How to Prepare an Offer for the Client in 15' and Win the Deal?

A preparação de uma oferta é um dos elementos críticos para ganhar o cliente. Quanto mais rápido e preciso for o processo, maior será a possibilidade de convencer um potencial cliente a escolher o seu negócio. Porquê? Porque, tal como todos nós, os clientes querem ter a informação imediatamente - e as empresas precisam de a fornecer para se manterem competitivas. Mas o que torna um negócio suficientemente rápido para deixar a concorrência muito para trás? Utilizando as experiências dos nossos clientes, analisámos o processo de preparação de uma oferta e encontrámos algumas fraquezas que também pode encontrar no seu negócio - e aqui está como eliminá-las de uma vez por todas.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Gestão de Recursos e Competências

12/4/2023

Oferta pronta em apenas 5 minutos - como é que se pode conseguir isso?

Índice

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O que faz uma oferta demasiado tarde para ser considerada? 

Algumas coisas têm simplesmente de ser incluídas numa oferta. Estas são: 

  1. Descrição geral do âmbito do projecto. 
  2. Um número estimado de horas que cada parte do projecto necessita para ser completada. 
  3. Um esboço dos especialistas e das suas competências necessárias para completar o projecto. 

Custos estimados dos trabalhos e outros equipamentos necessários, bem como o preço final do projecto.

Esta lista pode parecer simples no início. No entanto, quando os gestores tentam desenvolver valores específicos para cada uma destas etapas, podem rapidamente esgotar o seu precioso tempo.

Mas porque é que isso acontece?

O que o impede de preparar uma oferta em minutos? 

Imagine uma empresa em crescimento dinâmico com cerca de 70 pessoas a bordo. Tipicamente, as suas mãos estão cheias, mas a empresa está disposta a adquirir mais um projecto. 

Tendo sido fornecido um âmbito de projecto, os gestores têm agora de apresentar uma oferta. No entanto, devido à falta de ferramentas designadas (excepto, claro, as antigas folhas de cálculo fiáveis), eles: 

  • não têm quaisquer dados históricos sobre a duração de projectos e operações semelhantes no passado; como resultado, não podem avaliar com precisão o número de horas necessárias para completar o último esforço. 
  • têm problemas em relembrar as competências dos seus empregados. Por conseguinte, ou têm de passar horas a pedir essa informação, ou têm de basear a sua oferta num sentimento instintivo. 
  • não sabem quantas horas disponíveis as suas equipas podem utilizar para o novo projecto. Não têm uma única fonte de verdade sobre as atribuições e têm de basear o seu calendário de projectos em suposições e desejos. 
  • não têm a informação sobre a quantidade exacta de trabalho que cada especialista pode colocar no projecto. Consequentemente, não podem prever de imediato os custos do trabalho e não conseguem chegar ao preço final da operação. 

Em suma, falta aos gestores uma única fonte de verdade, bem como as ligações entre os vários elementos do seu negócio. Como resultado, eles:

  • ou precisam de passar horas a fundir as folhas de cálculo, na esperança de que não se enganem ao fazê-lo, 
  • ou preparar a oferta com base nos seus próprios pressupostos e conhecimentos subjectivos, esperando que os seus pressupostos estivessem correctos. 

Independentemente da opção que escolham, ainda enfrentam um processo que demorará pelo menos alguns dias do seu tempo. E cada segundo que gastam nele coloca-os cada vez mais longe da aquisição do projecto.

An offer in 15 minutes

Mas preparar uma oferta costumava ser fácil quando começámos!

Sim, foi certamente fácil - quando a sua empresa tinha algumas dezenas de empregados, na melhor das hipóteses! 

As pequenas empresas geralmente não tiveram problemas em preparar uma oferta, uma vez que o seu conhecimento dos empregados, bem como as suas competências e capacidade, se baseia frequentemente nas relações pessoais entre gestores e empregados. Numa pequena empresa, manter tais ligações é fácil. 

Contudo, com 50, 100 ou 200 empregados a bordo, conhecendo cada pessoa, as suas competências e disponibilidade, é simplesmente impossível. Como resultado, a gestão de recursos está a tornar-se cada vez mais difícil, causando conflitos de horários e contribuindo para outros erros no plano de gestão de recursos

Como é que as grandes empresas preparam as suas ofertas em apenas alguns minutos? 

Utilizam simplesmente as ferramentas que lhes proporcionam uma visão geral tanto da reserva de talentos como da capacidade disponível do seu pessoal. 

Grandes empresas de serviços de TI - incluindo os nossos clientes - implementaram ferramentas que combinam a gestão de recursos e competências com a gestão financeira. Como resultado, podem: 

  • criar estimativas para cada etapa do projecto com base nos dados históricos, 
  • ordenar os seus empregados por aptidões para os adequar ao projecto, 
  • verificar a sua capacidade disponível e compará-la com as necessidades do projecto, 
  • estimar os custos do trabalho com taxas horárias ou salários ligados a cada um dos empregados. 

Soa como um sonho? Eis como pode tornar-se realidade. 

Um pouco de incerteza? Não há problema! 

Primeiro, vamos começar com o básico - criar um novo projecto no sistema. Pode fazer isto mesmo que ainda não tenha a certeza se a sua empresa o irá adquirir. Graças à opção de projecto experimental, pode elaborar qualquer projecto sem quaisquer consequências para os horários reais. 

Nesta altura, pode também definir uma variedade de outros detalhes para o seu projecto em perspectiva, incluindo tipo de financiamento, gestores, e uma hipótese de o projecto entrar em funcionamento.

Criação de um novo projecto em Primetric
Criação de um novo projecto em Primetric

Estimar o âmbito do projecto em Primetric

Tendo preparado um esboço básico para um projecto, pode agora dividi-lo em fases consecutivas e estimar a duração de cada uma delas. Mais tarde, pode também acrescentar informação financeira à previsão para ver se o projecto vale ou não o seu esforço em primeiro lugar. 

Estimativas do projecto em Primetric
Estimativas do projecto em Primetric

Claro que não precisa de calcular a rentabilidade do projecto por si próprio! Ao preencher os detalhes nos campos mostrados acima, será exibido um gráfico abaixo da estimativa. Mudará dinamicamente com cada valor da tabela, mostrando-lhe exactamente os custos e lucros de um determinado empreendimento. 

Caso o projecto seja adquirido, mais tarde no gráfico serão também incluídos os dados reais do projecto à medida que este avança. Como resultado, será possível acompanhar tanto o trabalho como os custos ao vivo, sem quaisquer atrasos. 

Encontrar as competências certas e as pessoas disponíveis? Dê-nos apenas alguns segundos! 

Mas e se quiser ver se tem as pessoas certas para o trabalho? 

Apenas alguns centímetros abaixo, encontrará uma barra de pesquisa que o ajudará a descobrir isso. Os clientes da Primetric podem utilizá-la para classificar as pessoas com as suas competências, experiência e capacidade para encontrar empregados que correspondam perfeitamente às suas necessidades. 

Atribuição de membros da equipa ao projecto utilizando a barra de procura de membros da equipa
Atribuição de membros da equipa ao projecto utilizando a barra de procura de membros da equipa

É claro que, neste exemplo, o projecto ainda é provisório, e os gestores não podem ter a certeza se vai ser adquirido. Neste caso, não precisam de designar especialistas para as atribuições activas; em vez disso, podem usar uma opção para testar algumas reservas suaves para ver como seria o negócio com um novo projecto a bordo, ou simplesmente para testar diferentes cenários. 

Rascunhos flexíveis e alterações ilimitadas sempre que precisar deles

Naturalmente, não precisa de gerir todas as atribuições separadamente mais tarde - pode simplesmente utilizar o calendário do projecto para o fazer. 

Nesta funcionalidade, pode simplesmente arrastar e largar cada uma das afectações para a ampliar ou encurtar. Também pode consultar todos os seus detalhes e alterá-los, caso surja tal necessidade. 

Um calendário para um projecto provisório em Primetric
Um calendário para um projecto provisório em Primetric

Orçamento do projecto? Já cá está! 

E como é que estas dotações se traduzem no orçamento do projecto? 

A resposta é: automaticamente! 

Assim que criar uma afectação, seja provisória ou permanente, as informações sobre os custos do trabalho de um determinado especialista aparecerão no separador Orçamento. Aí poderá encontrar informações sobre todas as despesas geradas pelos seus empregados. Pode também acrescentar aqui algumas despesas gerais para tornar o seu orçamento ainda mais preciso! 

Custos programados de trabalho em Primetric

Claro que, tal como no caso das estimativas iniciais, o separador Orçamento também virá a calhar depois do início do projecto. A cada hora rastreada, o sistema comparará os pressupostos iniciais com os dados reais sobre custos e folhas de horas, proporcionando-lhe uma visão global do trabalho no seu projecto. 

Quer melhorar outros processos no seu negócio? 

Não é um problema para nós! 

Para começar, recomendamos-lhe que leia os nossos outros artigos sobre tópicos semelhantes, incluindo 

Alternativamente, se já se vir a utilizar algumas funcionalidades avançadas de gestão de competências no seu negócio, basta iniciar um teste com Primetric ou reservar uma demonstração - teremos todo o prazer em mostrar-lhe como pode beneficiar de ofertas rápidas! 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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