do projecto até à data.
- Como pode o software de gestão de projectos ajudar na gestão financeira?
Cálculo e previsão da rentabilidade do projecto
É uma empresa de serviços de TI que fornece serviços a outras empresas. Investem nas suas competências, talentos e experiência para criar valor.
Mas um projecto é também um investimento para si. Afinal de contas, investe os seus recursos para criar a solução. O produto precisa de trazer um ROI para si também.
É aqui que entra a rentabilidade do projecto. Um software de gestão de projectos de alta qualidade pode ajudá-lo a calcular rapidamente se o projecto é ou não rentável com base nas taxas do cliente, nos seus recursos, e em outros custos gerais.
Além disso, é possível prever a sua rentabilidade a longo prazo. Isto é especialmente útil se a sua empresa estiver a crescer rapidamente. Por exemplo, está a planear abrir um novo escritório daqui a três meses. Dentro de três meses, os seus custos gerais de organização vão mudar. Uma boa solução pode acomodar facilmente este custo extra nas estimativas.
Equipado com estes dados, pode ter a certeza de tomar uma decisão financeira sólida. Ao escolher entre dois projectos, escolherá um que lhe traga maior rentabilidade e se alinhe melhor com as suas necessidades comerciais.
1. Gestão orçamental
Uma das dimensões mais importantes da tomada de decisões financeiras numa empresa de TI é o desenvolvimento, aprovação e acompanhamento de orçamentos para os seus projectos.
Isto significa que precisa de aprender a estimar correctamente os seus custos, começando pelos custos gerais dos funcionários até aos custos gerais organizacionais.
E não é apenas para o curto prazo. Também deve estimar para o longo prazo, especialmente se o seu projecto durar mais de seis meses. Muitas coisas poderão mudar até lá no seu negócio.
Confiar em folhas de cálculo para isto é simplesmente ineficiente. Vai acabar por lidar com muitos problemas de qualidade de dados. Uma solução de gestão de projecto traz todos os dados-chave num só local para o ajudar a executar simulações e a estimar com precisão a rentabilidade do seu projecto.
O acompanhamento dos orçamentos é outro aspecto importante das finanças. Uma solução de gestão financeira do projecto pode também acompanhar automaticamente o orçamento do projecto e mostrar-lhe a sua taxa de combustão. Desta forma, pode compreender rapidamente se o projecto está a decorrer exactamente como planeado, e deve intervir e mudar alguma coisa.
2. Estimativa do custo do projecto e análise do fluxo de caixa
Uma solução de gestão financeira de qualidade pode integrar a estrutura de trabalho dos seus projectos com recursos e custos.
Quando todas estas dimensões estão ligadas, compreender o orçamento e o impacto das taxas horárias dos funcionários na rentabilidade do seu projecto é canja. A estimativa de custos já não é uma tarefa demorada.
Muitas destas ferramentas permitem aos gestores visualizar o fluxo de caixa (entrada e saída). Isto dá-lhes outra oportunidade de rever os orçamentos e construir uma base forte para o controlo.
3. Acompanhamento dos custos do projecto
O planeamento e a previsão são ambos importantes na gestão financeira. Mas e quanto à execução?
É por isso que é essencial que também tenha uma ferramenta que o ajude a acompanhar o desempenho financeiro do seu projecto a vários níveis - tarefa, pacote de trabalho, marco, projecto, e toda a carteira de produtos.
Muitas soluções de gestão de projectos oferecem financiamentos de projectos integrados combinados com uma função de seguimento do tempo. O Primetric é uma delas.
Ao reunir estas duas características, pode facilmente rastrear como os custos do projecto correspondem à quantidade de trabalho entregue em tempo real. Poderá descobrir que apenas fez 30% do trabalho exigido, mas já queimou 70% do seu orçamento.
Sem o saber, pode ter deixado este projecto continuar e descoberto que está muito acima do orçamento quando já não é capaz de mudar nada. Em vez disso, aqui pode seguir os membros da equipa de trabalho colocados no projecto e gerir a sua eficiência financeira.
Ao integrar o progresso dos projectos com o custo real, ganha-se uma combinação vencedora de conhecimentos que constroem um terreno sólido para a tomada de decisões.
A gestão financeira dos projectos não tem de ser difícil.
Agende uma demonstração comigo para ver como a Primetric pode ajudá-lo a prever, acompanhar e gerir finanças a todos os níveis - desde o nível de projectos individuais até à sua carteira de projectos e negócios.
