.JPG)
Quais são as despesas gerais?
Os custos gerais são todas as despesas contínuas de funcionamento da empresa, excluindo os custos directos de desenvolvimento de um produto ou de prestação de um serviço, ou as chamadas despesas de exploração.
No caso da empresa de serviços informáticos, os custos gerais são normalmente os custos indirectos de tudo, excepto o trabalho dos próprios empregados, uma vez que estes são responsáveis pela prestação de um serviço a um cliente. Tudo o que os apoia nessa tarefa é geralmente considerado uma despesa adicional.
Tipos de custos indiretos
Para facilitar um pouco as coisas, as despesas gerais das empresas de serviços informáticos dividem-se normalmente em duas categorias: despesas gerais do projecto e despesas gerais da empresa ou administrativas.
Eis alguns exemplos de despesas gerais.
Despesas gerais do projecto
As despesas gerais do projecto são todos os custos adicionais directamente relacionados com o projecto que é necessário cobrir para o concluir. Naturalmente, tal como na definição de despesas gerais, não se incluem os custos do trabalho. É importante notar que as despesas gerais do projecto só têm impacto na rentabilidade do projecto em que foram geradas - os outros projectos não têm de cobrir qualquer parte destes custos.
Despesas gerais da empresa
Por outro lado, as despesas gerais da empresa ou do negócio são uma categoria muito mais vasta. Inclui geralmente todas as despesas que a empresa tem de cobrir para continuar a funcionar correctamente, como os custos operacionais (ou seja, marketing, vendas, administração, gestão executiva) e as contas básicas (ou seja, aluguer de espaço de escritório, serviços públicos, impostos, material de escritório, outro equipamento de escritório, despesas de publicidade, mas também artigos e dispositivos essenciais, como impressoras, papel e equipamento novo).
É importante notar que estas despesas gerais não estão directamente ligadas a qualquer projecto específico em curso na sua empresa. Em muitos casos, trata-se de despesas gerais fixas.
Como todos os projectos facturáveis beneficiam das despesas gerais da empresa (por exemplo: workshops para os seus empregados melhorarem as suas competências), estas despesas são sempre partilhadas proporcionalmente entre os projectos. Para tal, é necessário imputar os custos gerais utilizando a fórmula de imputação de custos.
O salário é uma despesa geral?
A resposta a esta pergunta é: depende do que as despesas gerais da empresa cobrem e do que são responsáveis.
O que define os custos indiretos?
A posição e a situação actual do trabalhador na empresa é o que separa os salários dos custos gerais. Geralmente, se o trabalho do empregado é facturável - um cliente paga por ele - o seu salário não é um custo indirecto.
No entanto, pôr essa teoria em prática é um pouco mais complicado. Por isso, preparámos alguns exemplos simples que ilustram os casos mais comuns que pode encontrar na empresa de TI.
O salário de um programador é um custo indirecto?
Para responder a esta pergunta, temos de considerar dois casos: um programador que trabalha activamente num projecto facturável e um programador que está actualmente no banco de suplentes.
Desde que o programador esteja envolvido em projectos comerciais, o seu salário não é um custo indirecto, uma vez que é directamente responsável pela geração de lucros para a empresa - por outras palavras, o seu trabalho é facturável e o cliente paga por ele .
No entanto, há alguns casos em que o salário de um programador pode ser incluído na soma das despesas gerais. Por exemplo, quando um programador está no banco ou é atribuído a um projecto interno ou não facturável, o seu trabalho não contribui para os lucros da empresa. Por isso, o seu salário é um custo indirecto.
O salário de marketing é um custo indirecto?
Sim - os salários de marketing são geralmente um custo indirecto.
As actividades de marketing não são directamente responsáveis pela entrega de produtos ou serviços e pela geração de lucros de nenhum dos projectos. Por conseguinte, são incluídas nas despesas gerais da empresa. O mesmo se aplica a outros salários administrativos, tais como vendas, despesas legais e honorários contabilísticos.
O salário do director-geral ou do executivo é uma despesa geral?
Sim. Os gestores de alto nível, tal como os membros dos departamentos de apoio, não estão directamente envolvidos no trabalho em projectos comerciais e facturáveis. Como tal, os seus salários são, por definição, custos gerais.
Por que razão deve acompanhar as despesas gerais, mesmo que não tenham um impacto directo no seu projecto?
Embora possam parecer pequenos em alguns casos, os custos gerais podem alterar drasticamente os custos de um projecto, ou mesmo torná-lo totalmente não rentável. Estas não são apenas palavras vazias - eis como funciona no mundo real.
Como é que a rentabilidade do projecto varia com as despesas gerais?
Imagine um projecto pelo qual um cliente paga $150 000. O trabalho no projecto está estimado em $50 000, deixando a empresa com uma margem de lucro de 66%.
Ainda assim, este projecto também precisa de cobrir $60 000 de despesas gerais mensais, conforme determinado pela fórmula de afectação de custos. Depois de deduzir os custos do trabalho e as despesas gerais dos rendimentos, o projecto gera $40 000 em lucros. Por conseguinte, a sua margem de lucro final é de cerca de 26% - muito inferior à inicial!
Como posso controlar permanentemente as despesas gerais?
Com tantos tipos de despesas gerais, calcular os custos gerais é por vezes difícil - pelo menos em folhas de cálculo ou outras soluções improvisadas. No entanto, algumas soluções são mais adequadas para manter o controlo de todos os custos adicionais. A Primetric é uma delas!
Na Primetric, pode adicionar despesas gerais recorrentes e únicas aos seus projectos e monitorizar o seu impacto na rentabilidade da operação. Além disso, pode também incluir as despesas gerais da empresa na equação e partilhá-las entre todos os seus projectos.
Desta forma, pode obter uma visão completa de todas as despesas da sua empresa e aceder a previsões e cálculos financeiros realistas - tudo isto com apenas alguns cliques!
Quer controlar as suas despesas gerais como os responsáveis de TI?
Não há problema - há uma forma fácil de o fazer.
Em primeiro lugar, familiarize-se com os nossos outros artigos sobre rentabilidade e custos gerais, incluindo os artigos sobre:
- gestão dos custos do projecto,
- projecção de receitas,
- erros orçamentais que arruínam as suas margens de lucro,
- melhorar a rentabilidade de uma empresa de TI,
- incluindo as despesas gerais no preço das horas facturáveis,
- calcular as despesas gerais por membro da equipa.
... e aprender a calcular as despesas gerais e a gerir as despesas indirectas e directas da sua empresa.
Ou, se já precisa de ajuda com as despesas gerais da sua empresa, pode fazê-las no Primetric. Marque uma demonstração ou inicie um teste com a nossa ferramenta para ver o seu potencial para os processos financeiros!
