Como gerir eficazmente o orçamento do projecto se for uma empresa de serviços de TI

Ter um orçamento e segui-lo ilumina eficazmente muitas questões que afligem a sua empresa . Por exemplo, se examinar constantemente o orçamento, está provavelmente a lidar com um assunto mais sério como as tarifas horárias incorrectas dos clientes.

O bom do rastreio é que mostra exactamente onde as coisas correram mal e como consertá-las para que nunca mais voltem a acontecer.

Leia este artigo para obter as respostas a todas as suas perguntas prementes sobre orçamentos inteligentes e aprender a seguir o seu orçamento com a ajuda de algumas ferramentas bastante inteligentes.

Porque é que precisa de um orçamento de projecto?

TL;DR: Se falhar na orçamentação do seu projecto, este pode falhar(28% das falhas do projecto vêm de estimativas de custos imprecisas) ou pode não lhe trazer a margem de lucro necessária para manter a sua empresa a funcionar.

Deixem-me explicar isto com mais detalhe.

Utilizamos o orçamento para compreender se um projecto foi concluído com sucesso ou não. Mas não se trata apenas da conclusão do projecto e da capacidade da sua equipa para se manter no orçamento.

Há muitas outras razões pelas quais os orçamentos são tão importantes.

Para começar, o acompanhamento do orçamento ajuda-o a controlar os custos do projecto. Pode medir o custo real do projecto em relação às suas estimativas e ver quanto dele já queimou. 

Se o seu projecto estiver 50% feito mas já queimou 80% do seu orçamento estimado, saberá que algo correu mal e tomará imediatamente medidas.

Agora que já não temos nada a ver com isto, é altura de nos concentrarmos em algumas coisas práticas sobre a orçamentação de projectos.

O que é um orçamento de projecto?

Um orçamento de projecto não é mais do que o total dos custos projectados a suportar para completar um projecto durante um período de tempo específico .

A ideia é estimar os custos de um projecto por fase e utilizar estes dados para definir uma taxa de cliente que lhe traga a margem de lucro desejada.

Um orçamento de projecto típico inclui:

• custos de mão-de-obra (taxas horárias dos seus criadores e outros especialistas), 
• custos de material (qualquer coisa desde licenças de software a monitores de computador),
• custos operacionais (custos gerados pelo seu departamento administrativo, vendas, marketing, etc.). 
  

Note-se que este não é um documento estático - ele muda com revisões e actualizações aplicadas ao longo de todo o projecto. 

O que é a gestão orçamental na gestão de projectos?

A gestão orçamental do projecto é basicamente o processo de estimar o que se precisa, estabelecer limites e gerir as despesas ao longo de toda a duração do projecto.

A maior parte das vezes, irá analisar estas tarefas de gestão

• Definir o orçamento - prever as suas necessidades, identificar os recursos necessários(planeamento de recursos), e definir o orçamento.
• Acompanhamento e gestão orçamental durante o progresso do projecto - e gestão de prazos para lidar com os custos de mão-de-obra.
• Actualizar o orçamento - isto é o que se faz quando se nota que a realidade parece diferente dos seus planos.

Vamos começar com alguma teoria: 5 métodos de orçamentação comuns

Um gestor de projecto pode escolher entre vários métodos para definir e seguir orçamentos. A abordagem escolhida depende do tipo de projecto em causa, da disponibilidade de dados históricos e de outros factores.

1. Estimativa de baixo para cima

Este é um método de estimativa na indústria tecnológica.

E por uma boa razão - aumenta a precisão e ajuda a eliminar os erros provenientes de supervisão ou de uma visão insuficiente e detalhada do projecto.

A estimativa de baixo para cima baseia-se na estimativa de partes individuais do plano do projecto e depois somá-las para criar a estimativa final.

O que são essas partes individuais do projecto? Podem ser tarefas, marcos, ou fases do projecto - dependendo de como se estima a carga de trabalho do projecto em geral.

Há algum inconveniente nesta abordagem? Descer ao mais pequeno detalhe do seu projecto pode levar muito tempo. Além disso, os requisitos do projecto podem mudar, mesmo neste momento. É por isso que tais estimativas passam normalmente por várias iterações e refinamentos ao longo da duração do projecto.

Quanto melhor compreender o âmbito do seu projecto, mais exacta será a sua estimativa. Isto significa que terá menos incertezas para lidar à medida que o projecto avança.

2. Estimativa de cima para baixo

Aqui damos uma volta de 180 graus e começamos a partir do topo. Ao seguir este método, primeiro calcula-se o número total de horas necessárias para completar o projecto e depois divide-se este número em tarefas ou marcos.

Tudo começa com o orçamento total do projecto. Portanto, pode fazer muito sentido se estiver a trabalhar com o modelo de facturação de Preço Fixo onde os recursos disponíveis são fixados em pedra. O seu trabalho é garantir que o projecto possa ser realizado dentro dos seus limites (e gerar uma margem de lucro decente).

Alguma desvantagem? Acaba com estimativas bastante soltas no início do projecto, porque compreender o âmbito do trabalho e estabelecer um plano de projecto pode ser um desafio.

Para não mencionar os problemas potenciais que esta abordagem pode causar entre as suas equipas de vendas e de projecto.

Como ganhar este jogo? É preciso compreender como cada tarefa no âmbito do projecto irá afectar o preço fixo inicial. Calcular isto manualmente é complicado porque se está a expor a erros potencialmente dispendiosos. 

3. Estimativa análoga

É provável que não seja um principiante total na gestão de projectos. Já geriu orçamentos de projectos antes e tem uma ideia sobre o que funcionou e o que não funcionou.

Pode utilizar os seus conhecimentos e dados para criar novos orçamentos através da abordagem de estimativa análoga. Combine dados e melhores práticas dos seus projectos anteriores para criar uma estimativa sobre quanto o projecto actual poderia custar ao cliente. 

Provavelmente faz isto com frequência suficiente quando cria estimativas iniciais que transmite à sua equipa de vendas, certo?

A estimativa análoga pode tornar-se demorada, mas não tem de o fazer se tiver um bom software de gestão de carteira de projectos. Em Primetric, pode duplicar um projecto para criar outro com tarefas semelhantes e depois ajustá-lo para corresponder melhor aos requisitos do projecto actual. E depois utilizá-lo para criar uma estimativa mais precisa.

Ainda assim, lembre-se que cada projecto é único e embora possa encontrar semelhanças, a sua decisão final não deve ser baseada apenas nelas. 

4. Estimativa paramétrica

Nesta abordagem, utilizam-se dados e variáveis do projecto para estimar o orçamento total. Este método é mais preciso do que uma estimativa análoga porque se baseia nas variáveis de custo ou pontos de dados de partes específicas dos seus projectos.

A estimativa paramétrica toma mais do que um conjunto de dados e depois utiliza a relação estatística entre os dados históricos e as suas variáveis.

O único problema é que pode achar esses pontos de dados desafiantes. 

5. Estimativa em três pontos

É simples: considere as melhores, piores e mais prováveis estimativas de casos para criar um orçamento médio.

Esta é uma das técnicas mais pragmáticas para estimar orçamentos porque se toma uma média ponderada dos melhores, piores e mais prováveis cenários de casos. 

Também o inspira a olhar para o projecto a partir de múltiplas perspectivas, de modo a obter uma estimativa de custos mais realista e a evitar exceder o orçamento.

Note-se que por vezes pode demorar mais tempo do que outros métodos de estimativa, mas vale bem a pena o esforço.

Como criar e controlar um orçamento de projecto para uma empresa de serviços de TI

1. Estabeleça o seu orçamento

Comece por decompor o seu projecto em tarefas e marcos. Precisa de uma lista de tarefas para saber o que a sua equipa terá de realizar para levar este projecto até à sua conclusão. Naturalmente, este conhecimento é fundamental para gerir os custos do seu projecto.

Assim que a sua lista de tarefas estiver pronta, faça uma estimativa de cada item nela contido. Identifique toda a mão-de-obra e materiais necessários para a completar e desenvolver uma estimativa.

Acrescentar todas as estimativas para calcular o orçamento total. Certifique-se de acrescentar alguns custos de contingência, impostos e despesas gerais para obter uma visão precisa das suas finanças. Ao conhecer os seus custos, pode definir a taxa certa para os seus clientes e certificar-se de que o seu projecto é rentável.

Saiba mais sobre isto aqui: Como se incluem as despesas gerais no preço das horas facturáveis?

Factores a considerar durante a fase de planeamento:

• Experiência do cliente - precisa de saber se o seu cliente já realizou um projecto semelhante ou se utilizou os serviços de uma empresa como a sua. Se assim for, eles sabem como é uma tal cooperação e o que esperar dela. O planeamento para um cliente que não tem ideia do que esperar de trabalhar consigo, precisa de ter em conta essa falta de experiência e concentrar-se em aspectos como a comunicação.
• Experiência da equipa - a seguir, há a experiência da nossa equipa que também precisa de considerar. Normalmente, uma equipa de projecto inclui pessoas de vários níveis de experiência - desde os juniores, passando pelo nível médio, até aos seniores. Se a sua equipa é constituída por programadores de nível médio e sénior, precisa de fazer diferentes suposições sobre o número de horas que demorará a entregar uma característica do que quando está a lidar com uma equipa que consiste principalmente de juniores.
• Singularidade do projecto - finalmente, considerar o projecto em questão. É diferente dos outros projectos que implementou? Na maioria das vezes, os projectos são semelhantes a um certo nível de detalhe, pelo que pode utilizar dados históricos sobre projectos passados em seu benefício ao fazer as suas estimativas.

As melhores práticas para esta fase:

• Adicione despesas gerais de concepção à sua conta 
• Adicionar despesas gerais da empresa - a rentabilidade a nível do projecto é importante, mas não é o quadro completo. O projecto contribui para a margem de lucro de toda a sua empresa.
• Desenvolver taxas médias de receitas como pontos de referência com base em papéis e experiência para ajudar os seus PM a gerir o projecto. Alternativamente, pode mostrar-lhes a margem do projecto acrescentando que ir abaixo de uma certa margem não é uma opção).
• Para mais informações, leia este artigo: Como construir um processo de planeamento de projecto para uma empresa de software

2. Saber o que pode correr mal

Porque é que os projectos passam por cima do orçamento? Há muitas razões a considerar: 

• A estimativa orçamental era irrealista 
• O projecto em questão é complexo e não teve em conta algumas tarefas na elaboração do orçamento
• O projecto leva mais tempo do que o esperado e os custos de mão-de-obra somam-se 
• O erro humano torna as tarefas mais demoradas e resulta em despesas desnecessárias
• O cliente está constantemente a mudar os requisitos
  

Enquanto algumas coisas estão fora do seu controlo, pode preparar e manter outras em controlo para garantir que o seu projecto se mantém dentro do orçamento.

Uma das coisas mais inteligentes que pode fazer é obter uma solução de gestão de projectos que o ajude a ver como o orçamento do seu projecto se vai comportar a longo prazo. Dessa forma, ganha total visibilidade dos custos do projecto e pode agir quando necessário, em vez de apenas esperar que tudo corra conforme o planeado.

Pode obter este tipo de visão a longo prazo em Primetric:

3. Acompanhe o seu orçamento em tempo real 

Mesmo projectos relativamente simples são difíceis de seguir se tudo o que tem são listas de eventos e de afazeres. 

Uma solução dedicada pode acompanhar o progresso e os custos do seu projecto em tempo real. Os gráficos de Gantt vêm aqui a calhar porque mostram instantaneamente como as diferentes peças do seu projecto se encaixam.

Outra vantagem de utilizar aqui software especial de gestão de projectos é que lhe dá uma linha temporal prática de projecto onde pode criar tarefas individuais. 

E uma vez que tudo esteja pronto, é possível acompanhar o tempo por tarefa. O Primetric inclui capacidades de rastreio de tempo incorporadas para ajudar os gestores a manter os orçamentos dos projectos sob controlo.

Obter estes dados a tempo é crítico porque mostra se os seus custos de mão-de-obra estão a sair de controlo e se o seu orçamento está em risco, para que possa intervir e resolver o problema antes que este se transforme numa questão maciça. 

Também pode utilizar estes dados mais tarde para criar estimativas mais precisas para o seu próximo projecto.

As melhores práticas para esta fase:

• Fonte única de verdade - o que ajuda aqui na localização de um local onde todos os dados são sincronizados e constantemente actualizados. Num cenário ideal, os dados baseiam-se no tempo de trabalho registado (tanto para projectos facturáveis como não facturáveis).
• Processo de aprovação sólido - se quiser que a realocação de pessoas entre projectos decorra sem problemas, precisa de fornecer aos seus PMs um processo a seguir. Acabou-se a confusão ou as reservas duplas!
• Reuniões sobre a situação orçamental - finalmente, vale a pena aumentar o ritmo da comunicação sobre orçamentos de projectos. Uma reunião mensal de stand-up com este objectivo irá ajudá-lo a controlar o orçamento do projecto.
  

4. Actualize o seu orçamento 

Uma vez concluída uma fase do projecto, actualize o seu documento orçamental para reflectir o que realmente gastou. 

Se notar que está abaixo do orçamento, pode atribuir parte do mesmo a fases posteriores. Se vir que gastou mais do que o esperado, decida como vai resolver isto. 

É tempo de informar o seu cliente de que a sua nova aplicação brilhante vai custar mais do que o previsto? Ou pode garantir cortes nas próximas fases para recuperar o seu orçamento?

Esteja atento às suas alterações porque elas servirão como pontos de dados valiosos para si no futuro, quando for encarregado de criar outra estimativa orçamental.

Preparar para lidar com alguns desafios

O rastreio dos custos e a elaboração de relatórios sobre eles pode ser realmente difícil se tudo o que tiver são folhas de cálculo.

Ainda assim, é necessário saber como está a decorrer o seu orçamento e o que está a acontecer quando no projecto.

Normalmente, os gestores de projecto lidam com as seguintes questões:

• Não dispõem de ferramentas que lhes permitam apanhar dados de projectos para objectivos organizacionais mais amplos - os dados dos projectos são seguidos separadamente de outros projectos e fora do contexto da carteira de projectos.
• Tratam de um preenchimento manual de folhas de cálculo - terminando com várias folhas de cálculo preenchidas com dados de custos e uma enorme barreira à compreensão de como estes custos se traduzem em realidade.
• Passam muito tempo a seguir dados de custos de inúmeros indivíduos - gastando horas na actualização de documentos financeiros e folhas de cálculo.
  

Muitas empresas de TI dispõem geralmente de algumas ferramentas de gestão de projectos mas ainda gerem as finanças em folhas de cálculo.

Talvez tenha ficado preso com folhas de cálculo porque foi aqui que criou o orçamento do seu projecto no início.

Mas não se pode continuar com isto. Terá de passar tanto tempo a actualizar as colunas e a fazer cópias manualmente antes de cada reunião. A análise de todos estes dados será quase impossível.

A solução certa de acompanhamento do orçamento do projecto pode resolver todos estes desafios e dar-lhe uma visão dos custos do projecto de que necessita para gerir uma empresa de serviços de TI rentável.

E resolvê-los com o software de gestão de projectos adequado

Ao utilizar software como o Primetric, pode ver como o seu orçamento se comporta a longo prazo, verificar os seus planos face à realidade para manter a rentabilidade sob controlo, e planear orçamentos/alocar pessoas de acordo com os seus dados financeiros.

Isto pode fazer uma grande diferença para o seu negócio. Considere a história da empresa de desenvolvimento de software FingoWeb. Os seus gestores de projecto consideraram o controlo do orçamento do projecto problemático enquanto o projecto ainda estava em curso. Ao implementar Primetric, a empresa pode acompanhar a rentabilidade de todos os projectos e descobrir potenciais problemas antes que estes se tornem verdadeiras ameaças.

Também se pode facilitar o seguimento do orçamento.

Marque uma demonstração comigo e veja como o Primetric pode ajudá-lo a resolver os seus maiores pontos de dor em torno da orçamentação.