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Existem muitas ferramentas de planeamento de recursos que o podem ajudar a escolher as pessoas certas para as tarefas certas, acompanhar as suas atribuições ao longo do tempo, e tomar decisões confiantes sobre o futuro do seu negócio.
Continue a ler para saber como pode ser fácil encontrar a melhor ferramenta de planeamento de recursos para a sua empresa de TI.
O que é uma ferramenta de planeamento de recursos?
O planeamento de recursos tem tudo a ver com a determinação dos recursos (pessoas, equipamento, materiais, etc.) que precisam de ser empregados para realizar tarefas de projecto, e em que quantidade.
Quando se aproxima o seu recurso mais precioso - empregados - é basicamente o processo de identificação dos membros da equipa de que necessitará para realizar o seu projecto.
Planeamento de recursos significa saber:
- De que membros da equipa vai precisar,
- Quando e por quanto tempo,
- How much they'll be paid or how profitable they'll be if they are assigned to billable hours in a project,
- E quais as capacidades específicas de que necessitarão para trazer valor ao projecto.
O planeamento de recursos depende essencialmente da disponibilidade de recursos.
É simples:
É necessário saber se os recursos estão ou não disponíveis antes de os atribuir às tarefas. Se não tiver ideia se o seu engenheiro sénior de backend está preparado para iniciar um projecto dentro de duas semanas, espere que surjam problemas.
Atribuir pessoas a projectos com confiança significa evitar múltiplas reservas, impedir o crescimento da sua bancada e eliminar a pressão do recrutamento de última hora.
O melhor tipo de planeamento de recursos é a longo prazo
O planeamento de recursos considera projectos na sua empresa de um ponto de vista de longo prazo. Esta é a principal diferença entre afectar funcionários a projectos e organizar actividades de projecto.
O planeamento inteligente dos recursos permite-lhe planear o futuro como um profissional.
You can identify the availability of your people at any given moment in the future. It can be three days or three months from now - you’re equally confident about what they’ll be doing. This, in turn, allows you to forecast their future capacity and utilization better.
Gerir alterações imprevisíveis de horários é mais fácil quando se tem um plano sólido em vigor. Mesmo que esteja a lidar com muitos projectos ao mesmo tempo.
Este tipo de planeamento também abre as portas ao desenvolvimento de uma boa estratégia de gestão de recursos do projecto que tenha em conta coisas como o desempenho dos funcionários, talentos, perícia e planos de desenvolvimento dos funcionários.
Utilizar este conhecimento para encontrar as melhores pessoas para o trabalho ajuda-o a tornar-se um empregador mais atractivo - um empregador que realmente se preocupa com a felicidade e satisfação dos empregados.
E todos nós sabemos como é difícil manter o pessoal técnico a bordo quando estão a ser inundados com ofertas atractivas à esquerda e à direita.
Escrevi um artigo que mergulha mais profundamente no planeamento de recursos; leia-o, leia-o se quiser saber mais: Planeamento de recursos na gestão de projectos: porque é que vale a pena fazer isto (certo)?
O desafio central do planeamento de recursos
O planeamento de recursos traz muito valor a uma empresa de TI; não há dúvidas quanto a isso.
Mas vem também com alguns desafios. O mais importante gira em torno do armazenamento, gestão e organização do conhecimento sobre os empregados e as suas atribuições.
Apesar das suas limitações e elevada probabilidade de erros, muitas empresas de TI ainda estão a utilizar folhas de cálculo para o planeamento de recursos.
A maior parte das vezes, isso é simplesmente porque as folhas de cálculo são acessíveis, e todos estão habituados a elas.
Mas a utilização de folhas de cálculo tem um preço, que pode ir desde problemas de alocação de recursos e reserva dupla até à adição de carga de trabalho extra à placa do gestor do projecto e ou do especialista de RH.
Outra questão de que oiço falar quando falo com gestores sobre isto é o medo e a incerteza em torno deste conhecimento. Muitas vezes não têm a certeza de que tudo tenha sido correctamente preenchido na folha de cálculo. E esta é a informação que eles utilizam para tomar decisões de atribuição.
As folhas de cálculo muitas vezes não fornecem clareza suficiente para o que está a acontecer na sua empresa. Elas não lhe dão a visão de pássaro da afectação que necessita para um planeamento adequado.
Mas há algo mais que pode utilizar aqui: uma ferramenta de planeamento de recursos bem concebida.
Que problemas é que uma ferramenta de planeamento de recursos resolve para si?
1. Planear e editar facilmente os horários dos projectos
Francamente, atribuir recursos a um projecto pode ser tão fácil como escrevê-lo num pedaço de papel (ou numa folha de cálculo).
Então porque precisa de uma solução de planeamento de recursos para isso?
Here’s the real benefit: it allows you to shuffle things around easily and change your team’s utilization with full confidence that everything important is covered.
Pode rapidamente reafectar os seus funcionários a outro projecto que necessite de atenção urgente.
A capacidade de se mover e reagir rapidamente aos problemas tornar-se-á a sua vantagem competitiva.
2. Eliminar reservas duplas e conflitos de horários
Uma ferramenta de planeamento de recursos ajuda-o a corrigir rapidamente quaisquer erros ou conflitos de programação, editando a programação.
Mas isso não é tudo.
Estas soluções ajudam-no a evitá-las em primeiro lugar. Como? Porque pode ver imediatamente a disponibilidade dos seus empregados.
E refiro-me a todos eles, mesmo os que trabalham em part-time e os que trabalham por conta própria.
Ao utilizar estes conhecimentos, pode planear o trabalho com confiança. Não corre o risco de ficar surpreendido com o tempo de folga inesperado de alguém ou outros compromissos.
3. Monitorizar e optimizar a utilização dos recursos
Os gestores de recursos e os PMs precisam de encontrar um equilíbrio ao atribuir trabalho aos empregados.
Por um lado, quer que as pessoas tenham trabalho para fazer. Nenhum programador de software fica satisfeito quando está inactivo.
Por outro lado, também não quer que eles fiquem sobrecarregados com a quantidade de trabalho nos seus ombros.
Com uma solução de agendamento de recursos, pode atingir esse equilíbrio e controlar facilmente as cargas de trabalho das pessoas e reafectar os membros da equipa quando necessário.
É assim que se alcança uma taxa óptima de utilização dos funcionários que mantém as pessoas empenhadas e felizes.
4. Melhorar a transparência e visibilidade do projecto
Uma solução de gestão de recursos do projecto também serve como uma única fonte de verdade para todos os seus PMs e funcionários.
Graças a isto, todos ganham uma melhor compreensão do que se passa na empresa.
Os gestores podem facilmente ver os horários dos diferentes projectos enquanto tomam as suas decisões de atribuição. E os empregados podem ver o que está reservado para os próximos dias, semanas, ou meses. Este nível de transparência funciona muito bem para todos!
5. Planear projectos como um pro
Ao planear um novo projecto, o seu primeiro passo é estimar o seu âmbito e duração. Esta é a melhor maneira de saber quais os especialistas de que necessita para se tornar parte - e durante quanto tempo.
Nesta altura, a maioria das empresas de TI utiliza a abordagem da estrutura de repartição de trabalho (WBS). Para tornar as suas estimativas mais exactas, é necessário ter acesso a dados históricos.
E é aqui que entra a sua ferramenta de planeamento de recursos. É um tesouro de dados históricos sobre os seus projectos passados.
Pode ver quanto tempo um dado marco levou a sua equipa a alcançar, quantas horas um especialista trabalhou numa dada tarefa, e como as suas estimativas se comparam com a realidade.
6. Tenha plena visibilidade dos seus recursos
Alocar com sucesso não é apenas saber quando os seus especialistas estão envolvidos em projectos e durante quanto tempo.
Também precisa de ter visibilidade nas suas aptidões e competências. Para não mencionar as marcações programadas ou provisórias - não quereria roubar um engenheiro DevOps mesmo debaixo do nariz do seu colega só porque o cliente demorou muito tempo a confirmar a marcação.
7. Planear projectos provisórios
É uma boa ideia planear e atribuir pessoas a projectos mesmo antes de assinar o acordo. Pode começar a fazê-lo logo após a perspectiva atingir uma certa etapa que aumente a probabilidade de encerramento.
Porquê? Isto dá-lhe uma vantagem no planeamento do seu projecto. Terá também tempo suficiente para satisfazer os requisitos de recursos.
Acabou-se a confusão para contratar alguém de última hora ou colocar em risco a qualidade dos resultados do seu projecto.
8. Fazer corresponder as competências aos projectos durante o planeamento
Um dos erros comuns que o PM comete no planeamento de recursos é este:
Atribuem pessoas sub ou sobrequalificadas a projectos. Os recursos subqualificados causam atrasos; os sobrequalificados aumentam os custos dos projectos e têm impacto na sua rentabilidade.
Se não tiver em conta os interesses e competências individuais dos empregados, poderá afectá-los a projectos nos quais não estão interessados.
A falta de compromisso e a perda de produtividade seguir-se-ão - juntamente com uma elevada taxa de rotatividade na sua empresa.
Como escolher a melhor ferramenta de planeamento de recursos para a sua empresa?
Uma solução bem concebida de planeamento de recursos tem um impacto maciço no sucesso das suas actividades de atribuição e calendarização. Ajuda-o:
- Encontrar as pessoas certas para o projecto
- Previsão dos recursos necessários para cada dia/semana/mês do projecto
- Criar um cronograma detalhado do projecto e um plano de programação de recursos
- Acompanhe os custos dos recursos para evitar exceder os seus orçamentos
- Programar recursos para verificar o seu impacto na rentabilidade dos projectos
- Controle o seu orçamento graças ao cálculo automático da taxa horária
- Obtenha uma visão em tempo real da capacidade disponível e da utilização dos seus recursos para o planeamento da capacidade de ás (não seja uma das 55% das empresas que não conseguem acompanhar o desempenho do seu projecto em tempo real)
- Equilibre a carga de trabalho do seu povo para mantê-lo envolvido e feliz
- Calcular automaticamente os custos reais em relação aos custos do projecto planeados para estimativas mais precisas no futuro
Veja este estudo de caso que mostra como um dos nossos clientes conseguiu reduzir os seus custos anuais em mais de 200.000 dólares graças a um processo de planeamento de recursos complementado com uma solução de alta qualidade.
Como escolher a melhor ferramenta para o trabalho?
Comece por fazer as seguintes perguntas:
- Que tipo de recursos pretende programar (pessoas, equipamento, espaço de escritório)?
- O que pretende planear (projectos, turnos, eventos)?
- Qual é a estrutura da sua equipa?
- Quais são os hábitos da sua equipa?
- Quais são as preferências da sua equipa (por exemplo, será que valorizam a transparência)?
Comece da maneira mais fácil por reservar uma demonstração comigo. Vou mostrar-vos como empresas de TI como a vossa utilizam a Primetric para aumentar as suas capacidades de planeamento de recursos e aumentar a rentabilidade através de uma atribuição mais inteligente.
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