9 Maneiras comprovadas de gerir múltiplos projectos ao mesmo tempo (+3 Desafios comuns)

Equilibrar vários projectos é muito diferente de gerir um único projecto.

Enquanto as tarefas de um projecto são geralmente completadas pela mesma equipa dentro de um processo apertado de gestão de projectos, vários projectos vêm frequentemente com as suas próprias configurações de equipa e gestores de projecto.

Então, como gerir vários projectos ao mesmo tempo e mantê-los todos juntos? Leia este artigo para saber mais.

3 desafios-chave na gestão de múltiplos projectos

Desafio 1: Como partilhar recursos entre projectos?

Keeping track of your resources is the core challenge of managing multiple projects. When you increase one project’s allocation, you reduce the resource capacity for other projects.

Quem vai trabalhar em que projecto? Quando é que vão fazer o trabalho? É preciso saber a resposta a estas perguntas, ou enfrentará problemas de programação, prazos não cumpridos e menor rentabilidade do projecto.

Para resolver este problema, os gestores utilizam painéis de controlo que centralizam toda a informação sobre a disponibilidade dos membros da equipa para assegurar uma atribuição sem problemas e evitar o cabo de guerra entre projectos para funcionários estelares.

Algumas das ferramentas que lhe dão melhor visibilidade são:

• Mapa de Calor de Disponibilidade(ver aqui)
• Calendário de carga de trabalho(ver aqui)
• Relatórios de utilização / Disponibilidade / Vagas(ver aqui)

Mais sobre o processo de atribuição de recursos pode encontrar nestes artigos:

• O que é a alocação de recursos na gestão de projectos (e como aceitá-la)
• Planeamento de recursos na gestão de projectos: porque é que vale a pena fazer isto (certo)?
• 5 mistakes you might make in long-term resource planning
• Creating a resource utilization plan
• JIRA resource allocation

Além disso, se estiver interessado numa abordagem mais centrada no financiamento, pode também ver como as despesas gerais dos projectos se sobrepõem. Discutimos isto no nosso artigo sobre como incluir as despesas gerais nos custos das horas facturáveis.

Desafio 2: Como gerir as dependências entre projectos?

Por vezes, a entrega de um projecto só é possível depois de outro projecto ser entregue primeiro. 

Por exemplo, uma equipa de desenvolvimento de software precisa primeiro de desenvolver uma aplicação móvel UX/UI antes de começar a escrever código.

As dependências entre projectos não são nada como as dependências entre tarefas de projecto. Neste caso, estão à frente dos projectos diferentes gestores de projecto. Isto significa que a comunicação tem de ser rápida e aberta, com actualizações regulares do estado e chamadas de recuperação.

Uma das soluções que lhe dá uma grande imagem das dependências dos projectos é o calendário da carteira de projectos com a WBS(ver aqui)

Desafio 3: Gestão de objectivos e prazos em múltiplos projectos

É natural que queira certificar-se de que cada um dos projectos realizados pelas suas equipas cumpre o seu objectivo e prazo. Mas como o fazem enquanto supervisionam vários projectos que estão a ser concluídos ao mesmo tempo?

O que é necessário é uma visão analítica de alto nível de todos os projectos e o seu progresso medido em relação a pontos-chave como prazos ou marcos. 

Neste momento, não gere projectos a um nível granular, mas analisa métricas de alto nível para medir como a sua conclusão se enquadra nos seus objectivos financeiros globais. 

Uma das ferramentas mais importantes para a medir e controlar adequadamente são:

• Relatório de progresso do projecto(ver aqui exemplos)
• Comparação entre as estimativas de alto nível e os reais
• Fórmula chave de atribuição de custos para ter a certeza de que os seus projectos são suficientemente lucrativos

Vale também a pena medir ETC (Estimativa a Completar) a este nível.

Mais sobre ETC e como prever ameaças através de múltiplos projectos que pode encontrar neste artigo: Como calcular a Estimativa a Completar (ETC)

Como gerir vários projectos ao mesmo tempo (e cumprir prazos)

1. Organize todos os seus projectos num só local

A falta de visibilidade em todos os projectos é provavelmente o problema mais comum das empresas de TI. Como é suposto saber o que está a acontecer em cada projecto ao fazer malabarismos com várias folhas de cálculo Excel?

A solução para isto é manter tudo no mesmo lugar.

Encontre uma solução onde possa planear e gerir todos os projectos e pessoas a eles atribuídas.

Será capaz de ver rapidamente tudo o que está em progresso e verificar o estado de cada projecto. 

If you combine it with financial insights like we did in Primetric, you can also perform project financial analysis and check how much of your budget the project has burned so far, as well as compare your estimations with reality based on tracked working hours.

2. Dar prioridade ao trabalho de forma precisa

É abordado por dois clientes. Ambos os projectos parecem interessantes, mas tem recursos suficientes para realizar apenas um deles. Qual deles deve escolher?

Faz sentido dar prioridade ao trabalho que tem o maior impacto nos seus resultados. É preciso saber quais os projectos a priorizar para a sua equipa.

Para lá chegar, precisa de uma ferramenta que o ajude a priorizar estrategicamente o trabalho tanto a nível macro como micro. 

Uma vez definidas as suas prioridades, assegurará sempre que os projectos com prioridade mais elevada sejam totalmente preenchidos antes de atribuir membros de equipa a projectos com prioridade mais baixa. Isto ajudá-lo-á a evitar conflitos de horários.

3. Ajude a sua equipa a lidar com as mudanças de requisitos

Em algumas empresas de TI, as pessoas podem estar a trabalhar em mais do que um projecto por semana ou mesmo por dia. É necessário apoiar a sua equipa no acompanhamento destas prioridades de mudança e reafectações.

O que precisa aqui é de uma visão em olhos de pássaro de todas as atribuições. Claro, estabelecer prioridades é importante, mas também é ser flexível com as suas afectações, se for necessário. 

Se rastrear o trabalho em múltiplas folhas de cálculo, saber o que cada pessoa está a trabalhar num determinado momento será muito desafiante. Quando as prioridades mudarem, não terá ideia de quão ocupadas as pessoas estão, quem pode ser remarcado e como continuar a seguir o trabalho colocado em espera.

Uma solução que actue como fonte central da verdade ajudá-lo-á a gerir múltiplos projectos sem se preocupar em mudar os requisitos e as prioridades. O trabalho de todos será totalmente visível, pelo que um olhar será suficiente para ter uma rápida noção da sua largura de banda.

4. Verificar a carga de trabalho dos funcionários nos projectos

Outro problema comum na gestão de múltiplos projectos é não saber quanto (ou quão pouco (trabalho) cada membro da equipa tem no seu prato no momento e no futuro.

É preciso ter uma forma de ver a carga de trabalho dos funcionários através dos projectos. Se não o fizer, contará com a sua equipa para lhe dizer se as suas cargas de trabalho são demasiado pequenas ou demasiado grandes. Como irá antecipar-se a problemas como prazos não cumpridos, empregados com excesso de trabalho, ou talento subutilizado?

To solve this, start by managing workload in one place. Your solution also needs to show you employee allocations so you can easily check who is assigned to which project and its date range. Identifying overbooked employees or project timeline conflicts will be much easier. 

5. Não se esqueça da sua carteira de projectos quando agendar um novo

Assim, estará a executar dois projectos ao mesmo tempo. Se não conseguir planear com antecedência e as suas datas de início não forem coordenadas, arrisca-se a sobre-reservar funcionários, a bloquear o trabalho, e até mesmo a implementar o progresso do projecto.

To avoid this problem, schedule new projects with the full scope of your team’s work in mind. It can be a month, a quarter, or a year - the important thing is that you spread these projects in time to avoid scheduling conflicts or overwhelming your team. 

6. Certifique-se de que tem todas as informações necessárias (que estão actualizadas)

Isto começa com a disponibilidade dos seus empregados para competências, experiência, tarifas horárias, licenças de férias e contratos. 

Por outro lado, para se poder dar boas prioridades, também é necessário conhecer a rentabilidade de cada projecto, assim como os prazos. É assim que se pode determinar qual é o projecto mais importante neste momento e reagir em conformidade.

7. Não se esqueça do quadro geral 

Ter uma folha de cálculo é suficiente desde que se possa encontrar rapidamente toda a informação necessária. Mas se demorar 20 minutos ou algumas horas a compilar dados, deverá definitivamente encontrar uma alternativa mais eficiente. 

É importante estar atento ao panorama geral. A sua solução deverá permitir-lhe mudar rapidamente a perspectiva das pessoas para os projectos, aumentar e diminuir o zoom, verificar onde há fugas de dinheiro e potenciais ameaças. Tudo isto é crucial para um processo de decisão rápido e eficiente que não lhe dê dor de cabeça.

8. Planear a longo prazo e torná-lo simples

Se executar vários projectos e planear a curto prazo - digamos com 2 semanas de antecedência - poderá estar em grandes apuros. 

Quando falo com gestores, ouço isto muitas vezes:

"Arek, não sabemos quanto trabalho será necessário neste projecto nos próximos dois meses" ou "O cliente muda constantemente os requisitos, por isso como posso estimar isso?

Pare de choramingar e faça algumas suposições simples baseadas em dados históricos e na probabilidade futura da sua cooperação. 

If you work in Agile projects and they consist of constant client requests (e.g., on a weekly basis), just assume how many FTEs of your people you may need in the future and make reservations. Thanks to that, you can understand the tentative workloads better.

Se não souber quanto durará o projecto, basta perguntar a si mesmo: 

• É possível que termine no próximo mês? Ou talvez dentro de dois meses? 
• Durante quantos meses assinámos um acordo com o cliente e qual é o período de pré-aviso?
• Qual é a carga de trabalho média necessária em relação aos períodos anteriores? Como é que é o meu atraso? 
  

Don’t be afraid to ask yourself these questions and make assumptions. They will only get better and better with time. Thanks to software like Primetric, you can also get back to historical data after few months and, based on that, improve your future resource and cost estimates.

9. Não se esqueçam dos projectos tentativos

Só porque um projecto é provisório, não significa que não se deva tornar parte do seu processo de planeamento. Estas atribuições e reservas antecipadas ajudá-lo-ão a evitar reservas em excesso mais tarde, quando um projecto requer urgentemente a atenção de um dos seus especialistas.

Planeamento de recursos para múltiplos projectos

Quando se está a executar vários projectos ao mesmo tempo, o planeamento de recursos pode ser complicado. É preciso descobrir quantos recursos são necessários para cada projecto e depois certificar-se de que esses recursos estão disponíveis exactamente quando são necessários.

Como se compara com o planeamento de recursos para um único projecto?

Em vez de uma única equipa, terá de saber como é que a capacidade se parece em toda a comapny e ver as dependências entre a utilização de recursos em diferentes projectos.

A seguir, sugiro algumas ferramentas que podem ajudar nesta matéria.

Relatório de progresso dos projectos

O software de planeamento de recursos como o Primetric fornece relatórios detalhados mostrando o progresso do seu projecto juntamente com a utilização dos seus funcionários, com base no tempo de trabalho registado. 

Graças a tais relatórios, nunca perderá a noção do progresso dos seus projectos.

Calendário do projecto com carga de trabalho dos funcionários

Tal calendário serve como uma única fonte de verdade para todos, desde vendas e PM/entrega até à equipa financeira e executivos. Basta um olhar para saber o que se passa nos seus projectos, que funcionários estarão disponíveis em breve, quem está sobrecarregado, e que vagas precisa de preencher em breve.

Relatórios de utilização de recursos

Em vez de atribuir os seus recursos de forma aleatória, considere a rentabilidade do projecto e dê prioridade aos projectos com base no impacto. Uma solução que forneça relatórios de utilização de recursos irá ajudá-lo a evitar a sub- ou sobre-atribuição antes do início do seu projecto e a manter a sua taxa de utilização sob controlo.

Aumentar / Reduzir o zoom

Outra vantagem do software que inclui um calendário é que está dividido em pessoas e projectos. Pode ampliar e reduzir por dias, semanas, ou meses para ver a capacidade dos funcionários individuais (para verificar quem está sobrecarregado com trabalho ou quem está na bancada).

Relatórios personalizados

Uma solução de software com relatórios financeiros incorporados é muito útil na previsão das taxas de realização de projectos, disponibilidade de recursos, ou do número de vagas dentro dos próximos meses. A fácil visualização dos dados é essencial para a tomada de decisão orientada por dados.

Painéis de controlo

Algumas soluções de software incluem o seguimento do tempo, idealmente com painéis de controlo valiosos que mostram folhas de tempo preditivas. Pode utilizá-los para ver as tarefas em que as pessoas de um dado projecto devem estar a trabalhar. Mais importante, podem exibir os custos e receitas gerados por cada membro da equipa - por projecto, cliente, ou dentro de um intervalo de datas específico.

Embrulhar

Gerir vários projectos é complicado, mas a solução de software correcta pode torná-lo muito mais fácil graças a todos os conhecimentos e acesso a dados em tempo real. 

Dê uma volta ao Primetric - posso garantir que nunca mais mudará para folhas de cálculo.