How to Sell Fixed Price Projects and not to Lose Money?

Porque é que os projectos de preço fixo constituem um risco financeiro?

Quase todos os projectos podem, por vezes, exceder o orçamento. Contudo, os projectos de preço fixo são particularmente propensos a tais problemas. Para os resolver, precisamos primeiro de compreender porque é que isso acontece. 

O alcance rasteja

Os projectos de preço fixo funcionam com um orçamento limitado. No entanto, tal como qualquer outro projecto, são propensos a um rastejar de âmbito - uma mudança súbita nos resultados que é frequentemente a raiz de todos os atrasos e problemas com a orçamentação. No caso de projectos de preço fixo, este processo é tão prejudicial quanto possível, uma vez que frequentemente leva a que a operação não seja rentável. 

Alterações nos custos ao longo do tempo 

Os longos projectos de preço fixo não alteram o seu preço, mas os seus custos mudam ao longo do tempo. Coisas tais como: 

• alterações nos salários e vencimentos, 
• inflação, 
• alterações nas taxas de câmbio, 
• rastejamento do escopo, 

têm um enorme impacto nas despesas do projecto - e são frequentemente inevitáveis, uma vez que resultam das condições económicas actuais na região. Como resultado, podem rapidamente transformar mesmo os projectos mais rentáveis em fracassos. 

Despesas inesperadas 

O âmbito do projecto e os factores económicos não são as únicas coisas que podem mudar num projecto de preço fixo. Por vezes, a conclusão de uma tal operação requer algumas despesas adicionais e inesperadas que não faziam parte da previsão financeira, e que, no entanto, precisam de ser feitas. Coisas como equipamento adicional, software ou simplesmente um pouco de ajuda de outro especialista podem gerar custos enormes, contribuindo para o fracasso do projecto. 

Como estimar com precisão os custos de um projecto de preço fixo? 

Como se pode ver pelos exemplos acima, os projectos de preço fixo são na sua maioria ameaçados pelas mudanças a que são particularmente propensos. Contudo, isso não significa que estas alterações não possam ser tidas em conta durante o planeamento do projecto. Eis como fazer isso. 

Estimar por enquanto o custo do projecto. 

Antes de decidir aceitar um projecto, certifique-se primeiro de que o custo do trabalho não irá exceder as suas expectativas. Por outras palavras, crie um calendário de projecto para ver quanto trabalho precisa, e acrescente alguma informação adicional para ter uma visão mais ampla das finanças do projecto. 

Isso inclui: 

• salários e taxas horárias dos funcionários que serão afectados aos projectos (sem estimativas ou valores médios aqui - basta criar um projecto de afectação e calcular os seus custos para evitar erros!), bem como as alterações típicas desses salários ao longo do tempo, 
• dados históricos sobre os custos de projectos semelhantes no passado, 
• despesas gerais do projecto, tanto típicas como específicas do projecto,
• uma parte das despesas gerais de organização - falámos sobre elas em pormenor no nosso artigo sobre a afectação de custos. 

No final, acrescente algum dinheiro para a margem de lucro desejada. Isso será uma base para os seus cálculos posteriores. 

Inclua a mudança ao longo do tempo nas suas estimativas

Como já dissemos anteriormente, os custos do seu projecto de preço fixo irão provavelmente mudar com o tempo. No entanto, também pode ter isso em conta, calculando o Valor Presente Líquido. 

O que é o Valor Presente Líquido? 

O Valor Presente Líquido é um indicador que pode ajudá-lo a determinar se o seu investimento (ou, neste caso, um projecto a preço fixo) será rentável ao longo do tempo. Ele soma todas as despesas e rendimentos para dizer aos gestores se haverá algum dinheiro extra após a conclusão do projecto. 

Fórmula de Valor Actual Líquido

Pode calcular o valor do seu projecto ao longo do tempo utilizando a fórmula abaixo:

Nesta fórmula: 

• Cash Flow é a soma do dinheiro gasto e do dinheiro ganho no investimento ou projecto durante um determinado período de tempo.
• n é o número de períodos de tempo. 
• r é a taxa de desconto.

Como interpretar o Valor Presente Líquido? 

O valor actual líquido tem três resultados potenciais:

• VPL positivo - o seu projecto é rentável. Parabéns!  
• VAL negativo: - o seu projecto está a perder algum dinheiro e precisa definitivamente de corrigir isso. 
• VAL zero: Um VAL de zero significa que o projecto ou investimento não é rentável nem dispendioso. Talvez haja algo que se possa fazer para o ajudar a gerar lucros? 

Que tipos de projectos de preço fixo são susceptíveis de ser rentáveis? 

É claro que nem todos os projectos de preço fixo são considerados como fracassados em termos financeiros. Existem algumas destas operações que são destinadas a enormes lucros - e pode utilizá-las em benefício da sua empresa. 

Correcções rápidas

Há alguns projectos que requerem simplesmente um curto período de trabalho intenso, e eles têm uma pequena hipótese de mudar o seu âmbito. Tais projectos são amplamente conhecidos como correcções rápidas, e normalmente fazem um candidato perfeito para um projecto de preço fixo.

Isso é porque eles o fizeram: 

• um âmbito de trabalho muito limitado que é pouco provável que se altere, 
• são resistentes à inflação e aos ajustamentos financeiros ao longo do tempo, uma vez que normalmente duram até 3 meses, 
• normalmente abordam problemas simples que podem ser resolvidos com um produto pronto a usar ou uma implementação simples. 

Como tal, as reparações rápidas têm custos e lucros muito previsíveis. 

Projectos de cabelo grisalho 

Os projectos de cabelo grisalho são todos os projectos que a sua empresa conhece muito bem, pois já o fez várias vezes e várias vezes. São o projecto mais seguro de vender por um preço fixo, uma vez que são eles: 

• pode ser estimado com muita precisão, tanto em termos de orçamento como de tempo, 
• não necessitam de contratar quaisquer especialistas adicionais - tendo trabalhado em projectos semelhantes, provavelmente já tem empregados muito experientes a bordo, 
• são susceptíveis de ser concluídos antes da hora prevista, gerando lucros adicionais, 
• podem ser acelerados utilizando o código que era anteriormente utilizado em soluções semelhantes. 

Por outras palavras: os projectos de cabelo grisalho têm uma enorme probabilidade de sucesso e de gerar lucros. 

Que mais posso fazer para manter os meus projectos rentáveis? 

É claro que, por vezes, a ultrapassagem do orçamento é simplesmente inevitável. Mesmo assim, pode-se evitar as consequências desagradáveis de tais situações, ou mesmo evitá-las por completo. 

Primeiro, pode limitar o número de projectos de preço fixo a um mínimo. Este tipo de financiamento só deve ser escolhido para projectos de cabelo grisalho e reparações rápidas; outros tipos de projectos são muito pouco rentáveis aqui, especialmente se nunca trabalhou em operações semelhantes antes. 

Em segundo lugar, é possível descrever com precisão o âmbito do trabalho num contrato com um cliente, tudo isto afirmando que quaisquer alterações ao projecto resultarão em custos adicionais. Isto pode não atrair novos clientes, mas evita definitivamente que se perca dinheiro. 

Por último, mas não menos importante, pode simplesmente convencer os seus clientes a mudar para (ou a escolher) o Tempo e os Projectos Materiais. Estes são uma solução óptima tanto para o fornecedor como para o cliente, pois permitem uma gestão flexível do âmbito do trabalho sem ameaçar ambas as partes com encargos inesperados.

O que devo fazer se o meu projecto de preço fixo já não for rentável? 

Infelizmente, se já começou a trabalhar num projecto que mais tarde se revela pouco rentável, há pouco que possa fazer. É claro que pode: 

• tentar limitar os custos do trabalho, substituindo os empregados mais caros pelos mais baratos, 
• utilizar o código dos projectos anteriores para acelerar ou simplificar o trabalho, 
• limitar as despesas gerais do projecto a um mínimo. 

No entanto, estes métodos podem muitas vezes não ser suficientes para inverter a rentabilidade do projecto. Nesse caso, a renegociação do contrato pode ser a melhor forma de evitar perder dinheiro, mesmo que isso signifique alguns problemas organizacionais no caminho. 

Como posso gerir ainda melhor as finanças nos meus projectos? 

Com um pouco da nossa ajuda, é claro! 

Preparámos um enorme guia para todos aqueles que desejam expandir os seus conhecimentos de finanças nas empresas. Para o fazer, basta visitar o nosso blog ou ir directamente aos nossos artigos para ler: 

• melhorar a rentabilidade de uma empresa de TI, 
• poupar algum dinheiro no banco dos empregados, 
• afectação de custos, 
• medição do desempenho financeiro, 
• horas facturáveis e não facturáveis. 

Ou, se já procura um sistema capaz de calcular a rentabilidade de um projecto de preço fixo (mesmo a longo prazo!), teste as nossas características financeiras em Primetric ou marque uma demonstração com os nossos conselheiros - eles mostrar-lhe-ão tudo o que precisa de saber!