Como acompanhar o desempenho dos funcionários: guia especializado para gestores de projecto

Medir o desempenho da sua equipa não se trata apenas de ter uma visão honesta da sua produtividade - é fundamental para o sucesso do seu negócio.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Folhas de tempo & Rastreio de tempo

08/02/2021

Índice

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Por que razão deve acompanhar o desempenho dos funcionários?

Acompanhar o desempenho dos funcionários não se resume a ter uma visão honesta da sua produtividade - é fundamental para o sucesso do seu negócio. Uma abordagem contínua de gestão do desempenho dos funcionários apoiada por ferramentas modernas motiva as pessoas a atingir os seus objectivos, mas também a construir relações mais significativas com os seus gestores e a crescer dentro da organização. 

Por outras palavras, o desempenho dos empregados apoia a experiência humana que tanto interessa a todos empregado no local de trabalho moderno. O relatório Deloitte Global Human Capital Trends de 2019 revelou que 84% dos inquiridos consideram a experiência humana como uma questão importante para a sua organização. 

Agora vê porque é que o seu seguimento pode fazer tanta diferença na forma de atingir objectivos comerciais. Mas, em primeiro lugar, o que é isso? 

O que é o desempenho dos funcionários? Definição

O desempenho dos trabalhadores refere-se à eficácia dos trabalhadores no cumprimento das suas tarefas e na obtenção de resultados. Mas isso é apenas um dos lados da moeda. A outra é sobre como as organizações gerem, desenvolvem e estimulam os trabalhadores a alcançar melhores resultados - uma pedra angular para a forma como uma organização funciona.

Embora não exista uma teoria geral e abrangente sobre o assunto, os gestores podem facilmente dizer a um indivíduo ou equipa de alto desempenho, comparando a forma como trabalham e o que produzem com o padrão da indústria. Podem obter uma informação fiável sobre o assunto utilizando software de rastreio que pode ser utilizado tanto para o autocontrolo como para o rastreio do desempenho dos funcionários.

Porque é que o desempenho dos funcionários é importante? 

Vamos começar com o feedback. Dar feedback é impossível se não se tiver ideia de como os empregados se comportam nas suas tarefas diárias. É preciso encontrar uma forma de medir isso porque o feedback regular é algo de que a sua força de trabalho precisa para manter o seu espírito e tornar-se ainda mais produtiva.

  • 24% dos profissionais considerariam abandonar os seus empregos se os seus gestores lhes fornecessem um feedback inadequado.(Fonte
  • 68% dos trabalhadores que recebem um feedback preciso e consistente sentem-se realizados nos seus empregos.(Fonte)
  • 69% dos empregados admitem que trabalhariam mais se sentissem que os seus esforços eram mais bem reconhecidos.(Fonte)
  • As organizações que investem no fornecimento contínuo de feedback têm um volume de negócios 14,9% inferior ao das empresas que apostam em avaliações anuais.(Fonte)

E pode ter a certeza de que as novas gerações de empregados esperam obter um feedback regular. 

  • 80% dos trabalhadores do Gen Y preferem o reconhecimento no local do que as revisões formais.(Fonte)
  • 63% dos profissionais da Gen Z querem ouvir o feedback de desempenho oportuno e construtivo ao longo do ano, e não apenas uma vez por ano.(Fonte)

E as revisões regulares?

A abordagem tradicional das revisões trimestrais ou anuais já não funciona. Estas revisões não fornecem o feedback de que os empregados precisam e forçam os gestores a dedicar muito tempo às revisões de desempenho (que raramente produzem os resultados desejados). 

  • 90% das avaliações de desempenho são consideradas como "dolorosas e ineficazes".
  • 51% dos empregados acreditam que as revisões anuais são imprecisas.(Fonte)
  • A gestão do desempenho leva muito tempo - todos os anos, os gestores passam 210 horas e os funcionários 40 horas, enquanto poderiam estar a trabalhar na gestão de projectos.(Fonte
  • 95% dos gestores relatam estar "infelizes" com as soluções tradicionais de gestão de desempenho.(Fonte)

Como pode utilizar o acompanhamento do desempenho dos funcionários em seu benefício?

A gestão significativa do desempenho dos funcionários está relacionada com melhores resultados comerciais. De acordo com a Deloitte, as organizações de alto impacto têm 1,4 vezes mais probabilidades de atingir os seus objectivos financeiros do que as organizações de baixo impacto. Têm também 2,4 vezes mais probabilidades de inovar.

Pode ver agora porque construir o direito processo e obter as ferramentas certas é tão importante:

  • As ferramentas e práticas correctas ajudam a compreender como os empregados trabalham e o que afecta o seu desempenho.
  • Isto, por sua vez, permite fornecer um feedback preciso numa base regular.
  • Uma cultura de feedback inspira os empregados a trazer mais energia ao seu trabalho todos os dias.
  • E a investigação mostra que um empregado inspirado é 125% mais produtivo do que um empregado que está meramente satisfeito.

Mas vamos ao que interessa: como acompanhar o desempenho dos empregados para conseguir tudo isso?

Como acompanhar o desempenho dos funcionários?

Deve apenas acompanhar o desempenho dos funcionários - é mais fácil dizer do que fazer se não tiver as ferramentas certas à mão. Não podemos simplesmente responder à pergunta sobre como acompanhar o desempenho dos funcionários sem o software de acompanhamento.

É claro que pode pedir aos colegas de trabalho ou supervisores desse empregado que lhe digam se têm ou não um bom desempenho com base no seu auto-controlo. Mas, no final, receberá um monte de opiniões subjectivas.

Outra forma é perguntar aos membros da equipa sobre o seu nível de desempenho percebido. Pode fazê-lo pedindo-lhes que lhe forneçam um relato do trabalho realizado no prazo de uma semana ou mês. Mas mais uma vez, esta abordagem deixa-o com um relato subjectivo dependente da capacidade do funcionário de recordar a sua experiência. Abaixo pode encontrar a solução.

Peça ao seu empregado para utilizar o software de monitorização de empregados.

Desde o rastreio em tempo real e registos de actividade preenchidos no final do dia, estas soluções ajudam os trabalhadores a compreender quanto tempo estão a gastar em tarefas e quão produtivos são nas suas tarefas diárias. E obtém-se uma fonte de dados objectivos sobre o seu desempenho, uma vez que o acompanhamento do desempenho dos trabalhadores deixa pouco espaço para erros. No entanto, a implementação de ferramentas de monitorização vem com os seus desafios.

Porque é que a implementação de software de localização pode ser um desafio?

Na nossa experiência, um dos maiores problemas que as empresas enfrentam neste momento é convencer os empregados a registar o seu tempo de trabalho.

Para eles, o acompanhamento do desempenho dos funcionários é apenas mais uma acção que têm de completar na sua já ocupada agenda. O que funciona aqui é o processo e as ferramentas certas que permitem um acompanhamento fácil do tempo.

Tomar como exemplo as folhas de horas preditivas. Em vez de ter de adicionar e descrever manualmente tarefas antes de rastrear a quantidade de tempo gasto a trabalhar nelas, os empregados podem utilizar folhas de horas de trabalho que vêm preenchidas com dados preliminares estabelecidos pelo seu gestor para este projecto (dica: Primetric fornece folhas de horas preditivas!).

Um bom conjunto de ferramentas de monitorização deve também permitir recolher várias métricas que ofereçam uma visão do desempenho de um funcionário em relação ao panorama geral dos objectivos empresariais. Por exemplo, a Primetric oferece conhecimentos tanto à auto-monitorização como à monitorização de todos os empregados de uma só vez, graças a relatórios avançados.

Que métricas de desempenho dos funcionários deve utilizar?

Gestão por objectivos 

Este modelo de gestão centra-se na melhoria do desempenho da organização, traduzindo objectivos empresariais em objectivos individuais específicos estabelecidos pelo funcionário e pelo gestor. O trabalhador trabalha para atingir estes objectivos e informa o gestor sobre o seu progresso. 

Taxa de absentismo

O absentismo e o desempenho estão altamente correlacionados porque dependem do envolvimento dos funcionários. Os investigadores confirmam que empregados altamente motivados e empenhados levam menos dias de baixa por doença (mesmo até 37% menos, segundo a Gallup). Os funcionários ausentes são menos produtivos por defeito, e as elevadas taxas de ausência em toda a organização indicam um desempenho organizacional inferior. Acrescentámos um relatório especial à Primetric para ajudar os gestores de projecto a compreender esta peça deste puzzle.

Lucro por FTE

Esta métrica refere-se ao lucro realizado por equivalente a tempo inteiro (FTE). Também chamado equivalente a tempo inteiro (WTE), FTE é uma unidade que indica a carga de trabalho de uma pessoa empregada de uma forma que ajuda os gestores de projecto a comparar facilmente as cargas de trabalho em vários contextos. Para calcular o lucro por ETI, é necessário dividir o seu lucro total (receitas menos despesas) por ETI. Se obtiver um número elevado aqui, é um sinal de que a sua organização está a sair-se bem em termos de produtividade.

Em Primetric, obtém métricas de FTE divididas em departamentos e equipas para tecnologias específicas. Isto ajuda a avaliar o desempenho de membros individuais de equipas, equipas, e mesmo departamentos inteiros.

Se quiser começar a calcular o seu FTE, preparei uma calculadora FTE de acesso livre onde pode adicionar os seus valores e obter uma estimativa:

Calculadora FTE

Receitas por empregado 

As receitas por empregado mostram quanto é gerado por empregado em média. Ao combiná-la com o custo por empregado, pode usar este rácio para ver como a empresa irá funcionar num trimestre específico. Em Primetric, é possível gerar este relatório em segundos.

Horas extraordinárias por empregado

Para calcular a média de horas extraordinárias por empregado, tome o total de horas extraordinárias anotadas em qualquer sistema que esteja a utilizar para acompanhar o tempo de trabalho, e divida-o pelo número de empregados. Em geral, os empregados que estão dispostos a percorrer a milha extra - estão motivados e produzem mais. Assim, uma quantidade razoável de horas extraordinárias médias é um bom sinal. Pode também deitar as mãos a esta métrica em relatórios Primetric.

Utilização dos empregados 

As taxas de utilização são uma excelente forma de medir a produtividade de um indivíduo na geração de receitas em relação à capacidade disponível. A utilização reflecte o número de horas de trabalho de um empregado que podem ser facturadas versus a sua disponibilidade global.

Se não souber o que pode oferecer ou quanto pode entregar, pode acabar por sub ou sobre-utilizar os empregados. Para evitar este problema, são necessárias taxas de utilização alvo. Soluções como a Primetric ajudam a aprender mais sobre a utilização dos seus empregados e colocam-no no caminho para uma maior rentabilidade.

Dica profissional: Para garantir que os empregados são produtivos, não lhes atribuam muito pouco trabalho - eles apenas se aborrecerão e o seu desempenho irá baixar. Mas evite sobrecarregá-los com tarefas correctas - demasiadas tarefas levam à frustração. Encontre o ponto doce entre os dois. Primetric ajuda a aceitar este aspecto da gestão de projectos dando-lhe mapas de calor fáceis de usar que mostram quem está sobrecarregado de trabalho e quem não tem nada para fazer no momento.

Tempo registado vs. planeado

Outra métrica chave que está directamente relacionada com o desempenho dos funcionários na comparação entre o tempo planeado para um projecto e o tempo que a sua equipa efectivamente registou. Qualquer disparidade aqui ajuda a identificar problemas na sua abordagem de estimação. E se executar projectos de Preço Fixo, cada hora registada que não fazia parte do plano inicial diminui a rentabilidade do projecto. Por outras palavras, o acompanhamento do desempenho dos funcionários mostra se as coisas correm de acordo com o plano.

É aqui que a Primetric também ajuda, oferecendo-lhe relatórios de eliminação que comparam as horas programadas vs. a capacidade vs. as horas seguidas.

O relatório de utilização planeada versus programada indica o desempenho do empregado para toda a empresa.
Capacidade planeada versus capacidade rastreada em Primetric

Acompanhamento do desempenho dos funcionários - melhores práticas

  • Estabelecer expectativas e objectivos - Compreender o que se pretende alcançar e medir o desempenho dos funcionários em conformidade. Pretende aumentar a produtividade dos funcionários ou melhorar a sua retenção ou compromisso? Precisa de ter objectivos claros para o seu programa e comunicá-los aos empregados de forma eficaz.
  • Fazer verificações pontuais ou inspecções aleatórias - Verificar se a equipa está a seguir o seu tempo correctamente, verificando a produtividade pessoal de vez em quando.
  • Esteja sempre atento ao resultado final - As métricas de desempenho são úteis porque mostram se a sua equipa está a executar bem e rapidamente as tarefas. Mas será que a sua margem de lucro reflecte esta produtividade?
  • Utilize a ferramenta de seguimento de desempenho certa para o trabalho - em vez de fazer malabarismos com diferentes folhas de cálculo Excel, monitorize o desempenho dos funcionários numa solução moderna que combina o seguimento do tempo e a alocação de recursos num único local para obter uma visão do desempenho da sua organização.

Combinar a atribuição de recursos com a monitorização dos funcionários em Primetric

Ao implementar o acompanhamento do tempo, os funcionários individuais poderão acompanhar o tempo que passam a trabalhar nas tarefas, bem como o seu desempenho. Mas é preciso colocar este tempo num contexto maior. É aqui que entra a atribuição de recursos.

Nas empresas de desenvolvimento de software, um dos maiores desafios é planear o trabalho de um empregado, tendo em conta o seu:

  • Disponibilidade (assegurar que têm a quantidade certa de tarefas em mãos)
  • Aptidões e experiência profissional
  • Taxa horária e taxa de receitas.

Para construir um elevado empenho e motivação, é necessário certificar-se de que as pessoas estão a trabalhar em tarefas que consideram interessantes e, em certa medida, desafiantes. Para aumentar o desempenho de um funcionário, é necessário acompanhar e gerir o seu desenvolvimento profissional.

Isto é o que se obtém em Primetric

Rastreio + planeamento

Em Primetric, o rastreio do tempo de trabalho está directamente correlacionado com o planeamento do tempo de trabalho. Isto significa que cada empregado pode registar o seu tempo de trabalho, mas também ver quantos dias o seu gerente planeou para eles.

Isto oferece uma visão de como o planeamento se traduz em implementação e, como resultado, em desempenho empolizado. Além disso, o funcionário sabe quais os projectos em que irá trabalhar no futuro.

Calendário útil

Todos estes dados são mapeados num calendário de fácil utilização que visualiza o intervalo de tempo e o número de horas atribuídas a projectos específicos no estilo de um diagrama de Gannt. Isto é uma grande ajuda no acompanhamento do desempenho dos funcionários.

Registo de tempo e folhas de previsão de tempo

Primetric permite o registo do tempo de trabalho em tempo real ou introduzindo o número de horas trabalhadas no final do dia. Graças às folhas de horas preditivas, os gestores podem monitorizar os empregados e ver quanto tempo deve ser registado hoje e verificar como isso se compara à realidade. O empregado pode simplesmente aceitar o tempo programado como registado em vez de adicionar registos de horas por si próprio.

Curioso de experimentar Primetric? Inscreva-se aqui e melhore o desempenho dos seus funcionários com o software de monitorização de topo de gama.

Quer saber como manter um registo dos seus objectivos estratégicos?

Sem problemas - preparámos inúmeros outros artigos que o podem ajudar a alcançar os seus objectivos individuais, melhorar a produtividade e monitorizar os pontos fortes e fracos do seu projecto e equipa.

Visite o nosso blogue para ler sobre o assunto:

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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