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Provavelmente notou que os custos mudam a todo o momento durante um projecto. Saber o custo das tarefas que permanecem no seu projecto é importante porque o ajuda a manter o controlo da sua rentabilidade.
Se está encarregado de controlar um projecto, precisa de saber duas coisas:
- Quanto trabalho foi realizado vs. trabalho planeado
- Como se desenvolve o custo real do projecto versus o seu orçamento estabelecido
To estimate all of that correctly, you need a solid cost estimation method. And this is where Estimate to Complete or Estimated (ETC) comes in.
Continue a ler para aprender todos os elementos essenciais da Estimativa a Completar e mantenha os custos do seu projecto sob controlo.
O que é Estimar para Completar (ETC) na gestão de projectos?
The Estimate To Complete (usually abbreviated ETC) is the financial performance index and project management measure that shows you the remaining cost you expect to pay in order to complete a project. Together with schedule variance, it can show you the progress of your project.
Note-se que o ETC não é o orçamento global final esperado do projecto - isto chama-se Estimativa na Conclusão (EAC).
Em vez disso, Estimate to Complete refere-se aos custos desde o momento presente até ao fim do projecto; nunca inclui as despesas do projecto e o custo real antes desse momento. Por conseguinte, pode mudar à medida que o projecto avança.
Porque é que a Estimativa para Completar o ETC é tão útil?
O ETC é um índice chave de desempenho de custos para cada gestor de projecto. Juntamente com o Tempo de Conclusão Estimado, dá-lhe a oportunidade de inspeccionar o progresso do projecto em termos de tempo e orçamento.
Estimate to Complete allows project managers to compare the funding needs for the remaining project scope. You can calculate the ETC for individual tasks as well as the entire project. However, you cannot use this complete performance index to evaluate project's past performance!
A Estimativa a Completar é também uma parte vital da gestão do projecto, pois é um dos quatro cálculos que compõem a Gestão do Valor Ganho que permite aos gestores estabelecer o custo real do trabalho.
Este quadro permite prever o desempenho futuro do seu projecto utilizando o índice de desempenho dos custos, como por exemplo:
- Estimativa a Completar (ETC)
- Estimativa na Conclusão (EAC)
- Variação na Conclusão (VAC)
- Para completar o Índice de Desempenho (TCPI)
O que é EAC e porque é que precisa de ETC para o calcular?
O progresso do projecto afasta-se frequentemente do seu orçamento estabelecido no final (BAC). Como resultado, o orçamento do projecto pode ser diferente do que se pode esperar - e poderá aprender isso demasiado tarde.
When performing resource forecasting for project management, predicting the project cost and creating the initial budget, you can use two estimates that sound very similar but are, in fact, completely different: Estimate to Complete (ETC) and Estimate at Completion (EAC).
Estimativa na Conclusão (EAC) - definição
Estimativa na conclusão (EAC) refere-se ao custo esperado do projecto à medida que este avança. É possível determinar a EAC de várias maneiras.
O método mais comum de determinação da Estimativa na Conclusão é a estimativa de custos de baixo para cima. É aqui que se pega nos custos reais (AC) do projecto e adiciona-os ao custo esperado (a Estimativa a Concluir).
Estimativa na Conclusão - fórmula
Aqui está a fórmula:
EAC = custos reais (AC) + Estimativa a Completar (ETC)
Como se pode ver, a Estimativa a Completar (ETC) é sobre a previsão dos custos estimados de um projecto. Não tem em conta os custos reais (CA) do projecto incorridos até à data. Não é possível calcular a Estimativa a Concluir (EAC) do projecto sem a ETC.
Como se calcula a Estimativa a Completar (ETC)?
Provavelmente está a perguntar-se o que considerar na gestão de projectos ao calcular o ETC. Para o fazer correctamente, não basta conhecer a fórmula - deve saber que custos devem ser tidos em conta para que as suas estimativas sejam tão exactas quanto possível.
Principais tipos de custos para novas estimativas
- O custo do trabalho dos nossos empregados e empreiteiros com base no número estimado de horas/FTE (saiba mais sobre o planeamento de capacidade na gestão de projectos)
- Despesas gerais do projecto que pretende incluir (de acordo com o seu processo de planeamento do projecto)
- Despesas gerais da empresa que o projecto deve cobrir - aqui está um guia sobre como incluir o preço das despesas gerais nas horas facturáveis, se tiver quaisquer dúvidas.
Agora sabe que custos são essenciais para o cálculo do ETC. No entanto, ainda precisa de se ocupar de mais uma tarefa antes de iniciar o seu cálculo.
Tipos de estimativa no final
Dependendo da fase em que se encontra o seu projecto e do grau de detalhe em que pretende que a sua estimativa seja feita, pode realizá-la com base nela:
- Estimativa de alto nível e WBS (Work Breakdown Structure) do projecto - recomendado em particular:
- ~quando quiser acompanhar o ETC ao nível das fases específicas do projecto para ver o trabalho restante do projecto, ou
- ~ quando o projecto já está em curso e o cliente lhe confia um âmbito de trabalho específico, por exemplo, numa base mensal (Agile), ou
- ~ ainda não sabe quem vai trabalhar neste projecto, mas sabe quanto tempo precisa para entregar o projecto ou a sua fase.
- Alocações a longo prazo de pessoas para um projecto ou fase de projecto (mais detalhado) - recomendado em particular:
- ~ quando souber quem trabalhará exactamente no projecto e for capaz de determinar o tempo e o compromisso financeiro.
Na melhor das hipóteses, deverá calcular o ETC nestes dois níveis.
Comece com estimativas de alto nível, depois afecte pessoas específicas ao projecto - certificando-se de que estas afectações estão próximas das suas estimativas de alto nível.
Com esta informação, pode facilmente seguir o ETC no seu projecto em qualquer altura.
Neste ponto, o cálculo do ETC é fácil. Vejamos o exemplo abaixo.
Cálculo do ETC - exemplo
A sua equipa está a trabalhar numa aplicação móvel há três meses. A duração total do projecto é de cinco meses, pelo que ainda tem mais dois meses.
O orçamento original (BAC) do seu projecto era de 100.000 dólares. Até agora, a sua equipa já concluiu 40% do trabalho - o trabalho restante conta para 60% do projecto. Os seus custos reais até à data ascendem a $50.000. Quanto mais dinheiro é necessário para completar o projecto?
Para calcular a sua Estimativa a Completar, utilize a seguinte fórmula:
ETC = BAC - AC
ETC = $100.000 - $50.000
Isto leva-nos ao ETC = $50.000
Esta fórmula ETC mostra-lhe quanto irá gastar a partir deste ponto até ao fim do projecto.
Se quiser tentar calcular o ETC por conta própria - aqui está uma calculadora prática que pode descarregar e executar todos os seus números:
Qual é a fórmula para o orçamento no final?
O Orçamento na Conclusão (BAC) refere-se ao orçamento original do seu projecto.
Por exemplo, se o seu projecto de desenvolvimento web tiver um orçamento de $75.000, o seu BAC = $75.000.
Como é que o Orçamento na Conclusão (BAC) difere do Orçamento na Conclusão (EAC)?
A EAC representa a conta final prevista do projecto num determinado ponto da análise de custos - geralmente, o momento presente. Baseia-se nos seus pressupostos de desempenho futuro do projecto.
Como analisar o ETC em projectos de externalização de TI? Exemplos da vida real
Ok, chegou ao ponto em que se sabe quais são os indicadores individuais. Agora é tempo de os testar em batalha.
Preparei alguns exemplos para si - vamos tentar analisá-los em conjunto.
Os exemplos abaixo são baseados no relatório de estado de implementação do projecto gerado em Primetric. Se desejar testá-los nos seus próprios dados, basta solicitar o acesso à plataforma.
Caso de utilização #1: queimamos demasiado depressa através do orçamento estimado
No gráfico acima, pode ver rapidamente que no projecto de Rascunho (T&M), estimamos $100.000 custos e gerámos $60.000 em receitas. O projecto está 25% concluído.
EAC = $100,000
AC = $60.000
ETC = $100.000 - $60.000 = $40.000
ETC [%] = 40%
A partir deste exemplo, vemos que estamos actualmente a queimar os fundos a um ritmo muito mais rápido do que presumimos. A diferença média é de 25% - 40% = -15%.
Caso de utilização #2: queimamos o orçamento estimado demasiado lentamente (útil em projectos de T&M)
Este é um cenário semelhante ao que analisámos no caso #1 - ao contrário do que aconteceu no caso de uso. Completámos 90% do projecto, mas utilizámos apenas 60% dos seus fundos.
EAC = $100,000
AC = $60.000
ETC = $100.000 - $60.000 = $40.000
ETC [%] = 40%
A partir deste exemplo, vemos que estamos actualmente a queimar os fundos a um ritmo muito inferior ao que presumimos. A diferença média é de 90% - 40% = 50%.
Caso de uso #3: Planos vs. estimativas vs. estado real não correspondem
Este exemplo é um pouco mais complicado. Como se pode ver, o Sprint 3 foi primeiro estimado (a coluna Estimado) e depois foram-lhe atribuídas pessoas específicas (a coluna Programado).
Como resultado, temos tanto estimativas de alto nível como estimativas baseadas em atribuições específicas de pessoas.
A EAC para a estimativa é: $72.000
A EAC para a atribuição é: $47 .081,25
AC = $2,241.96
Primeiro, precisamos de compreender se as atribuições para a Sprint 3 já foram concluídas ou não. Caso contrário, o EAC para estimativa deverá ser o trabalho máximo para a Sprint 3, e o EAC para atribuição deverá ser um ponto de referência em relação ao orçamento actualmente queimado.
Para o fazer, pode comparar o tempo estimado para a Sprint 3 com o tempo atribuído. Neste caso, temos 600 horas de estimativa e 493,5 horas planeadas entre a equipa.
Com base nisto, podemos concluir que ainda não atribuímos o projecto total - portanto, este é o primeiro caso.
O estado de conclusão da fase é de 10%.
ETC para atribuição = 47.081,25 - 2.241,96 = $44.839,29
ETC [%] = 4,7%
ETC para estimativa = 72.000 - 2.241,96 = $69.758,04
ETC [%] = 3,1%
Como se pode ver, neste caso, a conta é queimada a um ritmo mais lento do que a implementação do projecto.
Tendo também em conta a quantidade de tempo de trabalho registado em relação ao planeado, podemos concluir que o projecto está a avançar mais lentamente do que o previsto, e devemos acelerar o trabalho.
Caso de utilização #4: Previsão de um orçamento queimado sem sequer uma hora de trabalho concluído
Dotações EAC = $41,359.98
Estimativas EAC = $30,000
Também se pode ver que o número de horas atrasadas é de 461h quando foram feitas estimativas para 300h.
Deve verificar porquê e actualizar as estimativas ou atribuições.
Dica de bónus: Dependências entre as estimativas aproximadas e as atribuições efectivas
If Estimates < Allocations in a past or ongoing project, it means that we estimated the project at the beginning incorrectly and overestimated that we’d be able to deliver the project on such an hourly basis.
Se Estimativas > Alocações num projecto passado, significa que estávamos mais pessimistas do que inicialmente, e o projecto foi entregue com menos envolvimento dos nossos recursos.
Porquê? Porque na maioria das vezes criamos estimativas ao nível da avaliação do cliente, e levamos em conta todo o âmbito de trabalho para o projecto/fase.
No caso de atribuição, estamos a olhar para trabalhos específicos já planeados por pessoa no projecto/fase - é uma componente da estimativa.
Embrulhar
Quantas vezes é que o seu projecto divergiu do seu orçamento estabelecido enquanto ainda estava em curso? Isso pode acontecer muito quando se está a construir software.
É por isso que calcular o ETC e outros valores várias vezes durante o projecto é tão importante. Ajuda-o a identificar instantaneamente o momento em que o seu projecto está a sair do seu curso e a tomar medidas para o manter rentável.
Mas como se pode ver, fazer isso manualmente é demorado e susceptível de erro. Afinal, é necessário manter os seus dados actualizados e certificar-se de que são exactos.
Com uma solução como Primetric, pode calcular o ETC, EAC, e outros valores chave em tempo real, sempre que precisar.
Não arrisque tomar decisões baseadas em dados incorrectos - marque uma demonstração para ver como a Primetric pode ajudá-lo a aumentar a rentabilidade do seu projecto.
