How to Do Cost Estimation in Project Portfolio Management

Mas mais cedo ou mais tarde, a realidade apanha-o, e - na pior das hipóteses - o seu projecto deixa de ser rentável.

Muitas empresas de serviços de TI evitam fazer um verdadeiro esforço de estimativa porque pensam que as suas estimativas não vão ser suficientemente precisas.

Mas não se furte a estimar, mesmo quando tiver o mínimo de dados históricos para o apoiar.

If you don’t start managing project costs, you’ll never get better at it. And once you get better at it, you’ll take your business to the next level by making sure that all your projects have a healthy profit margin.

Então, onde se começa com a estimativa de custos? Continue a ler este artigo para descobrir as melhores práticas a seguir e desafios a preparar no caminho.

O que acontece se não se estimar com precisão os custos do projecto?

Porque é que a estimativa dos custos do projecto vale o esforço? Aqui ficam algumas coisas que podem correr mal quando se começa a realizar um projecto de cliente sem se saber quanto lhe custará a sua realização.

A sua margem de lucro tornar-se-á imprevisível

Se não adicionar os seus custos directos e indirectos do projecto, não terá ideia do quanto precisa de cobrir para realizar o projecto e ainda assim obter a margem do projecto de que o seu negócio necessita.

Não se trata apenas de obter o número de horas necessárias para construir algumas características e multiplicar este número pela taxa horária dos seus empregados. Também é necessário acrescentar custos indirectos como as despesas gerais do seu projecto ou da empresa(calcular as despesas gerais por empregado é a melhor abordagem aqui).

Veja este artigo para saber como incluir as despesas gerais no preço das horas facturáveis.

Vai ter dificuldades na tomada de decisões 

É difícil tomar a decisão certa sobre um projecto sem saber se lhe vai trazer a margem de lucro de que necessita ou apenas causar perda e frustração.

A estimativa ajuda a compreender como esse projecto irá decorrer no futuro e que tipo de envolvimento irá exigir de si a longo prazo. Saberá se vale a pena envolver os seus empregados no projecto em primeiro lugar. 

Só vai piorar no futuro 

Se estiver a gerir uma empresa mais pequena e se continuar a acompanhar tudo ainda é possível, não vai ficar assim por muito tempo. À medida que o seu negócio cresce, a complexidade irá apanhá-lo. 

Comparar um novo projecto com um já realizado para fazer uma estimativa não vai ser suficiente. Especialmente se começar a contratar mais empregados e empreiteiros com tarifas horárias variadas. 

Os seus empregados também irão sofrer

Os criadores de software são procurados em praticamente todos os mercados de trabalho em todo o mundo. É preciso estar atento à sua taxa de utilização, caso contrário corre-se o risco de se tornarem sobrecarregados de trabalho, queimarem e se despenharem.

Tem de atingir uma boa taxa de utilização para o seu negócio sem sobrecarregar os seus empregados. Como pode começar sem seguir o desempenho dos funcionários e estimar o número de horas que o projecto necessita deles?

A falta de dados históricos só tornará a estimativa mais difícil

In an ideal scenario, you should be able to develop a long-term plan and accurate cost forecasting for any project that lands on your doorstep.

Mas eu percebo, a estimativa é difícil. Só se tornará mais difícil se não tiver quaisquer dados históricos sobre projectos passados para apoiar as suas estimativas.

O que é preciso fazer não é apenas estimar um projecto, lançá-lo na esperança de que tudo corra de acordo com o planeado e depois passar à estimativa de outro. É preciso encontrar uma forma de comparar os seus planos com a realidade à medida que o projecto é desenvolvido. Felizmente, soluções como a Primetric ajudam-no a fazer isso e a obter montes de dados valiosos para informar as suas estimativas futuras.

O que é uma boa estimativa de custos

Cada estimativa de custos do projecto inclui dois tipos de custos:

• Custos directos - os salários dos empregados directamente envolvidos no projecto
• Custos indirectos - outros custos que é necessário suportar para tornar o projecto uma realidade, chamados de despesas gerais do projecto e do negócio.
  

Porque é que a contagem dos custos gerais é tão importante?

Todas as empresas de software têm despesas correntes de funcionamento do negócio. Têm de ser pagas independentemente de todos os seus empregados estarem a trabalhar ou de metade deles estarem sentados no banco. 

Aqui estão alguns exemplos de custos gerais para uma empresa baseada em serviços:

• Aluguer de escritórios, serviços públicos, equipamento, e custos de seguros
• Custos de pessoal de apoio (custos administrativos e de marketing)
• Custos materiais (materiais que utiliza para fornecer serviços como hardware e software)
• Despesas do conselho de administração
• Car leasing costs.

Importantly, salaries are not overhead costs - although there are some exceptions to that rule.

É possível diferenciar entre despesas gerais empresariais e despesas gerais do projecto. A compra de uma licença de software necessária para entregar um projecto é uma despesa geral do projecto porque este custo não se aplica a toda a empresa. Os custos administrativos e de marketing são despesas gerais de negócio porque se aplicam.

Aqui está um artigo que explica em pormenor os custos gerais: Como se calculam os custos gerais por empregado?

O que é a Estimativa a Completar?

Outro conceito que deve conhecer ao estimar os custos do projecto é o Estimate to Complete (ETC).

Estimativa A Completar refere-se ao custo restante que terá de pagar para completar um projecto. Não é o orçamento global final previsto para o projecto - chama-se a isto Estimativa no Final (EAC). A Estimativa Completa analisa os custos desde o momento presente até ao final do projecto; nunca inclui as despesas do projecto antes desse momento. 

Esta métrica desempenha um papel crítico na comparação dos seus planos com a realidade. Pode utilizá-la para verificar a taxa de combustão do projecto e agir imediatamente se descobrir que já queimou 70% do orçamento do seu projecto quando estiver apenas 40% através do trabalho planeado.

Dê uma vista de olhos aqui para saber mais sobre esta métrica útil: Como calcular a Estimativa a Completar (ETC)

6 técnicas de estimativa de custos

Aqui estão algumas das técnicas mais populares de estimativa de custos utilizadas pelos PPMs em todos os sectores. A estimativa de baixo para cima é uma boa combinação para a indústria de TI onde equipas de dez equipas dividem projectos em pedaços menores e tarefas, por exemplo, quando seguem uma metodologia ágil de desenvolvimento de software como Scrum.

Nota: Para que qualquer uma destas técnicas funcione, necessita de dados actualizados sobre os seus projectos anteriores e os requisitos do projecto em questão. A utilização de software de gestão de projectos como o Primetric para reunir todos estes dados é uma jogada inteligente.

Estimativa de baixo para cima

Se uma estrutura de trabalho abrangente for uma opção, pode facilmente utilizar esta abordagem. É a técnica de estimativa mais precisa que existe. 

How does it work? You start by dividing the project schedule into work packages using a work breakdown framework (each work package includes a number of tasks). The project team calculates the cost of finishing each task, and then adds up the prices of all the project's tasks and work packages to arrive at a cost estimate for the entire project.

As estimativas de baixo para cima tornam-se melhores com o tempo porque as equipas de projecto experientes ficam melhor a estimar os custos das tarefas e pacotes de trabalho.

Estimativa de cima para baixo

Tal como o juízo dos peritos, a estimativa análoga - também chamada estimativa de cima para baixo ou cálculo de custos históricos - baseia-se em dados históricos do projecto para formar estimativas para novos projectos.

Analogous estimating draws from a purpose-built archive of historical project data, often specific to the company. If a business repeatedly realizes similar projects, it becomes easier to draw parallels between their deliverables and associated costs - and then adjust these in line with the scale and complexity of a project. It is a particularly precise estimation method for fixed price projects.

Estimativa paramétrica

A abordagem paramétrica para estimar utiliza preços unitários para projectos com operações comparáveis. A chave aqui é o elevado grau de repetição. 

Para utilizar esta técnica, começar por decompor um projecto em unidades de trabalho. Depois, calcular o custo por unidade, multiplicar o número de unidades pelo custo por unidade, e - finalmente - multiplicar o custo total pelo custo por unidade para obter uma estimativa do custo global. 

Desde que obtenha o custo por unidade correcto, as suas estimativas serão exactas.

Estimativa em três pontos

Esta técnica tem origem na Técnica de Análise e Revisão do Programa (PERT), uma abordagem estatística para os custos do projecto, apresentando estimativas optimistas, pessimistas, e muito provavelmente estimativas para cada actividade. 

A estimativa de três pontos calcula os custos previstos a partir de abordagens optimistas, pessimistas, e mais prováveis, utilizando várias fórmulas ponderadas como esta:

Valor esperado = [Estimativa optimista + estimativa pessimista + (4 x Estimativa mais provável)] ÷ 6

Estimativa empírica

As abordagens empíricas utilizam ferramentas de software para se basearem em experiências passadas de projectos. São eficazes para projectos que são semelhantes e ocorrem regularmente - como a construção de um MVP.

Um gestor de projecto que pretenda desenvolver uma estimativa de custos empírica precisa de preencher um formulário com as características e atributos do projecto, e o sistema calcula o custo em função do tipo de projecto em questão.

Estimativa de custos de Delphi

Este tipo de estimativa é também uma abordagem de estimativa empírica baseada no consenso de especialistas que pode ajudar a resolver as diferenças entre as diferentes estimativas. 

Aqui está como funciona:

Os peritos desenvolvem estimativas de custos anónimas com fundamentos e enviam-nas a um coordenador, que depois compila e distribui um resumo das respostas. Os peritos desenvolvem então um novo conjunto de estimativas anónimas. Isto é feito várias vezes. 

Após cada ronda, o coordenador poderá deixar os peritos debaterem as suas estimativas. A ideia é que as suas estimativas converjam à medida que a experiência prossegue, indicando um consenso crescente.

Desafios da estimativa de custos

Ninguém disse que seria fácil. Aqui estão os desafios mais comuns para se preparar no seu caminho para a estimativa de custos:

• Falta de experiência com projectos semelhantes - a forma mais fácil de estimar uma tarefa ou pacote de trabalho é aproveitar a sua experiência anterior. Mas e se a sua equipa nunca tiver desenvolvido uma aplicação desktop ou móvel antes?

• Comprimento do horizonte de planeamento - o planeamento a longo prazo é difícil se não tiver à mão quaisquer ferramentas de software que o apoiem ao longo de todo o processo. Mas desenvolver um cálculo a longo prazo do seu projecto e custos empresariais é fundamental para manter a sua empresa a funcionar. Pode fazer isso com Primetric, eis como.

• Os desafios em matéria de recursos humanos - obter, atrair, recrutar, e integrar peritos em TI é um osso duro de roer. Também pode levar mais tempo do que o previsto.

• Esperando que os empregados trabalhem com a máxima produtividade - 100% de utilização dos seus peritos poderá trabalhar durante uma ou duas semanas, mas não por mais tempo. As pessoas precisam de tempo para almoçar, assistir a conferências e encontros, e melhorar as suas competências. Isto conduzi-los-ia directamente pelo caminho do burnout.

• Falta de identificação de riscos - cada projecto comporta os seus riscos específicos, e é seu trabalho preparar planos de contingência e reservas para o caso de alguma coisa acontecer.

• Not updating cost estimates after the project scope changes - cost estimation isn’t a one-off job, it’s a process. You need to have up-to-date data for your estimations. It will usually take a few estimations for you to start seeing where you tend to underestimate or overestimate. But only if you update your data regularly.

Como o software de gestão de projectos ajuda na estimativa dos custos do projecto

Alocação precisa de recursos

Uma solução de software como a Primetric armazena todas as tarifas horárias dos seus empregados. Sempre que a sua estimativa muda, todos os resultados como a margem do projecto são actualizados com base no número de horas trabalhadas e nos seus custos gerais.

Smart resource allocation also means selecting the best resource for the job rather than the first one that comes to mind. With insights from Primetric get to choose an employee that fits the project's projected financial performance while maintaining the required profit margin. This is usually 30% for software development businesses.

Verificação da rentabilidade do projecto

Primetric lets you change values and simulate different scenarios to become more accurate at predicting your project profitability. You can try out different combinations of employees to find a winning mix that gets you the profit margin you need and takes individual professional development goals of your experts into account.

Outra vantagem é a capacidade de antecipar quem terá de recrutar antes do tempo. Isto é especialmente útil para as empresas de TI que estão a sentir uma escassez de profissionais - praticamente todos eles!

O cálculo da sobretaxa é mais fácil

Como calcular a taxa horária correcta para um projecto a longo prazo em que tanto os custos gerais como a mão-de-obra directa flutuam de mês para mês?

Isto é quando a automatização ajuda. Primetric liga os pontos e calcula automaticamente a sua taxa de despesas gerais para o ajudar a atingir a margem de lucro necessária em cada fase do planeamento e atribuição do projecto.

Capacidade de ver o desempenho financeiro do projecto a longo prazo, verificar como isso afecta o seu fluxo de caixa, liquidação por segmento de projecto

Facturação mais inteligente

Quando a sua empresa é pequena, faz todo o tipo de compromissos para assegurar um projecto. Mas à medida que o seu negócio cresce, estes modelos podem não ser os melhores. 

Uma ferramenta como o Primetric ajuda a avançar para métodos de liquidação mais vantajosos, combinando a afectação de pessoas, finanças, e seguimento do tempo num único sistema. Graças a isto, ao alocar pessoas, tem imediatamente em mãos previsões orçamentais - e como as pessoas registam o tempo de trabalho, o orçamento real é preenchido em tempo real.

Da perspectiva de um Gestor Financeiro ou Gestor de Projectos, isto é uma revolução em comparação com a forma como realizavam este processo antes - começando pela exportação de dados a partir da ferramenta de seguimento do tempo para multiplicar as horas de trabalho por taxas horárias localizadas em várias outras folhas de cálculo utilizadas por outros PMs. Agora todos os dados são completados automaticamente, e o PM só precisa de os aprovar ou verificar se existem discrepâncias (isto é ainda mais fácil com relatórios avançados).

Experimente Primetric para ver como pode ser fácil estimar os custos do seu projecto.

Inscrever-se para uma demonstração e começar.

Se não começar a estimar os custos do projecto, nunca irá melhorar. E assim que melhorar, levará o seu negócio para o nível seguinte, assegurando que todos os seus projectos tenham uma margem de lucro saudável.