How to Build a Project Planning Process for a Software Company

Como construir um processo de planeamento de projecto para uma empresa de software 

Para manter o seu projecto rentável independentemente da sua fase, é necessário estabelecer estas duas dimensões críticas: tempo e dinheiro.

Estimá-los pode parecer fácil. Mas se estiver a gerir uma empresa de desenvolvimento de software, provavelmente sabe como pode ser difícil.

O núcleo do processo de planeamento de um projecto é definir os seus pressupostos iniciais de custo e rentabilidade numa determinada fase do seu projecto. Uma vez que isso se torne evidente, o planeamento do projecto será muito mais fácil

I wrote this article to answer the questions I keep getting from COOs and Resource Planning Specialists about how to make cost estimation and project planning more accurate.

Continue a ler para explorar as melhores práticas da indústria no planeamento de gestão de projectos para modelos de Preço Fixo e Tempo & Material.

O que é um plano de projecto no desenvolvimento de software?

Let’s start with a project planning process. Your objective here is to define the scope and goal of your project. Ideally, this should go together with key project milestones (deliverables) and budgetary resources available for each stage/scope. 

Um plano de projecto formaliza este processo. É uma colecção de documentos que define tudo, desde a execução até às fases de controlo do seu projecto. 

Um plano de projecto consiste em:

• Calendário - Quanto tempo vai durar o projecto? Sabe a sua data de fim com antecedência, ou é um projecto ilimitado?
• Âmbito do trabalho (SOW),
• Modelo de facturação - O projecto será realizado no modelo de facturação a preço fixo ou a tempo e material? 
• Financial estimates and project budgeting - What is the potential revenue of a given project? What kind of profit margin is it going to bring?
• Resource allocation considerations - Do you have the specialists the project requires onboard? Are they available during the expected project timeframe? And if not, how long would it take you to hire new specialists?
  

Porque é importante o planeamento de projectos para as empresas de software?

Melhor controlo sobre a margem de lucro

Um bom processo de planeamento de projectos ajuda a determinar os custos e receitas esperados em cada fase do projecto. É possível fazer tal estimativa já na fase de pré-venda, quando o projecto ainda é provisório. 

Preços mais inteligentes

Se dirige uma grande empresa, pode estar a lutar para estabelecer as suas taxas horárias médias por pilha de tecnologia ou antiguidade. O planeamento ajudá-lo-á a identificá-la e a manter-se real. Comparando as nossas estimativas com a realidade, saberá se a sua abordagem lhe traz a margem de lucro que procura.

Capacidade de previsão

Ao planear com antecedência, sabe o que os seus empregados estarão a fazer daqui a meses. Verá também quais os especialistas que estarão na bancada ou se deverá começar a preencher potenciais ofertas de emprego.

Atribuição mais fácil de recursos

Um processo de planeamento de projecto bem desenvolvido é uma grande oportunidade para começar a pensar sobre quais os funcionários que poderiam potencialmente trabalhar no projecto. Também se pode verificar como a designação de diferentes pessoas teria impacto na margem de lucro do projecto. E certifique-se de que o número certo de especialistas estará a trabalhar no seu projecto para manter a taxa de utilização dos funcionários sob controlo.

Decisões de recrutamento

E se não encontrar especialistas disponíveis, percebe agora quem precisa de contratar no horizonte a longo prazo. Se sabe que normalmente demora três meses a recrutar um novo funcionário, deve planear os seus projectos com três meses de antecedência.

Processo de planeamento do projecto - guia passo a passo

1. Planeamento de um projecto provisório na fase de pré-venda

Tudo começa na fase de pré-venda. Quando o projecto parece realista e o cliente está interessado, é necessário fazer orçamentos.

Decidir quando começar a estimar

É por isso que o seu primeiro passo é decidir quando faz sentido começar a estimar e planear um projecto. A melhor maneira de o fazer é atribuir um valor de probabilidade ao projecto (reflectido em %). Depois pode definir o seu limiar.

Por exemplo, digamos que fixou o seu limiar em 70%. Isto significa que se a probabilidade de fechar o negócio num projecto é de 60%, ainda não está a fazer nenhum movimento. Se for 80%, então é altura de fazer algumas avaliações e previsões preliminares.

Preparar um âmbito de projecto

At this stage, the most important task is to roughly prepare the scope of the project and use it as a foundation for scoping it in line with the required deadlines and the time measured in person-hours/deliverables.

Ter clareza sobre os métodos de facturação

Uma vez conhecido o âmbito do projecto, pode-se começar a pensar no método de liquidação com o cliente.

In other words, you need to choose between the Fixed Price and Time & Material model.

Se está a planear utilizar o modelo de Preço Fixo, precisa de se concentrar muito na estimativa correcta dos custos do seu projecto. Se aí cometer um erro, arrisca-se a executar um projecto que não lhe traga uma margem de lucro decente. Ou pior, apenas gera custos.

E se escolher Tempo e Material? Então deve decidir se vai facturar ao cliente o número de horas realmente trabalhadas ou por dias completos? A questão dos custos do projecto é importante também aqui.

Provavelmente já sabe que para obter custos realistas, precisa de contar tanto nos salários dos seus empregados como no custo médio das despesas gerais por empregado.

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Not sure how to calculate your overhead? This article explains everything you need to know: How do you calculate overhead cost per employee?‍

So, by establishing the project’s timeframe, the project scope, and billing model, you have the initial information to make some preliminary, rough estimates.

As decisões que tomar na fase de pré-venda relacionadas com o modelo de facturação ou taxas iniciais terão um impacto maciço na rentabilidade do seu projecto. 

O acima exposto é apenas um resumo. Vamos ampliar todos estes ingredientes para garantir que está a fazer as escolhas mais inteligentes para o seu negócio.

2. Calendário: Planeamento de um projecto de curto prazo vs. longo prazo

You’ll probably agree with this one: it’s easier to plan a short-term project than a long-term one. Here’s why.

Num projecto de curto prazo, a maior parte do tempo estará a trabalhar com um prazo e âmbito fixos. Um projecto de curto prazo é mais fácil de estimar porque não é necessário dividir o projecto em fases. 

Planeamento de um projecto a longo prazo - cenário de exemplo

Digamos que um cliente precisa de um ou dois programadores para manter a sua infra-estrutura. Estimar a dimensão temporal deste trabalho será difícil, a menos que o seu contrato o especifique. 

Além disso, não se trata de um conjunto de serviços num pacote como a entrega de uma aplicação móvel. É um apoio a longo prazo que consiste em tarefas ad-hoc que o cliente envia de vez em quando.

Como pode fazê-lo funcionar?

Solução: Divida o seu projecto em fases

Para projectos de médio e longo prazo, é inteligente dividir o projecto em fases/etapas, âmbitos ou ordens. Isto ajuda a estimar o projecto com mais facilidade e precisão. 

Por exemplo, é possível estimar separadamente a fase backend, a fase frontal e as fases de concepção, possivelmente acrescentando margem para pedidos de alteração durante o projecto. 

3. Modelo de facturação: Projectos de planeamento em Preço Fixo vs. Tempo & Material

A seguir, é preciso decidir qual o modelo de povoamento que vai utilizar: Preço fixo ou Tempo & Material.

Seja mais preciso no Preço Fixo

Uma vez que o orçamento será baseado na sua estimativa, precisa de ser o mais preciso possível. Não quer acabar com um projecto não lucrativo. 

Acrescentar margem de lucro aos custos em Tempo & Material

No modelo de Preço Fixo, não precisa de adicionar a margem de lucro ao custo horário médio do seu projecto. Em vez disso, pode adicionar a totalidade da receita para uma determinada fase, âmbito e ordem. Este não é o caso em Tempo & Material onde não se pode ser exacto quanto ao âmbito, pelo que é melhor ater-se às taxas horárias ou diárias.  

Definir a hora de liquidação

Nesta altura, também é inteligente decidir quando é que vai cobrar ao cliente. Esta decisão terá um impacto maciço no seu fluxo de caixa.

Em Time & Material, a liquidação mensal é uma boa ideia. Em Preço Fixo, pode pedir ao cliente que lhe pague 50% do preço no início e o resto após a sua conclusão. 

4. Estimar o projecto 

Eis como estima a margem de lucro do seu projecto:

• Calcule o seu custo geral por hora (se não souber como o fazer, leia este artigo),
• Acrescentar-lhe o custo médio de um empregado que trabalha num determinado nível de tecnologia/senioridade. 
• Add a mark-up to keep the project profitable. Most IT companies try to maintain profitability at the level of 30%, so that should be your main goal.
  

Uma nota sobre a estimativa de custos:

Ao elaborar o seu processo de planeamento de projectos, concentre-se em como irá dividir a sua estimativa. 

É inteligente dividir a estimativa em fases, mas também por pilha de tecnologia. Se tiver especialistas que tendem a ser mais caros do que especialistas com outras competências, isto já lhe dá um custo médio preciso.

Por exemplo, se fixar o seu custo médio em $50, não terá qualquer hipótese de manter os custos à distância se o projecto exigir um programador de PHP sénior cuja tarifa horária seja de $100.

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Muito bem, agora tem algumas estimativas preliminares. Envie-os ao cliente como um orçamento pré-proposto e veja o que eles dizem. 

Não pense que o trabalho é feito assim que o projecto é reservado e o trabalho começa.

5. Comparar estimativas com a realidade para a previsão

Vá um passo além e compare regularmente as suas estimativas com a realidade.

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Como o software de planeamento de projectos pode ajudar

Antes do surgimento do software de planeamento de projectos, as empresas tinham de manter uma colecção de documentos como as folhas de cálculo Excel. A combinação manual de dados de ficheiros separados consome muito tempo.

O software de planeamento de projectos tornou-se uma ferramenta chave para os COOs e Especialistas em Planeamento de Recursos porque racionaliza e automatiza muitas das tarefas que descrevemos acima. 

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As empresas de desenvolvimento de software utilizam software de planeamento de projectos para facilitar processos tais como orçamentação, atribuição de recursos, orçamentação e estimativa de custos, monitorização de riscos, e previsão de projectos.

Características obrigatórias do software de planeamento de projectos

• Planeamento de Recursos para Gestão de Projectos - para agendar os especialistas certos para os projectos certos,
• Gestão de Recursos e Competências - para gerir as competências dos empregados, gerar CV às cegas, verificar o histórico do contrato e gerir as folhas,
• Gestão Financeira - para planeamento, seguimento e previsão de orçamentos,
• Timesheets & Time Tracking - rastrear o trabalho das pessoas e compará-lo com os seus planos,
• Business Intelligence - para gerar relatórios poderosos e melhorar as operações.

Embrulhar

O processo de planeamento do projecto que requer a resposta a muitas questões diferentes. Mas vale definitivamente a pena o seu tempo. Caso contrário, como pode planear com antecedência e certificar-se de que os seus especialistas estão completamente lotados, e de que a sua empresa está a dar um lucro decente?

Se quiser ser preciso, não pode deixar os projectos ao acaso e ao destino. Ou a folhas de cálculo Excel, onde o potencial de erro humano é real.

O planeamento de projectos pode ser fácil se tiver a solução de software certa à mão.

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