Como planear e gerir a capacidade? Guia final com exemplos da vida real

Para as agências digitais, a gestão da capacidade faz a diferença entre o sucesso e o fracasso. Ainda assim, para muitos especialistas em TI continua a ser um mistério - ou, pelo menos, uma fonte de numerosos erros. Felizmente, este estado de coisas pode facilmente mudar.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Planeamento de recursos

12/4/2022

Planeamento de capacidade em Primetric

Índice

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A capacidade está na base da maioria dos problemas que as empresas de desenvolvimento de software têm de enfrentar. Isto não é uma surpresa - a disponibilidade de especialistas é geralmente a chave para os lucros.

Infelizmente, é também uma fonte de numerosos desafios, como por exemplo: 

  • afectação de recursos,
  • bancadas de inchaço,
  • disponibilidade flexível dos empregados,
  • ambiente em mudança dinâmica,
  • altas taxas de rotação,
  • dificuldades na aquisição de novos empregados. 

Como resultado, a capacidade tem um enorme impacto sobre o estado de toda a empresa.

Essa é a razão pela qual se deve perguntar a si próprio: Como planear e gerir a capacidade para melhorar as suas operações?

Tirar partido da chave: gestão da capacidade

Com o nosso guia abrangente, irá aprender: 

  • o que é a gestão da capacidade (e, mais importante, o que não é), 
  • qual é a diferença entre a capacidade total e a capacidade disponível, 
  • como calcular a capacidade de recursos para diferentes cenários e situações, 
  • que conclusões podem ser tiradas do processo de gestão da capacidade, 
  • quais são as melhores e piores práticas no terreno, 
  • como pode a sua empresa beneficiar da gestão da capacidade empresarial - e o que está a perder sem ela. 

Como resultado, depois de ler este artigo, poderá fazê-lo: 

  • definir diferentes tipos de capacidade e utilizá-los em benefício da sua empresa, 
  • escolha a estratégia de gestão de operações certa para o seu negócio, 
  • utilizar os princípios gerais de modelação de capacidade para obter uma melhor compreensão das operações da sua empresa, 
  • calcular a capacidade disponível para especialistas com diferentes contratos, horas e ausências planeadas. 

O que é capacidade? 

Em suma, a capacidade é a produção máxima que uma empresa pode manter nos seus processos de produção ou serviços. Pode ser calculada para toda a empresa, para equipas, ou mesmo para especialistas específicos.

No caso da indústria informática, a capacidade refere-se geralmente ao número de pessoas-horas disponíveis num determinado período de tempo, incluindo todos os tipos de feriados públicos.

A capacidade pode ser calculada de forma diferente dependendo dos feriados, ausências e outros factores que influenciam os horários.

Esta é, contudo, uma tarefa complexa que discutimos no nosso guia de capacidade de gestão de operações. 

É importante, a capacidade é também crucial para o planeamento de recursos na gestão de projectos e não deve ser descurada! 

Tipos de capacidade 

Ainda que a definição de capacidade possa parecer simples, o conceito foi dividido em algumas categorias para responder a diferentes propósitos comerciais. 

Como resultado, três tipos diferentes de capacidade são utilizados para reflectir a situação actual da empresa. Estes incluem: 

  • capacidade total - o número de horas de trabalho no mês, semana ou dia, sem quaisquer deduções de férias, férias e outras ausências. 
  • capacidade disponível - capacidade total menos ausências, feriados públicos e tempo previsto noutros projectos e tarefas. 
  • capacidade facturável - total de horas de tempo facturável em comparação com a capacidade do empregado, ou o número de horas que estão disponíveis para trabalhar.

Capacidade nos serviços de TI - porque é que é tão desafiante? 

Dificilmente passa um dia sem que a capacidade seja mencionada em todas as agências digitais que existem. Porquê?

Porque as empresas de serviços de TI lucram com a venda do tempo dos seus empregados - e esse tempo reflecte-se directamente na sua capacidade - aposto que é um "no brainer" para si.

Para que este modelo de trabalho seja rentável, as empresas de TI precisam de estar atentas a numerosas questões de uma só vez. Estas incluem: 

  • um vasto leque de serviços de TI,
  • disponibilidade de empregados, incluindo férias, licenças de maternidade e outras ausências, 
  • projectos experimentais e outras oportunidades futuras, 
  • especializações, competências e ambições dos empregados, 
  • custos de trabalho, incl. tipos de emprego, salários e vencimentos, 
  • mudanças na procura; tendências e ameaças no mercado, 
  • pausas no projecto, operações canceladas e funcionários de bancos, 

...e muitas outras questões específicas para diferentes empresas.

Como resultado desta complexidade, as empresas de TI têm de combinar muitos fios diferentes para obterem uma imagem mais ampla do que está para vir. É claro que não o podem fazer numa única folha de cálculo. Por isso, as questões são:

  • como gerir a capacidade de o fazer correctamente? 
  • como fazer com que a capacidade reflicta com precisão o mundo real? 
  • como utilizar a capacidade para maximizar as receitas?

Planeamento e gestão da capacidade - definição

A definição de planeamento de capacidade, também conhecida como gestão de capacidade, consiste em todos os tipos de actividades com o objectivo de maximizar a produção da empresa.

Por outras palavras, assegura que uma empresa produz o maior número possível de produtos e serviços. 

Qual é o objectivo da gestão da capacidade? 

Em suma, o objectivo da gestão da capacidade empresarial é assegurar que a empresa tenha recursos suficientes disponíveis para concluir encomendas ou projectos a tempo e satisfazer as necessidades empresariais da empresa.

Numa situação ideal, esses recursos são utilizados ao máximo, sem quaisquer horas extraordinárias ou especialistas de bancada. 

Contudo, a lista de benefícios de combinar a gestão de serviços com a capacidade não termina aqui. 

Os gestores de diferentes indústrias também valorizam o processo de gestão eficiente da capacidade de gestão: 

  • a transparência de todos os dados que lhes permite tomar decisões correctas, 
  • a redução de stock-outs, especialistas ociosos e atrasos inesperados, 
  • aumento da capacidade de entrega melhorada através da maximização do número de horas trabalhadas, 
  • identificar ineficiências em vários processos, bem como potenciais especialistas de bancada no futuro,
  • fornecer-lhes informações sobre as competências, necessidades e ambições dos seus empregados, bem como as necessidades de contratação de novos especialistas.  

Tipos de gestão de capacidade empresarial

O processo de gestão da capacidade consiste em 3 tipos de actividades que precisa de considerar para melhorar a eficácia da sua empresa. Estas incluem: 

  1. A gestão da capacidade do produto assegura que a sua empresa tem produtos, materiais necessários para um determinado projecto ou serviço. Na indústria informática, este tipo de planeamento envolve geralmente a análise dos dispositivos disponíveis e do know-how geral.
  2. O planeamento da capacidade da força de trabalho destina-se a determinar o número de horas e, consequentemente, o número de membros da equipa necessários para completar o processo. Começa por analisar a disponibilidade de especialistas e as suas competências que podem ser utilizadas para um determinado projecto. Neste ponto, a empresa deve também considerar as férias, ausências e outros eventos que possam ter impacto nas operações. 
  3. O planeamento da capacidade das ferramentas está incluído na equação para garantir que a empresa dispõe de ferramentas e software suficientes para completar o projecto. Se tal necessidade surgir, este tipo de gestão de capacidade também pode determinar que recursos adicionais devem ser comprados para um determinado fim. 
Elementos de gestão da capacidade
Elementos de gestão eficaz da capacidade

É importante notar que estes tipos de gestão de capacidade não devem ser utilizados separadamente! Para obter uma visão detalhada do que está para vir, eles devem ser combinados - não utilizados de forma intercambiável. 

No entanto, na era da externalização e do número esmagador de serviços, a maioria das empresas tende a prestar muita atenção ao planeamento da capacidade laboral. Isto é especialmente verdade para as empresas de projectos que dependem de especialistas para gerar lucro. Portanto, se quiser oferecer alguns serviços aos seus clientes, deve concentrar-se nesta parte da gestão da capacidade empresarial. 

Capacidade e planeamento de recursos - qual é a diferença? 

Em alguns casos, os termos planeamento de capacidade e planeamento de recursos são utilizados de forma intermutável - e erradamente. De facto, qualquer empresa precisa de ambos os tipos de planeamento para ter sucesso. 

Capacidade, procura e planeamento de recursos em Primetric
Capacidade, procura e planeamento de recursos em Primetric

O planeamento da capacidade é geralmente o primeiro passo do planeamento de recursos. O seu objectivo é determinar se a empresa tem ou não recursos disponíveis para completar novos projectos e tarefas. Como resultado, proporciona aos gestores uma visão geral das capacidades de uma empresa. 

Mais adiante, as empresas também têm de ter em conta o processo de planeamento da procura. Consiste na gestão da cadeia de abastecimento que visa prever e prever as necessidades futuras de recursos. Na indústria das TI, o processo centra-se geralmente na procura de recursos humanos, ou seja, especialistas com competências específicas, ou os seus equivalentes a tempo inteiro. Por outras palavras, o planeamento da procura determina se a empresa tem as pessoas certas para ter sucesso. 

O planeamento de recursos, por outro lado, utiliza a informação fornecida pelo planeamento da capacidade e da procura a um nível mais específico para atribuir diferentes empregados. Por conseguinte, representa uma abordagem mais detalhada e prática. 

Nota: o processo de gestão da capacidade é o mais eficaz quando combinado com o planeamento de recursos e o planeamento da procura! 

Planeamento de capacidade para trabalhadores individuais em Primetric
Planeamento de capacidade para trabalhadores individuais em Primetric

Plano de gestão da capacidade apresentado em Primetric:

  • linhas vermelhas - capacidade disponível sem atribuição
  • linhas roxas - capacidade planeada
  • linhas cinzentas - horas seguidas: total (campo no topo da barra do empregado) e dividido em projectos (barras cinzentas abaixo das atribuições) 

Planeamento da procura: 

Planeamento da procura em Primetric
Planeamento da procura nas estimativas da Primetric para um determinado projecto

Durante a fase de planeamento da procura, o projecto é dividido em fases consecutivas. Os gestores de capacidade, analistas e outras pessoas envolvidas decidem então que quantidade de trabalho é necessária para completar cada fase do projecto.

Planeamento de recursos:

Planeamento de recursos em Primetric
Planeamento de recursos para um determinado projecto visto em Primetric

Quando a quantidade de trabalho necessária para completar uma fase do projecto já é conhecida, o planeamento de recursos pode começar. Em Primetric, os recursos podem ser atribuídos ao projecto num motor de busca dedicado que ajuda os gestores de capacidade a classificar especialistas pelas suas competências e a atribuí-los a diferentes fases dos projectos - tudo isto tendo em conta a sua disponibilidade. 

Estratégias para a gestão da capacidade

Estratégia de atraso

As empresas que utilizam a estratégia do desfasamento não estão a olhar para o futuro. De facto, tais empresas só aumentam a sua capacidade quando já sentem um aumento súbito da procura dos seus produtos e serviços. 

Por outras palavras, na estratégia de gestão da capacidade de atraso as empresas precisam de factos e números, e não de previsões, para reagir e aumentar a sua capacidade .

Embora esta estratégia possa parecer arriscada, pode ser benéfica para as empresas que não esperam picos súbitos de procura. Nesse caso, podem atrasar grandes investimentos, minimizando ao mesmo tempo o inventário - e, ao mesmo tempo, os custos. 

No entanto, a estratégia do desfasamento também tem os seus inconvenientes. Quando utilizada incorrectamente, pode ser uma causa de excesso de trabalho para os empregados. Pode também resultar em grandes atrasos quando se depara com um número crescente de encomendas e projectos. 

Estratégia de liderança 

As empresas que utilizam estratégias de liderança são normalmente muito optimistas quanto ao seu futuro. Isto porque esperam um aumento da procura e preparam-se para ela antes que ela aconteça - e essa é a principal suposição da estratégia .

Sem surpresas, a estratégia de liderança é uma das mais populares na indústria das TI devido ao seu rápido crescimento. É também altamente valorizada pelos clientes que podem esperar que o seu projecto seja concluído a tempo, graças a tal abordagem. Como resultado, as empresas utilizam frequentemente a estratégia de liderança como uma vantagem competitiva. 

Por outro lado, esta vantagem pode, por vezes, transformar-se num pesadelo. Sempre que a procura cai ou permanece a mesma, as empresas que utilizam a estratégia do chumbo ficam com dezenas de empregados na bancada - e milhares de dólares a correr pelo cano abaixo. Tais estratégias proactivas de gestão da capacidade devem, portanto, ser utilizadas com cuidado.

Estratégia de jogo 

A estratégia de jogo combina estratégias de chumbo e de atraso para criar um equilíbrio razoável. Nesta abordagem, o plano de capacidade é realizado frequentemente para acompanhar de perto a situação e reagir à mesma de forma flexível . Como resultado, a empresa pode prever o seu futuro mais próximo e preparar-se para ele em conformidade. 

Esta estratégia, em contraste com as que mencionei anteriormente, oferece uma variedade de vantagens. Flexibilidade, riscos minimizados e capacidade de escala são apenas algumas delas. 

No entanto, embora o lado positivo da estratégia de jogo possa parecer convincente, deve também ter em mente que pode não ser suficiente num mercado em crescimento dinâmico! 

Estratégia de ajuste

A estratégia de ajustamento é outra proposta para as empresas que queiram basear as suas operações em dados reais. Nesta abordagem, as empresas planeiam a sua capacidade com base em dados históricos recolhidos a partir de diferentes fontes na organização

Esta estratégia é particularmente benéfica para empresas com uma procura variável ao longo do ano. Pode servir como uma fonte de informação precisa - desde que os dados sejam recolhidos com atenção aos detalhes. 

Infelizmente, uma tal abordagem requer uma série de ferramentas adicionais. Sem elas, o prognóstico adquirido seria impreciso e enganador. Como resultado, tal gestão da capacidade pode ser uma fonte de custos adicionais e muitas vezes indesejados. 

Estratégias de gestão da capacidade
Estratégias de gestão da capacidade

Processo de gestão da capacidade: como fazer isso? 

Modelação da capacidade a partir do zero 

É a primeira vez que se trata de gestão de operações? Não tenho dúvidas - pode soar como uma tarefa assustadora e complicada. Felizmente, quando iniciada com uma investigação extensiva, a modelação da capacidade pode não só ser útil, mas também uma simples operação. 

Independentemente da indústria para a qual planeia uma capacidade, no início deverá reunir todas as informações de que possa necessitar para determinar cada um dos três tipos de capacidade mencionados acima neste texto. 

Como resultado, a sua lista de recursos deve incluir: 

  1. Informação sobre o produto - requisitos comerciais, materiais, tecnologias necessárias, características, qualidades e todas as outras características relacionadas com o próprio produto. 
  2. Informação sobre os empregados - número de especialistas necessários para completar o processo, o seu tipo de emprego, disponibilidade, ausências programadas, competências, experiência, etc. 
  3. Informação sobre as ferramentas - software e plataformas disponíveis, bem como as ferramentas que precisam de ser compradas apenas para este projecto. 

Embora a lista possa parecer curta, a recolha da informação será provavelmente a parte mais demorada da gestão da capacidade do serviço. Isto porque é crucial para todas as etapas consecutivas da operação - quaisquer erros na lista resultarão num plano de capacidade incorrecto no futuro!

Gestão da capacidade passo a passo

1. Começar com o processo de planeamento da procura. Analisar o âmbito do projecto e determinar que competências e especialistas serão necessários para ter sucesso. Depois compare-os com a capacidade da sua empresa, evite problemas de capacidade e tome as decisões necessárias. 

Há muitas maneiras de determinar a procura de um determinado projecto. Para o fazer com sucesso, é possível: 

  • contar o número de horas necessárias para completar o projecto ou a sua fase, 
  • determinar o número de FTEspara determinadas especializações, 
  • combinar estes dois métodos, dividindo os projectos em fases de alto nível e determinar o número de FTEs para cada fase. 

Exemplo: 

A Melhor Empresa quer iniciar um novo projecto. O projecto foi dividido em algumas fases: 

  • MVP
  • Backend
  • Frontend 
  • Testes 
  • Manutenção. 

Cada fase requer especialistas diferentes - por conseguinte, a sua procura e capacidade devem ser calculadas separadamente.

A análise inicial mostrou que a primeira fase do projecto requer: 

  • um gestor de projecto com 160 horas disponíveis, 
  • um scrum master com 160 horas disponíveis, 
  • 2 UX designers com 80 horas disponíveis cada um na primeira fase do projecto (160 horas no total) , 
  • 4 engenheiros com 160 horas disponíveis cada um (640 horas no total), 
  • 2 testadores com 160 horas disponíveis cada um (320 horas no total). 

Como podemos ver na lista acima, estima-se que a primeira fase do projecto leve 1440 horas a ser concluída - e este valor é a capacidade do nosso projecto. 

Mais adiante, a mesma informação tem de ser calculada para cada fase do projecto. Os resultados destes cálculos podem ser adicionados posteriormente para fornecer uma estimativa do tempo necessário para completar o projecto inteiro. 

2. Verificar a utilização dos recursos. Alguns dos seus funcionários podem estar preocupados com outros projectos, enquanto outros podem decidir que não querem trabalhar mais para si (e outros podem tomar o seu lugar). Utilize as informações sobre os seus trabalhos actuais para verificar se precisa de contratar alguns especialistas adicionais para apoiar um determinado projecto. 

Para chegar a conclusões fiáveis, calcule a utilização com o nosso guia. Se tiver uma ferramenta de gestão de recursos, como o Primetric, pode utilizar um relatório avançado para ver o estado actual de utilização de recursos na sua empresa. 

Gráfico de capacidade em Primetric
Gráfico de capacidade em Primetric

3. Calcular a capacidade disponível dos funcionários necessária para completar o projecto. Incluir as férias, e outros eventos e ausências planeados no número de horas de trabalho para um determinado período.

Para obter um resultado preciso, utilize a fórmula: 

Capacidade total = número de dias de trabalho * número de horas de trabalho * número de empregados

Ou utilizar ferramentas de gestão de recursos para lhe fornecer a informação: 

Relatório avançado para capacidade disponível em Primetric
Relatório avançado para capacidade disponível em Primetric

Exemplo: 

A Melhor Empresa já sabe de que recursos necessita. No papel, deve levar apenas um mês para completar o projecto, uma vez que requer um máximo de 160 horas de cada empregado. No entanto, quando os gestores da The Best Company olham para o calendário, apercebem-se de que estão em apuros. Isto é porque: 

  • O gestor do projecto estará em licença por doença planeada devido a uma cirurgia. Ele estará ausente na primeira semana do mês.
  • O recém empregado Scrum master ainda não está connosco - juntar-se-á à equipa no início da 4ª semana do mês. 
  • Um dos testadores gozará as suas férias de duas semanas até ao final do mês. 
  • Há um feriado público marcado para a segunda semana do mês. 

Nesta altura, a Melhor Empresa também se apercebeu que deveria ter em consideração o número de horas que os seus empregados realmente passam a trabalhar. De acordo com os dados recolhidos pela empresa, o dia de trabalho médio equivale a 7 horas de trabalho relacionado com o projecto. Este valor deve também ser tido em conta durante o planeamento da capacidade!

Mas como calcular a capacidade dos empregados nesse caso?

Cálculo da capacidade disponível: exemplo básico

Comecemos com os exemplos mais simples: os empregados que só estarão ausentes durante os feriados públicos. Para 7 empregados (4 engenheiros, 1 testador e 2 desenhadores UX) que serão o único dia extra de folga nesse mês. 

5 empregados (4 engenheiros e 1 provador) deveriam trabalhar 160 horas nesse mês. No entanto, com um feriado no calendário, a sua capacidade muda - para ser exacto, precisamos de deduzir 8 horas do mesmo. 

160 - 8 = 152 horas de capacidade disponível. 

No entanto, estes especialistas passam apenas 7 horas por dia a trabalhar no projecto. Assumindo que o mês que estamos a discutir tem 19 dias úteis e 1 feriado, a sua capacidade precisa de ser reduzida em mais 19 horas que perdem para outras actividades todos os dias.

152 - 19 = 133 horas = 1 empregado com capacidade para facturar. 

Tal como acima referido, o projecto requer 160 horas por empregado para ser concluído. Por conseguinte, não estará definitivamente terminado este mês! 

Cálculo da capacidade disponível para trabalhadores a meio tempo

Já sabemos quantos dias os trabalhadores a tempo inteiro irão passar a trabalhar no projecto. Agora precisamos de calcular a capacidade dos trabalhadores que são apenas necessários no projecto durante 80 horas - 2 UX designers. 

Como salientei anteriormente, também eles gozarão um feriado público, uma vez que as suas competências são necessárias na primeira fase do projecto. Como resultado, a sua capacidade diminui em 8 horas. 

80 - 8 = 72 = capacidade disponível

Mais uma vez, também temos de ter em conta o tempo que os designers UX passam nas suas outras funções. Tal como no exemplo acima, eles perdem 1 hora por dia - mas só trabalharão neste projecto durante 10 dias inteiros, uma vez que são empregados a meio tempo. Também gozarão o seu feriado público, que já está incluído na equação. Como resultado, precisamos de deduzir mais 9 horas da sua capacidade existente. 

72 - 9 = 61 horas = UX capacidade facturável dos designers

Como podemos ver a partir deste exemplo, os designers UX não terminarão a sua parte do trabalho em apenas 2 semanas - precisarão de mais 3 dias para completar as tarefas que estavam programadas para demorar 80 horas. 

Cálculo da capacidade disponível para novos empregados e empregados que deixam o serviço

A indústria das TI é uma indústria muito dinâmica. Consequentemente, empresas como a The Best Company devem esperar que os novos trabalhadores cheguem a qualquer momento - e também têm de ter em mente que podem partir a qualquer momento. 

No caso do último projecto planeado pela The Best Company, o mestre Scrum vai tornar-se parte da empresa três semanas depois de se ter inicialmente previsto o lançamento do projecto. Como resultado, a sua capacidade disponível está a diminuir drasticamente em 75%! 

160 : 4 = 40 horas de capacidade disponível. 

Tal como no exemplo anterior, ele também gastará menos do que isso a trabalhar. A Melhor Empresa tem de deduzir mais 5 horas deste resultado porque os seus empregados só podem trabalhar neste projecto durante 7 horas por dia. Portanto, a verdadeira capacidade facturável para o mestre Scrum é de 35 horas na última semana do mês.

Cálculo da capacidade disponível em caso de ausências

Infelizmente para a The Best Company, dois dos seus empregados vão estar ausentes muito em breve. 

Primeiro, o gestor do projecto estará ausente na primeira semana de trabalho devido a uma cirurgia planeada. De acordo com o calendário, ele deverá estar a trabalhar 160 horas este mês. Mesmo assim, ele não estará presente durante 40 horas - e isso terá um sério impacto na sua capacidade. Para além disso, terá também um dia de folga durante um feriado público. Por conseguinte, a sua capacidade disponível é: 

160 - 40 - 8 = 112 horas 

Então, ele ainda não poderá trabalhar 8 horas por dia, pois esta é a nossa suposição geral para todos os empregados. Portanto, a sua capacidade é reduzida por ⅛ - e o gestor do projecto fica apenas com 98 horas de capacidade facturável .

Por último, mas não menos importante, um de dois provadores parte para umas férias longas de duas semanas. Como resultado da sua viagem, a sua capacidade diminui para metade. O provador sortudo desfrutará também de um dia de folga adicional durante os feriados públicos. Tendo em conta todos estes detalhes, a sua capacidade disponível é: 

160 : 2 - 8 = 72 horas. 

Temos de ter em mente que a sua capacidade tem de ser reduzida por ⅛ mais uma vez - como estabelecemos anteriormente, o testador não estará a trabalhar 8 horas por dia. Como resultado, a sua capacidade máxima é de 63 horas.

Para mais informações, leia o nosso guia de cálculo de capacidade, bem como as informações sobre a utilização de recursos na sua empresa. Alternativamente, pode utilizar Primetric para simplificar este processo com a nossa ferramenta de planeamento de recursos

4. Tomar decisões com capacidade em mente. A gestão da capacidade de serviço tem apenas um objectivo: assegurar que a empresa tem recursos suficientes para concluir encomendas ou projectos a tempo. Com base na análise que realizámos no exemplo acima, pode ver claramente se a sua empresa tem os funcionários necessários para concluir um determinado projecto. A informação irá ajudá-lo a tomar decisões críticas. 

Especialistas e a sua capacidade gerida a partir do painel de projectos em Primetric
Especialistas e a sua capacidade gerida a partir do painel de projectos em Primetric

Em Primetric, a capacidade do utilizador é calculada utilizando os dados sobre as suas ausências, contratos e outras informações pessoais. Depois, a informação é recolhida no nosso motor de busca que ajuda os gestores a encontrar especialistas disponíveis com as competências de que necessitam. 

Exemplo: 

Conhecemos a capacidade exacta das pessoas A Melhor Empresa pretendia envolver-se no seu mais recente projecto. Com base nas informações, podemos: 

  • alterar a data de início do projecto, uma vez que o gestor do projecto e o Scrum master estarão ausentes no início do mês, 
  • organizar algumas substituições para empregados que não estarão disponíveis para participar no projecto em toda a sua extensão, 
  • decidir se serão contratadas novas pessoas para o projecto, ou seja, no caso de um testador que vai estar ausente por metade da sua duração, 
  • prever a necessidade de horas extraordinárias causadas por ausências, 
  • estimar quando é que o projecto estará concluído. 

4. Acompanhar o progresso. Use ferramentas de acompanhamento do tempo para monitorizar o trabalho dos seus especialistas e determinar se as suas estimativas precisam de ser ajustadas. Adapte-se às circunstâncias actuais e edite o seu projecto para cumprir os seus objectivos. 

Como pode a sua empresa beneficiar do plano de capacidade? 

Embora a gestão da capacidade possa parecer um processo destinado à gestão de nível C, também é valioso para todos os outros especialistas da sua organização. De facto, vários departamentos podem beneficiar dela de várias maneiras. 

O COO pode utilizar a gestão da capacidade operacional para:

  • ver as taxas de utilização dentro da empresa e reagir a quaisquer problemas relacionados com a mesma; 
  • gerir eficazmente o projecto e introduzir alterações sempre que necessário,
  • descobrir as dependências e ligações entre equipas, operações e tecnologias e compará-las com os projectos para melhorar o ritmo da sua execução. Como resultado, com a gestão da capacidade, o COO pode ajudar a sua empresa a escalar mais rapidamente do que nunca, 
  • melhorar a comunicação entre gestores e moldar o seu trabalho sem dúzias de reuniões desnecessárias. 
  • detectar custos potenciais causados pela contratação de pessoas não afectas a qualquer projecto. 

Para PMO, a gestão da capacidade mostra:

  • se os processos são geridos com fluidez e sem problemas de maior, 
  • projectos que podem ser atrasados e, consequentemente, podem resultar em lucros perdidos, 
  • monitorizar a utilização dos recursos em tempo real. 

Por último, mas não menos importante, o CEO pode utilizar as conclusões da gestão da capacidade para:

  • monitorizar os principais problemas com atrasos, pausas e outras questões que possam afectar o estado da empresa, 
  • controlar as decisões e a eficiência dos seus gestores, 
  • ver tanto as oportunidades de crescimento como as questões que podem ser preocupantes para a empresa no futuro. 

Com a prática de gestão de capacidade, o departamento de vendas pode: 

  • descobrir se têm os recursos necessários para um projecto provisório, 
  • verificar que especialistas estão disponíveis e encontrar um novo projecto para eles. 

Por outro lado, o departamento de gestão da capacidade de recrutamento é o principal responsável: 

  • encontrar empregados com excesso de trabalho e reagir à sua situação, 
  • decidir se a empresa precisa de contratar novos especialistas, 
  • ver que competências e capacidades são necessárias para que a empresa cresça. 

Melhores práticas para a gestão da capacidade

No final, a gestão da capacidade não consiste apenas em seguir alguns passos. Tal como em todas as outras operações realizadas com dezenas de outras pessoas, o planeamento da capacidade também requer algumas práticas universais que ajudam esta estratégia a fazer passar a mensagem. Estas incluem: 

  1. Comunicação bidireccional constante. Tanto o planeamento como a execução de cada um dos projectos dependem da transparência da empresa. Sem dados precisos em mãos, o planeamento da capacidade pode não ser tão fiável e eficaz como inicialmente previsto. 
  2. Avaliação dos riscos. Os projectos executados por dezenas de pessoas diferentes são propensos a problemas imprevistos causados por factores humanos. Ao tê-lo em conta, é possível prever a maioria dos problemas e incluí-los no seu plano de capacidade. 
  3. Dia de trabalho mais curto - pelo menos no papel. Não existe um especialista no mundo capaz de trabalhar 8 horas por dia. Mesmo as pessoas mais produtivas são distraídas por reuniões, e-mails, e, claro, refeições bem merecidas. Como resultado, na gestão da capacidade operacional deve assumir-se que tem menos de 8 horas por dia à sua disposição. 
  4. Adaptação aos recursos humanos. Os seus projectos dependem dos seus funcionários. Não os trate como máquinas ou materiais; o seu bem-estar e felicidade são tão importantes para o seu projecto como o próprio software. Adapte a sua abordagem às necessidades deles para alcançar os melhores resultados. 
  5. Ferramentas inovadoras de gestão da capacidade. O planeamento não tem de ser feito em milhares de papéis ou folhas de cálculo. Actualmente, empresas como a sua podem confiar em ferramentas inovadoras que podem fazer a maioria do trabalho por elas - e fazer o resto em apenas alguns cliques. Dica: Primetric é uma dessas ferramentas;)
  6. Fluxo de trabalho de aprovação. Todos os documentos e decisões cruciais devem ser partilhados com os principais gestores e funcionários para assegurar que todas as decisões sejam tomadas por unanimidade. Também melhora a transparência e o conhecimento de todas as mudanças. 
  7. Alertas para eventos não planeados. Folhas de doença inesperadas e outros obstáculos imprevistos devem ser visíveis nos sistemas ou folhas de cálculo que uma empresa utiliza para a gestão de recursos. Tais alertas permitem aos gestores tomar, alterar e adaptar as suas decisões sem ter em mente todas as mudanças actuais. 
  8. Reuniões Semanais / Mensais. Nem tudo pode ser feito em ferramentas. Portanto, as reuniões semanais e mensais são uma obrigação. São especialmente valiosas quando uma empresa precisa de reconsiderar e remodelar os seus planos e tomar decisões no local, num ambiente dinâmico. Ainda assim, numa base diária, podem ser utilizadas para analisar a capacidade de recursos e planos para o futuro.

Quer saber mais sobre as boas práticas que pode utilizar para a gestão proactiva da capacidade? Veio ao sítio certo - os nossos clientes já o fizeram com sucesso! Veja o nosso estudo de caso criado em cooperação com a Monterail e veja como eles abordaram o processo. 

Capacidade de cálculo: erros comuns

Por outro lado, enquanto planeia a capacidade de recursos para a sua empresa, deve evitar: 

  1. Estar demasiado confiante nos seus planos. Projectos com pressupostos demasiado optimistas - e muitas vezes irrealistas - são propensos a atrasos e outras questões. Avaliar o risco, tendo em mente possíveis problemas para evitar a propagação da insatisfação entre os seus clientes e os seus funcionários. 
  2. Desprezando as competências e ambições das pessoas. Especialistas desencontrados farão mais mal do que bem a qualquer projecto em que se possam envolver. O mesmo se aplica aos empregados que desejam crescer em campos diferentes daqueles em que estão a trabalhar. Tal situação pode ser prejudicial tanto para os projectos como para as taxas de rotatividade! 
  3. Sobreavaliação da capacidade. O Natal está a chegar e esqueceu-se de o incluir na programação? A época festiva está a chegar e não tem especialistas no escritório? Estas são razões comuns para que os projectos se atrasem! Tome-os em consideração antes de estabelecer os prazos para os seus projectos. 
  4. Falta de fluxo de trabalho. O planeamento e a implementação da gestão da capacidade operacional são duas coisas muito diferentes. Sem um fluxo de trabalho adequado, a decisão permanecerá apenas algumas palavras sobre um pedaço de papel. 
  5. Falta de planeamento da procura. Nenhuma empresa pode planear com sucesso um projecto sem recursos - e o planeamento da procura é tudo sobre eles. Omitir esta fase pode resultar em numerosas posições abertas, bancos inchados e, em última análise, em enormes atrasos e perdas.
  6. Ignorando os dados históricos. O tempo rastreado pode ser utilizado para algo mais do que o cálculo dos salários. Ao analisar os dados históricos das horas trabalhadas, é possível detectar inconsistências e oportunidades e melhorar as suas estimativas no futuro. 

O planeamento da capacidade pode parecer complicado - mas vale a pena! 

A gestão da capacidade envolve uma série de factores que podem parecer muito complicados à primeira vista. Felizmente, é apenas uma primeira impressão - quanto mais longe se vai, mais fácil se torna o planeamento da capacidade. 

Os princípios são os mesmos para todos os casos, contratos e tipos de ausências. Portanto, se tiver uma amostra destes cálculos com os nossos exemplos, não deverá ter problemas em estimar a capacidade noutros casos mais complexos, tais como ausências de longa duração, licenças de maternidade e mudança súbita de planos nos projectos. 

Para além disso, os seus cálculos terão um impacto directo e positivo nas finanças da sua empresa .

Com o planeamento da capacidade, pode:

  • planear com sucesso os seus projectos sem interferir com os já existentes, 
  • preparar-se para todos os cenários inesperados e reagir a eles em tempo real, 
  • estimar de forma realista a data de conclusão de todos os projectos, 
  • encontrar e preencher as lacunas que os empregados da bancada têm, encontrando-lhes um projecto adicional, 
  • maximizar os seus rendimentos, utilizando ao máximo a sua força de trabalho. 

Tenha também em mente que geralmente não tem de completar todos estes cálculos manualmente. Ferramentas de gestão de recursos, como o Primetric, podem realizar estes cálculos apenas com os dados básicos introduzidos no sistema. Com tais ferramentas, o planeamento da capacidade pode não só simplificar o seu trabalho, mas também poupar o seu tempo. 

Melhorar os cálculos de capacidade em alguns passos simples 

Está a sentir que todas essas coisas são demasiado complicadas para serem feitas numa folha de cálculo? É demorado? Ou talvez seja apenas um procedimento cansativo e repetitivo? 

Concordamos consigo - é por isso que criámos a Primetric.

Com Primetric, pode ver todos os seus recursos juntamente com a sua disponibilidade. Graças a isso, pode planear com precisão as suas operações futuras, melhorando ao mesmo tempo o moral dos seus especialistas. 

Como? 

Deixe-nos mostrar-lhe - marque uma demonstração com Primetric e reformule os processos de planeamento da capacidade na sua empresa.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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