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Porque é que a melhoria do desempenho financeiro é um problema deste tipo?
Comecemos por responder a uma pergunta-chave: porquê melhorar o desempenho financeiro é tão importante (e tão incómodo)?
"O dinheiro é o sangue na corrente sanguínea da empresa. Sem ele, a empresa morre simplesmente; é por isso que queremos saber os locais exactos onde as empresas tendem a perder o seu dinheiro".
Jakub Domeracki, co-fundador da Value Finance
Cada empresa de TI ou de serviços mede, em certa medida, o desempenho financeiro. Algumas apenas se cingem à base, enquanto outras desejam abarcar todos os indicadores financeiros do mundo. Mesmo assim, embora o processo seja tão generalizado, inclui frequentemente inúmeros erros e contratempos.
Claro que pode dizer que os erros acontecem, e provavelmente não estará longe da verdade. Contudo, no desempenho financeiro, estes erros podem afectar a sua empresa em todos os seus níveis.
Neste artigo, juntei-me a especialistas e co-fundadores da Value Finance, Jakub Domeracki e Adam Zagała, para lhe mostrar como o desempenho financeiro pode afectar exactamente o seu negócio - e como pode utilizá-lo em seu proveito. Graças a estes conhecimentos, terá um vislumbre de anos de experiência com dezenas de outras empresas de desenvolvimento de software (e provavelmente terá também uma oportunidade de melhorar a sua!).
Que efeito pode ter um desempenho financeiro incorrecto no meu negócio?
Por exemplo, um desempenho financeiro incorrecto pode:
- distorcer os resultados dos relatórios financeiros, levando a que se tirem conclusões incorrectas e se tomem decisões incorrectas,
- convencer os gestores de que os seus projectos são lucrativos ou têm margens de lucro elevadas, mesmo quando as operações simplesmente perdem dinheiro,
- dissuadir os investidores que tendem a detectar tais erros antes de tomarem uma decisão,
- fazer com que o orçamento seja queimado por operações desconhecidas,
- retardar o crescimento da sua empresa devido à falta de dinheiro e, mais importante ainda, à falta de compreensão de quais os projectos que realmente são a força motriz por detrás de todo o negócio.
Soa mal? Deveria.
É por isso que melhorar o desempenho financeiro da sua empresa deve ser tão importante - em suma, pode ajudá-lo a evitar tomar ou apoiar decisões incorrectas que atrasam o seu negócio .
No entanto, embora possa parecer estranho, a resolução dos problemas com o desempenho financeiro não tem de ser um fardo.
Erros comuns de desempenho financeiro cometidos por gestores
Felizmente, temos uma boa notícia para si - em muitos casos, especialmente nos sectores dos serviços, o desempenho financeiro pode ser melhorado:
Rastreio temporal incorrecto
De acordo com os especialistas da Value Finance, os empresários utilizam frequentemente de forma abusiva os recursos de seguimento do tempo que têm à mão, quer utilizem o seguimento do tempo Jira ou algumas outras ferramentas. Isto deve-se ao facto de utilizarem frequentemente:
- pagam por operações não especificadas ou por horas de trabalho insuficientes,
- não analisar os relatórios ou dados históricos e tirar conclusões a partir deles,
- não criam referências para determinadas acções e operações, pelo que não sabem quanto tempo é necessário para as completar,
- não sabem o que fazem os especialistas em particular,
- não conseguem convencer os seus empregados a seguir as suas horas de trabalho correctamente.
"Uma vez ajudámos uma empresa que tinha contratado um novo funcionário para o departamento de marketing. Depois de uma análise minuciosa do tempo de trabalho, descobrimos que esta pessoa tinha gasto 70% do seu tempo em trabalho de vendas e recrutamento. Entretanto, os executivos ainda pensavam que a pessoa estava a trabalhar para o marketing".
Adam Zagała, co-fundador da Value Finance
Que problemas podem ser causados por um seguimento incorrecto do tempo?
Estes problemas têm implicações particularmente negativas para projectos de Tempo e Material, nos quais os clientes pagam por cada hora de trabalho. Nestes projectos, registos incorrectos ou em falta de registo de tempo podem resultar em facturas subavaliadas e numa margem de lucro mais baixa. Por outras palavras, ao eliminar estes problemas, o seu negócio pode ganhar mais dinheiro e reduzir as bancadas ao mesmo tempo.
Na experiência de Adam, muitos clientes descobriram também que os seus empregados tinham gasto a maior parte do seu tempo em projectos internos, em vez de o fazerem em projectos comerciais. Isto geralmente significa que alguns projectos não são controlados adequadamente - e as suas finanças também podem ser enganadoras.
Como resolver os problemas de seguimento do tempo e melhorar o desempenho financeiro?
Se algum dos problemas acima se aplicar à sua empresa, pode:
- Verificar os processos de seguimento do tempo. Dê uma vista de olhos às instruções relativas ao seguimento do tempo e verifique se a sua equipa está ciente das mesmas. Para que o acompanhamento do tempo seja exacto, estas orientações têm de ser seguidas por todas as pessoas da empresa.
- Analisar o número de horas seguidas por determinados funcionários e equipas. Verificar se correspondem ao número de horas do seu contrato e as suas responsabilidades globais. Este processo irá ajudá-lo a verificar se tem um problema com o seguimento do tempo, e apontará a sua possível fonte.
- Escolher uma pessoa responsável pela qualidade do seguimento do tempo. Devem ser responsáveis pela verificação das horas e sua comparação com planos, estimativas e contratos.
- Mostrar que o seguimento do tempo é importante. Algunsespecialistas não prestam atenção ao rastreio do tempo porque não se apercebem do seu impacto no trabalho da direcção e da empresa como um todo. Explique porque é que o processo é necessário e importante - uma simples conversa muitas vezes funciona maravilhosamente!
- Mudança para uma tarifa horária com empregados relutantes. Não vamos mentir - alguns empregados simplesmente recusam-se a seguir as horas, mesmo com os processos mais simples em mãos. Embora invulgar, estes indivíduos não devem ser ignorados. Em vez disso, só deveriam ser pagos pelas horas que acrescentaram ao sistema.
- Rastrear tempo não faturável. Para compreender como é a utilização real dos seus empregados, é necessário acompanhar tanto os projectos comerciais (facturáveis) como as operações internas (não facturáveis), incluindo reuniões, administração, e mais.
Estas regras não se aplicam apenas a empresas de software - empresas baseadas em serviços, tais como agências de marketing e empresas de consultoria também podem utilizar com sucesso o aconselhamento.
Gestão ineficiente do tempo e cobrabilidade
A gestão ineficiente do tempo numa empresa de serviços ou de TI refere-se geralmente ao grande número de horas não facturáveis ou dezenas de horas gastas em trabalho interno. São a raiz da baixa capacidade de carga - uma parte das horas de projecto na capacidade global de toda a empresa.
Em geral, consideramos a gestão do tempo ineficiente quando menos de 50% de todas as horas disponíveis na empresa são gastas em projectos comerciais. No entanto, as taxas de cobrabilidade diferem na empresa. Por exemplo, de acordo com os cálculos da Value Finance, a boa cobrança de toda a empresa deve situar-se entre 70 e 80%. Por outro lado, a cobrabilidade para a equipa de desenvolvimento deve ser de cerca de 90%.
"O recorde para a menor cobrabilidade que alguma vez encontrei foi de cerca de 45%. O proprietário da empresa veio ter connosco e disse que tinha uma excelente equipa, boas taxas de mercado e dezenas de projectos, e no entanto estava a perder dinheiro. Acontece que a cobrabilidade foi sempre o seu problema".
Adam Zagała, co-fundador da Value Finance
Quais são as consequências da baixa cobrabilidade?
A cobrança incorrecta tem duas consequências principais:
- os salários na empresa são demasiado elevados em comparação com a carga de trabalho,
- os empregados poderiam fazer mais trabalho facturável pelo mesmo salário.
Mas como é que funciona na vida real?
"Imagine uma equipa de produção que tem um orçamento de 500 mil euros por mês. Se a cobrabilidade desta equipa for de 80%, significa que 400 mil euros contribuem para o projecto, e 100 mil euros - para outros empreendimentos. Agora imagine que a cobrabilidade cai para 70%. Então, os custos sem projecto sobem para 150 mil euros. Portanto, uma queda de 1% na cobrabilidade corresponde a 5 mil euros de perda por mês, e 60 mil euros por ano. É assim que uma gestão ineficiente do tempo faz com que se perca dinheiro".
Adam Zagała, co-fundador da Value Finance
O que podemos fazer para corrigir problemas de cobrabilidade?
Se não medir algo, não pode controlá-lo. Então, a coisa certa a fazer nesse caso é começar a medir a cobrabilidade e controlar o desempenho financeiro para o qual contribui. Então, terá uma ideia mais precisa de qual é a causa do problema em primeiro lugar.
Depois disso, em função dos resultados das suas investigações, pode tomar algumas decisões críticas que podem melhorar tanto a cobrabilidade como o desempenho financeiro da sua empresa. Estes aspectos incluem:
- limitando a quantidade de operações internas ao mínimo necessário,
- aquisição de projectos adicionais para especialistas que ainda têm alguma capacidade disponível,
- limitando o apoio aos produtos existentes.
Erros nas tarifas e ofertas
Na experiência da Value Finance, os erros nas taxas e ofertas são frequentemente causados por alguns factores críticos que lançam uma sombra sobre todo o orçamento. Estes factores incluem:
- dados de entrada incorrectos nos cálculos. Se as partes do orçamento do projecto estiverem enraizadas nos pressupostos incorrectos, conduzirão mais tarde a mais e mais erros graves. Por exemplo, se os valores de imputabilidade estiverem incorrectos, todo o orçamento também estará incorrecto.
- incorrecto estimativas de custos para ofertas para projectos de Preço Fixo. Nesse caso, as ofertas incluem frequentemente muito poucas horas, levando a margens de lucro baixas ou inexistentes. O cálculo de uma Estimativa para Completar e melhorar os processos internos pode resolver este problema.
- cálculos imprecisos dos custos a nível da empresa (cargas/despesas gerais). Devem ser adicionados aos custos de trabalho em várias equipas; caso contrário, os custos podem perder-se na multidão e causar tarifas e ofertas incorrectas. Utilizar uma fórmula de alocação de custos para evitar tais situações.
Quais são as consequências de ofertas incorrectas?
As ofertas e tarifas incorrectas são normalmente os erros mais graves que uma empresa pode cometer. Há 2 razões principais para isso:
- as empresas podem iniciar projectos que tenham pequenas margens de lucro ou que não sejam rentáveis no seu conjunto. Este é o pior cenário para qualquer empresa, uma vez que tais ofertas fazem com que o negócio perca dinheiro activamente em vez de o fazer.
- as vendas podem crescer enquanto os lucros caem. Cada projecto requer especialistas, ferramentas e recursos adicionais. Se apenas uma fracção dos projectos gerar lucros razoáveis, em poucos meses os gestores podem encontrar-se com dezenas de projectos na sua carteira - e nem um cêntimo para o nome da sua empresa.
Em ambos os casos, a necessidade de dinheiro da empresa está a crescer rapidamente, enquanto os lucros permanecem os mesmos ou até caem. Se encontrar o seu negócio nesse tipo de situação, tem de agir imediatamente - eis como o fazer.
Como resolver os problemas com ofertas incorrectas?
Em primeiro lugar, começar com uma análise mais atenta dos custos. Identificar os custos do projecto e separá-los dos custos gerais e das despesas gerais geradas pela administração, marketing e RH.
Estes cálculos ajudá-lo-ão a determinar os custos reais de todas as operações no seu negócio - e os rendimentos que a empresa deve gerar para cobrir todas elas e deixar algum lucro para ser feliz.
"Os gestores têm muitas vezes algo calculado e acreditam nele. Só se apercebem que estão errados depois de serem auditados. Depois, verifica-se que tomam as suas decisões com base em informações incorrectas".
Jakub Domeracki, co-fundador da Value Finance
"Na Primetric, sugerimos a muitos dos nossos clientes que dividam a sua situação financeira em custos planeados, rastreados mas não facturados e facturados. Isto torna mais fácil ver qual era o plano, como está a decorrer a execução, e quanto já facturámos. Uma imagem tão clara torna mais fácil compreender rapidamente a situação dos projectos ou de toda a carteira".
Arek Terpiłowski, co-fundador na Primetric
Depois, forneça à sua equipa de vendas uma calculadora personalizada para criar ofertas. Se já tiver uma na sua empresa, certifique-se de que a qualidade dos cálculos está no ponto; caso contrário, só poderá piorar o seu desempenho financeiro. Além disso, deve certificar-se de que as mesmas tarifas são utilizadas em toda a empresa; todas as suas equipas têm de estar na mesma página.
Sem controlo sobre os custos gerais
A falta de controlo sobre os custos gerais na empresa significa que não há controlo sobre as despesas fora da equipa de desenvolvimento. Este é um problema comum aos departamentos de apoio, tais como marketing, RH, Employer Branding e muito mais. No entanto, são também comuns empresas inteiras que se debatem com esta questão.
Há algumas razões pelas quais isto acontece:
- os custos são analisados após serem gerados e não podem ser alterados ou ajustados,
- os custos não são classificados em categorias e a sua origem é desconhecida,
- falta de documentação das despesas, nomeadamente os pagamentos efectuados com os cartões da empresa,
- o aumento dos impostos causado por facturas incorrectas,
- ferramentas e subscrições desnecessárias.
Como é que a falta de controlo sobre os custos gerais afecta o desempenho financeiro?
O principal problema causado pela falta de controlo dos custos gerais pode ser descrito em apenas algumas palavras: o dinheiro é gasto de forma ineficaz em despesas desnecessárias, enquanto que poderia fazer mais bem em alguns outros campos. Como resultado, os fundos não melhoram a rentabilidade - em vez disso, arrastam-na para baixo.
Noutros casos, as empresas gastam demasiado dinheiro e tomam decisões que não podem pagar. Como resultado, tais empresas podem aceitar projectos ou fazer investimentos que as impeçam de crescer a longo prazo - ou que contribuam completamente para o colapso da empresa. O mesmo se aplica aos empréstimos de capital de exploração; embora possam ser tentadores, podem também gerar custos adicionais que podem ser prejudiciais para o negócio nos meses vindouros.
O que podemos fazer para evitar que esse cenário aconteça?
Comecemos pelo básico - cada departamento da empresa deve ter um orçamento e um planeamento financeiro correspondentes às suas necessidades. Deve incluir apenas as despesas necessárias. Além disso, devem ser comparadas regularmente com as despesas reais, para assegurar que cada cêntimo é gasto nos investimentos certos.
Além disso, as finanças devem também tornar-se da responsabilidade dos gestores de determinadas equipas e departamentos. Tal abordagem ajudará a sua empresa a controlar as despesas numa escala menor e assegurará que elas são realmente o que estavam planeadas para ser.
Falta de orçamentação para as equipas
Nenhum limite de gastos não soa bem - e, claro, isso não deveria acontecer em nenhuma empresa de software. Infelizmente, acontece.
A principal razão para tal ocorrência é a falta de educação financeira nas equipas. Nas empresas de serviços, as pessoas são responsáveis pela geração de despesas, uma vez que não há materiais, não há armazéns, não há máquinas. A sua falta de compreensão de como as coisas funcionam pode ser outra razão para o desaparecimento de dinheiro.
"Uma vez encontrei um exemplo perfeito de tal comportamento. Um programador veio ter com os executivos e pediu-lhes que organizassem uma hackathon. Ele precisava de 2 juniores, 2 médios e 2 seniores, e 30 pessoas podiam participar no evento. Ele também afirmou que o evento era capaz de promover a empresa. Quando questionado sobre os custos de tal empreendimento, o promotor disse que só precisava de dinheiro para alguns postos de comunicação social; pensou que a utilização da equipa interna para o efeito não iria gerar custos para a empresa".
Adam Zagała, co-fundador da Value Finance.
Tais decisões irracionais envolvendo despesas desnecessárias podem não ser lucrativas para a empresa - e muitas vezes não o são.
Como podemos melhorar a orçamentação nas equipas?
Tal como sugerimos no exemplo do parágrafo anterior, a educação é a chave - e deve começar com as equipas e os seus próprios gestores. Um conjunto de workshops ou aulas com o objectivo de lhes mostrar as nuances das finanças de uma empresa pode melhorar a sua consciencialização para estes assuntos e ajudar a empresa a controlar as suas finanças, tanto em grande como em pequena escala.
Além disso, à medida que a educação continua, os gestores devem também tornar-se responsáveis por questões financeiras. Como estão sempre próximos da equipa e dos seus projectos, são as melhores pessoas para o trabalho - a empresa só precisa de os ajudar a melhorar as suas capacidades financeiras.
Melhore o seu desempenho financeiro com Value Finance e Primetric
Se ainda não sabe como melhorar o desempenho financeiro da sua empresa, temos mais algumas dicas para si.
Em primeiro lugar, verifique se as suas ferramentas são realmente adequadas para medir o desempenho financeiro. Se tiver alguma dúvida, verifique o nosso software de gestão financeira ou simplesmente teste Primetric imediatamente.
Em segundo lugar, se ainda tiver algumas perguntas, sinta-se à vontade para visitar o website da Value Finance e navegar na sua oferta - estou confiante que encontrará lá o que procura!
