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O que é a rentabilidade? Definição
A rentabilidade é uma medida dos lucros gerados por uma empresa ou parte das suas actividades - por exemplo, um projecto. A rentabilidade é um factor importante na análise do desempenho financeiro e é um dos principais indicadores do sucesso da empresa para a maioria das empresas.
Neste artigo, no entanto, vamos concentrar-nos na rentabilidade mais geral - a calculada para toda a empresa e para toda a sua base de clientes.
Como melhorar as margens de lucro de uma empresa?
Simplificar as povoações
Sabe o que tem em comum os serviços informáticos mais rentáveis e de mais rápido crescimento? A simplicidade da orçamentação e as receitas recorrentes que lhes permitem responder diariamente às questões-chave das suas finanças.
Como encontrar as operações altamente rentáveis no seu negócio?
Calcular os custos de cada dia de trabalho para cada revelador para estimar com precisão os custos do trabalho. Da mesma forma, pode também certificar-se de que não perdem o seu tempo em tarefas não contabilizáveis.
Utilizar as mesmas informações para atribuir pessoas e permanecer no orçamento. Ao mesmo tempo, simplificará também os acordos com os clientes e minimizará o risco de utilização não facturável.
Tente atribuir projectos numa perspectiva mais longa e, se possível, utilize o modelo SaaS que lhe proporciona um rendimento estável e recorrente. Qualquer trabalho adicional fora do âmbito inicial pode ser resolvido separadamente quando necessário.
Monitorização das horas facturáveis e não facturáveis
A maioria das empresas de TI trabalha tanto em projectos comerciais como internos. No entanto, algumas delas parecem não perceber que o trabalho interno pode consumir todos os lucros gerados pelos projectos encomendados pelos clientes.
Controlo da facturabilidade de tarefas específicas
Para garantir que a maior parte do trabalho é feito num projecto encomendado pelos clientes actuais, é necessário controlar as horas facturáveis e não facturáveis, especialmente para as pessoas-chave nos seus projectos Se a proporção de horas facturáveis e não facturáveis estiver a diminuir, os seus projectos comerciais poderão em breve não ser capazes de cobrir os custos de todas as operações, colocando a sua empresa numa posição difícil.
Cálculo da rentabilidade dos projectos utilizando a fórmula de alocação de custos
Nas empresas de serviços de TI, os projectos são a principal fonte de receitas, enquanto que as pessoas que os completam são a fonte de custos. Por conseguinte, deve calcular a sua rentabilidade não só depois de terminarem, mas também antes de começarem e enquanto estão em curso.
Como calcular as margens de lucro para os clientes existentes?
Ainda assim, é mais fácil dizer do que fazer. Isto porque os projectos têm de cobrir não só os custos de horas de trabalho e equipamento básico, mas também uma fracção das despesas a nível da empresa, tais como aluguer, contas, ou operações de departamentos de apoio, tais como marketing ou vendas. Portanto, encontrar os clientes mais rentáveis com margens de lucro elevadas pode ser um pouco complicado.
Tomar todas estas características em consideração pode alterar drasticamente o desempenho financeiro dos seus projectos, bem como a sua margem de lucro e o estado do seu fluxo de caixa - e é para isso que serve uma fórmula de alocação de custos. Se quiser saber mais sobre a repartição uniforme dos custos operacionais em todos os seus projectos, esta é definitivamente uma fonte para si!
Preparar uma análise que inclua todos estes factores não é canja; é por isso que escrevemos um artigo separado sobre a análise financeira de projectos - sinta-se à vontade para o ler agora!
Monitorização da utilização
A maioria das empresas de serviços beneficia do tempo dos seus empregados. No entanto, em alguns casos, não é utilizada ao máximo, gerando menos dinheiro do que o esperado. A monitorização da utilização pode ajudar a evitar que isso aconteça.
Como calcular a utilização?
Para calcular a utilização por funcionário, basta dividir o tempo que gastaram em projectos facturáveis pelo número máximo de horas num determinado período em que estarão a trabalhar.
É importante notar que a taxa de utilização desejável pode diferir dependendo da antiguidade do funcionário. Por exemplo, um promotor júnior deve estar ocupado 95% do tempo de trabalho, uma vez que normalmente trabalha num único projecto que não requer qualquer outra acção para ser processado. Um programador sénior, por outro lado, tem uma utilização de cerca de 50-65%, uma vez que, além da codificação, também participa numa variedade de actividades adicionais, incluindo reuniões com o cliente, workshops e actividades internas.
Devido a estas diferenças, uma taxa média de utilização para uma empresa deve ser de cerca de 75-85%, dependendo do número de funcionários superiores.
Como monitorizar a utilização?
Embora todos nós tentemos melhorar a taxa de utilização, por vezes não é simplesmente o que esperamos que seja. Mas o que pode um gestor fazer para mudar isso?
Em primeiro lugar, deve ser verificado o número de actividades não contabilizáveis. Embora sejam necessárias pausas e reuniões, algumas actividades devem ser omitidas, uma vez que não geram quaisquer lucros tanto para a empresa como para os seus clientes. Lembre-se que cada hora de trabalho custa dinheiro, enquanto que apenas as horas facturáveis geram lucros!
Em segundo lugar, planear e monitorizar a carga de trabalho. Utilizar instrumentos dedicados para ser o mais preciso possível, evitar conflitos de horários, e detectar empregados ociosos antes que se tornem uma fonte de custos adicionais, sem gerar lucros.
Por último, mas não menos importante, reduzir o número de empregados da bancada . Ainda precisam de ser pagos, mas só gerarão lucros quando afectos ao projecto. Procure novos projectos se vir que um grande grupo de promotores está prestes a aborrecer-se no trabalho!
Posso prever a utilização?
Sim, é claro!
Utilizando ferramentas de gestão de recursos, pode planear o seu trabalho, monitorizar o seu progresso e ver quando os projectos terminam. Como resultado, em cooperação com o departamento de vendas, pode começar a procurar novos projectos antes que a bancada da sua empresa fique lotada. As mesmas ferramentas podem também ser utilizadas para encontrar empregados ineficientes ou simplesmente pessoas que seriam muito mais rentáveis noutros locais.
Medir o custo dos empregados da bancada
Muitos gestores na indústria das TI tendem a pensar que não têm especialistas suficientes. No entanto, isto pode ser apenas uma ilusão - quando a sua utilização não é calculada correctamente, os trabalhadores podem parecer muito mais ocupados do que realmente são. Como resultado, eles passam metade do seu tempo sentados, gerando custos.
Como evitar custos desnecessários das bancadas?
Para evitar que os custos da bancada cresçam exponencialmente, medir os custos de pessoas que não estão atribuídas a projectos activos. Se vir que o seu banco começa a ficar lotado, tente encontrar um novo projecto para as pessoas que vão ficar ociosas num futuro previsível. Ao fazê-lo, assegura-se de que o dinheiro da empresa não é gasto apenas em manter os funcionários lá, e pode mesmo ganhar algum dinheiro adicional com os novos projectos!
Além disso, com a recessão ao virar da esquina, o número de projectos pode cair ainda mais, expandindo exponencialmente a bancada. O cálculo da utilização nesse caso é particularmente importante, pois pode mostrar-lhe os custos de empregados ociosos e ajudá-lo a tomar melhores decisões.
Melhorar a eficiência dos processos
Como empresário ou gerente, deve saber que alguns custos não valem o seu preço em primeiro lugar, e poderiam - e deveriam - ser cortados do seu orçamento. Outros, por outro lado, podem ser ineficazes e fazer com que o seu negócio perca clientes. Em ambos os casos, tais ocorrências podem ser detectadas ao longo da análise.
Como encontrar os indicadores-chave de desempenho para a eficiência?
Para melhorar a margem de lucro da sua empresa, analise regularmente as suas demonstrações financeiras. Neste processo, deve concentrar-se em encontrar:
- quaisquer gastos que possam ser eliminados de imediato, uma vez que não são necessários,
- despesas desconhecidas que devem ser atribuídas e avaliadas,
- quaisquer operações que não foram incluídas no orçamento de um departamento, equipa ou de toda a empresa (dependendo da situação),
- processos comerciais com pequenas margens de lucro,
- quaisquer outros processos responsáveis pela geração de despesas adicionais, sem rendimentos significativos.
Depois de encontrar algum dos custos acima referidos, analisá-los minuciosamente para determinar se eram realmente necessários e se simplesmente valiam o dinheiro. Se não o forem - é altura de os riscar de orçamentos futuros!
Orçamentação constante
Cada gestor de projecto e executivo sabe que cada projecto, equipa e departamento, bem como toda a empresa, precisa de ter um orçamento. No entanto, alguns deles esquecem-se frequentemente de que o orçamento não é mais um documento suposto recolher pó na prateleira no fundo do seu escritório. Os orçamentos devem ser monitorizados, avaliados e alterados quando necessário!
Como melhorar a rentabilidade da empresa através da orçamentação?
Para obter um melhor controlo do seu fluxo de caixa e melhorar a rentabilidade do seu negócio como resultado, deverá:
- comece a acompanhar a hora nos seus projectos. Na maioria dos casos, o tempo de rastreio é o que gera a maioria dos custos nos projectos. Rastreie-os e utilize as taxas horárias e salários para determinar o custo real do trabalho em tempo real.
- incluir os custos gerais nos orçamentos. Tanto as despesas únicas, tais como novos equipamentos e matérias-primas, como os custos recorrentes, tais como subscrições, devem ser incluídos no orçamento. Sem elas, poderá ficar com a impressão de que as suas despesas operacionais são inferiores ao esperado!
- monitorizar as alterações no orçamento. medida que o projecto avança, os custos de trabalho e outras despesas aumentam, e o controlo de qualidade pode descer. Utilize a combinação de controlo de tempo e orçamentação para acompanhar estas alterações e reagir sempre que surja um pico acentuado nos custos.
Pesquisa de mercado contínua
As empresas de serviços, e as empresas de TI em particular, estão sujeitas a constantes mudanças. Mesmo assim, não se pode deixar a sua empresa ser surpreendida vez após vez quando estas mudanças aparecem. Tem de se preparar para o futuro para aumentar a rentabilidade - e é disso que se trata a pesquisa de mercado.
O objectivo do estudo de mercado é ajudar os gestores e executivos de projectos a ter uma ideia do que os clientes querem agora, de como as suas necessidades mudam, e o que podem querer no futuro - e quais os novos mercados que podem estar interessados na sua categoria de produtos. Por outras palavras, um simples inquérito ou relatório pode ajudá-lo a ver como os seus produtos e serviços podem melhorar para atrair novos clientes e aumentar a rentabilidade.
Melhorar a satisfação e o empenho dos empregados
Se alguma vez teve algum contacto com especialistas de RH, sabe certamente que contratar um novo especialista não é apenas um fardo, mas também um esforço muito dispendioso. É por isso que pode melhorar a rentabilidade da sua empresa, assegurando as mais baixas taxas de rotação possíveis.
Aumentar a rentabilidade com maior moral - como fazê-lo?
Salários suficientes, desenvolvimento de funcionários de topo, ambiente amigável e responsabilidades recompensadoras são a chave para atrair novos funcionários e convencer os já existentes a permanecerem na empresa por mais tempo. Além disso, todas estas coisas são também valiosas do ponto de vista empresarial: permitem poupar dinheiro na contratação de novos especialistas, e melhoram a rentabilidade ao aumentar o valor do seu trabalho.
Eliminação de factores não essenciais
A nova máquina de café é realmente necessária? E quanto a essa ferramenta - será realmente necessária outra plataforma para o desenho gráfico? Além disso, não creio que a participação nesta conferência valha o dinheiro... Aumentar a rentabilidade pode ser tudo uma questão de nos livrarmos de tais factores, uma vez que o seu valor percebido pode ser superior ao que é na realidade!
Como eliminar tais factores dos processos empresariais?
Sejamos realistas - independentemente da dimensão da empresa, alguns gastos adicionais e desnecessários simplesmente acontecem. No entanto, é preciso simplesmente pôr fim a alguns deles (claro, alguns podem revelar-se realmente úteis!).
Ao tentar melhorar a rentabilidade da sua empresa, preste especial atenção a esses gastos adicionais. Embora possam parecer bastante pequenos, quando resumidos podem ser responsáveis pelo desaparecimento de uma grande pilha de dinheiro da sua conta bancária.
Encontrar e adquirir tipos de projectos rentáveis
Nem todos os projectos são tornados iguais - alguns deles podem simplesmente ser mais rentáveis do que outros. O seu objectivo é simples: encontrá-los e assegurar-se de que existem mais!
Como melhorar a margem bruta com uma melhor escolha de projectos?
Analisando a condição financeira de todos os projectos (por exemplo, utilizando um relatório que mostramos abaixo) é possível ver exactamente quais são os mais rentáveis, e quais se revelaram menos do que satisfatórios. Ao analisar um resumo deste tipo, pode escolher os tipos de projectos com melhor desempenho e concentrar-se na sua aquisição no futuro, aumentando a rentabilidade da empresa, encontrando melhores negócios e cortando custos de produto ou serviço que outras empresas se livraram de anos antes.
Impulsionar a produtividade
A redução dos custos, de couse, faz sentido em aumentar a rentabilidade, mas não é a única forma de criar produtos rentáveis ou de tornar os projectos rentáveis. Na indústria das TI, as competências e o trabalho das pessoas são a principal fonte de lucro. Portanto, o aumento da produtividade é também a forma mais fácil de melhorar a rentabilidade.
Como ganhar mais dinheiro aumentando a produtividade?
Para o fazer, é preciso que o faça:
- planear de forma realista a capacidade das pessoas. Apenas cerca de 80% da capacidade de um especialista deve ser atribuída a um projecto. O resto do tempo será gasto em organização, pausas e reuniões de qualquer forma!
- controlar as horas facturáveis e não facturáveis. Alguns empregados podem simplesmente perder o seu tempo em projectos internos enquanto podem estar a ganhar dinheiro com os comerciais. Certifique-se de que não é esse o caso.
- evitar horas extras e bancadas. Embora por vezes inevitáveis, as horas extraordinárias e os bancos têm um enorme impacto negativo na motivação e produtividade das pessoas. Por conseguinte, certifique-se de que tais problemas ocorrem no calendário do projecto tão raramente quanto possível.
- evitar conflitos de horários. Devido a erros ou falta de pessoal, alguns especialistas podem encontrar-se afectados a dois ou mais projectos - e não serão capazes de fazer tanto trabalho.
Como é que posso fazer todas estas coisas?
Basta pegar num pedaço de papel e... é melhor voltar a colocá-lo na gaveta.
Cálculos tão complexos não podem ser feitos num caderno ou num Excel - há demasiados factores que podem afectar os seus resultados finais. É por isso que a maioria das empresas de TI utilizam algumas ferramentas mais intrincadas, tais como o Primetric.
Que características financeiras é que a Primetric oferece?
Primetric inclui uma variedade de ferramentas que o podem ajudar a avaliar a condição financeira da sua empresa tanto em geral como em detalhe. As suas características incluem:
- tempo e estimativas financeiras para projectos novos ou futuros,
- orçamentação avançada e acordos para projectos que já estão em curso,
- uma opção para calcular diferentes graus de margem, dependendo das suas necessidades,
- os custos de trabalho num projecto calculado em tempo real com base na quantidade de horas trabalhadas e na informação sobre salários ou vencimentos incluída no sistema,
- informação financeira detalhada para cada um dos seus projectos, incluindo despesas gerais do projecto, despesas gerais da empresa, e muito mais,
- uma vasta gama de relatórios avançados, incluindo rentabilidade, produtividade, e muito mais.
Claro, isso é apenas uma fracção das características que pode encontrar na Primetric - também oferecemos rastreio de tempo, business intelligence, gestão de carteira de projectos, e muito mais.
Naturalmente, não tem de acreditar na nossa palavra para
Deseja saber mais sobre finanças para o seu negócio?
Não há problema - temos alguns artigos que poderá considerar úteis. No nosso blogue pode ler sobre o assunto:
- o desempenho financeiro e a forma de o medir,
- Facturas Jira e outras características financeiras,
- horas facturáveis e não facturáveis (e a razão pela qual as deve utilizar),
- medir o desempenho empresarial,
- previsão de receitas.
Ou, se já está à procura de uma ferramenta que o possa ajudar a gerir as suas finanças, basta reservar uma demonstração com especialistas em Primetric ou iniciar imediatamente um ensaio!
