Planeamento de Recursos em Jira - Um Guia do Planificador Principal [TIPS]

Jira tem dezenas de características interessantes que lhe podem ter escapado - mas será o planeamento de recursos uma delas? Encontre toda a informação que precisa sobre o planeamento de recursos do JIRA neste artigo!

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Planeamento de recursos

25/7/2022

Índice

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Posso fazer o planeamento de recursos num Jira padrão?

Vamos esclarecer isto - o Jira foi desenvolvido como uma ferramenta de gestão de projectos. Uma das características mais importantes que existe é a gestão de tarefas.

E é por isso que a sua estrutura permite apenas um processo de planeamento de recursos a curto prazo, o que, com base na nossa experiência, em numerosos casos não é suficiente. Por exemplo, esse foi o problema de Capco, um dos nossos clientes que se debatia com as atribuições antes de encontrar a nossa ferramenta.

E é por isso que a resposta curta é: não, o planeamento de recursos a longo prazo não é possível em Jira devido à sua estrutura e foco de gestão de tarefas.

Então, como pode planear os seus recursos utilizando Jira? Encontrará duas abordagens específicas mais abaixo neste artigo.

O que é possível só em Jira?

Actualmente, os gestores de projecto podem utilizar o Jira para criar projectos, tarefas, e designar pessoas que têm de os completar.

Podem também definir os prazos e ver se os marcos são cumpridos. Este simples planeamento de recursos fornece-lhe a informação sobre o projecto e o seu progresso apenas a curto prazo e com base nas tarefas que criou.

Ainda assim, com inúmeros projectos e membros da equipa à mão, muitas pessoas acham que falta esta característica em Jira. Por outras palavras, o planeamento de recursos para a gestão de projectos em Jira é, no mínimo, oneroso.

Comparação do planeamento abrangente de recursos com o planeamento de recursos no JIRA
Comparação do planeamento abrangente de recursos com o planeamento de recursos no JIRA

Prós e contras dos recursos de planeamento apenas em Jira

A abordagem do planeamento de recursos Jira é muito centrada no projecto, e não permite aos gestores de projecto ver um quadro mais amplo de todas as operações. Não fornece qualquer informação sobre a capacidade dos membros da equipa e a utilização dos recursos.

Por outras palavras, ao planear os seus recursos, precisa de escolher cegamente os funcionários para uma nova tarefa e esperar pelas suas reacções sem qualquer gestão de projecto aprofundada ou planeamento de capacidade

Além disso, a Jira, também não consegue lidar com quaisquer finanças relacionadas com os recursos. Por conseguinte, não pode ser utilizado para criar previsões orçamentais precisas ou para calcular os salários - tem de ser feito separadamente em todos os projectos Jira.

Como resultado, Jira, pode não ser a melhor escolha para o planeamento de recursos, especialmente para gestores e executivos de alto nível que procuram uma visão mais geral das suas operações. Mas como saber se não é realmente uma escolha para si?

O que deve incluir um plano de recursos? 

Primeiro, vamos responder a esta pergunta com uma definição de um plano de recursos adequado. 

O plano de recursos é um esboço de todos os recursos e operações numa linha temporal específica. Para combinar todas estas características, as soluções que oferecem um planeamento abrangente dos recursos necessitam de oferecer uma grande variedade de opções. 

Em geral, um plano de recursos típico deve incluir elementos tais como: 

  • pessoas, 
  • orçamento e custos,
  • competências, experiência, certificações, 
  • capacidade e utilização, 
  • calendários com atribuições flexíveis e características editáveis, 
  • previsão para futuros projectos e recursos de que necessitam. 

Primetric tem todas estas características - e muitas mais.

Pode um plano de recursos ser diferente da lista acima?  

No caso de algumas empresas e responsabilidades, os planos de recursos devem também incluir custos e lucros com todos os seus elementos (incl. salários, despesas gerais, etc.).

Estes elementos são particularmente importantes nas indústrias que lucram com as criações dos seus empregados e precisam de optimizar a sua carga de trabalho - a indústria informática é um exemplo perfeito de tais empresas. 

Planeamento a longo e curto prazo - qual é a diferença? 

O planeamento a longo e curto prazo deve ser considerado separadamente, apesar de ter um objectivo muito semelhante. Isto porque, na realidade, são processos muito diferentes. 

Planeamento a curto prazo - definição

O planeamento a curto prazo em ferramentas digitais como o Jira envolve geralmente uma extensa gestão de tarefas. Funciona muito bem para projectos separados, e eles são capazes de fornecer uma visão aprofundada das operações em questão.

No entanto, apenas proporciona aos gestores uma visão limitada e a curto prazo das operações da empresa. 

Planeamento a longo prazo - definição

É aí que a verdadeira magia acontece. Quando falamos com diferentes gestores, eles esforçam-se por ser capazes de identificar rapidamente riscos e oportunidades sem entrar em detalhes operacionais desnecessários. Do seu ponto de vista, o planeamento a longo prazo é muito mais útil.

Isto porque ajuda a prever o que irá acontecer no próximo mês, trimestre ou mesmo ano - especialmente, se tiver projectos a longo prazo. Graças a isso, ganha-se um grande quadro e pode-se tomar decisões estratégicas para evitar riscos desnecessários - tudo isto ao mesmo tempo que se criam estimativas 100% precisas até mesmo para os clientes mais exigentes.

Além disso, as ferramentas de planeamento a longo prazo podem oferecer numerosas opções adicionais que poderá considerar úteis, incluindo previsão de capacidade, gestão de carteira de projectos, atribuições flexíveis, e muito mais. 

Além disso, o planeamento a longo prazo é benéfico não só para os gestores de projecto, mas também para a equipa de vendas, directores financeiros ou mesmo para o próprio CEO - tudo graças à sua natureza abrangente .

A diferença entre planeamento a longo e curto prazo no planeamento de recursos do JIRA
A diferença entre o planeamento a longo e curto prazo

Como gerir os recursos em Jira?

Uma gestão abrangente dos recursos não é possível em Jira - como já mencionámos, a ferramenta só tem características básicas que facilitam tais processos. Utilizando esta ferramenta, só é possível criar um novo projecto (ou entrar no já existente), adicionar tarefas e subtarefas ao mesmo, e adicionar pessoas responsáveis por elas. 

Felizmente, existem outras ferramentas que pode utilizar - incluindo o Primetric. 

Como posso saber se um planeamento limitado dos recursos Jira é suficiente para mim? 

Antes de começar a procurar mais, primeiro deve certificar-se de que não vai certamente estar à altura das suas expectativas. Para o fazer, responda às seguintes perguntas: 

  1. Alguma vez tem dificuldade em designar uma pessoa específica para o projecto? Como é que toma a decisão? Com base nas competências / experiência das pessoas, salários e disponibilidade?
  2. Quer ver a carga de trabalho e a disponibilidade das pessoas durante mais de algumas semanas?
  3. Precisa de uma visão geral dos papéis necessários para realizar o projecto?
  4. Precisa de ver o nível de utilização com divisão para facturáveis e não facturáveis? 
  5. Precisa de conhecer os salários, as competências e a experiência do empregado para os atribuir com sucesso? 
  6. A sua empresa utiliza modelos de planeamento diferentes, ou seja, utilização, horas fixas, etc.? 
  7. Tem de tirar férias e feriados manualmente? Está interessado em detectar todos os feriados e ausências? 

Se respondeu sim a qualquer uma destas perguntas, tenho más notícias para si. 

Jira não é suficiente para planear recursos na sua empresa e equipa. 

Mesmo assim, não deve preocupar-se com questões Jira - ainda pode usar suplementos ou ferramentas dedicadas para tornar o seu processo suave e ajustado às suas necessidades. Primetric é uma dessas ferramentas! 

Posso planear recursos em Jira Roadmaps Avançados? 

O JIRA Advanced Roadmaps é um dos add-ons do JIRA. De acordo com os seus fornecedores, é capaz de gerir tarefas e projectos complexos e trabalhar estrategicamente em numerosos projectos.

Planeamento de recursos JIRA com Roteiros Avançados - que características inclui? 

A ferramenta é capaz de o fazer: 

  • planeamento do trabalho das equipas e acompanhamento da relação entre as diferentes equipas, bem como a sua contribuição para os projectos,
  • analisando fontes de problemas (placas, projectos, e filtros) que determinam que dados serão utilizados no Jira Software para criar um plano,  
  • criar projectos e tarefas, 
  • definição de exclusões e prioridades.

Como demonstrado pelas características acima referidas, o Jira Advanced Roadmaps tem algumas características adicionais para a atribuição de recursos. Ainda assim, envolve tarefas, e não uma visão mais geral, e não é definitivamente uma boa opção para aqueles que desejam analisar mais de perto os especialistas em particular e a sua capacidade. Por outras palavras - simplesmente não o pode fazer. No entanto, Primetic pode facilmente preencher estas lacunas. 

Gestão de recursos Jira com add-ons e extensões

JIRA orgulha-se da sua capacidade de integração com uma variedade de outras ferramentas - e esta é a solução que o fornecedor recomenda para este caso de utilização. De facto, é possível encontrar dezenas de tais ferramentas no Atlassian Marketplace. No entanto, existem apenas algumas ferramentas que são realmente capazes de uma gestão de recursos mais profunda e mais geral.

Planeamento de recursos JIRA com Primetric

Primetric, que também é oferecido no Atlassian Marketplace, é uma das ferramentas que oferecem um planeamento abrangente de recursos que pode ser integrado com o JIRA.

Esta solução foi criada para importar toda a informação necessária da Jira em tempo real e utilizá-la para criar planos precisos e actualizados para quaisquer operações. 

Planeamento de recursos baseado no JIRA em Primetric
Planeamento de recursos em Primetric

A Primetric oferece a gestão de recursos: 

  • calendários de Gantt flexíveis, editáveis, de arrastar e largar, tanto para membros da equipa como para projectos, com informação sobre folhas, ausências e feriados públicos, 
  • orçamentação abrangente baseada em informação sobre salários e horas de trabalho controladas, bem como finanças do projecto (rendimentos, despesas gerais, etc.), 
  • alocações inteligentes (o sistema sugere os melhores membros da equipa para fazer o trabalho), 
  • Gestão de custos de Jira com base nas horas de percurso,
  • barra de pesquisa intuitiva de alocação nos seus projectos, 
  • atribuições facturáveis e não facturáveis,
  • capacidade calculada automaticamente para todos os utilizadores,,
  • relatórios avançados e personalizáveis sobre indicadores chave, incluindo bancos, horas extraordinárias e sobre-reserva, 
  • base de dados de competências com informações sobre experiência, competências e certificações dos empregados, 
  • uma visão global de todos os projectos e pessoas envolvidas nos mesmos, 
  • alertas e notificações para questões-chave, incl. overbooking,
  • apoio constante dos conselheiros da Primetric. 

Como resultado, o planeamento de recursos da Primetric pode fornecer aos gestores de projecto uma visão geral e detalhada de todas as operações na sua organização, bem como das suas finanças. Se quiser testá-lo por si próprio - pode experimentá-lo gratuitamente aqui.

Naturalmente, esta é apenas uma das opções disponíveis - pode consultar outras no nosso ranking de ferramentas de planeamento de recursos.

Quais são os benefícios do planeamento de recursos integrados com o Jira?

O planeamento de recursos integrado com o Jira - tal como o oferecido pela Primetric - tem vários benefícios para os gestores de projectos. Estes incluem: 

  • trabalho confortável, 
  • sem erros, 
  • comunicação sem falhas, 
  • informação actualizada, 
  • compatibilidade com o rastreio Jiractime,
  • diferentes níveis de acesso, 
  • estimativas e planos precisos, 
  • relatórios avançados,
  • flexibilidade nas atribuições, 
  • gestão integral tanto para os empregados como para todos os projectos de uma só vez. 

FAQ

Posso acrescentar conjuntos de competências funcionais ao perfil de um colega de equipa em Jira? 

Não - só se pode fazer isto com alguns complementos presentes. Primetric é um deles - a gestão de competências, bem como a gestão de projectos em geral, já está incluída na ferramenta, e pode ser utilizada para procurar e escolher a pessoa certa para o trabalho. 

É possível ter recursos genéricos nas equipas e afectá-los nos Roteiros Avançados?

Não, esta característica já não está disponível. Ainda assim, alguns complementos, incluindo o Primetric, oferecem-lhe esta opção. 

São possíveis atribuições a tempo parcial em Jira? 

Sim, pode designar uma pessoa para o projecto por apenas algumas horas por semana. Contudo, não se pode comparar a capacidade e disponibilidade dessa pessoa com a nova atribuição. Como resultado, corre-se o risco de sobre-reserva. Em Primetric, tanto pode adicionar uma atribuição a tempo parcial a uma pessoa como verificar se ela tem uma utilização para a mesma. 

Primetric fornece aos utilizadores a informação sobre a utilização programada para fins de planeamento de recursos
Utilização programada em Primetric

Planeamento de recursos Jira - resumo

Embora Jira possa, sem dúvida, lidar com algum planeamento simples de recursos, é apenas uma escolha razoável para aqueles que desejam decompor projectos particulares em tarefas. Além disso, mesmo fazer isso pode ser complicado, uma vez que JIRA não armazena numerosas informações chave e, como resultado, pode levar a conclusões incorrectas. 

No entanto, embora a Jira em si não tenha o que é preciso para o planeamento de recursos, é definitivamente uma ferramenta perfeita para integrações. No caso do Primetric, elas podem ser completadas num piscar de olhos. Como? Reserve uma demonstração e descubra.

Arkadiusz Terpiłowski

Co-Fundador

Arkadiusz é Chefe de Crescimento e Co-fundador na Primetric. Antes disso, Arkadiusz esteve ao leme da sua própria empresa de desenvolvimento de software, onde supervisionou as operações. Um grande entusiasta da melhoria de processos, a sua missão pessoal é tornar as empresas de software mais rentáveis e eficientes no seu caminho para o crescimento.

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