How to Calculate a Full-Time Equivalent for an Employee (FTE)

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O equivalente a tempo inteiro (FTE) é uma métrica chave para qualquer empresa de software ou TI que atribui os seus especialistas a clientes a tempo inteiro.

Quer se trate de aluguer de organismos, serviços de consultoria, ou equipas dedicadas, a utilização de FTE para planear e prever a disponibilidade de recursos dá-lhe uma vantagem. Também torna mais fácil a instalação para os seus clientes. O que há para não adorar na gestão de FTE?

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Neste artigo, respondo a todas as perguntas sobre o FTE que continuo a ouvir de empresas que utilizam o nosso software de planeamento e atribuição de recursos.

Se aprender a calculá-lo correctamente, o FTE pode ter um grande impacto no tempo e na rentabilidade da sua bancada.

Índice:

• O que é FTE? E o que é um empregado FTE?
• Porquê calcular FTE? E porque é que é tão importante para a sua empresa de TI?
• Eis como se parece um relatório FTE
• ~Exemplo de cálculo do empregado equivalente a tempo inteiro
• Como é que as empresas de software utilizam o FTE para aumentar a sua rentabilidade
• O que acontece se não se medir FTE?
• ~Gerar um relatório FTE pode ser complicado
• Como se calcula o FTE?
• Quantas horas é 1 FTE?
• ~Cenário exemplo para cálculo de FTE
• ~~É fácil acabar com diferentes linhas de base para calcular o seu FTE
• Como converter FTE em horas?
• Como calcular os feriados e as folhas em FTE?
• Mantenha o FTE no fundo da sua mente quando negociar
• Embrulhar

O que é FTE? E o que é um empregado FTE?

Antes de explicar o que é um empregado de FTE, examinemos o conceito de FT

FTE significa Full-Time Equivalent, uma unidade de medida que as empresas utilizam para calcular o trabalho dos empregados e prever as suas necessidades de mão-de-obra.

Um FTE na gestão de projectos equivale ao número de horas que um empregado a tempo inteiro passa a trabalhar para a sua empresa.

Os departamentos de RH utilizam FTE para normalizar as horas de trabalho e os salários dos empregados a tempo parcial. 

Por exemplo, digamos que considere 40 horas por semana (8 horas por dia) como a linha de base para os seus empregados a tempo inteiro. Isto significa que um empregado que trabalha 40 horas por semana faz 1 ETI. Significa também que 4 empregados que trabalham 10 horas cada um por semana fazem 1 ETI. 

Quantas horas são 8 FTE? Se 1 ETI equivale a 40 horas no seu negócio, então 8 ETI é 320 horas.

Como é que se calcula isto? Quando se trata de cálculo de FTE, as folhas de cálculo Excel podem não ser suficientes. Continue a ler para aprender esta fórmula.

Porquê calcular FTE? E porquê para calcular FTE o Excel não é suficiente?

As empresas de software utilizam o FTE para planear, seguir, estabelecer, e prever a disponibilidade de cada empregado e de todos eles em conjunto.

As empresas de TI utilizam frequentemente o equivalente a tempo inteiro ao estabelecerem trabalho com clientes utilizando dias-homem. 

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Esta é uma forma típica de as empresas de leasing ou consultoria de TI se estabelecerem. Mas outras empresas de software também podem utilizá-lo sempre que atribuem um especialista apenas a um cliente. Neste caso, a regularização por horas não faz sentido porque a regularização por dias-homem é muito mais fácil - tanto para si como para o cliente.  

Ao planear e prever a sua capacidade, não é suficiente saber o número de horas disponíveis (especialmente se for um número abstracto como 7000).

É preciso saber quantas pessoas estarão disponíveis num determinado momento.

É aqui que entra o FTE. Permite-lhe calcular a sua mão-de-obra disponível, tomando o número de horas de trabalho disponíveis e dividindo-as por homens-dias. 

FTE na gestão de projectos - relatório típico de FTE

Em Primetric, dividimos o equivalente a tempo inteiro em várias sub-categorias para ajudar as empresas de software a localizar, planear e prever a sua disponibilidade de recursos contra esta métrica incrivelmente útil.

Pode encontrar os seguintes tipos de FTE no relatório:

• Capacidade como FTE - mostrando a sua capacidade total disponível como FTE
• Capacidade disponível como FTE - mostrando a sua capacidade disponível como FTE (inclui dados sobre feriados e férias)
• FTE programado - com base no que planeou para os seus empregados (carga de trabalho dos empregados)
• FTE rastreado - as horas efectivamente trabalhadas e registadas por cada empregado
• Capacidade & Capacidade facturável

Exemplo de cálculo do empregado equivalente a tempo inteiro

Portanto, digamos que gostaria de verificar quanta capacidade tem - medida não por horas, mas por FTE. Pode ver uma repartição disso por departamento, função, e mesmo por pessoas específicas.

E vê instantaneamente que tem 3 FTEs disponíveis de programadores de pilha cheia. 

Isto, claro, não significa que haja realmente 3 programadores de pilha cheia sentados nas suas secretárias noutra sala. Significa que o número total de horas de desenvolvimento de paletes completas à sua disposição neste momento ascende a 3 FTEs, pelo que a quantidade de trabalho é representada por 3 empregados a tempo inteiro.

Para o ajudar a compreender como tudo isto funciona, preparei uma calculadora FTE de acesso aberto onde pode adicionar os seus valores e obter uma estimativa. Pode descarregá-la aqui:

Calculadora FTE

Como é que as empresas de software utilizam o FTE para aumentar a sua rentabilidade?

1. Estimar os projectos a longo prazo e a sua rentabilidade 

Imagine que precisa de estimar a quantidade de trabalho num novo projecto ou fase de projecto. É difícil estimar o número específico de horas que os seus empregados necessitarão para completar o projecto a longo prazo. 

Mas e se pudesse estimar que irá simplesmente precisar de 4 programadores Java e 6 programadores PHP num determinado período de tempo?

Em cenários particulares, calcular as necessidades do seu projecto por FTEs faz muito mais sentido! E depois, poderá saber mais sobre como trabalham os seus empregados FTE tracking.

Claro que, com base nestes dados, é possível calcular facilmente os custos estimados e a taxa diária do revelador para preparar a estimativa para o cliente.

Além disso, tais estimativas aproximadas permitem-lhe verificar facilmente se consegue encontrar pessoas disponíveis para tal projecto e comparar rapidamente as suas taxas para uma rentabilidade óptima.

2. Instalar-se com os clientes como se fosse uma fatia de bolo

Provavelmente já pode dizer porque é que esta métrica vem a calhar para as empresas de desenvolvimento de software. Uma vez que muitas delas utilizam dias-homem para planear recursos, porque não fazer o mesmo quando se estabelecem com os clientes. 

E o assentamento com base em FTE é canja. Um equivalente a tempo inteiro é uma unidade de medida universal que se pode utilizar entre si e o cliente (ou acordar sobre ela antes de começar a trabalhar em conjunto, continuar a ler para ver o que quero dizer).

Imagine este cenário:

Portanto, digamos que o cliente lhe paga 400 dólares por cada dia de trabalho. O cliente entende o salário diário como um salário por 7 horas de trabalho. Para converter correctamente este valor, pode definir o valor base de FTE para 7 horas. Finalmente, é possível emitir uma factura utilizando o relatório FTE. Graças a isto, FTE permite estar ao mesmo nível de compreensão que o cliente.

3. Planeamento de recursos para uma maior utilização

Durante uma sessão de planeamento de recursos, poderá querer saber quantos FTEs tem por tecnologia ou equipa específica (backend/frontend) para saber onde se concentrar nas vendas ou recrutamento. 

Por exemplo, digamos que se faz um cálculo FTE (baseado em Excel ou em software). Sabe que tem 10 FTEs nos próximos três meses disponíveis na área JavaScript. A sua equipa de vendas sabe agora que deve começar a procurar projectos que correspondam a esta exigência tecnológica.

Por vezes o planeamento funciona melhor com FTE do que com horas. Considere isto: 

Se vir que tem 5000 horas de desenvolvimento de frontend disponíveis nos próximos três meses, parece óptimo, mas também não faz ideia do que isso significa. Este número é apenas muito abstracto. 

Mas e se o seu relatório mostrar que tem 28 FTE? Isto significa que tem 28 compromissos a tempo inteiro disponíveis para projectos de desenvolvimento de front-end. Significa que tem 28 dias-homem completos disponíveis que pode começar a planear e a vender.

4. Previsão para evitar tempo de bancada

Quando quiser verificar a mão-de-obra disponível no próximo mês, as horas não lhe vão dizer muito. Como empregador, o que precisa é de saber que tem a quantidade de trabalho disponível, igual ao número de empregados a tempo inteiro. 

É por isso que o equivalente a tempo inteiro é fundamental para prever a sua disponibilidade futura - de uma forma que tanto você como o seu potencial cliente possam compreender facilmente.

Qual é a diferença entre FTE e capacidade?

Porque não pode simplesmente usar a capacidade? Porque quando se calcula a capacidade, calcula-se para uma determinada pessoa. 

Por exemplo, um empregado que trabalha a tempo parcial pode ter uma capacidade de 100% e uma pessoa que trabalha a tempo inteiro pode ter uma capacidade de 100%. Mas para o primeiro, significa 4 horas de trabalho (desde que a sua capacidade a tempo inteiro seja de 8 horas). Para a segunda, são 8 horas. É uma grande diferença, não é? 

Quando comparar isto com FTE como a sua linha de base, verá que o part-time faz 0,5 FTE.

Este é o valor do FTE na gestão de projectos: dá-lhe instantaneamente uma ideia de quanta mão-de-obra tem disponível.

• Como medir o desempenho dos funcionários? Leia isto: Como acompanhar o desempenho dos funcionários: guia especializado

O que acontece se não se medir FTE?

Se não der a devida atenção ao equivalente a tempo inteiro, acabará por não saber quantos homens-dia pode vender, ou quantos especialistas tem disponíveis, e em que tecnologias. 

Isto terá impacto nas suas capacidades de planeamento. O seu tempo de bancada irá aumentar e a rentabilidade do projecto irá diminuir. 

Em empresas mais pequenas, não medir FTE pode não ser um problema porque se sabe sempre o que os outros estão a fazer. Mas as empresas maiores podem perder muito se não medirem o FTE.

Outra questão é ter uma visão de quem está disponível nos próximos meses para gerar uma oferta para um potencial cliente mais rapidamente, ou analisar quais os empregados que estão normalmente na bancada e quais os que estão normalmente ocupados.

Gerar um relatório FTE pode ser complicado

Tomemos um exemplo: um workshop de um dos nossos clientes que prepara o relatório do FTE uma vez por semana.

Antes de implementar Primetric, a empresa demorou bastante tempo a calcular o FTE e a gerar o relatório. Foi necessário assegurar que todos os dados estivessem correctos e actualizados e depois retirá-los de diferentes sistemas e apresentá-los num relatório consistente.

Este é o relatório discriminado por semana:

E este é o relatório discriminado por mês:

Como pode ver, tal relatório dá-lhe a si e aos seus gestores os conhecimentos à primeira vista em que medida são utilizadas tecnologias específicas na sua empresa, que empregados estarão na bancada, e como se relaciona com a sua capacidade global.

Ao utilizar Primetric, pode também facilmente ter em conta todos os tipos de ausências, o número de FTEs incertos (rascunho - 50% probabilidade, e reservado - 70% probabilidade), bem como alterar dinamicamente relatórios para datas específicas, equipas, projectos, etc.

Graças a isto, pode analisar a carga de trabalho actual ou futura dos seus empregados sem esperar e sem se preocupar com a incerteza dos dados actuais (ou perguntar-se quantas horas são 8 FTE). 

Como se calcula o FTE?

Aqui está um guia passo-a-passo para o cálculo de FTE:

• Defina o objectivo para o cálculo dos seus FTEs. Quer fazê-lo para prever facilmente a ocupação e disponibilidade dos empregados? Ou talvez queira liquidar contas com clientes mais facilmente?
• Em seguida, defina a sua linha de base.
• ~Se contratar empregados de vários países, vale a pena estabelecer uma linha de base para toda a empresa. O factor determinante mais comum será o valor para a localização principal da empresa. Se a sua empresa opera na Europa ou nos EUA, a sua linha de base será muito provavelmente 8 horas por dia.
• ~Se o cliente estabelecer com o cliente com base no FTE, então vale a pena definir o valor base pelo qual irá facturar o cliente, por exemplo, 7 horas por dia.
• Depois considere:
• ~feriados públicos que a sua organização ou cliente celebra,
• Calcule a sua linha de base.
• ~Por exemplo, em Maio, a sua linha de base será: 20 dias úteis (tendo em conta os feriados públicos da sua organização) * 8h = 160h.
• Finalmente, tem de considerar:
• ~Emprego de tempo de desemprego 
• ~Condições contratuais do empregado

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Portanto, digamos que tem 50 empregados a tempo inteiro, 20 empregados a tempo parcial. Além disso, 3 empregados tiraram uma semana de férias, e um empregado a tempo inteiro deixa a sua empresa em meados de Maio. Qual será o seu FTE em Maio?

Fórmula de cálculo = ((50 empregados * 8 horas por dia * 20 dias úteis + 20 empregados * 4 horas por dia * 20 dias úteis) - (3 empregados * 8 horas por dia * 5 dias úteis) - (1 empregado * 8 horas por dia * 10 dias úteis)) / 160 horas em Maio = 9508h / 160h = 59.43 FTE

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Isto significa que em Maio poderá realmente oferecer aos seus clientes 59 empregados a tempo inteiro, embora possa pensar que tem 70 deles.

É por isso que os FTEs podem ser tão úteis para fazer estimativas e planeamento para o futuro.

Vejamos alguns exemplos adicionais abaixo.

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Quantas horas é 1 FTE?

Antes de começar a utilizar a gestão de FTE para a sua empresa, precisa de o fazer:

Para que esta métrica faça sentido, deve decidir o que significa "a tempo inteiro" em primeiro lugar. E isto nem sempre é tão simples como parece.

As coisas podem tornar-se complicadas se tiver escritórios em países que definem e regulamentam empregados a tempo inteiro de forma diferente. Ou se o seu cliente tiver.

Exemplo de cenário para cálculo de FTE

Na Tailândia, os empregados a tempo inteiro trabalham 8,5 horas por dia, enquanto na Austrália, são 7,5 horas por dia. 

• Como calcular o FTE se trabalhar com um cliente da Austrália e subcontratar parte do seu trabalho de desenvolvimento a uma equipa na Tailândia?
• E se como empregador tiver três sucursais de empresas localizadas em países diferentes onde os dias-homem são regulados de forma diferente? 

É fácil acabar com diferentes linhas de base para calcular o seu FTE

Então, qual deles deve escolher? Qual deles deve tornar-se a sua referência para calcular a disponibilidade dos seus recursos e estabelecer-se com os clientes?

Recomendamos que se estabeleça uma base para FTE e recursos de planeamento, e que se estabeleça com os clientes na sua base. 

Porquê? Porque ao planear uma utilização a 100% de um funcionário, obterá um resultado diferente dependendo da localização desse funcionário. 

Se a sua sede está na Europa, onde um FTE ascende a 8 horas mas trabalha com uma equipa na Tailândia onde os empregados a tempo inteiro trabalham 8,5 horas, acaba por ter mais FTEs do que teria em consideração o número dos seus empregados. 

Noções básicas de gestão de FTE: Como converter FTE em horas?

Como empregador, talvez queira ver mais de perto as horas exactas de trabalho dos seus empregados. Já tem o seu FTE, então como o converte de volta às horas de trabalho reais?

Para converter o número de horas que um empregado irá trabalhar com base no seu FTE, é necessário inverter o processo de cálculo do FTE com base no número de horas trabalhadas por esse empregado.

Dêem uma vista de olhos:

Digamos que tem um programador de fachada chamado Mark que é um dos seus empregados em part-time. Ele tem um FTE de 0,6. 

E vamos partir do princípio de que se toma 8 horas de trabalho por dia como base de cálculo para os seus FTEs. Afinal, isto é o quanto os seus empregados a tempo inteiro gastam a trabalhar para si.

Então, se Mark trabalha 0,6 FTE, quantas horas trabalha por ano? Quantas horas é 0,6 FTE?

Se Mark tiver um FTE de 0,7 FTE numa base anual, terá de multiplicar o seu FTE pelo número médio de horas trabalhadas por um empregado a tempo inteiro na sua empresa por ano. Se são 8 horas por dia, isso significa que são 40 horas por semana. Multiplique por 52 semanas por ano e obtém 2.080.

Agora está pronto para calcular o número de horas que Mark trabalha para si:

0,6 x 2,080 = 1,248 horas por ano

E se quiser saber a quantas horas por semana isto equivale, pode simplesmente dividi-lo por 52:

1,248 / 52 = 24 horas por semana

E finalmente, para verificar se acertámos os FTEs e as horas de trabalho, é possível verificar isso tendo em conta a carga de trabalho dos empregados a tempo inteiro:

24 horas por semana / 40 horas por semana = 0,6 - tal como o seu FTE! Isto é gestão FTE no seu melhor, uma vez que agora pode responder facilmente à questão de quantas horas é 0,6 FTE.

Como calcular os feriados e as folhas em FTE?

Muitas empresas de software dependem de folhas de cálculo para manter dados sobre a disponibilidade de cada empregado, incluindo as suas férias planeadas e os feriados públicos. 

Faz sentido para um empregador incluir estes factores no cálculo do equivalente a tempo inteiro. 

Mas como manter um registo adequado de tudo isto quando a situação está a mudar? As pessoas ficam doentes ou tiram férias a toda a hora. Uma equipa de funcionários de um ramo pode ter um feriado público quando os membros da sua equipa noutro local estão a trabalhar.

Concebemos a Primetric para lidar com este problema por si. Calcula automaticamente os FTEs disponíveis para o ajudar a planear e prever a sua capacidade. Tem em conta os feriados públicos nos seus locais, licenças, duração do contrato, e tipo (empregados a tempo parcial, empregados a tempo inteiro, empreiteiros, ou freelancers). 

Utilizar o rastreio FTE ao negociar as tarifas dos clientes

O seu cliente poderá pagar-lhe por FTE, o que no seu caso equivale a 8 horas de trabalho. 

Mas sabe que o seu empregado trabalha 7 horas por dia porque passa 1 hora em projectos internos. Portanto, isto significa que se contentarão com 7 horas. 

Se definir a sua linha de base para o FTE como 8 horas, então o empregado registará sempre 0,875 FTE (7 horas por dia/8 horas disponíveis). 

No final, nunca cobrará devidamente ao cliente.

Portanto, faz sentido estabelecer a linha de base como 7 horas para obter 1 FTE por homem-dia e assentar correctamente.

Embrulhar

Pode safar-se com o cálculo manual do empregado equivalente a tempo inteiro se gerir uma pequena empresa de software onde todos sabem no que todos estão a trabalhar a todo o momento.

Mas mesmo assim, ao fazer o cálculo de FTE, Excel não é suficiente. Corre-se o risco de cometer um erro que pode levar a um longo tempo de bancada.

Além disso, se fizer o rastreio de FTE manualmente, só pode cobrir um período específico. E os dados com que está a lidar são dinâmicos. Por isso, para estar atento ao seu FTE, os seus relatórios requerem actualizações frequentes.

Porquê fazê-lo manualmente e arriscar erros quando se pode automatizar este processo com uma solução como Primetric?

Primetric inclui um relatório FTE inteligente com o equivalente a tempo inteiro dividido em planeado, disponível, e rastreado. Inscreva-se para uma demonstração para ver como funciona.