Jira Resource Allocation: Tasks and Other Features Explained

Cada empregado que já teve o prazer de trabalhar com a Jira está ciente das tarefas que pode gerir na ferramenta. Mas serão elas suficientes para realizar uma atribuição completa de recursos? Temos uma resposta a esta pergunta.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Planeamento de recursos

17/11/2022

Atribuição de recursos em Jira. Como utilizar tarefas e outras características?

Índice

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Que características de atribuição de recursos estão disponíveis em Jira? 

As características de atribuição de recursos Jira são bastante limitadas. Em geral, o Jira permite apenas dois tipos de atribuições: uma atribuição a um projecto e a uma tarefa ou sub-tarefa em particular. Por conseguinte, as suas opções de optimização da mão-de-obra são limitadas.

Vejamos como estas duas opções se assemelham no sistema. 

Como designar membros da equipa para a tarefa?

Para atribuir recursos à tarefa, basta ir para a questão existente ou começar a criar uma nova. Em ambos os casos, verá uma janela muito semelhante contendo informações básicas sobre o projecto. Normalmente é o que parece:

Atribuição de recursos Jira em tarefas
A atribuição de recursos Jira na tarefa pode ser encontrada no lado direito da visão da tarefa

É importante notar que a janela também pode conter menos informação do que na imagem acima. Podem ser-lhe adicionadas características adicionais clicando no botão Configurar, no canto inferior direito. 

Ainda assim, independentemente das configurações da janela de tarefas, no seu lado direito verá sempre um campo Assignee e Repórter, tal como mostrado acima. Edite o campo Cessionário para escolher uma pessoa responsável pela entrega da tarefa; edite o campo Repórter para escolher o seu gestor. 

Além disso, utilizando a opção Configurar, pode também adicionar uma estimativa à tarefa, bem como o campo de seguimento do tempo. Mesmo assim, esta informação não afectará a capacidade do membro da equipa - a Jira é incapaz de processar tal informação. 

Como designar membros da equipa para o projecto? 

A atribuição de recursos ao projecto parece semelhante à da tarefa. Para atribuir pessoas ao projecto, basta clicar no botão Detalhes do Projecto, à direita. A sua atribuição de recursos Jira irá exibir uma janela semelhante à que se encontra abaixo. 

Atribuição de recursos Jira para projectos
As configurações básicas do projecto em Jira incluem a atribuição de recursos

Como pode ver na imagem do ecrã, pode atribuir dois tipos de recursos ao projecto: um chefe de fila do projecto e um cessionário por defeito. Contudo, não pode atribuir um projecto a um grupo de pessoas em qualquer destes casos; só pode escolher 2 pessoas responsáveis pela sua entrega. 

Que características de atribuição de recursos estão em falta no Jira? 

Pode-se facilmente ver que a Jira, embora frequentemente elogiada pelas suas características de gestão de projectos, oferece opções muito limitadas de gestão de recursos. Isto porque a sua abordagem centra-se num único projecto em vez dos recursos da empresa como um todo. 

Por esta razão, a atribuição de recursos Jira não oferece: 

  • uma informação sobre a capacidade disponível dos membros da equipa que desejem atribuir ao projecto, 
  • Jira timesheet combinando a informação sobre o tempo planeado e o tempo rastreado em todos os projectos planeados, 
  • informação sobre atribuições incorrectas, tais como overbooking ou bancadas, 
  • as folgas e férias que podem afectar a duração das tarefas, 
  • qualquer forma flexível de modificar as atribuições em relação a projectos ou ao trabalho de outras pessoas, 
  • relatórios avançados sobre horas trabalhadas, produtividade, e muito mais, 
  • informação sobre as finanças das atribuições, incluindo as horas facturáveis e não facturáveis
Jira resource allocation

Para que deve ser utilizada a atribuição de recursos Jira? 

Como se pode ver na lista de recursos Jira disponíveis e não disponíveis, o sistema está limitado a uma perspectiva de curto prazo, centrada no projecto. Portanto, a atribuição de recursos Jira só pode ser feita em pequena escala - por exemplo, nos projectos ou nas suas partes. 

As características da Jira só são capazes de reflectir microestruturas, não a empresa como um todo. A sua abordagem baseada em sprint-based é particularmente útil para equipas que trabalham em tarefas e projectos. No entanto, não é útil para executivos ou gestores, uma vez que a ferramenta não contém qualquer visão geral da capacidade, carga de trabalho, finanças ou dependências. Como resultado, só os pode ajudar a planear o trabalho com alguns dias de antecedência, na melhor das hipóteses. 

Podem ser feitas atribuições a longo prazo em Jira? 

Não - A atribuição de recursos Jira não oferece características capazes de apoiar uma abordagem a longo prazo. Isso inclui: calendários flexíveis, gestão de capacidade e previsão de recursos, finanças, utilização, e muito mais. Como resultado, a Jira pode fornecer informação insuficiente, causando sobre-reserva e, consequentemente, atrasos. 

Contudo, a Jira oferece integrações extensivas capazes de expandir estas características de forma significativa. Portanto, se é um executivo que procura converter a tarefa e a informação de rastreio do tempo de Jira em algo mais, deve definitivamente considerar uma delas: Primetricamente. 

Como é que é a atribuição de recursos na Primetric? 

Primetric é uma ferramenta abrangente de gestão de projectos e recursos que pode assegurar que os membros da sua equipa sejam atribuídos aos projectos certos no momento certo. É importante que se especialize em oferecer uma perspectiva a longo prazo que possa interessar aos executivos e gestores, salvaguardando as suas operações. 

Mas não fiquemos por aí - vejamos como a Primetric trata a atribuição de recursos em casos de utilização real. 

Gestão de competências em Primetric

Em contraste com o Jira, Primetric inclui uma secção dedicada ao armazenamento de informação dos funcionários e à sua utilização para melhorar a qualidade das atribuições. 

Quando um empregado é adicionado ao sistema, o seu perfil pode ser preenchido com informação relacionada com a sua educação, experiência, certificações, e muito mais. O nível de cada habilidade também pode ser especificado no sistema.

Mais tarde, quando um projecto é criado, a informação é utilizada para designar pessoas para os projectos e as suas fases. Utilizando uma barra de pesquisa na página do projecto, é possível procurar membros da equipa com um determinado conjunto de competências e escolhê-los a partir da lista filtrada - tal como mostrado abaixo. 

Gestão de competências em Primetric
Lista de pessoas, as suas competências e as suas utilizações disponíveis em Primetric

Gestão da capacidade em Primetric

Como acima referido, Primertic pode também ajudá-lo a obter o controlo das horas de trabalho que os seus empregados podem passar a trabalhar nos projectos da sua empresa. 

Com base nos tempos livres e feriados que também estão disponíveis no sistema, a ferramenta calcula a quantidade máxima de horas de trabalho disponíveis para o empregado e inclui-a no seu perfil. Mais tarde, quando um especialista é atribuído a um projecto, a sua capacidade é ajustada em conformidade. 

É importante notar que a informação sobre a capacidade não só está escondida no sistema - também aparece quando mais se necessita dela. Ao fazer uma nova atribuição, verá a informação sobre a capacidade disponível de um determinado especialista. Será também notificado sobre quaisquer hipóteses de sobre-reserva. 

Notificação de overbooking em Primetric
O aviso de overbooking aparece quando um especialista não tem mais capacidade

Gestão de atribuições em Primetric

E se já tiver sido feita uma atribuição? Nesse caso, também pode geri-la no sistema. 

Ao escolher um projecto ou calendário de pessoas, será redireccionado para o diagrama de Gantt com dias, semanas e meses, mostrando todas as alocações existentes com a sua duração, custos e outras informações valiosas. Graças a esta ferramenta, será capaz de acompanhar as dependências e monitorizar o trabalho enquanto este já está em curso. Os gestores de projecto também podem alterar as atribuições quando necessário - podem simplesmente arrastá-las e deixá-las cair como acharem conveniente. 

Calendário do projecto com opção de prolongar uma atribuição
Alargamento de uma atribuição em Primetric

No entanto, este instrumento também pode ser utilizado para atribuições provisórias. Ao atribuir pessoas a um projecto provisório, basta escolher o tipo certo de atribuição (Rascunho, Tentativa ou Activa) para testar diferentes soluções para o seu negócio. 

Projectos de atribuição em Primetric
Os projectos de atribuição em Primetric têm um desenho diferente que permite aos gestores de projecto distingui-los das atribuições activas.

Relatórios avançados em Primetric

Primetric pode também ajudá-lo a avaliar o trabalho realizado nos projectos depois de estes terem terminado - ou mesmo quando já estão em curso. 

No sistema encontrará relatórios: 

  • timesheets com orçamentação - tal como a mostrada abaixo, 
  • orçamento no projecto, 
  • produtividade, 
  • capacidade e utilização, 
  • rentabilidade e margens, 

e muitos mais. 

Além disso, também pode criar os seus próprios relatórios - basta usar a funcionalidade de relatórios personalizados! 

Relatórios de timesheet em Primetric
Relatórios de timesheets em Primetric

O que mais pode ser feito em Primetric? 

Para além das ferramentas acima referidas, Primetric também tem outras características que poderá utilizar em benefício do seu negócio. Estas incluem: planeamento de recursos, inteligência empresarial, gestão de competências e contabilidade de projectos

Não discutiremos estas características neste artigo; contudo, dar-lhe-emos uma oportunidade de se familiarizar com elas de outra forma. Basta reservar uma demonstração com o nosso consultor ou começar um ensaio com Primetric por conta própria para ver como pode ajudar o seu negócio a prosperar! 

Quer saber mais sobre Jira? 

Ainda não tem a certeza se a Jira tem realmente o que é preciso para impulsionar o seu negócio? 

Não se preocupe - temos tudo controlado. 

Basta ir ao nosso blogue e ler sobre ele: 

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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